Qu'est-ce que les modeles de calendrier?
Les modeles de planification sont les elements de base d'un outil de gestion de projet. Ces modeles vous aideront a planifier et a suivre votre projet. De plus, ils peuvent vous aider a rationaliser votre processus de gestion de projet. Avec un modele bien defini, vous pouvez rapidement identifier les exigences du projet, attribuer des taches et suivre un calendrier predefini. Dans cet article, vous apprendrez ce que sont les modeles de calendrier et comment les utiliser a votre avantage.
Modeles d'horaires telechargeables gratuits qui vous simplifieront la vie
Pourquoi les modeles de calendrier sont-ils importants?
Les modeles d'horaire sont des documents specialement formates qui vous fournissent un guide facile pour preparer vos taches, comme un calendrier de travail ou un calendrier des employes. Un modele de planification contient tout ce que vous devez savoir sur l'estimation du temps requis pour une tache, la fixation d'une echeance et l'organisation de vos taches. Si votre programme quotidien ne varie pas beaucoup, l'utilisation d'un modele d'horaire permet de gagner du temps et d'eviter de creer un programme quotidien a partir de zero. Voyons maintenant quelques raisons pour lesquelles les modeles d'horaires peuvent etre un element important de la creation de vos horaires de travail-
Efficacite- un modele d'horaire de travail doit etre cree une fois et peut etre utilise encore et encore a l'avenir, ce qui permet d'economiser du temps et des efforts dans la creation d'un calendrier de travail a partir de zero
Coherence- Calendrier les modeles garantissent la coherence car ils ont une structure et une mise en page. Tous les documents, qu'il s'agisse de Microsoft Word ou Excel ou de tout autre document de planification, crees a l'aide d'un modele de calendrier correspondront exactement a la mise en page.
Precision- Une structure predeterminee d'un modele de planification permet egalement de reduire les erreurs. Plusieurs elements d'un modele d'horaire de travail peuvent servir de rappel des points ou des sections a inclure. De nombreux modeles d'horaires comportent des outils permettant de verifier les demandes de conges ou les echanges de quarts de travail.
Automatise- les modeles de planification ont une mise en forme automatique qui permet de gagner du Le modele d'horaire peut automatiquement renseigner certains employes qui peuvent toujours travailler un quart de travail particulier.
Bien qu'il existe de nombreux modeles d'horaires des employes disponibles gratuitement en ligne, il est toujours preferable d'opter pour une application ou un logiciel de planification comme Zipschedules qui propose non seulement des modeles d'horaire, mais peut egalement aider a d'autres fonctions telles que le suivi du temps ou la connexion a la paie.
Suivi du temps
Le suivi du temps est un aspect important de la planification des employes, car il permet de determiner quel employe convient a un travail particulier, comme un quart de travail a haute pression. Le suivi du temps mesure les heures travaillees sur des projets ou des taches est ensuite utilise pour s'assurer que les employes sont remuneres en consequence. Le suivi du temps de vos employes vous aidera egalement a analyser les goulets d'etranglement et a trouver des moyens d'augmenter la productivite. Les modeles de suivi du temps ou les feuilles de temps sont utilises pour la paie et par les responsables pour evaluer la maniere dont un employe passe ses heures de travail et le temps qu'il prend pour une tache donnee.
Voici cinq raisons pour lesquelles une entreprise a besoin de feuilles de temps ou d'une application de planification dotee de feuilles de temps-
1. Processus de travail transparent- Un modele de suivi du temps rend les enregistrements de temps indispensables, ce qui rend automatiquement votre entreprise plus transparente. Il offre egalement des informations sur les travaux en cours d'achevement et leur duree. Les outils de suivi du temps fournissent une vue d'ensemble qui peut aider a optimiser la productivite et a garder un oeil sur ce que tout le monde fait.
2. Responsabilisation accrue- La necessite d'enregistrer les heures d'enregistrement et de depart pour mieux se concentrer sur les employes, car ils savent que leur temps passe au travail fait l'objet d'un suivi.
3. Comprendre l'efficacite- L'utilisation d'un modele de planification pour suivre le temps permet d'ameliorer l'efficacite operationnelle, car il fournit des informations sur vos heures facturables et met en evidence votre productivite. Le suivi du temps consacre au travail des clients peut aider a suivre les heures facturables et l'augmentation des heures facturables permet de rentabiliser les activites.
4. Allocation des ressources- Les feuilles de temps permettent egalement d'identifier quel service a besoin de plus de ressources et fournissent des informations sur les personnes qui ont le plus de valeur dans l'equipe en suivant le travail effectue dans les delais impartis.
5. Budget de suivi- lorsque les employes remplissent leurs feuilles de temps sur le temps consacre aux projets et aux taches, vous pouvez correler les informations pour calculer la part du budget qui a ete depensee.
Il est difficile de gérer son temps, surtout lorsque vous avez beaucoup de choses à faire.
Zipschedules propose une variété de modèles d'horaires téléchargeables gratuitement qui peuvent vous aider à rester organisé. Avec ces modèles, vous pouvez facilement planifier votre semaine et tout suivre.
Horaire hebdomadaire
Un calendrier hebdomadaire est un bon moyen de suivre vos activites et vos taches pour la semaine. Un calendrier hebdomadaire vous aide a planifier quand vous pouvez realiser vos taches et vos projets dans le temps dont vous disposez. Un agenda hebdomadaire vous aide a maximiser votre temps. Vous pouvez utiliser votre temps efficacement en utilisant un modele de calendrier hebdomadaire pour effectuer les bonnes taches au bon moment. Nous allons maintenant discuter des avantages d'opter pour des modeles d'horaires hebdomadaires pour decrire votre plan de travail hebdomadaire-
1. Visualisez la quantite de travail hebdomadaire dont vous disposez- Avec un calendrier hebdomadaire, vous pouvez voir toutes les taches que vous devez effectuer ou terminer au cours d'une semaine en un seul endroit. Cela facilite le suivi de la progression de votre travail.
2. Revision- Un calendrier hebdomadaire vous permet de verifier si vous avez le temps et les ressources necessaires pour effectuer les taches qui font partie de votre travail hebdomadaire. Vous pouvez revoir votre travail a l'avance et apporter des modifications si vous estimez que certaines modifications sont necessaires.
3. Modifier votre programme hebdomadaire- lorsque vous utilisez un modele d'horaire hebdomadaire, vous pouvez modifier ou modifier votre programme hebdomadaire.
4. Partagez votre emploi du temps hebdomadaire- Avec un modele d'emploi du temps ou en utilisant les modeles d'agenda d'une application, vous pouvez partager votre planning hebdomadaire avec votre equipe. Cela favorise la transparence, ce qui permet de mieux comprendre votre travail hebdomadaire et le temps que vous consacrerez a chaque tache.
5. Profitez de votre sante mentale- Un planificateur hebdomadaire vous aide a planifier votre horaire de travail a l'avance et vous n'avez pas a passer une partie de votre journee a determiner ce que vous devez faire au cours d'une journee. Vous pouvez egalement utiliser un planificateur hebdomadaire pour suivre votre vie personnelle, comme votre sommeil et vos routines, ce qui peut vous aider a mieux comprendre votre sante mentale.
Calendrier mensuel
La planification d'un calendrier mensuel est un bon moyen de renforcer un horaire de travail regulier qui vous aide a atteindre vos objectifs a long terme. Un horaire de travail mensuel vous aide a rester organise et a planifier des semaines a l'avance, ce qui reduit votre stress et vous donne plus de temps pour ameliorer votre travail. Un modele d'horaire de travail mensuel doit inclure un examen mensuel, une liste des projets, leurs progres et leurs echeances, ainsi que le suivi de vos habitudes. Planifier votre horaire de travail un mois a l'avance vous aidera a- Une
meilleure organisation- Un modele d'horaire de travail pour votre mois vous permet de revoir les projets que vous avez et les delais. Cela vous aide a planifier votre horaire de travail et a elaborer des methodes efficaces pour le terminer. Le fait d'avoir un plan un mois a l'avance vous permettra de rester concentre sur vos taches et vous aidera a etre plus productif.
Effectuez vos taches plus rapidement- un modele d'horaire de travail mensuel peut vous aider a travailler plus efficacement grace a une liste complete de taches. Un modele d'horaire de travail vous permet de garder un onglet de vos taches. Vous pouvez mieux accomplir vos taches car vous avez une idee de vos delais a l'avance.
Priorisez et desencombrez- les modeles d'horaire de travail mensuel vous aident a hierarchiser vos taches. Cela vous aidera egalement a identifier la tache qui est importante et a la marquer comme priorite, cela vous aidera egalement a desencombrer votre liste de taches et a vous concentrer sur les projets importants. Vous pouvez terminer plus de taches et ne pas perdre de temps sur des taches inutiles.
Moins de stress- La planification a l'avance vous permet de connaitre la quantite de travail que vous devez accomplir au cours d'une periode donnee. Les modeles de calendrier pour le travail mensuel vous permettent de voir le travail que vous devez effectuer en un mois et de marquer les taches importantes. Lorsque vous connaissez la quantite de travail que vous devez effectuer en un mois, vous vous sentez plus detendu, ce qui reduit votre stress.
Suivre les modeles- Lorsque vous creez un modele de calendrier pour le travail a effectuer sur une periode plus longue, vous pouvez suivre vos habitudes de travail. Les modeles d'horaire pour la planification mensuelle vous aideront a analyser vos habitudes de travail, puis a reorganiser votre horaire de travail pour vous assurer que vous travaillez plus intelligemment pour atteindre vos objectifs.
Liste des taches
Une liste des taches est une partie importante de votre modele d'horaire de travail, car il s'agit d'une liste des taches d'un projet ou de tous les projets. Une liste de taches est une liste de travail pour l'ensemble de l'equipe de projet avec toutes les informations vitales concernant les taches de ce projet. Les listes de taches sont utilisees pour organiser les taches et les etapes d'un projet et aider les employes a rester concentres et productifs.
Une liste de taches car c'est la cle principale d'un calendrier de travail efficace. Une liste de taches hierarchise les taches et les responsabilites qui doivent etre executees dans un certain laps de temps. La liste des taches contiendra egalement la date limite. Les listes de taches d'un modele de planification aident une organisation a creer des objectifs a court et a long terme.
Vous pouvez utiliser des modeles de planification ou une application telle qu'une application de planification des employes pour creer des listes de taches pour vos projets. Une liste de taches peut etre appelee un plan specifique sur la maniere dont vous souhaitez mener a bien votre entreprise. En cochant vos listes de taches, vous ne vous contentez pas de terminer vos taches, vous suivez egalement vos progres et vous eliminez les obstacles potentiels.
La vie est bien remplie et il est difficile de garder une trace de tout ce que vous devez faire.
Zipschedules propose ces modèles d'horaires téléchargeables gratuits, faciles à utiliser et qui vous aideront à organiser votre temps afin que vous puissiez être plus productif.
Comment telecharger un modele de calendrier
De nombreux sites Web proposent des modeles d'horaires gratuits qui peuvent etre telecharges pour creer votre horaire de travail. On peut essentiellement visiter le site Web, regarder les differents formats des modeles d'horaire de travail ou des modeles d'horaires des employes et voir lequel convient le mieux a leur entreprise. Ils peuvent ensuite telecharger le modele d'horaire et l'utiliser pour creer des horaires de travail. Des sites Web tels que office.com ont organise leurs modeles d'horaires par categorie. Vous pouvez telecharger les modeles ou vous connecter a votre compte, puis utiliser les modeles de planification. Vous pouvez egalement utiliser Google Sheets pour creer votre horaire de travail car il est accessible si vous avez un compte Google. Il existe des modeles de planification marques par tache ou par periode, comme un calendrier hebdomadaire.
Apres avoir telecharge un modele d'horaire, vous pouvez inclure le point suivant lors de la creation d'un calendrier pour les noms, les dates, les heures ouvrables, les coordonnees professionnelles ou du responsable, les heures de travail et les taches assignees a vos employes.
Bien qu'il existe de nombreux modeles d'horaires gratuits disponibles en ligne, il est toujours preferable d'opter pour une application de planification comme Zipschedules car elle propose des modeles d'horaire et de nombreuses autres fonctionnalites qui peuvent vous aider a creer des horaires de travail meilleurs et plus efficaces.
Meilleurs modeles de calendrier pour les entreprises
Comme indique, il est preferable d'opter pour une application ou un logiciel de planification pour obtenir des modeles d'horaires des employes afin de creer des horaires de travail. Nous avons repertorie ici les meilleures applications de planification du marche qui vous proposent des modeles d'horaires pour creer un horaire de travail pour les employes-1. Zipschedules- Il s'agit d'une application de planification qui fournit des modeles d'horaire ou permet de personnaliser les modeles d'horaires des employes pour creer des horaires de travail des employes et les partager avec le personnel via des canaux tels que les e-mails, les notifications push mobiles et via le materiel. Zipschedules propose egalement des outils pour les rappels concernant les lois et les regles du travail, une assistance multi-sites et la gestion des demandes pour les conges et les echanges de quarts de travail, ainsi qu'un centre d'aide 24h/24 et 7j/7.
2. Hubstaff- Il s'agit d'un logiciel de planification qui fournit des modeles d'horaire pour creer des quarts de travail pour votre equipe, permet aux membres de l'equipe de consulter les horaires, cree des quarts de travail ponctuels ou recurrents et envoie des rappels aux membres de l'equipe s'ils sont en retard. Il propose egalement un logiciel de suivi du temps, des outils de gestion de la paie et de gestion de projet. L'application propose des modeles de planification qui peuvent etre crees en quelques clics.
3. 7shifts- Il s'agit d'une application de planification qui permet aux gestionnaires de creer le calendrier avec des conges et des disponibilites automatiquement ajoutes via les modeles d'horaire. L'application de planification permet egalement aux employes de voir leurs quarts de travail et les membres de leur equipe pour les prochains quarts de travail. L'application permet egalement aux employes de consulter leurs heures travaillees et leurs revenus estimes.
Modeles de planification pour la gestion du temps
Comme indique, la creation de modeles d'horaire vous aide a planifier votre travail a l'avance, ce qui peut vous aider a maximiser votre efficacite et a reduire votre niveau de stress. La creation d'un modele de planification pour votre travail vous aide a identifier le temps dont vous disposez et a bloquer les temps d'urgence inappropries pour gerer les taches imprevues. Nous avons deja discute de la gestion du temps et voyons maintenant les differents types de modeles d'horaires pour la gestion du temps.1. Modele de calendrier des domaines de resultats cles- Ce type de modele de calendrier vous aide a identifier et a atteindre les objectifs que tous les membres de l'equipe visent a atteindre. Ce type de modele de calendrier aura l'equipe et les buts individuels, le score cible de chaque but et le score atteint une fois l'objectif atteint.
2. Modele de calendrier de liste des taches- ce type de modele d'horaire de travail necessite une liste de ce que vous allez faire chaque jour. Une liste de choses a faire chaque jour aide a concentrer l'esprit. Vous devriez avoir un plan pour votre emploi du temps quotidien ou vous recevrez des demandes et des affectations qui vous feront retomber sur votre travail.
3. Modele de calendrier de gestion de projet- Une liste de projets est un calendrier de tous les grands projets auxquels vous faites partie et le fait de remplir ce modele de calendrier aura un impact positif sur vos KRA. Un modele de calendrier de gestion de projet vous permettra de voir toutes les taches importantes et importantes.
4. Modele de planification des reunions- de nombreuses personnes considerent les reunions comme des heures perdues, mais l'utilisation d'un modele de planification pour enregistrer les objectifs de la reunion et les sujets cibles peut vous aider a hierarchiser vos taches. Un modele de calendrier de reunion vous aide a identifier la priorite d'une tache ou d'un projet en particulier.
5. Modele de calendrier de delegation de taches- vous devez parfois deleguer vos taches. Un modele de planification pour la delegation des taches vous aide a suivre les taches que vous avez deleguees et leur echeance afin que vous n'ayez pas a harceler la personne a qui vous avez delegue une tache.
Modeles de planification pour l'organisation des taches
Il n'existe pas de gestion des taches universelle. Par consequent, la creation d'un modele de planification pour l'organisation des taches vous aidera a suivre toutes les taches que vous devez effectuer. Voici une liste de modeles de planification pour l'organisation des taches-1. Modele de calendrier de liste d'epicerie- Le modele de calendrier de la liste d'epicerie consiste simplement a organiser les taches en listes simples et constitue la methode de gestion des taches la plus populaire. Le modele de planification repertorie toutes les taches et leurs echeances respectives.
2. Modele de calendrier GTD- Le modele de calendrier Getting Things Done peut etre decrit comme une version plus puissante d'une liste d'epicerie. Les modeles d'horaires ressemblent aux modeles de calendrier de style liste d'epicerie, mais ils comportent des sous-listes, des outils de gestion du temps et plus encore. La plupart des modeles de calendrier GTD ont des capacites de prise de notes et de depot de fichiers, ainsi que des calendriers integres qui affichent vos taches et leurs echeances
3. Modeles de planification bases sur les equipes- de nombreuses applications de planification proposent des modeles de planification bases sur les equipes dans lesquels les membres de l'equipe peuvent ajouter et modifier des taches, discuter des taches et collaborer pour des taches de groupe. De nombreuses taches ont egalement des sous-taches et les projets plus importants peuvent etre organises dans leurs propres tableaux ou listes pour que tout soit organise.
Modele de calendrier Kanban- Le modele de planification Kanban est une meilleure version d'une liste papier et crayon. Ce modele de planification comporte des notes Post-It, un tableau en liege et des etiquettes, et organise les taches par progression. Un modele de calendrier Kanban est ideal pour les equipes et ceux qui aiment avoir une vue d'ensemble en un coup d'oeil.
Modeles de calendrier pour la definition des objectifs
La definition d'objectifs vous aide a vous concentrer sur vos objectifs quotidiens realisables ainsi que sur vos plans a long terme. Le fait de disposer d'un modele de calendrier pour la fixation d'objectifs vous permet de suivre les principaux jalons que vous avez franchis et combien il en reste. Les modeles de calendrier de definition des objectifs garantissent egalement que les objectifs que vous vous etes fixes seront realisables car ils sont concus pour etre specifiques. Par consequent, vous devez etre clair sur ce que vous voulez atteindre.
Un modele de calendrier d'etablissement d'objectifs doit etre simple et facile a comprendre. Vous devriez etre en mesure de voir vos progres en un coup d'oeil. Votre modele de calendrier de definition des objectifs doit comporter un calendrier pour les objectifs que vous vous fixez. Le modele de calendrier d'etablissement d'objectifs devrait egalement vous donner de l'espace pour noter pourquoi vous travaillez reellement a la realisation d'un objectif particulier. Un modele de calendrier doit contenir des instructions precises sur ce que vous devez faire pour atteindre ces objectifs.
Il existe plusieurs modeles de calendrier disponibles qui peuvent vous aider a definir votre objectif, mais nous listons ici quatre modeles de calendrier qui vous aident a definir clairement vos objectifs-
Modele de calendrier d'objectifs plus intelligent- Le modele de calendrier de definition des objectifs est concu pour vous aider a reflechir en profondeur a votre objectif et a ete concu pour assurez-vous d'avoir reflechi a toutes les etapes cles que vous devez prendre.
Meilleurs modeles de calendrier- Ce modele de calendrier de definition d'objectifs peut etre personnalise pour repondre a vos besoins. Le modele de calendrier couvre les aspects essentiels de la definition des objectifs et a ete concu pour etre facile a utiliser.
Modele de calendrier Spark People- ce modele de calendrier vous aide non seulement a definir votre objectif, mais il est egalement concu pour repertorier les exigences pour atteindre cet objectif. Le modele de calendrier contient egalement des outils pour rendre votre objectif intelligent.
Modele de calendrier Moritz Fine Blog Designs- Si vous souhaitez que votre modele de calendrier de definition des objectifs ait un peu de couleur et un design audacieux, vous pouvez opter pour ces modeles de calendrier. Le modele de calendrier vous donne de l'espace pour ecrire plusieurs autres objectifs qui peuvent etre affiches de maniere accrocheuse.
Comment utiliser ces modeles de calendrier
L'utilisation de modeles de planification pour votre horaire de travail vous permet d'etre plus efficace car cela vous permet de vous concentrer sur le contenu et d'effectuer des taches. Les modeles de calendrier peuvent etre personnalises a diverses fins et vous aident a maintenir la coherence. Voici comment planifier des modeles pour ameliorer votre horaire de travail-
1. Permet d'economiser de l'argent et du temps- l'utilisation de modeles d'horaire permet de reduire les couts et de gagner du temps, car disposer d'une structure definie pour des taches telles que la creation d'un calendrier des employes est extremement rentable Cela permet au personnel de consacrer plus de temps au travail ou au contenu proprement dit plutot qu'a la structure.
2. Ameliore la flexibilite- la plupart des modeles d'horaires comportent des outils de personnalisation integres et les employes peuvent modifier les modeles d'horaire ou creer leurs propres modeles d'horaire de travail personnalises. La possibilite de creer votre propre structure et apparence dans un modele d'emploi du temps pour vos differents clients permet de distinguer votre travail.
3. Contribue a l'uniformite- les modeles de planification peuvent aider a donner a votre contenu une apparence unifiee. Un modele de calendrier fournit une forme et une structure constantes, ce qui permet a votre equipe de localiser plus facilement les aspects importants rapidement. Cela peut egalement aider a impressionner les clients potentiels et actuels avec l'image de marque de votre entreprise.
4. Contribue a reduire les erreurs- les modeles de planification evitent les erreurs car ils disposent d'un cadre coherent d'elements necessaires a la redaction d'un rapport. Les modeles de calendrier exigent toujours des informations obligatoires specifiques pour completer un rapport/une matrice. Il est donc difficile d'omettre accidentellement des informations dans les modeles de planification.
Autres conseils pour la gestion du temps
Apres avoir explique comment l'utilisation des modeles d'horaire peut ameliorer votre horaire de travail, voyons maintenant quelques conseils qui peuvent vous aider a gerer votre horaire de travail-
Audit du temps- Un audit du temps est utilise pour determiner ou vous passez reellement votre temps. Il y a souvent une difference entre ce que vous pensez prendre votre temps et ce qui l'est reellement. Vous devez avoir une idee realiste de ce que vous etes capable de faire et de l'endroit ou vous aurez besoin de beaucoup de temps pour accomplir une tache. La meilleure facon de realiser un audit du temps est d'utiliser une application de suivi du temps. A la fin du calendrier hebdomadaire, consultez les rapports et analysez le temps que vous avez consacre a differentes taches, puis vous pourrez facilement trouver les domaines a ameliorer.
Planifiez votre horaire de travail- Le fait d'avoir un plan avant de commencer votre horaire de travail vous aide a vous concentrer sur vos priorites. Planifier l'horaire hebdomadaire un dimanche vous aide a transformer votre etat d'esprit de fin de semaine en un cerveau qui travaille. Configurez des taches peu prioritaires pour la fin de l'horaire hebdomadaire alors que votre niveau d'energie diminue au cours de la semaine. Divisez votre travail hebdomadaire en un programme quotidien de taches.
Utilisez la regle 80-20- La regle 80-20 fait reference au principe de Pareto selon lequel 80% d'un resultat provient generalement de 20% des entrees. Decouvrez vos activites de 20% pour vous concentrer sur l'obtention d'un resultat de 80%. Utilisez la regle des 80 a 20% pour savoir ou depenser leur horaire de travail. Utilisez un outil d'audit du temps ou de suivi du temps pour identifier les 20%, car cela donnera une meilleure indication des activites qui ont le plus d'impact.
La gestion de votre temps est un défi majeur.
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