Quelle est la meilleure application de planification des horaires des employes?
Il n'existe pas de reponse universelle a cette question, car la meilleure application de planification des horaires pour votre entreprise dependra d'un certain nombre de facteurs, notamment de la taille et de la nature de votre entreprise, du nombre d'employes que vous avez et de votre budget. Cependant, il existe quelques fonctionnalites cles a rechercher dans n'importe quelle application de planification des employes, telles que la possibilite de creer et de gerer des modeles de travail, la possibilite de communiquer avec les employes via des notifications push ou des SMS, et la possibilite de suivre les heures et les presences des employes.
6 fonctionnalites que proposent toutes les meilleures applications de planification des horaires des employes
En quoi consiste la planification des horaires des employes?
La planification des horaires des employes implique d'attribuer les bonnes taches aux employes appropries a des heures et a des jours specifiques. Les gestionnaires ont de la difficulte a planifier le personnel, en tenant compte de facteurs tels que la disponibilite, les competences et la charge de travail des employes. La planification efficace des horaires des employes permet de s'assurer que les employes ne sont pas surcharges, qu'ils ne se voient pas accorder trop d'heures supplementaires ou
Les horaires doivent etre equitables tant pour les employes que pour les employeurs, et doivent etre crees dans l'interet de l'entreprise. Mais en meme temps, les horaires de travail doivent etre suffisamment souples pour s'adapter aux changements de personnel ou aux imprevus.
La planification des horaires des employes est un aspect important de la gestion d'une entreprise, en particulier des entreprises ou le travail par equipes est effectue, comme les restaurants, les hopitaux ou les hotels. La raison la plus evidente est que cela permet de s'assurer que le personnel approprie est en place au bon moment pour repondre a la demande attendue des clients. Une planification efficace peut egalement contribuer a ameliorer la satisfaction des clients et a reduire le niveau de stress des employes.
Un autre avantage cle d'une planification appropriee des employes est qu'elle peut aider a minimiser les couts de main-d'oeuvre en planifiant suffisamment de personnel pour les heures de pointe tout en veillant a ce que les niveaux de personnel pendant les periodes plus calmes soient maintenus au minimum. Cela peut se traduire par des economies de couts importantes pour les entreprises, en particulier celles dont le taux de rotation du personnel est eleve.
Une mauvaise planification peut-elle reellement affecter vos resultats financiers?
L'objectif principal de toute entreprise est d'etre rentable. Mais une mauvaise planification des horaires des employes peut affecter les performances financieres d'une entreprise et affecter ses resultats financiers.
La solution de gestion des effectifs, Quinyx, a mene une etude evaluant les defis, les priorites et les resultats d'une mauvaise planification lors de la gestion d'une main-d'oeuvre a distance. L'etude a revele que les organisations qui ne disposaient pas de logiciel de planification des employes avaient du faire face a des defis operationnels importants pendant la pandemie. Les entreprises ne disposant pas d'une gestion des effectifs basee sur l'IA ont perdu jusqu'a 15% de leur chiffre d'affaires et ont depasse 25% de leurs depenses En outre, la plupart des horaires manuels commettaient de trois a huit infractions par semaine, ce qui se traduisait par de lourdes amendes.
Un mauvais horaire des employes peut entrainer le chaos et le stress sur le lieu de travail. Cela affecte la productivite, entraine des taux d'absenteisme plus eleves et cree des conflits entre les employes. Les employes mal programmes doivent souvent remplacer d'autres travailleurs a court terme, ce qui entraine des conflits de personnel et des taux de rotation eleves.
Les resultats d'une mauvaise planification des horaires des employes ne sont pas toujours mesurables, mais ils peuvent avoir des repercussions majeures sur les entreprises, en particulier lorsqu'ils entrainent une augmentation des couts des heures supplementaires ou des depenses liees a des taches effectuees de maniere intermittente. L'absence de planification efficace entraine egalement un taux d'usure plus eleve. La planification, d'autre part, garantit des operations rationalisees, des membres de l'equipe plus satisfaits, une reduction de l'usure et de meilleurs resultats.
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Que sont les applications de planification des employes?
Les applications de planification des employes sont des programmes informatiques concus pour simplifier la creation et la diffusion des horaires des employes. Ces applications offrent diverses fonctionnalites, mais les fonctionnalites de base incluent la creation de quarts de travail de differentes durees, l'affectation des employes a ces quarts de travail et les informer de leurs prochains quarts de travail.
Les applications avancees de planification des employes vous permettront egalement de suivre les demandes de conges, de remplacer les horloges traditionnelles en permettant aux employes d'entrer et de sortir facilement via l'application, de calculer les heures supplementaires, d'aider a renforcer la communication entre les equipes, et plus encore. Par exemple, l'application de planification des restaurants, Zip Schedules, permet a un responsable de creer des horaires de travail selon les horaires preferes des employes et de les partager avec tout le monde en temps reel. Ensuite, il y a Quickbooks Time, avec son interface simple et sa fonction glisser-deposer. Il permet aux employes d'entrer ou de sortir en un seul clic, de faire une pause, de modifier les codes de travail ou d'ajouter des informations sur leur feuille de temps instantanement.
Aujourd'hui, tout le monde possede un smartphone, ce qui fait des applications de planification des employes l'outil ideal a utiliser. Voici ce que vous devez prendre en compte avant de vous inscrire...
- Determinez si vous avez besoin d'une application Web ou de bureau. Les applications de bureau sont installees sur votre ordinateur et ne sont accessibles que depuis cet appareil, tandis que les applications Web sont accessibles depuis n'importe quel appareil connecte a Internet, comme les telephones mobiles et les tablettes.
- Reflechissez aux fonctionnalites dont vous avez besoin dans une application. Les applications de planification les plus basiques vous permettront de creer et de gerer des horaires de travail, mais des applications plus avancees peuvent inclure le suivi du temps, la notation des presences, l'integration de la paie et des outils de messagerie.
- Pensez a la tarification. Certaines applications de planification des horaires des employes proposent des plans gratuits, tandis que d'autres facturent des frais d'abonnement mensuels. Certains proposent des plans gratuits et payants; les plans payants ont souvent des fonctionnalites avancees.
- Lisez les critiques de l'application avant d'en choisir une pour vous assurer qu'elle est fiable et facile a utiliser.
Cependant, certaines fonctionnalites sont communes aux meilleurs systemes logiciels de planification des employes. Nous examinons six d'entre eux.
Principales fonctionnalites des applications de planification des horaires des employes- n 1. Planification automatisee
Les meilleures applications de planification des employes disposent d'une fonction automatisee qui cree des horaires pour les employes en fonction de leurs preferences et de leurs besoins professionnels. La planification automatisee fonctionne generalement dans certaines limites et preferences definies par le responsable (temps d'entree et de sortie des employes, jours pendant lesquels ils sont disponibles pour travailler, duree des quarts de travail, etc.). Ensuite, un algorithme genere un calendrier qui repond a toutes ces contraintes. L'idee est d'economiser du temps et des efforts par rapport a la creation manuelle d'un calendrier.
Il permet egalement aux employeurs de definir des regles et des preferences quant a la maniere dont le calendrier doit etre genere. Par exemple, un employeur peut preferer que tous les quarts de travail commencent et se terminent a la meme heure chaque jour. Ils peuvent egalement vouloir s'assurer qu'il y a toujours deux personnes par quart de travail aux heures de pointe. En etablissant des regles et des preferences, les employeurs peuvent eliminer une grande partie des conjectures liees a l'etablissement des horaires.
Le meilleur logiciel de planification des horaires permet egalement aux employes de verifier leur disponibilite. On peut le faire via une interface Web ou l'application mobile elle-meme. Une fois ces informations saisies, l'application peut les utiliser pour generer un calendrier qui repond aux besoins de l'employeur et de l'employe.
Ensuite, il existe des outils de planification pour gerer les changements de quart de travail et autres changements d'horaire. Par exemple, si un employe demande un changement de quart de travail, l'application peut facilement apporter les modifications necessaires et garantir que tout le monde est toujours couvert. Cela permet de minimiser les interruptions et de s'assurer que chacun est toujours au courant de son emploi du temps.
Les systemes de planification automatises facilitent la creation de calendriers equitables et coherents qui repondent aux besoins de chacun.
2. Self-service pour employes
Le libre-service pour les employes est une partie importante des applications de planification des employes. Il permet aux employes de consulter leurs horaires, de demander des conges et de changer de quart de travail. Cela permet d'alleger certaines charges des responsables et de rendre le processus de planification plus efficace. La planification en libre-service des employes fonctionne generalement via un portail en ligne.
En resume, les fonctionnalites en libre-service de l'application permettent aux employes de-
1. Consultez leur calendrier a venir en temps reel. De cette facon, ils peuvent planifier leur vie personnelle en fonction de leurs engagements professionnels.
2. Demandez un conge directement via l'application, ce qui elimine le besoin de formulaires papier ou d'e-mails entre les employes et les responsables.
3. Echangez des quarts de travail avec d'autres employes via l'application. C'est pratique pour les managers qui n'ont pas a chercher quelqu'un pour effectuer un quart de travail a la derniere minute.
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3. Outils de messagerie et de communication integres
Lorsqu'il s'agit de planifier les horaires des employes, la communication est essentielle. C'est pourquoi les meilleures applications de planification des employes proposent des fonctionnalites de messagerie integrees. Cela permet aux responsables et aux employes de rester en contact et de gerer les changements d'horaire de derniere minute et de garder tout le monde sur la meme longueur d'onde.
Voici quelques methodes de fonctionnement de la messagerie integree- Messagerie
- entre les gestionnaires et les employes- elle permet aux responsables et aux employes de communiquer directement entre eux, sans avoir a passer par un tiers, ce qui leur permet de resoudre rapidement les problemes.
- Discussions de groupe entre employes- le chat de groupe permet aux employes de communiquer directement via l'application mobile. Il peut aider a coordonner les metiers par equipes et permettre aux managers de partager des informations sur les taches et les objectifs de la journee.
- Diffuser des messages- grace a la diffusion de messages, les responsables peuvent envoyer des messages a tous les employes simultanement. Il permet de tenir tout le monde informe des actualites et des annonces de l'entreprise et de partager des informations importantes sur les changements d'horaires ou les mises a jour
- Sondages et enquetes- De nombreuses applications de planification des employes permettent aux responsables d'envoyer des sondages et des enquetes afin de recueillir les commentaires des employes sur divers sujets, tels que les quarts de travail, les heures de travail ou les conges. Ces informations peuvent etre tres utiles pour s'assurer que le calendrier repond aux besoins de chacun.
- Notifications integrees a l'application- le meilleur logiciel de planification des employes propose des notifications integrees a l'application sur les ecrans des utilisateurs chaque fois qu'une nouvelle activite apparait sur l'application (comme un nouveau message ou une nouvelle publication). Ces notifications permettent aux utilisateurs de toujours detecter les communications importantes et de ne manquer aucune mise a jour.
- Notifications push- les notifications push sont similaires aux notifications integrees a l'application, mais apparaissent meme lorsque l'application n'est pas utilisee. Ils peuvent etre envoyes directement sur les smartphones des utilisateurs et peuvent etre utilises pour fournir des informations urgentes (telles que des changements d'horaire de derniere minute).
4. Analyses de performance
Il est plus important que jamais pour les entreprises de s'assurer qu'elles fonctionnent le plus efficacement possible. L'analyse des performances, une fonctionnalite cle de la plupart des logiciels modernes de planification des employes, peut y contribuer en fournissant des informations sur les performances des employes et les domaines dans lesquels des ameliorations peuvent etre apportees.
Voici quelques facons dont l'analyse des performances peut vous aider- L'analyse des
- performances permet d'identifier les domaines dans lesquels le flux de travail peut etre ameliore, qu'il s'agisse de rationaliser la communication entre les services, de reduire le nombre d'employes ou le nombre de processus requis pour mener a bien une tache.
- Les taux de desabonnement peuvent avoir un impact considerable sur une entreprise, et l'analyse des performances peut aider a les reduire en permettant de determiner quels employes sont les plus susceptibles de partir. Ensuite, les entreprises peuvent prendre des mesures pour rester heureuses et engagees. Cela pourrait impliquer de leur fournir une formation supplementaire ou de leur proposer des modalites de travail flexibles.
- Si vous savez ce qui est a l'origine de la baisse de productivite, vous pouvez faire quelque chose pour y remedier. L'analyse des performances identifie les domaines dans lesquels les employes eprouvent des difficultes et propose des suggestions pour surmonter ces obstacles. Par exemple, il peut recommander de modifier la facon dont les taches sont assignees ou suggerer aux employes de disposer de certaines ressources pour effectuer leur travail efficacement.
- Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, les donnees sont primordiales. L'analyse des performances fournit aux entreprises les donnees dont elles ont besoin pour prendre des decisions eclairees concernant les horaires des employes (et a peu pres tout le reste!). En ayant acces a des informations detaillees sur les performances des employes, les entreprises peuvent apporter des changements qui auront un impact positif sur leurs resultats financiers.
5. Acces mobile pour les employes et les responsables
Les applications mobiles sont une fonctionnalite cle de nombreux logiciels modernes de planification des employes, et ce pour une bonne raison. Les applications mobiles permettent aux employes de consulter leurs horaires et de demander des conges de n'importe ou en temps reel. La flexibilite accrue peut ameliorer le moral et reduire l'absenteisme. Il existe egalement d'autres avantages-
mises a jour en temps reel- grace a la planification mobile, les employes et les responsables peuvent recevoir des mises a jour en temps reel sur les changements d'horaire, les nouvelles affectations et les echeances Cela permet d'eviter toute confusion et de garder tout le monde sur la meme longueur d'onde.
Communication amelioree- les applications mobiles permettent aux employes et a la direction de communiquer facilement entre eux. Cette meilleure communication peut aider a resoudre les conflits plus rapidement et plus efficacement.
Productivite amelioree- Lorsque les travailleurs ont acces a leurs horaires via une application mobile, ils peuvent planifier leurs journees de maniere plus efficace et mieux utiliser leur temps. Cela permet d'augmenter la productivite et de reduire les heures perdues.
6. Integration avec d'autres systemes
Il existe quelques logiciels gratuits de planification des employes disponibles sur le marche. Mais les solutions logicielles les plus efficaces ont un prix eleve. Par exemple, When I Work propose trois forfaits mensuels a partir de 4$ par utilisateur et par mois et jusqu'a 8$ par utilisateur et par mois. De meme, Trello coute 5 dollars par utilisateur et par mois pour son forfait standard.
Il serait injuste pour les entreprises que ces applications d'horaires de travail se limitent uniquement a la planification et n'effectuent pas d'autres taches. C'est peut-etre la raison pour laquelle les logiciels modernes de planification des employes font plus que simplement produire des horaires. Ces solutions logicielles s'integrent a d'autres systemes de gestion (y compris des logiciels tiers) que votre entreprise utilise pour gagner en efficacite, tels que les systemes de paie, de ressources humaines et de suivi du temps.
L'integration par un tiers est importante car elle permet au logiciel de planification des employes de partager des donnees avec d'autres systemes de votre entreprise. Le partage de donnees peut automatiser de nombreuses taches et permettre aux entreprises de rationaliser plus facilement leurs operations. Le fait de reunir toutes les donnees de vos employes au meme endroit facilite la generation de rapports qui peuvent vous aider a prevoir les besoins en personnel et a etablir un budget en consequence. De plus, avec les bonnes integrations, les entreprises peuvent economiser beaucoup de temps et d'argent.
Par exemple, une integration avec un outil de suivi du temps permet de calculer automatiquement les heures travaillees, tandis que l'integration avec un outil de paie peut garantir que les employes sont payes correctement et a temps. Parmi les autres integrations possibles, citons les outils de changement de quart de travail, de communication et de gestion des taches.
Gardez vos employés heureux
Utilisez des applications mobiles, des listes de contrôle et des technologies numériques pour planifier les horaires des employés.
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Questions fréquemment posées
Quelle est la meilleure application d'inscription?
Il n'existe pas de reponse definitive a cette question car elle depend des besoins specifiques de l'utilisateur. Certaines applications de liste populaires incluent RosterBuster, RosterBin et RosterVue.
Quelle est la meilleure application d'horaires de travail?
Il n'y a pas de reponse definitive a cette question car differentes personnes ont des preferences differentes pour les applications d'horaires de travail. Parmi les applications d'horaires de travail les plus populaires, citons Google Calendar, Apple Calendar et Microsoft Outlook.
Existe-t-il une application pour planifier les horaires des employes?
Oui, il existe de nombreuses applications pour planifier les horaires des employes. Parmi les options les plus populaires, citons When I Work, Homebase et Shiftboard.
Comment suivre l'emploi du temps de mes employes?
Il existe plusieurs facons de suivre l'horaire de vos employes. Vous pouvez utiliser un logiciel de planification, tel que When I Work, qui vous permettra de creer et de gerer l'horaire de vos employes en ligne. Vous pouvez egalement utiliser un calendrier papier, comme un tableau blanc ou un tableau d'affichage, pour publier l'horaire de vos employes.