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Utilisez votre temps mieux avec un calendrier de gestion du temps

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Comment etablir un calendrier de gestion du temps

Pourquoi il semble qu'il n'y ait pas assez de temps pendant les heures de travail? Il est difficile de rester concentre sur une tache specifique lorsqu'il y a tant de projets a realiser. Bien qu'il ne soit pas toujours possible de minimiser une charge de travail, tout le monde peut apprendre a gerer plus efficacement le temps.

Une bonne gestion du temps permet aux membres de l'equipe de hierarchiser les taches importantes afin de les aligner sur les dates d'echeance. Avec le bon ensemble de competences en gestion du temps, les employes auront plus de temps chaque jour et ne se sentent pas si epuises.

Alors, comment une personne peut-elle acquerir des competences en gestion pour atteindre ses objectifs? Heureusement, il existe de nombreux outils et techniques de suivi du temps disponibles. Les employes doivent d'abord creer un calendrier de gestion du temps afin d'optimiser la gestion de projet et d'augmenter la productivite. Certains des nombreux avantages d'un calendrier de gestion du temps comprennent-

  • acquerir une comprehension realiste des taches qui peuvent etre realisees dans un calendrier
  • Assurez-vous qu'il y a suffisamment de temps pour les taches importantes
  • Reserver du temps supplementaire en cas de circonstances imprevues
  • Eviter l'epuisement
  • Travailler constamment vers des objectifs de carriere a court et
  • a long terme Planifiez du temps pour vous detendre, vous ressourcer et passer du temps avec vos proches
  • Ameliorer l'equilibre travail-vie
personnelle Voici les meilleures pratiques pour creer un horaire hebdomadaire organise qui repartit efficacement le temps.

1. Calendrier de gestion du temps Identifier le temps alloue

Les employes doivent decider du temps dont ils ont besoin pour travailler. Le blocage du temps varie en fonction des obligations personnelles, du calendrier des quarts de travail et des taches requises. Cela dependra egalement de la facon dont un employe veut utiliser son temps pour atteindre ses objectifs de carriere.

Par exemple, une nouvelle embauche accordera la priorite aux exigences en matiere de formation et d'apprentissage par rapport a l'avancement professionnel. Un membre d'equipe experimente qui veut une augmentation peut avoir besoin de travailler plus longtemps pour faire preuve de devouement.
Peut-etre qu'un employe a plusieurs obligations personnelles en une semaine. Pour cela, il devra prevoir plus de temps pour ses obligations personnelles et moins de temps pour travailler.

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2. Calendrier de gestion du temps- allouer du temps aux taches critiques

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Ensuite, l'employe doit creer un bloc horaire pour les taches importantes. Il devrait y avoir suffisamment de temps pour faire un bon travail et remplir toutes les exigences associees a cette tache. Les taches cles sont generalement les activites que la direction evaluera et verifiera.

Pour illustrer, un directeur de restaurant supervise une equipe de 10 personnes. Il a besoin de suffisamment de temps pour creer les horaires des employes, gerer les preoccupations personnelles de l'equipe, former les nouveaux employes et compter l'inventaire. Etant donne que toutes ces taches sont requises, le superviseur devra consacrer suffisamment de temps a ces taches a l'aide de l'outil de gestion du calendrier.

S' il y a lieu, les employes devraient egalement prevoir le temps de communication et de retroaction. Il s'agit d'un temps prevu specifiquement pour obtenir de l'aide, demander des commentaires, examiner les taches accomplies et obtenir des approbations.

  • 89% des employes perdent au moins une partie de leur temps de travail chaque jour

  • 64% de tous les travailleurs surfent sur Internet, publient sur les reseaux sociaux medias, et perdre du temps sur les appels telephoniques pendant leurs quarts
  • de travail
  • Les couts de gestion du temps peuvent atteindre 5 000$ par employe et par annee

  • Les taux de procrastination plus eleves sont lies a une diminution du revenu des employes et des periodes d'emploi plus courtes

3. Calendrier de gestion du temps Planifier des taches hautement prioritaires

Une fois que les employes ont examine leur liste principale, ils doivent planifier les taches les plus urgentes. Cela inclut egalement toutes les activites de maintenance qui ne peuvent etre deleguees a un collegue ou remises pour la semaine suivante.

Une bonne regle de base est de placer ces taches les jours/heures ou les niveaux de productivite sont eleves. La plupart des employes sont engages pendant les heures du matin apres avoir pris une tasse de cafe. Ils ont tendance a etre moins engages en milieu d'apres-midi vers 14 heures ou 15 heures.

Malheureusement, toutes les entreprises ne fonctionnent pas selon un horaire de 8 h a 17 h. L'industrie de la restauration planifie les membres de l'equipe pour les quarts de rotation, les quarts de nuit, les quarts de jour et les quarts de balancoire. Les employes doivent etre concentres et prets a partir pour pouvoir accomplir des taches urgentes pendant leurs quarts de travail. Heureusement, les gens s'adaptent rapidement et apprennent a etre tout aussi productifs pendant l'apres-midi ou le soir.

4. Calendrier de gestion du temps Allouer le temps d'urgence La gestion

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efficace du temps necessite une planification suffisante de temps d'urgence. Il y a toujours des circonstances imprevues et des situations d'urgence qui apparaissent tout au long de la semaine. Bien que les employes ne puissent pas prevoir tous les evenements imprevus, ils peuvent mettre un certain temps de cote pour etre en securite.

L' industrie de la restauration a tendance a etre imprevisible, ce qui rend la planification plus difficile. Par consequent, le personnel des restaurants et les autres travailleurs des industries imprevisibles devraient prevoir des delais supplementaires pour eventualites.
Il y a quelques astuces pour perdre du temps d'urgence, ce qui aidera a completer des choses plus importantes.

Les interruptions frequentes peuvent causer des ravages sur les horaires et entrainer des pertes de temps et d'argent. Les employes peuvent apprendre a minimiser les interruptions, a rester a l'exterieur des reseaux sociaux et a s'abstenir de commerer pour en faire plus. Cela offrira plus de souplesse et de temps pour gerer les projets critiques.

  • Lot de taches similaires

  • Inclure les pauses et le temps de mise en memoire tampon dans le calendrier

  • Ne vous exagerez
  • pas
  • Utilisez un dispositif de suivi du temps pour voir a quel point la planification s'harmonise avec la realite

  • Concentrez-vous sur la tache a portee de main plutot que d'essayer et

  • de multitache Lacher le perfectionnisme et la procrastination
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    5. Calendrier de gestion du temps Planifier Temps discretionnaire

    Tout espace restant dans une application de calendrier ou un calendrier manuscrit est appele temps discretionnaire ou temps libre. C'est a l'employe comment passer ce temps. Les gestionnaires de temps efficaces utilisent ce temps de calendrier pour atteindre les objectifs cles et les priorites du calendrier. Les employes devraient examiner leurs objectifs personnels et determiner le temps discretionnaire dont ils ont besoin dans le calendrier.

    6. Calendrier de gestion du temps Evaluer les exigences

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    S'il y a peu de temps discretionnaire disponible a l'etape 5, les employes devraient examiner les etapes 2 a 4 pour voir si ces elements sont vraiment necessaires. Les membres de l'equipe peuvent etre en mesure de deleguer ces taches ou de les remettre pendant une autre semaine. Parmi les autres moyens de tirer parti du temps, mentionnons l'externalisation, l'utilisation d'outils de gestion et la demande d'aide. Cela donnera plus de temps pour atteindre les objectifs cles.

    S' il n'y a jamais assez de temps discretionnaire, un employe doit examiner les exigences avec la direction. L'affichage d'un calendrier google avec un horaire hebdomadaire organise aidera les superviseurs a comprendre que la charge de travail est deraisonnable. Il montrera egalement a quel point l'employe est organise et devoue.

    Principales retenues du calendrier de gestion du temps

    En conclusion, voici comment creer un bon calendrier de gestion du temps -

    • Les employes doivent d'abord determiner le temps disponible et determiner combien de temps est requis pour travailler. Cela dependra de l'industrie et du statut des employes et des objectifs de carriere. Les travailleurs devraient alors allouer du temps pour les taches critiques. Il s'agit d'elements qui ne peuvent pas etre reproduits ou delegues a quelqu'un d'autre.
    • Les employes devraient planifier les articles hautement prioritaires, compte tenu des heures ou ils sont les plus productifs. Etant donne que les niveaux de productivite ont tendance a etre les plus eleves le matin, les travailleurs peuvent vouloir planifier des taches cles pendant ces heures de travail.
    • Les employes devraient allouer du temps d'urgence en cas d'urgence ou d'exigence de travail imprevue. Le delai d'urgence dependra des besoins de l'entreprise et du type d'industrie. L'industrie de la restauration necessite plus de temps d'urgence, car les exigences de travail peuvent fluctuer en fonction du quart de travail.
    • Enfin, les travailleurs examinent leur logiciel de gestion ou leur calendrier manuscrit pour planifier le temps discretionnaire et evaluer les exigences. S'il n'y a pas assez de temps discretionnaire, les employes devront deleguer, demander de l'aide ou revoir la charge de travail avec la direction.

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