Application de planification en ligne | 6 mins read

Gagnez du temps et de l'argent grâce à une application de planification en ligne

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introduction à l'application de planification en ligne

La planification manuelle des employés peut prendre beaucoup de temps et entraîne souvent des erreurs coûteuses. Par exemple, les gestionnaires planifiez habituellement par accident le personnel pendant plus de 40 heures. Ils peuvent également oublier les demandes de congés et les disponibilités uniques. Ces erreurs peuvent entraîner une augmentation des coûts de main-d'œuvre et des répercussions négatives sur le moral des employés.

C' est pourquoi de nombreux restaurants et entreprises adoptent une application de planification en ligne dans leurs activités. Ces outils aident à atténuer les accidents liés à la planification des quarts de travail et à garantir une planification sans conflit. En équipant une organisation de la meilleure application de planification en ligne, la direction économisera jusqu'à 4 % sur les dépenses de main-d'œuvre et 75 % dans le temps. Mais pour obtenir ces avantages, les entreprises doivent choisir la bonne plate-forme avec les meilleures fonctionnalités.

10 composants essentiels d'une application de planification en ligne

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Une application de planification en ligne est une solution mobile qui automatise le processus de planification du personnel. Généralement, ces applications mobiles peuvent s'exécuter sur n'importe quel appareil connecté à Internet, comme iOS et Android. Son logiciel de planification intuitif garantit que les employés sont programmés de façon optimale, empêche au fil du temps et garantit la conformité de la main-d'œuvre. Cela signifie que les opérateurs peuvent gérer efficacement les employés en déplacement, où qu'ils le souhaitent. Les entreprises peuvent exploiter davantage leurs applications en utilisant ses principales fonctionnalités, telles que les suivantes.

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1. Planification sans conflit avec automatisation

Les outils de planification basés sur le Web mobile empêcheront les utilisateurs de doubler les réservations et de surplanifier les employés. Ces systèmes automatisent les suggestions en fonction des disponibilités des employés, ainsi que de leurs demandes de congés. Cela garantit un horaire sans conflit qui reflète les besoins et les préférences des employés. À son tour, l'entreprise sera dotée d'un personnel adéquat et la qualité du service sera assurée.

2. Négociation facile

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Traditionnellement, lorsqu'un membre de l'équipe ne peut pas travailler son quart, il doit communiquer individuellement avec ses collègues pour échanger des quarts de travail. Mais avec une application de planification mobile, ils peuvent demander des swaps de décalage d'un clic sur leur téléphone. Une alerte en temps réel sera alors envoyée à tous les autres membres du personnel. Toute personne disponible peut prendre le quart de travail sur l'application et le système ajustera automatiquement l'horaire.

3. Gestion des congés

Les employés peuvent envoyer rapidement une demande de congé par l'intermédiaire de leur appareil mobile et demander à la direction de l'approuver de manière transparente. Le système gèrera automatiquement ces demandes en veillant à ce que les gestionnaires ne programment pas le travailleur à ces dates. Cette technique de planification automatique évite les erreurs et les conflits futurs.

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4. Canaux de communication

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Selon des études, 80% des travailleurs préfèrent les entreprises qui apprécient la communication ouverte. Une entreprise peut respecter ces normes avec une application de planification basée sur le Web qui dispose d'outils de communication. Il s'agit souvent de messages d'équipe, de chat en direct, de tableaux de bord de flux d'actualités et d'alertes d'annonce. Ces fonctionnalités permettront à tout le personnel d'être informé des changements d'horaire, des nouvelles de l'entreprise et d'autres informations clés.

5. Technologie basée sur le cloud

Une application mobile dotée d'une technologie basée sur le cloud peut fonctionner sur n'importe quel appareil, à condition qu'elle soit connectée à Internet. À l'ère numérique d'aujourd'hui, presque tout le monde a un smartphone mobile dans ses mains ou ses poches. Par conséquent, avec une application de planification, les gestionnaires peuvent travailler efficacement et créer des calendriers en déplacement. De plus, les employés peuvent accéder à leurs horaires et effectuer des ajustements via l'application quand et n'importe où.

6. Alertes et notifications

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Les alertes en temps réel et les rappels automatisés amélioreront la responsabilisation des employés, réduiront les retards et réduiront l'absentéisme. Les membres de l'équipe peuvent configurer des rappels de quart ou des alertes de rupture pour s'assurer qu'ils se connectent correctement à leurs heures d'ouverture. Les responsables peuvent également créer des alertes en cas de conformité de la main-d'œuvre ou s'ils planifiez des heures supplémentaires pour le personnel. Ils peuvent alors remédier rapidement à ces problèmes et les empêcher de s'aggraver.

7. Payer au fur et à mesure

La plupart des fournisseurs de logiciels de gestion de planification offrent des paiements par abonnement. Certains services auront des plans structurés par mois ou par utilisateur et par mois. Ces options sont excellentes pour les petites entreprises et les restaurants , car la direction n'aura pas besoin de signer des contrats à long terme. De plus, il n'y a pas de frais initiaux ni de frais d'installation du matériel. Avec la plupart des systèmes, les employeurs et les employés n'auront qu'à télécharger une application et à s'inscrire.

8. Suivi du budget du travail

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La meilleure application de planification des employés aura intégré le suivi du budget de main-d'œuvre. Cela signifie que l'application mobile recueillera toutes les données concernant la main-d'œuvre, les employés et les ventes. Les gestionnaires peuvent ensuite utiliser ces informations pour s'assurer que les horaires des employés sont créés dans les limites du budget.

9. Analyses de données et rapports

Un outil d'analyse et de reporting donnera à la direction un aperçu des informations importantes concernant leurs effectifs. Par exemple, l'application peut générer des rapports sur les coûts de main-d'œuvre et la rentabilité. Les propriétaires d'entreprise peuvent alors prendre des décisions basées sur les données afin d'optimiser la gestion de leur personnel. Ils peuvent également partager ces rapports avec les parties prenantes afin de promouvoir la transparence.

10. Compatibilité d'intégration

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Beaucoup de petites entreprises et de restaurants d'aujourd'hui disposent de plus d'un système logiciel pour fonctionner efficacement. Cela inclut les ressources humaines (RH), la paie, l'inventaire et les logiciels d'intégration. Les gestionnaires disposant d'une application de planification compatible avec l'intégration peuvent la synchroniser avec ces applications existantes. Cela simplifiera les processus et permettra de réaliser davantage d'économies.

Principaux éléments à retenir à l'application de planification en ligne

  • Grâce aux outils de planification en ligne, les entreprises de toutes tailles peuvent abandonner les méthodes manuelles et gagner du temps et de l'argent efficacement.
  • Une application mobile pour le personnel de planification automatisera le processus de planification des équipes et veillera à ce que les horaires soient établis dans les limites du budget.
  • Le logiciel de planification en ligne peut s'exécuter sur n'importe quel appareil mobile ou tablette, à condition qu'il soit connecté à un appareil connecté à Internet.
  • Les meilleures applications mobiles disposeront de composants avancés, tels que la planification automatique, la gestion des congés, la communication et la génération de rapports de données.

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