Outils de gestion du temps- les meilleurs moyens pour une productivite maximale
Qu'est-ce que la gestion du temps?
La gestion du temps peut etre definie comme le processus consistant a diviser votre temps entre les differentes taches de la journee et l'apprentissage pour garantir le bon temps consacre a la bonne activite. La gestion du temps vous aide a travailler plus intelligemment et a en faire plus en moins de temps. Une gestion efficace du temps permet d'utiliser au mieux le temps.
Pour mettre en oeuvre la meilleure planification du temps et les meilleures pratiques, il faut-
Planifier et organiser la journee de travail afin d'eviter de conserver plusieurs fichiers et de nombreux documents sur votre poste de travail.
Ne pas abuser du temps en flanant ou en bavardant et concentrez-vous sur votre travail pour terminer les taches a temps.
Concentrez-vous et prenez l'habitude d'utiliser des outils de gestion tels que le chronometre ou un logiciel de gestion pour une meilleure gestion du temps.
Pourquoi utiliser des outils de gestion du temps?
Comme indique, il est necessaire de mettre en oeuvre une gestion du temps efficace pour rester concentre et productif afin d'accomplir les taches importantes de la journee. La meilleure facon de mettre en oeuvre les meilleures pratiques de gestion du temps consiste a utiliser des outils de gestion du temps tels que des logiciels de gestion du temps ou des applications de gestion du temps.
Voici une liste de 4 outils essentiels de gestion du temps auxquels vous pouvez acceder via une application de gestion du temps ou un logiciel de gestion du temps-
- Liste des choses a faire- L'etape de base d'une gestion efficace du temps consiste a creer une liste de choses a faire. Si vous ne pouvez acceder qu'a un seul outil de gestion du temps, choisissez une liste de choses a faire. La liste doit contenir une note de toutes les taches et pauses importantes. La liste des choses a faire est une carte de vos competences en matiere de gestion du temps et vous aide a rester concentre.
- Calendrier- Un calendrier est un autre outil de gestion du temps qui peut ameliorer votre gestion du temps. Un bon calendrier est egalement indispensable pour le suivi du temps, la planification et l'etablissement de calendriers pour vos taches et projets. Un calendrier est un outil de gestion qui vous permet de mieux controler votre temps, car vous pouvez avoir une vue d'ensemble de vos taches et projets au cours des prochaines semaines.
- Gestionnaire de taches- Un autre outil de gestion du temps important qui vous aidera dans la gestion des taches est un gestionnaire de taches ou de projet. L'application de gestion des taches ou de gestion de projet vous donne un apercu de toutes les taches a effectuer, de definir des priorites et de suivre votre progression. Il existe de nombreuses applications ou logiciels de gestion dotes d'outils de gestion des taches que vous pouvez choisir.
- Application de prise de notes- Des outils de gestion du temps tels qu'une application de prise de notes vous aident a enregistrer des objectifs a long et a court terme, a tenir des comptes rendus de reunions, a noter des idees d'amelioration et a etre un depositaire de tous les documents et articles de reference.
- Suivi du temps- Enfin, l'outil de gestion du temps le plus important de votre arsenal est le suivi du temps. Un suivi du temps permet de suivre le temps que vous avez passe sur une tache particuliere et vous permet egalement de voir les tendances dans votre calendrier de gestion du temps quotidien. Un bon suivi du temps vous aide a etre plus productif car vous pouvez analyser la facon dont vous utilisez votre temps et apporter des ameliorations.
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Zipschedules propose ces meilleurs outils de gestion du temps pour les entrepreneurs.
Comment utiliser les outils de gestion du temps
Apres avoir discute des differentes solutions de gestion du temps, voyons maintenant comment utiliser les outils de gestion du temps a votre disposition.
Nous commencerons par une liste de routines quotidiennes pour lesquelles les outils de gestion du temps peuvent vous aider le plus-
- Notez vos objectifs a long et a court terme a l'aide d'outils de gestion du temps
- Organisez votre emploi du temps et comment vous allez passer votre temps a l'avance avec le logiciel de gestion
- A Un bon logiciel de gestion du temps dispose d'outils de gestion pour fournir une vue d'ensemble de toutes les taches et des delais.
- Utilisez un outil de gestion tel qu'un planificateur ou un planificateur quotidien pour hierarchiser vos taches.
- Enregistrez et analysez le temps passe dans un horaire de travail a l'aide de rapports fournis par un logiciel de gestion.
- Utilisez les outils de gestion fournis dans l'application de gestion du temps pour mieux coordonner avec les membres de votre equipe sur une seule plateforme.
- Utilisez des outils de gestion pour minimiser les distractions et mieux vous concentrer.
- Creez une liste maitresse- Pour une gestion efficace du temps, optez pour un outil de gestion du temps tel qu'un planificateur de temps qui possede tous les outils dont vous avez besoin pour planifier et organiser votre vie. Le planificateur de temps peut vous aider a creer un calendrier pour l'annee, le mois, la semaine et pour chaque jour. Utilisez la liste principale pour enregistrer chaque tache, objectif ou action requise. La liste principale est au coeur de votre systeme de gestion du temps. Utilisez la liste pour allouer les taches en fonction de leur priorite.
- Travailler a partir d'une liste- Les donnees ont montre que le fait de travailler a partir d'une liste principale peut augmenter l'efficacite de 25% des la premiere utilisation de la liste. Un outil de gestion tel qu'une liste peut vous aider a atteindre vos objectifs specifiques, mesurables, realisables, pertinents et limites dans le temps (SMART). Travailler a partir d'une liste vous permet de beneficier de deux heures supplementaires de productivite par jour de travail, car vous disposez d'une liste de toutes les taches que vous devez effectuer avant de commencer a travailler. Vous pouvez mettre de l'ordre dans le chaos plus rapidement avec une liste qu'avec n'importe quel autre outil de gestion du temps.
- Prioriser- La gestion du temps ne consiste pas simplement a etablir une liste maitresse. L'etape suivante consiste a organiser la liste en fonction de l'importance des taches. Cela cree un guide pour terminer votre journee de travail de la maniere la plus efficace et la plus efficiente possible. Cet outil de gestion du temps peut egalement vous aider a classer les priorites d'une tache.
- Outils de gestion du temps- Comme indique precedemment, utilisez les outils de gestion du temps fournis par le logiciel de gestion pour faciliter votre journee de travail. L'application ou le logiciel de gestion du temps vous aide a organiser chaque partie de votre vie.
- Pratiques de gestion du temps- Il est essentiel de pouvoir mettre en oeuvre efficacement la gestion du temps dans votre routine quotidienne. Les gains en termes de gain de temps et d'augmentation de la productivite sont enormes.
Meilleurs outils de gestion du temps
Apres avoir examine comment utiliser les outils de gestion du temps, examinons maintenant les meilleures applications ou outils de gestion du temps qui peuvent vous aider a ameliorer votre systeme de gestion du temps afin de mettre en oeuvre une repartition du temps efficace et de travailler plus intelligemment. Voici les meilleurs outils de gestion du temps du marche-
- Zip schedules- Zipschedules est une application de planification du personnel dotee d'outils de gestion pour une gestion efficace du temps. L'application dispose de l'une des meilleures suites d'outils de gestion pour le suivi du temps et des horloges similaires qui permettent a une entreprise de voir le calendrier des employes. Il dispose egalement d'outils de gestion pour calculer la productivite et emettre des notifications afin de se conformer au droit du travail local, comme les pauses. L'application peut egalement etre integree a Zip Clock afin que les employes puissent enregistrer leur temps et voir combien de temps ils passent a effectuer certaines taches.
- Toggl- Il s'agit d'une application de gestion du temps qui fournit des rappels de suivi du temps et des outils de gestion pour detecter lorsque votre poste de travail est inactif afin de suivre votre productivite. Il prend egalement en charge plusieurs plateformes afin que vous puissiez gerer votre temps non seulement sur votre bureau mais egalement sur votre smartphone. Le logiciel de gestion peut egalement ventiler vos heures de travail et les analyser pour determiner une gestion et une repartition efficaces du temps.
- HotSchedules- Il s'agit d'un logiciel de suivi et de gestion du temps base sur le cloud qui permet de planifier les employes sur plusieurs sites, de suivre le temps et les presences, de surveiller les performances et de gerer les operations quotidiennes. Les employes peuvent egalement consulter les horaires ou demander des conges. Il dispose egalement d'un outil de gestion des feuilles de temps pour calculer les heures facturables et facturer les clients.
- 7shifts- C'est un logiciel de gestion du temps qui possede des outils pour la planification, le suivi du temps et la gestion du temps. Le logiciel peut egalement fonctionner hors ligne pour enregistrer les heures travaillees par les employes, puis se synchroniser avec le logiciel de gestion du temps lorsque la connexion est retablie.
- Adjoint- Il s'agit d'une application de gestion pour la gestion des effectifs qui peut etre utilisee pour completer les horaires du personnel, suivre le temps et les presences. Le logiciel de gestion dispose d'outils de gestion pour la capture de l'emplacement, la biometrie et la synchronisation des feuilles de temps avec la paie. Il fournit egalement un outil de gestion pour suivre les performances des employes et fournit des commentaires.
1. Planifiez votre journee
Opter pour les meilleures pratiques de gestion du temps adaptees a la gestion du temps et de la journee est l'etape la plus importante d'une gestion efficace du temps. Voici comment planifier votre journee a l'aide d'outils de gestion du temps-
- Redigez votre plan- Utilisez un outil de gestion du temps tel qu'un planificateur ou un planificateur pour rediger votre plan quotidien. L'elaboration d'un plan quotidien est une bonne pratique de gestion du temps et voici quelques questions a se poser lors de la planification de votre journee- Quelles sont vos priorites? Quelles sont les taches dont l'echeance est proche?
- Planifiez en meme temps- Une autre bonne pratique de gestion du temps consiste a creer des habitudes qui favorisent une gestion efficace du temps. Ecrivez votre plan pour la journee a la meme heure chaque jour, car cela devient une habitude qui vous permet de rester sur la bonne voie et de travailler plus intelligemment.
- Reflechissez a une liste de choses a faire- La meilleure pratique de gestion du temps pour planifier efficacement votre journee consiste a dresser une liste de tout ce dont vous avez besoin pour les prochaines echeances, les appels et les courriels, les courses a effectuer. Tout ce qui est repertorie ne figurera pas sur la liste des choses a faire, mais vous reduisez les chances d'oublier quelque chose.
- Diviser le travail et la vie personnelle- Un bon moyen de gerer efficacement le temps consiste a creer une liste de travail et de vie personnelle. Repartir votre liste de taches de cette maniere vous aidera a regrouper les taches dans un creneau horaire. Il contribue egalement a un meilleur equilibre entre vie professionnelle et vie privee.
- Revision- Les revisions periodiques du calendrier et de la liste quotidienne sont une bonne pratique de gestion du temps car elles permettent de suivre le temps et les efforts consacres a chaque tache et fournissent egalement une representation visuelle des progres realises.
La gestion du temps est une compétence vitale importante qui peut vous aider à tout faire et à garder les choses en ordre.
Zipschedules suggère ces outils de gestion du temps qui peuvent vous aider à rester organisé et à maîtriser votre charge de travail.
2. Soyez organise
L'organisation de votre liste de taches quotidiennes en fonction de la priorite des taches permet une gestion efficace du temps. Voici quelques conseils pour vous aider a vous organiser-
- Planifiez votre temps- Utilisez un outil de gestion du temps pour creer un calendrier afin de visualiser le temps que vous passez. Consultez la liste des choses a faire et commencez a estimer le temps necessaire pour accomplir chaque tache. Attribuez un creneau horaire pour chaque tache. Cela vous donne une idee de la facon dont vous allez passer votre journee.
- Dates limites- Un logiciel de gestion du temps vous aide a suivre le temps restant pour l'achevement des taches et les echeances a venir. Restez concentre et ne vous laissez pas distraire. S'il n'y a pas de delais officiels, utilisez un outil de gestion pour creer des delais raisonnables.
- Habitudes- Comme nous l'avons vu, les habitudes qui aident a mieux gerer le temps peuvent vous aider a rester concentre pendant les heures de travail. Il est difficile de changer ou de rompre une habitude ou une routine.
- Productivite- Un logiciel de gestion du temps vous aide a travailler plus intelligemment en identifiant les taches importantes de la journee. La planification et la hierarchisation de votre journee a l'aide d'outils de gestion du temps ameliorent votre productivite.
3. Deleguez efficacement
La gestion du temps ne consiste pas a terminer toutes les taches et tous les projets qui vous sont assignes. Il s'agit egalement de suivre le temps que vous avez sur votre emploi du temps et de dire non a une tache pour laquelle vous n'avez pas le temps. La gestion du temps consiste egalement a apprendre a deleguer la bonne tache a la bonne personne. Voici quelques conseils pour deleguer efficacement-
- Ce qu'il faut deleguer- Certains travaux ou taches d'administration peuvent etre mieux executes par un collegue ayant une certaine experience en administration. Il est donc preferable de deleguer la tache a la personne qui comprend bien le travail. La
- bonne personne pour le bon poste- Un logiciel de gestion du temps peut vous donner un apercu des forces et des faiblesses des membres de votre equipe. Lors de la delegation de vos taches, vous pouvez utiliser les rapports du logiciel de gestion pour selectionner la bonne personne pour le bon poste.
- Definir l'objectif final- Une bonne gestion du temps ne consiste pas seulement a deleguer, mais egalement a informer la personne a qui la tache est deleguee du contexte approprie et de l'objectif final de la tache.
- Donner de l'autorite- Le simple fait de deleguer sans aucun pouvoir pour prendre des decisions n'est pas une bonne pratique de gestion du temps. Apres avoir informe la personne du contexte et de l'objectif final, donnez-lui l'autorite requise pour prendre des decisions concernant la realisation de la tache.
- Feedback et credit- Deleguez une tache uniquement apres avoir calcule le delai estime a l'aide d'un logiciel de gestion du temps ou d'une application de gestion. Soyez patient jusqu'a la date limite. Une fois la tache terminee, fournissez des commentaires sur ce qui peut etre ameliore et felicitez egalement la personne pour avoir accompli la tache et le travail bien fait.
4. Bloquez les distractions
Ne pas se laisser distraire pendant le travail fait partie des pratiques efficaces de gestion du temps. Voici quelques conseils pour eviter les distractions pendant les heures de travail grace aux outils de gestion du temps
- Desactiver les notifications- Dans le cadre de vos pratiques de gestion du temps, vous laissez des creneaux horaires dans votre horaire de travail quotidien pour prendre les appels et repondre aux e-mails. Mais c'est egalement une bonne idee de desactiver les notifications qui peuvent vous distraire de vos taches.
- Repartissez vos taches- Parfois, le fait de voir une tache et sa complexite peut submerger une personne et la faire tarder a terminer la tache. Une bonne pratique de gestion du temps consiste a diviser la tache en taches plus petites et faciles a gerer a l'aide d'outils de gestion du temps et a attribuer des delais qui peuvent etre effectues en une journee.
- Une atmosphere calme- Toute tache necessitant une concentration complete doit etre effectuee dans une atmosphere calme avec un minimum de distractions. Reservez une salle de conference ou portez un casque antibruit.
- Videz votre bureau- Avoir un bureau propre a la fin de la journee de travail permet de soulager le stress. Utilisez des outils de gestion du temps pour vous organiser et nettoyer votre bureau. Un bureau propre peut vous aider a reduire votre anxiete et a vous motiver a mieux performer.
- Recompensez-vous- accordez-vous un peu de detente apres avoir termine une tache et laissez de la place pour une petite recompense, comme une promenade avant de commencer une nouvelle tache. Une bonne gestion du temps consiste a laisser un peu d'espace entre les taches.
5. Faites une chose a la fois
Le multitache est le fleau des pratiques efficaces de gestion du temps. Concentrez-vous sur l'accomplissement d'une tache a la fois. Suivez ces conseils pour eviter le multitache- Respectez la
- discipline- utilisez des outils de gestion du temps pour estimer les delais pour chaque tache et allouez une petite fenetre pour les verifications, verifications et corrections de derniere minute. Le fait d'avoir une date limite vous aidera a vous concentrer sur la tache et le temps de respiration vous aidera a eviter le stress lie a la qualite du travail.
- Concentrez-vous sur les taches importantes a votre meilleur niveau- apres avoir utilise des outils de gestion pour identifier les taches les plus importantes de la journee, il est tout aussi important de prevoir le temps necessaire pour terminer la tache. Certaines personnes sont plus concentrees le matin, d'autres l'apres-midi. Identifiez votre temps productif et repartissez les taches en consequence.
- Prenez le temps de planifier- utilisez un logiciel de gestion du temps ou une application de gestion pour planifier du temps pour reflechir a des objectifs a long terme. Planifiez votre temps afin de ne pas etre constamment implique dans des taches urgentes.
6. Ajoutez des taches a votre calendrier
L'utilisation d'outils de gestion pour creer un systeme de priorite donne une vision claire de vos taches critiques et un sentiment de soulagement. L'utilisation d'un calendrier pour noter les taches vous donne une idee claire du calendrier et des delais a respecter. Voici comment l'ajout de taches a votre calendrier facilite la gestion du temps-
- Les taches en un seul endroit- Apres avoir utilise un logiciel de gestion du temps pour repertorier les taches et les responsabilites, un calendrier vous permet de les suivre sur une seule plateforme. Le fait de rassembler toutes les taches en un seul endroit reduit le temps necessaire pour changer de tache. Il facilite egalement la gestion du travail et de la vie personnelle.
- Fixer des limites de temps- Un calendrier ou un planning vous permet de voir la limite de temps globale dont vous disposez pour une tache ou un projet. Selon les recherches, nous travaillons plus fort lorsque nous avons des delais. Mais n'oubliez pas de prendre des pauses et de ne pas assumer une charge de travail irrealiste.
- Limitez le nombre de taches- utilisez des outils de gestion du temps pour decomposer le nombre de taches que vous pouvez gerer efficacement au cours d'une journee et prendre des notes dans votre calendrier ou votre agenda quotidien. Lorsque vous savez que vous avez une limite a atteindre en une journee, il est plus facile de vous concentrer sur le travail et de respecter les delais. Un calendrier peut vous aider a travailler plus intelligemment pour atteindre un bon equilibre entre vie professionnelle et vie privee. Passez en
- revue vos progres- un calendrier est une representation visuelle de vos objectifs. L'examen periodique est une bonne pratique de gestion du temps qui peut vous aider a evaluer votre performance et votre productivite et a determiner ou vous vous etes trompe. L'examen periodique vous permet de corriger le cap et de mieux performer.
7. Faites de courtes pauses
Prendre une pause pour eviter d'etre deborde est important pour de bonnes pratiques de gestion du temps. S'eloigner de la routine quotidienne pour se ressourcer vous aide a mieux vous concentrer et a etre plus energique une fois que vous revenez au travail.
- Accordez-vous de courtes pauses a l'aide d'un logiciel de gestion du temps pour reduire le stress et vous eloigner du travail pour ne plus etre deborde et revenir revigore pour recommencer a travailler.
- Les pauses sont utiles pour briser le cycle du stress du au travail et retablir l'equilibre dans votre vie pour vous permettre d'etre en meilleure sante.
- Une pause peut egalement vous aider a vous recentrer, ce qui peut entrainer une augmentation de votre creativite et un processus de reflexion plus precis.
- Une pause vous aide egalement a vous destresser, de sorte que lorsque vous revenez, vous soyez plus concentre et plus productif.
En tant qu'entrepreneur très occupé, vous savez que le temps est votre ressource la plus précieuse.
Essayez d'utiliser ces outils de gestion du temps suggérés par Zipschedules pour vous aider à vous concentrer sur votre travail et à éviter les distractions.