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8 Vantaggi fantastici dell'utilizzo del software di programmazione

8 fantastic benefits of using scheduling software
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Come proprietario di una piccola impresa, probabilmente indosserai molti cappelli, poiche la tua attenzione e necessaria 24 ore su 24.

Di tanto in tanto, e necessario essere CEO, quindi direttore generale, responsabile delle risorse umane, o contabile, insieme alla moltitudine di altri titoli. Sei l'unico decisore e la quantita di tempo che metti nella tua azienda determinera il suo successo.

Con i numerosi progressi tecnologici, e diventato piu facile per le aziende automatizzare alcune di queste attivita. Utilizzare le app di pianificazione per pianificare le esigenze di personale del ristorante da settimana a settimana e un ottimo modo per alleggerire il carico di lavoro.

Le applicazioni di pianificazione sono anche grandi per l'impostazione di uno-a-uno appuntamenti con i dipendenti di controllare su come stanno facendo, o puo essere utilizzato per tenere settimanale/riunioni di squadra mensili per discutere di affari in generale, ecc

A causa della natura del business e delle sue esigenze in continua evoluzione, un sacco di prezioso tempo viene portato via durante la creazione di programmi dipendenti. In questo articolo verranno illustrati i numerosi vantaggi derivanti dalla conversione in procedure di pianificazione automatizzate.

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Il software di pianificazione utilizza la tecnologia per facilitare il processo di pianificazione dei dipendenti in una serie di settori, che variano dalla vendita al dettaglio, alla costruzione, alla medicina, e naturalmente ospedalieria/ristorante. L'applicazione puo essere utilizzata in diversi modi, tra cui

  • Promemoria su appuntamenti/riunioni
  • Elaborazione dei pagamenti
  • Note interne riguardanti i dipendenti e la loro presenza e turni
  • Messaggistica istantanea In-app
  • Integrazione dati e calendario
Un'app di pianificazione soddisfa le esigenze sia dei proprietari di piccole imprese che di quelle di grandi aziende, in quanto e in grado di monitorare le attivita svolte da ciascun dipendente, indipendentemente dalla scala di roster.

Ecco alcuni dei vantaggi comuni dell'utilizzo di un'app di pianificazione per la tua attivita di ristorazione.

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Durante l'esecuzione delle attivita quotidiane, la comodita ottimale e fondamentale. Ricorda che stai gestendo un'attivita di ristorazione che si basa sui dipendenti per impegnarsi verso l'eccellenza quando si tratta di fornire il servizio clienti.

A causa della natura del business, alcuni dipendenti possono prosperare in situazioni stressanti quando il ristorante sta vivendo piu traffico, rispetto a coloro che possono vacillare.

Quando viene messo in situazioni stressanti, il servizio clienti diventa un problema e la tua azienda viene compromessa.

Con un'app di pianificazione, ad esempio Pianificazioni Zip, e possibile rimandare alle note relative a ciascun dipendente per determinare quali dipendenti lavorano meglio in determinati ambienti. Questo assicura che non si sta impostando i vostri dipendenti per fallire, cosi come garantire che la vostra attivita sara in buone mani.

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Le app di pianificazione sono in genere ottimizzate in modo da poterle accedere dalla maggior parte dei dispositivi intelligenti, inclusi telefoni cellulari, tablet e computer/laptop.

Con una buona app, i dipendenti possono ricevere notifiche relative ai prossimi orari o appuntamenti.

Le notifiche automatiche dei turni sono un ottimo strumento, perche questo non consente ai dipendenti di mancare cagate o almeno, i rids della scusa comune Non sapevo di essere programmato.

In qualita di proprietario/manager del ristorante, potresti esserti abituato a utilizzare un foglio di calcolo per eseguire la pianificazione dei dipendenti. In tal caso, probabilmente hai anche riscontrato il fastidio che deriva dal tentativo di apportare le modifiche necessarie alla pianificazione, mentre stai cercando di distribuire la pianificazione piu recente a tutti i tuoi dipendenti.

La modifica della pianificazione dopo un certo periodo di tempo puo avere un effetto negativo sull'intera pianificazione. Ci vorra anche grandi quantita di tempo, mentre si tenta di determinare il modo piu appropriato per risolvere questi problemi e rimettere tutto in pista.

Con il software di pianificazione, e possibile creare digitalmente tutte le pianificazioni che si desidera, il che significa che se qualcosa va storto, l'altro programma creato in precedenza puo essere utilizzato al posto di esso.

Inoltre, se un dipendente notifica al management che non puo impegnarsi per un turno, il software elenchera tutti i dipendenti disponibili che possono coprire quel turno ora disponibile. E semplice come selezionare un nome da compilare in quella finestra di turno, e il dipendente verra immediatamente informato che e stata apportata una modifica.

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Quando si dispone di un ottimo sistema di pianificazione, non c'e bisogno di spendere il vostro tempo prezioso e risorse generando pile di programmi cartacei per distribuire fisicamente a ogni dipendente del vostro roster.

Tutte le attivita di programmazione possono ora essere eseguite digitalmente.

A lungo termine, questo ti salvera in tanti modi. E ottimo anche per l'ambiente, in quanto grandi quantita di carta non vengono sprecate.

Cio potrebbe non essere detto, ma la maggior parte degli individui non prenderebbe troppo gentilmente di essere costretti a lavorare un turno che non corrisponde alla loro disponibilita.

In altre parole, se un dipendente, che e anche uno studente, afferma che lui/lei puo lavorare solo i turni di apertura mattutini e deve essere fatto entro le 13-00 per frequentare la classe, allora sarebbe saggio non programmare quel dipendente per i turni pomeridiani. In tal modo, si sta ora facendo che il dipendente scelga tra lavoro e scuola, e si corre il rischio di quel detto dipendente scegliere quest'ultimo e lasciare dipendenti meno durante quel turno.

Il software di pianificazione dei dipendenti assicura che i manager possono assegnare turni solo durante le fasce orarie che un dipendente ha precedentemente firmato.

Quando si segue questo accordo, i dipendenti si sentiranno grati, cosi come apprezzati, perche dimostra che la gestione rispetta il loro tempo.

Inoltre, migliorare le procedure di pianificazione e fornire ai dipendenti i giorni lavorativi preferiti e le richieste di timeoff ridurranno il fatturato. Pertanto, non dovrai spendere piu tempo prezioso alla ricerca di sostituzioni e dover sottoporsi al processo di formazione piu e piu volte.

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Una comunicazione efficace e importante per qualsiasi azienda infatti, e importante nella vita.

La maggior parte delle app di pianificazione fornisce una piattaforma di comunicazione generale per i dipendenti per comunicare tra loro o con la gestione per discutere la pianificazione. In

qualita di manager, e possibile interagire con i dipendenti attraverso la piattaforma per, ad esempio, chiedere a un dipendente di coprire un turno all'ultimo minuto, perche l'ora di pranzo e piu occupata del solito e si desidera fornire una maggiore copertura ai clienti.

Il software di pianificazione degli appuntamenti puo anche essere utilizzato per inviare una notifica a tutti i dipendenti su eventi imminenti e qualsiasi notizia sull'azienda, come feste di festa e riunioni di squadra.

La riservatezza delle informazioni personali dei vostri dipendenti e immensamente importante.

La maggior parte delle app di pianificazione degli appuntamenti hanno sottolineato la questione della riservatezza come il modo migliore per creare fiducia all'interno del datore di lavoro e dei dipendenti.

Il software di programmazione dovrebbe utilizzare un sistema di messaggistica chiuso per consentire la comunicazione all'interno del datore di lavoro e del dipendente senza condividere alcuna informazione confidenziale.

Tutti gli aspetti delle informazioni personali dovrebbero essere protetti, indipendentemente dal fatto che si tratti di un nome completo o di un numero di telefono.

I tuoi dipendenti devono sentirsi al sicuro nel loro ambiente di lavoro e la sicurezza inizia con la protezione del tuo team, incluse le informazioni personali.

Un errore di programmazione puo verificarsi quando due dipendenti sono programmati per lavorare contemporaneamente, ma l'intento era che un solo dipendente lavorasse quel turno, perche non richiede piu persone per lavorare quel turno.

Questo e fastidioso sia per la gestione che per i dipendenti, cosi come scomodo per entrambe le parti, perche questo puo essere risolto in uno dei due modi.

Un modo e per la direzione di decidere quale di questi due dipendenti deve lasciare per il giorno dopo aver sprecato il loro tempo programmando in modo errato. Questo e imbarazzante e ti fa sembrare disorganizzato e poco professionale.

L' altra opzione e quella di mantenere entrambi i dipendenti su per quel turno coperto, in cui si perde denaro perche non sara portare piu entrate in quel momento per consentire a una persona in piu di lavorare.

Quando si utilizza il software di pianificazione dei dipendenti per creare la pianificazione, l'app prevede vari turni, in base a tempo, giorni e vendite (traffico). Quindi, se ti imbatterai nello scenario menzionato in precedenza, l'app avvisera che potresti aver superato la programmazione per quella finestra di spostamento.

Ci sono una serie di prodotti disponibili sul mercato che presumibilmente possono facilitare i processi di programmazione dei dipendenti.

Alcuni marchi offrono funzionalita gratuite, ma spesso presentano limitazioni, mentre altri offrono opzioni a piu livelli, rendendo difficile investire in una singola applicazione.

Per trovare un'app di pianificazione dei dipendenti che soddisfi tutte le tue esigenze, devi considerare i seguenti fattori.

  • Prezzo - Alcune delle app sono gratuite e hanno periodi di prova. Dopo il periodo di prova, ti verra richiesto di pagare per questo. Se un periodo di prova e un'opzione, si consiglia vivamente di testare le acque prima di sottoscrivere un contratto.
  • User-friendly - Il software dovrebbe essere facile da usare per tutti i membri del team, in particolare i dipendenti
  • Gestione dei calendari - Una forte applicazione di pianificazione dovrebbe consentire la creazione di piu programmi di lavoro sia per la settimana corrente che per le prossime settimane.
  • Integrazione- l'opzione migliore dovrebbe assolutamente avere capacita di integrazione con altre funzioni dipartimentali, come le risorse umane. Questo aiutera con il libro paga e rendera semplice ottenere dati sui dipendenti convenientemente.
  • Esigenze aziendali- ogni organizzazione ha le proprie esigenze che devono essere affrontate in modo efficace. E importante assicurarsi che l'applicazione scelta sia in grado di soddisfare le esigenze di pianificazione del vostro piccolo panificio o la vostra grande catena di ristoranti.
  • Accessibilita e sicurezza - L'app dovrebbe essere accessibile facilmente da tutti i membri del team in qualsiasi momento, allo stesso tempo in grado di difendersi dagli attacchi informatici e proteggere le informazioni personali dei dipendenti.
  • Analytics and Reporting- la funzionalita piu utile che la migliore soluzione di pianificazione dovrebbe possedere funzioni avanzate di analisi e reporting. Non solo questo aiutera quando si tratta di pianificazione, ma fara anche risparmiare la vostra azienda tonnellate di costi di manodopera.

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