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5 semplici modi per facilitare il processo di pianificazione del personale

5 simple ways to ease the process of staff scheduling
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Indipendentemente dal tipo di attivita, sei in, l'argomento puo essere fatto che il tratto piu desiderabile di un manager e la gestione del tempo efficace, compresa la gestione se stessi, cosi come i loro dipendenti.

La pianificazione dei dipendenti e una componente vitale del lavoro di ogni manager, e a causa di questo stesso motivo, ogni manager teme la pressione che arriva anche con il compito. La ricezione di qualsiasi programma di lavoro e misurata da quanto i dipendenti sono soddisfatti con i loro programmi, come serve le loro esigenze e esigenze, e quanto poco conflitto di programmazione (che puo includere una moltitudine di fattori) si pone durante il corso del lavoro.

I manager che si occupano dei compiti di pianificazione dei dipendenti spesso devono lavorare con un gran numero di preferenze individuali, che possono includere la pianificazione in base alla disponibilita, richieste di timeoff, e orari per elaborare un programma efficace che funziona idealmente per tutti nel ristorante.

Alcuni manager trascorrono giorni e settimane a capire gli orari dei propri dipendenti, sviluppandoli in un record visivo, disperdendo tali informazioni a tutto il personale, quindi verificando e firmando che tutti hanno visto, infatti, il loro prossimo programma di lavoro.

Durante il corso di progettazione di un programma efficace, i manager si imbatteranno in molti problemi, che poi richiedono dovuta attenzione da parte sia dei manager che dei dipendenti. Un programma software di pianificazione efficace aiuta l'organizzazione a risolvere questi problemi.

I manager possono fare uso di queste risorse per progettare i loro programmi settimanali/mensili. Questi strumenti non solo semplificheranno i processi di lavoro, ma anche la pianificazione dei dipendenti sara piu efficace.

Prima di implementare un'app nelle tue pratiche di pianificazione, sarebbe necessario prendere in considerazione alcuni fatti. Ecco alcuni suggerimenti da considerare, che andra un lungo cammino per facilitare questo processo di pianificazione.

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Il primo passo per qualsiasi programma efficace consiste nell'annotare i nomi e i ruoli di ogni dipendente attualmente impiegato dall'organizzazione.

Al fine di avere a disposizione tutte le informazioni necessarie, si dovrebbe anche prendere nota del numero di telefono di contatto preferito, competenze pertinenti, eventuali certificazioni, ecc Questo vi aiutera a restringere i dipendenti adatti per un determinato ruolo e/o turno. Tutte queste informazioni devono essere memorizzate in un database digitale sicuro a cui e possibile accedere solo dalla direzione. I migliori tipi di applicazioni software offriranno questa funzionalita.

Nelle note, puoi anche includere lo stato di lavoro di ciascun dipendente o a tempo parziale o a tempo pieno, nonche se ci sono restrizioni per gli straordinari, ad esempio per i minori.

Tutte queste informazioni saranno utili anche quando il turno sara disponibile a causa di un'assenza o di un'emergenza dell'ultimo minuto e sara necessario chiamare la sostituzione con breve preavviso.

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Come manager, e vostro dovere mantenere il vostro personale felice e contento con i loro programmi perche la felicita aumenta il morale della forza lavoro.

Per farlo, puoi dare ai tuoi dipendenti la possibilita di comunicare con te i loro turni preferiti. Cio contribuira a promuovere un ambiente collaborativo nell'organizzazione e generera anche un senso di proprieta nei vostri dipendenti. Inoltre, conoscere le preferenze dei tuoi dipendenti ti permettera di fare un programma che sara conveniente per entrambe le parti coinvolte. Cio ridurra anche i turni mancati o le richieste di revisione tardiva.

Puoi anche pubblicare un calendario aperto con vari orari di turno elencati in formato cartaceo nel tuo ristorante o tramite la piattaforma di pianificazione in cui i dipendenti possono iscriversi per i giorni e gli orari in cui vorrebbero lavorare. Un foglio di calcolo Excel pianificatore sarebbe un'opzione valida per il modulo cartaceo.

Questo metodo e interattivo e i dipendenti sono anche in grado di scegliere i loro turni preferiti. Tuttavia, e importante ricordare che con questo processo, e necessario assicurarsi di affermare la propria autorita approvando le pianificazioni finali. Inoltre, comunica ai tuoi dipendenti che l'iscrizione a un turno preferito non significa che essi sono promessi in questa fascia oraria e che tutte le versioni finali devono passare prima attraverso la gestione.

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Una volta che la pianificazione e pronta, e necessario assicurarsi che il personale possa accedere facilmente alla pianificazione e esaminarla. Se il programma non e facilmente visibile, il personale potrebbe dimenticarsi di guardarlo.

Inoltre, i dipendenti potrebbero perdere o smarrire le copie dei loro programmi. Quando cio accade, dovrebbero essere in grado di visualizzare il programma collettivo altrimenti si presenteranno spesso tardi al lavoro o non si presenteranno affatto.

E anche importante pianificare gli scenari peggiori perche anche i piani meglio disposti a volte cadono attraverso. Ogni volta che si sta progettando un programma di lavoro, si dovrebbe sempre tener conto delle emergenze. Hanno sempre un piano b in modo che non si ottiene preso alla sprovvista quando un dipendente non si presenta a causa di emergenza o negligenza.

Il grafico di disponibilita discusso prima vi aiutera a riprogrammare quando si verifica qualche emergenza.

Utilizzare l'elenco per assicurarsi di programmare i dipendenti in base alle loro competenze ed esperienza. Trovare sempre una persona adatta per il lavoro richiesto perche non e raro che un dipendente venga erroneamente programmato.

Un ottimo esempio di questo e la pianificazione di un nuovo dipendente per un turno di tempo di punta occupato. Questo e anche un grande motivo di preoccupazione se siete a corto di personale in quel momento, il che puo danneggiare notevolmente il business e anche danneggiare il morale della vostra forza lavoro.

I manager spesso utilizzano software di pianificazione per ottenere il processo di pianificazione fatto correttamente, e nell'era tecnologica di oggi, utilizzando le risorse avanzate disponibili aumentera sicuramente produttivita e risparmiare tempo e denaro.

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