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Cosa cercare in App e strumenti di gestione del tempo

what to look for in time management apps tools
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Le app di gestione del tempo possono essere trovate su tutto il Web e negli app store. Ma quale e il migliore deve ancora essere determinato da voi.

Alcune persone amano avere una caratteristica specifica che potrebbe essere presente in una sola app. Altre persone sceglieranno un'app con meno funzionalita perche e visivamente attraente per loro. Alcune persone potrebbero persino scegliere di utilizzare le note adesive anziche le app.

E' tutto soggettivo.

Con tutto cio detto, per la maggior parte delle persone, il digitale sara la strada da percorrere.

Se sei uno di quegli amanti della carta, tieni presente che gestire il tuo tempo e molto piu difficile da fare sulla carta. Di solito sono i piccoli periodi di tempo come incrementi di cinque minuti che non riusciamo a gestire correttamente - cosa che la maggior parte delle persone non anche preoccuparsi di scrivere su carta.

Per gestire correttamente il tuo tempo, dovrai gestire sia la tua vita personale che quella lavorativa. Una delle domande piu antiche e se e necessario disporre di elenchi di calendario personali e di lavoro insieme o separati.

Questa decisione ricade principalmente su di te, anche se alcune app potrebbero fornire un modo semplice per separare il tuo lavoro e gli obblighi personali.

Domande da Keep in Mind

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La maggior parte delle app di gestione del tempo probabilmente fara il lavoro per voi, ma e necessario trovare quello perfetto per voi.

Tieni presente che potrebbe essere necessario pagare per l'app, quindi scegliere l'app sbagliata significa che potrebbe essere necessario acquistarne una nuova in un secondo momento.

Per evitare cio, devi considerare cio di cui hai bisogno da un'app. Annota tutte le funzionalita che ti aspetti da un'app su carta, se necessario.

Ecco alcune domande che puoi porre

L'app funziona su piu sistemi operativi?

  • Questo puo essere devastante se stai passando da Android a IOS e la tua app non e disponibile sul tuo nuovo telefono. Dovrai reinserire manualmente tutti i tuoi dati.
Fornisce un valore sufficiente per giustificare il costo?
  • L' app che si desidera utilizzare potrebbe non essere gratuita. Ma possono anche avere diversi tipi di costi, come il tempo di aggiungere informazioni - alcune app potrebbero avere questo automatizzato.
Sei a tuo agio con la tua privacy violata?Le
  • app piu facili da usare a volte utilizzano funzionalita che potrebbero violare la privacy dell'utente, ad esempio il monitoraggio della posizione e la sincronizzazione con i contatti.
Quanto e bravo in quello che ti serve per fare?
  • Alcune app richiedono maggiore impegno per l'utilizzo e alcune applicazioni richiedono di dedicare piu tempo all'aggiunta di informazioni, mentre alcune app potrebbero mancare alcune funzionalita di cui hai disperatamente bisogno.

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Organizzazione Dovrebbe essere una priorita di

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tempo e di circa piu piuttosto che scrivere attivita in un'applicazione di calendario. La semplice organizzazione dei file del tuo team in un luogo affidabile e facilmente accessibile consente di risparmiare molto tempo.

Immagina di poter aprire pacificamente una cartella e trovare immediatamente il file che ti serve. Invece, quello che fa la maggior parte delle persone e scorrere le e-mail in un tentativo frenetico di trovare quel file, che e di data e origine sconosciute.

Condivisione file
Condivisione di file tramite e-mail e un problema, a dir poco.

Avere un punto di raccolta per tutti i file e le cartelle necessari al tuo team ti fara risparmiare ore ogni settimana.

Un' applicazione come Google Drive o Dropbox rendera disponibili tutti i file necessari, anche per le persone che non ci sono, come il contabile dell'azienda.

File di backup
Come e bene avere un punto di raccolta centrale per tutti i file del team, non e sempre sufficiente. A volte, i membri del team possono eliminare accidentalmente file di grande importanza, o qualcosa potrebbe accadere con la tua app che comporta la perdita di tutti i tuoi file.

Il modo migliore per proteggere i file del tuo team e farli eseguire il backup in un luogo sicuro. E possibile eseguire questo backup una volta al giorno o una volta alla settimana, a seconda delle esigenze.

Un' applicazione come Backblaze offre la flessibilita necessaria per eseguire il backup di tutti i dati da tutti i computer designati. In alternativa, e possibile scegliere di farlo manualmente utilizzando un disco rigido esterno o un server locale. Posta in

arrivo Ordinamento
La maggior parte delle applicazioni di posta elettronica, in particolare quelle incentrate sull'azienda, consente di impostare regole o filtri per la posta in arrivo. Questi filtri consentono di determinare quali e-mail vanno a quali cartelle. Ad esempio, un'e-mail dei distributori potrebbe andare in una cartella separata denominata Gestione inventario.

L'aumento della produttivita e necessario

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Una pletora di app di gestione del tempo per aiutarti a diventare piu produttivo.

Essere piu produttivi significa terminare le attivita rapidamente e avere piu tempo per lavorare su altri, possibilmente di piu compiti importanti.

Applicazioni calendario
Le app Calendario sono ideali per la creazione di elenchi di attivita. Ma cio che e importante e che ti mostrino una panoramica delle tue attivita quotidiane per un periodo di giorni, settimane, mesi o addirittura anni.

Uno dei piu importanti da cercare in un'app calendario e la compatibilita multipiattaforma. E consigliabile che l'app calendario funzioni su dispositivi mobili e desktop e si sincronizzi anche tramite un sistema basato su cloud.

Google Calendars e una buona misura in questo scenario, funziona sia su Android che su IOS, ma anche sul web. Inoltre, come bonus, puoi condividere un calendario con il tuo team, in modo da poter vedere chi sta lavorando su quali attivita.

Usa promemoria e timer
Il modo migliore per monitorare il consumo di tempo e impostare allarmi e promemoria per quando iniziare a lavorare su una determinata attivita.

Dovresti cercare un'app che ti consenta di creare un periodo per lavorare su un'attivita specifica e, al termine del periodo, ti ricordi di passare all'attivita successiva.

I promemoria e i timer non richiedono il download di un'app speciale. La maggior parte delle app di calendario e di elenco delle cose da fare verra fornito con questi. Ancora meglio, il tuo smartphone o anche il tuo orologio da polso potrebbero avere queste caratteristiche.

Crea elenchi di cose da fare
A volte hai bisogno di un po 'piu di un calendario. Le applicazioni delle liste delle cose da fare dovrebbero fornire molte piu funzionalita, come elenchi di task a quattro livelli, condivisione delle attivita e molto piu monitoraggio della produttivita.

Alcuni possono anche fornire promemoria basati sulla posizione per un'attivita in cui la logistica e un fattore per completare il lavoro in tempo. Un esempio di cio puo essere la consegna di cibo o eventi di catering fuori sede.

Usare il software per migliorare la messa a fuoco
A volte e difficile rimanere concentrati - social network, siti di condivisione video, forum, blog - sembrano tutti rubare te lontano dal compito a portata di mano.

Ma il software puo migliorare la tua attenzione.

Ad esempio, il componente aggiuntivo Chrome Disabilita Facebook Timeline puo disabilitare la timeline di Facebook, in modo da avere meno probabilita di navigare Facebook mentre si dovrebbe lavorare.

Ma ci sono piu opzioni nucleari sul tavolo come StayFocusd. Puo impedire l'accesso a tutti i siti o consentire solo l'accesso a siti Web in un elenco approvato.

Programma attivita in anticipo
Alcune applicazioni consentono di programmare le attivita prima che debbano essere eseguite.

Ad esempio, e possibile pianificare l'esecuzione dell'antivirus mercoledi di ogni settimana, alle 11, quando tutti si prendono una pausa.

La maggior parte dei programmi fornisce opzioni di pianificazione o funzioni di automazione per aiutare nella pianificazione delle attivita in anticipo.

Note di chiusura La gestione del tempo di

successo e molto gratificante, ma e un'abitudine difficile da creare. Ci vuole un sacco di disciplina guadagnata duramente per creare un elenco di attivita e rispettarlo. Ma una volta che inizierai a farlo, non tornerai mai indietro.

Ci sono molte app di gestione del tempo che aumentano l'efficienza e ti renderanno piu produttivo.

Il modo migliore per gestire il tempo e usare una singola app per tutto cio di cui hai bisogno. In questo modo non e necessario destreggiarsi tra le app o gestire la propria vita personale e lavorativa con applicazioni diverse.

Sara facile creare un'abitudine di gestione del tempo se rendi il processo il piu semplice possibile, assicurandoti anche di adattarlo alle tue esigenze.

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