Qu'est-ce qu'un modele de planificateur?
Un modele de planificateur est un type de document qui cree une copie de lui-meme lorsque vous l'ouvrez. Cette copie reprend l'integralite de la conception et de la mise en forme de l'exemple de planificateur, tels que les logos et les tableaux, mais vous pouvez la modifier en saisissant du contenu sans modifier l'exemple de planificateur d'origine. Un modele de planificateur concu par des professionnels peut aider a maintenir une apparence coherente des documents connexes.
6 choses a faire et a ne pas faire en matiere de planification (et pourquoi un modele de planificateur est un outil a ne pas faire)
Qu'est-ce qu'un horaire de travail?
Un horaire de travail est un calendrier qui indique les jours et les heures ou l'employe est cense travailler. Ce calendrier profite a la fois a l'employeur et a l'employe, car il apporte clarte et certitude quant aux taches a accomplir, en particulier lorsqu'il s'agit d'un travail a temps partiel ou par equipes. Parfois, un horaire de travail comprend des pauses, des heures supplementaires et des vacances. Il peut egalement inclure des informations supplementaires, telles que l'heure du dejeuner et de la pause, et qui travaillera avec qui.
Bref, l'horaire de travail est une feuille de route pour les employes et les employeurs, qui les aide a se tenir au courant du travail a effectuer, du moment ou il doit etre termine et par qui.
Un bon horaire permet aux employes de comprendre ou ils en sont par rapport aux taches, tout en mettant a jour le calendrier de travail. Il prend en compte les jours et les heures specifiques assignes a un employe pour un travail remunere et inclut les details du quart de travail de l'employe, y compris les jours de la semaine et les heures specifiques que l'employe est cense travailler pour l'organisation. Selon la nature du travail et de l'entreprise, une personne peut travailler les memes heures ou les memes jours tout au long de sa carriere au sein d'une organisation, ou son horaire peut changer en fonction des besoins de l'employeur.
Un calendrier efficace peut aider a rationaliser le temps du personnel, a gerer la charge de travail entre les equipes et a maintenir une communication claire entre les equipes et les secteurs verticaux. Avec des horaires efficaces en place, les entreprises sont vouees a fonctionner sans heurts.
Types d'horaires de travail
Les trois dernieres annees de la pandemie ont oblige les gens a recalibrer leur equilibre entre vie professionnelle et vie privee. Les employes ont commence a faire passer leurs besoins personnels, leur sante mentale et leur bien-etre general avant leurs engagements professionnels. La plupart des travailleurs souhaitent desormais trouver un emploi qui leur permette de mener une vie equilibree, plutot que de simplement recevoir un salaire de plus. Des employeurs attentifs ont pris conscience de la situation et recrutent des personnes plus motivees et moins susceptibles de s'epuiser. Le rapport Global Talent Trends 2022 de LinkedIn a revele que le travail a distance ou hybride a augmente sept fois plus rapidement que les roles en presentiel, ce qui a entraine une augmentation de 83% des offres d'emploi mentionnant la flexibilite depuis 2019
Les horaires de travail ont egalement evolue pour suivre l'evolution de la culture du travail. Voici quelques horaires de travail courants des employes-
- Temps plein- Un horaire de travail traditionnel, qui implique generalement de travailler environ 40 heures par semaine. Les employes a temps plein ont generalement des heures et des jours de travail fixes, bien qu'une flexibilite soit possible en fonction des besoins de l'entreprise. Pour les employeurs, il est facile de creer des horaires hebdomadaires lorsqu'ils travaillent avec des employes a temps plein.
- Temps partiel- Les employes a temps partiel ont egalement des heures et des jours fixes, mais ils travaillent generalement moins d'heures que les employes a temps plein, generalement de 20 a 30 heures par semaine. Certaines entreprises offrent aux employes a temps partiel des avantages tels que l'assurance maladie, alors que d'autres ne le font pas.
- Flexible- Dans un horaire de travail flexible, les employes ont un certain controle sur le moment et la frequence de leur travail. Cela peut impliquer de travailler a domicile, de definir vos horaires ou de tirer parti des horaires flexibles (debut et fin de votre quart de travail a des heures differentes chaque jour). Un regime de travail flexible tient compte du temps des employes et peut beneficier a la fois aux employeurs et aux employes, car ils peuvent entrainer une augmentation de la productivite et de la satisfaction au travail.
- Comprime- Un horaire de travail comprime implique de travailler moins de jours par semaine, mais plus d'heures qu'un horaire a plein temps traditionnel, generalement quatre journees de 10 heures au lieu de cinq journees de huit heures. Un tel horaire profite a ceux qui ont besoin de plus de temps en dehors du travail pour des obligations personnelles ou familiales. Cependant, elle peut egalement entrainer un epuisement professionnel si elle n'est pas geree correctement.
- Travail poste- Le travail poste est generalement mis en oeuvre dans des lieux ou les employes doivent travailler a des heures atypiques, y compris le soir, les quarts de nuit ou tot le matin. Ce type d'horaire est souvent necessaire pour les emplois dans les secteurs qui necessitent plus de 10 heures de travail, tels que les restaurants, les hotels et les magasins de detail.
- Rotation- Un horaire rotatif implique de travailler differents quarts de travail a des jours differents (voire des semaines differentes). Un tel calendrier est courant dans les secteurs de la sante et de l'industrie, ou une couverture est necessaire 24 heures sur 24, 7 jours Il peut etre necessaire de creer des horaires quotidiens pour une meilleure efficacite.
- Quart fractionne- Un quart de travail fractionne se produit lorsqu'un employe travaille deux quarts de travail plus courts avec une pause entre les deux, au lieu d'un quart de travail long. Un exemple serait de travailler de 7 h a 11 h, de faire une pause et de travailler a nouveau de 16 h a 20 h. Un tel calendrier est tres courant dans les entreprises ayant des succursales internationales dans des fuseaux horaires differents.
- Sur appel- Les quarts de garde se produisent lorsqu'un employe doit se presenter au travail si necessaire mais n'a pas d'horaire fixe. Un employe peut etre sur appel certains jours de la semaine ou du mois ou etre sur appel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
- A distance- Les employes a distance n'entrent pas physiquement dans un bureau; ils effectuent leur travail depuis leur domicile ou un autre endroit en dehors du bureau. Cet arrangement est de plus en plus populaire car la technologie facilite la communication et la collaboration a distance.
Maintenant, examinons certaines des choses a faire et a ne pas faire qui contribuent a ameliorer la planification...
Suivez précisément les données des employés et les coûts de main-d'œuvre
Gagnez du temps grâce à un logiciel de planification des horaires des employés.
N 1- Planifiez votre emploi du temps a l'avance
La planification avancee des horaires de travail peut ameliorer la communication et la coordination entre les membres de l'equipe. Lorsque tous les membres d'une equipe savent quelles taches doivent etre effectuees et quelles sont les echeances concernees, il est plus facile pour les employes de travailler ensemble pour accomplir leur travail efficacement. Cela permet egalement d'eviter les conflits entre les employes quant a savoir qui est responsable de quelle tache.
Une application moderne de planification des horaires des employes peut vous aider a planifier un horaire de travail sans effort. Une application de planification telle que Zip Schedules permet a un responsable de creer des modeles personnalises pour un calendrier. Ils peuvent selectionner une plage de dates, choisir les employes auxquels ils souhaitent attribuer des taches et specifier les taches impliquees. Ils n'ont alors qu'a commencer a pourvoir ces quarts de travail avec des employes disponibles pour travailler.
Cependant, il est important d'avoir un profil a portee de main pour chaque employe afin de reussir avec cette methode. Ces profils incluront la disponibilite, les competences et les qualifications de l'employe. L'application peut egalement vous aider a voir quels employes sont disponibles pour des quarts de travail specifiques, en veillant a ce que chacun dispose d'un nombre d'heures de travail suffisant.
N 2 Automatiser le processus de planification
La creation manuelle d'horaires peut entrainer des erreurs, telles que l'oubli de quarts de travail ou la double reservation d'employes. Un bon logiciel de planification permet de reduire ces erreurs, de sorte que vous pouvez etre sur que votre calendrier est exact.
L'un des principaux inconvenients lies a la tentative de communiquer les quarts de travail par e-mail ou par texto est qu'il s'agit d'un processus plus long et qu'il est souvent source de confusion. Cependant, grace au logiciel de planification des horaires en ligne, les employes peuvent se connecter et consulter leurs prochains quarts de travail en temps reel, et communiquer les modifications ou les mises a jour de l'horaire sans tracas. Cela permet de s'assurer que tout le monde est toujours sur la meme longueur d'onde.
De plus, de nombreuses applications de planification integrent l'horloge, ce qui permet aux employes d'entrer et de sortir directement a partir de l'horaire lui-meme. Ainsi, vous n'avez plus besoin de feuilles de temps papier ou de saisie manuelle des donnees, ce qui vous permet d'economiser encore plus de temps (et d'argent). Il aide egalement les employeurs a garder un oeil sur le temps de leurs employes et a suivre les heures travaillees. Ces informations peuvent etre utilisees pour ameliorer les processus de paie et garantir le respect de la legislation du travail.
Un calendrier organise permet d'augmenter les niveaux de productivite des employes individuels et de l'entreprise dans son ensemble. Lorsque chacun connait ses responsabilites, il est plus facile de travailler efficacement.
N 3. Permettre la flexibilite dans la planification
En ce qui concerne les horaires des employes, il existe de nombreuses bonnes raisons de permettre une certaine flexibilite. Une enquete d'Airtasker revele que les travailleurs ayant des horaires flexibles travaillent 1,4 jour de plus par mois en moyenne que les travailleurs ayant des horaires fixes. D'autres etudes confirment que les travailleurs flexibles sont plus productifs que ceux qui suivent des horaires rigides. Cela est peut-etre du au fait que les travailleurs qui disposent d'une certaine flexibilite sont en mesure de mieux adapter leur horaire pour qu'il corresponde a leur rythme de productivite naturel (par exemple, travailler plus tot ou plus tard que les heures normales, si c'est a ce moment-la qu'ils ont tendance a etre les plus productifs).
Un horaire flexible permet aux employes de mieux controler leur vie professionnelle, ce qui se traduit par une meilleure concentration au travail, une satisfaction et une motivation accrues au travail, ainsi qu'une diminution du stress et de l'anxiete en dehors du travail.
Suivez précisément les données des employés et les coûts de main-d'œuvre
Gagnez du temps grâce à un logiciel de planification des horaires des employés.
N 4. Mefiez-vous d'un modele de planificateur
Une plethore de formats d'horaires peuvent etre utilises pour gerer efficacement un etablissement. Toutefois, avant d'attribuer des quarts de travail, les gestionnaires doivent determiner l'horaire de travail qui correspond le mieux a leur modele d'affaires. Par exemple, une entreprise de developpement de logiciels ou une banque peut n'avoir besoin que de ses employes au travail huit heures par jour, alors qu'un restaurant de restauration rapide aura besoin de cuisiniers de ligne a 4 heures du matin et de nouveau a 16 heures tous les jours. Quels que soient les besoins de l'entreprise, les responsables doivent utiliser un systeme de planification efficace, facile a utiliser, permettant la personnalisation et tenant compte du temps et des besoins des employes.
Les modeles d'horaires gratuits sur les reseaux sociaux et les sites Web coutent un centime par douzaine. Ils peuvent servir l'objectif d'une organisation au debut, mais peuvent creer des problemes majeurs par la suite.
Un planificateur base sur des modeles n'est pas une bonne idee car il n'est pas adapte a votre entreprise, est rigide et ne vous permet pas d'apporter des modifications facilement. N'oubliez pas que vous n'etablissez pas un horaire de cours pour les eleves avec des creneaux fixes pour les mathematiques, les sciences et l'anglais, mais un horaire pour les adultes qui travaillent et qui peuvent avoir de multiples responsabilites. Un modele de calendrier fixe peut ou non tenir compte des besoins specifiques de votre entreprise. Chaque entreprise est differente et a des exigences de planification differentes. Un modele de prototype ne peut pas fournir le niveau de personnalisation necessaire pour creer un calendrier efficace pour le lieu de travail. Un modele ne vous permet pas non plus de modifier ou d'adapter facilement votre emploi du temps si votre emploi du temps actuel ne fonctionne pas bien.
Contrairement aux logiciels de planification, les modeles n'offrent aucune assistance ou assistance sur leur utilisation. Si vous rencontrez des problemes avec un modele, vous serez probablement seul a trouver de l'aide ou des conseils. De plus, un modele peut souvent entrainer des erreurs dans le calendrier. En effet, il est facile de saisir des informations incorrectes lors de l'utilisation d'un modele, ce qui peut etre source de confusion et de frustration pour les employeurs et les employes.
N 5. Evitez les changements d'horaires de derniere minute
Pour ameliorer la gestion des effectifs, il est essentiel de disposer d'un calendrier complet qui ne necessite pas trop de modifications de derniere minute. Ces horaires tiennent compte des demandes de conge et des engagements personnels des employes et disposent toujours d'un plan de secours.
En revanche, les changements de derniere minute dans les horaires des employes peuvent souvent indiquer une mauvaise gestion du temps de la part de l'employeur. Cela peut laisser les employes debordes, surcharges de travail et sous-estimes, diminuant ainsi la productivite.
Les employes dont les horaires sont constamment modifies a la derniere minute peuvent ressentir un niveau de stress accru, ce qui peut avoir un impact sur leur sante et leur bien-etre. Cela peut entrainer de l'absenteisme ou des retards. En fin de compte, cela peut perturber le flux de travail d'un etablissement lorsque les employes commencent a prendre des conges imprevus ou a arreter completement de fumer.
N 6. Ne pas surprogrammer ou sous-programmer les employes
La surplanification et la sous-planification des employes peuvent entrainer de nombreux problemes pour une organisation. Si les employes sont surcharges, ils sont stresses et leur productivite en patit. S'ils ne sont pas planifies, ils s'ennuient et, une fois de plus, la productivite en souffre.
En outre, les horaires trop eleves ou insuffisants des employes peuvent donner l'impression que leur travail n'est pas valorise ou que leur employeur ne se soucie pas d'eux, ce qui entraine une baisse du moral et du ressentiment. Cela affectera leur interaction avec les clients, ce qui entrainera une baisse de leur niveau de satisfaction. Ces employes sont egalement plus susceptibles de quitter leur emploi, ce qui se traduit par des taux de rotation plus eleves pour l'entreprise.
En fin de compte, les resultats financiers de l'entreprise seront affectes. Cela peut etre couteux pour l'entreprise, a la fois en termes de perte de productivite et de couts de formation.
Gardez vos employés heureux
Utilisez des applications mobiles, des listes de contrôle et des technologies numériques pour planifier les horaires des employés.
Contenu à lire absolument
Questions fréquemment posées
Comment creer un planificateur d'horaires?
Il existe plusieurs methodes pour creer un planificateur d'horaires. L'une d'elles consiste a utiliser un modele de calendrier dans un programme de traitement de texte ou de tableur. Une autre methode consiste a utiliser un logiciel de planification.
Comment creer un modele de calendrier dans Excel?
Pour creer un modele de calendrier dans Excel, procedez comme suit- 1. Ouvrez un nouveau classeur dans Excel. 2. Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Nouveau. 3. Sous Modeles disponibles, cliquez sur Horaires. 4. Sous Nouveau, cliquez sur le modele de calendrier que vous souhaitez utiliser. 5. Apportez les modifications souhaitees, puis enregistrez le classeur.
Comment creer un calendrier dans Word?
Il n'existe aucune fonction specifique dans Microsoft Word qui vous permet de creer un calendrier; toutefois, vous pouvez utiliser la fonction de table du programme pour creer une grille qui peut etre utilisee a cette fin. Pour creer un calendrier dans Word, inserez d'abord un tableau contenant le nombre de lignes et de colonnes souhaite. Ensuite, etiquetez les colonnes avec les jours ou les dates appropries et remplissez les cellules correspondantes avec les informations souhaitees.
Quel programme puis-je utiliser pour creer un planning?
De nombreux programmes peuvent etre utilises pour creer un calendrier. Parmi les exemples, citons Microsoft Excel, Google Sheets et Apple Numbers.