Logiciel de planification en ligne | 6 mins read

Fonctionnalités que vous ne voudrez pas manquer avec un logiciel de planification en ligne

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introduction au logiciel de planification en ligne

De nombreuses organisations se tournent vers un logiciel de planification en ligne pour simplifier leurs procédures de dotation. Ces outils sont particulièrement importants pour les petites entreprises et les restaurants qui travaillent avec de petites équipes de personnel. Par exemple, si un employé oublie son quart de travail dans un restaurant, son absence aura un impact sur la productivité, le service à la clientèle et le chiffre d'affaires. Avec un planificateur, les organisations peuvent éviter ces obstacles.

En fait, selon des études de cas, 22% des utilisateurs de logiciels de planification bénéficient d'une visibilité accrue. De plus, 35 % ont trouvé la planification plus facile et plus rapide et 26 % ont fait moins d'erreurs, parmi de nombreux autres avantages. Mais avec de nombreux types de logiciels et de plates-formes sur le marché, il peut être déroutant de choisir le bon outil. Une façon essentielle de commencer le processus de sélection consiste à identifier les meilleures fonctionnalités de planification.

Principales fonctionnalités à avoir dans le logiciel de planification en ligne

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Le logiciel de planification en ligne est une solution basée sur le Web qui aide les propriétaires d'entreprise à planifier efficacement les employés horaires. Le système est intuitif et fournira des informations fondées sur les données afin d'éviter le sous-effectif et le sureffectif. À leur tour, les entreprises peuvent protéger leurs bénéfices et éviter des coûts de main-d'œuvre supplémentaires et des pertes de revenus. Les gestionnaires et les employés peuvent généralement accéder au logiciel à l'aide de leur smartphone mobile ou de leur ordinateur de bureau. Parmi les autres caractéristiques principales qu'un système de planification devrait offrir, mentionnons les suivantes.

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1. Planificateur de décalage

Une solution de planification par décalage est le module le plus intégral pour les logiciels de planification. Un planificateur est connu pour être facile à utiliser et rapide. Au lieu des méthodes traditionnelles de feuille de calcul et de stylo, les gestionnaires peuvent organiser les quarts de travail et les heures de travail des employés en quelques clics. Le planificateur recueillera également toutes les informations et la disponibilité des employés afin d'éviter les conflits d'horaire. Le logiciel intuitif empêchera les gestionnaires de faire une double réservation ou de surdoter un employé.

2. Fonctions basées sur le cloud

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Grâce aux fonctionnalités cloud, les utilisateurs peuvent accéder au logiciel depuis n'importe où, tant qu'il fonctionne sur un appareil connecté à Internet. Cette fonctionnalité permettra à la direction de créer des horaires sans avoir à se trouver au restaurant ou au bureau. Les employés peuvent également revoir leurs horaires et ajuster leurs disponibilités pendant leur déplacement. De plus, ils peuvent facilement contacter des collègues et des superviseurs, sans subir de retard.

3. Gestion des emplacements multiples

Les entreprises qui ont des employés à travers le monde, l'État ou la ville peuvent gérer efficacement leur personnel à l'aide d'une fonction de gestion multi-emplacements. Ce module permet aux propriétaires d'entreprise de créer facilement des calendriers pour des établissements distincts. Ils peuvent également accéder à d'autres fonctionnalités du système, telles que les chronométreurs et les données, pour surveiller la productivité de l'ensemble de leur personnel.

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4. Géofescrime

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Le géofencing est un service basé sur la localisation qui utilise le GPS pour suivre l'emplacement des employés. C'est idéal pour rappeler aux employés de s'y tenir. La fonction de géolocalisation remarquera quand les employés sont arrivés à l'entreprise et les avertira de l'arrivée. En outre, il peut envoyer des notifications pour horloge quand ils quittent les locaux. Grâce à cette fonctionnalité, les entreprises peuvent réduire le vol de temps, c'est-à-dire lorsque le personnel se connecte en heures même s'il n'est pas au travail.

5. Suivi du temps et présence

Les fonctions de suivi du temps et de présence fourniront aux utilisateurs une horloge horaire. Les employés peuvent généralement charger l'horloge sur leur ordinateur, leur navigateur ou leur téléphone pour suivre la durée de leur travail. Grâce à cette fonctionnalité, les membres du personnel peuvent mesurer efficacement leur progression et gérer le temps. Les heures qui sont cadencées dans le chronomètre peuvent également être envoyées aux systèmes comptables pour rationaliser la paie.

Les systèmes de planification dotés de ce module auront également des options d'alerte et de notification. Les membres du personnel peuvent configurer des rappels pour indiquer les quarts de travail à venir, les changements de calendrier ou les nouvelles affectations. Cela aidera à prévenir le retard et l'absentéisme. Les équipes qui travaillent sur des projets peuvent également utiliser des chronométreurs pour respecter les délais.

6. Suivi des dépenses de travail

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Les systèmes de planification en ligne ont généralement un suivi du coût de la main-d'œuvre et du budget. L'outil recueillera toutes les données concernant le travail et les dépenses pour générer des rapports perspicaces. Les équipes de direction peuvent ensuite utiliser ces analyses pour optimiser leur personnel et réduire les coûts de main-d'œuvre. Ils peuvent également envoyer ou partager les rapports aux parties prenantes et aux employés via l'application afin de promouvoir la transparence.

7. Demandes de temporisation, d'heures supplémentaires et d'échange de postes

Cette fonctionnalité facilite l'envoi et l'approbation des demandes de temps libre, d'heures supplémentaires et d'échange de postes. Les employés n'auront qu'à envoyer une demande via l'application, ce qui alertera le gestionnaire. Une fois approuvé, le système automatisera l'action et veillera à ce qu'il n'y ait pas de conflits de planification. La fonction de gestion des heures supplémentaires aidera également les entreprises à contrôler leurs coûts de main-d'œuvre.

8. Outils de communication

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Le logiciel de planification le plus performant aura des outils de communication, tels que la messagerie intégrée à l'application et les flux d'actualités. Les responsables peuvent utiliser l'application de messagerie pour envoyer des bulletins individuels ou créer un chat de groupe pour les équipes. Et lorsqu'un utilisateur publie une annonce dans le fil de nouvelles, le système enverra une notification à tous les appareils. Cela garantit que toutes les informations sont transmises efficacement au personnel et qu'elles sont toutes dans la boucle.

Principaux points à retenir au logiciel de planification en ligne

  • De nombreuses entreprises trouvent que l'utilisation d'un logiciel de planification en ligne aide à optimiser les opérations et à rationaliser les processus.
  • Cependant, tous les systèmes ne sont pas construits de la même manière et sont livrés avec une variété de fonctionnalités.
  • Parmi les principales fonctionnalités que les gestionnaires d'entreprises devraient rechercher, mentionnons les fonctionnalités cloud, le suivi du temps et les outils de communication.
  • Avec les bons systèmes en place, les entreprises peuvent protéger leurs résultats financiers, réduire leurs coûts de main-d'œuvre et améliorer le personnel.

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