Free Employee Scheduling Software | 6 mins read

Les 10 meilleurs outils de planification gratuite

the 10 best free scheduling software tools
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Avant de vous engager a un contrat, faites l'experience avec les 10 meilleurs outils de planification gratuite pour planifier vos employes.

Quiconque a deja planifie des employes ou meme travaille comme un seul, d'ailleurs sait que le processus peut s'averer une source continue de frustration, ce qui entraine des problemes chroniques de planification comme une couverture inadequate, des clients insatisfaits, des absences inattendues, un faible moral et un niveau eleve de chiffre d'affaires des employes.

Pour les nouvelles entreprises, les solutions modifiables peuvent parfois entrainer un cout monetaire au-dela du budget alloue. Dans de telles circonstances, la recherche d'options gratuites pour aider a soulager la lutte souvent associee a la planification des employes est une solution viable mais il est essentiel que les facteurs cles soient pris en compte, d'abord.

L'Ol' Pen and Paper Route

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Nous ne passerons pas trop de temps a enumerer les pieges de l'ancienne methode stylo et papier, meme si de nombreux gestionnaires sont devenus tres aptes a operer dans ce paradigme. Donc, nous allons juste mettre en evidence les bases pour l'instant.

L' un des inconvenients les plus importants de la methode du calendrier ecrit est qu'il est notoirement difficile de produire efficacement dans la distribution de masse.

L' affichage des horaires (sur les tableaux d'affichage de la salle de pause ou meme sur le courrier electronique) suppose que tous les fonctionnaires le verront, tandis que la production de quantites massives et la remise physique de ces exemplaires a chaque individu est evidemment une utilisation inefficace du temps precieux.

Ensuite, il y a des revisions aux horaires qui doivent toujours etre apportees en raison de maladies, de reunions, de formations, etc. Certains ajustements, en particulier pour des raisons personnelles comme les urgences familiales, peuvent mettre une organisation en desordre.

Lorsque ces problemes se posent, il faut reviser le calendrier des jours et parfois des semaines, le processus contre-productif s'ensuit et repartir les employes avec l'horaire nouvellement mis a jour, ce qui aggrave la confusion de tous les interesses.

Caracteristiques a rechercher dans le logiciel de programmation libre

Avec les progres technologiques qui ont ete realises ces dernieres annees, il existe maintenant un logiciel pour pratiquement tout, y compris la creation et la distribution du calendrier des employes. Maintenant, le defi consiste a reduire les options qui aident le mieux a gerer l'efficacite tout en administrant des heures de travail appropriees par quart de travail.

Alors, que peut faire le logiciel de planification des employes pour une organisation?

  • Chaque fois qu'un gestionnaire cree un planning sur la plate-forme, les informations sont automatiquement enregistrees. Cela signifie que les calendriers precedents peuvent etre utilises comme modeles, avec toutes les modifications ou les specificites de l'entreprise entrees par la suite, ce qui permet d'economiser du temps et de l'argent a la societe.
  • Le
  • logiciel de planification des employes distribue instantanement le calendrier final par e-mail et/ou push-notifications, apres avoir ete finalise par la direction. Les notifications telephoniques sont particulierement pratiques a ce jour et a l'age, considerant 92% des Americains entre les ages de 18 a 29 propres smartphones.
  • Les
  • ajustements des gestionnaires peuvent etre effectues rapidement, soit sur un ordinateur de bureau, soit facilement a partir d'une tablette ou d'un smartphone, et des mises a jour immediates sont envoyees aux employes par la suite.
  • Etant donne que l'adoption d'un logiciel de planification des employes reduit la quantite de papier qu'une organisation utiliserait habituellement, reduisant ainsi le gaspillage et les couts de papier.

Top 10 Logiciel d'ordonnancement gratuit des employes Outils d'ordonnancement

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Il y a de nombreux avantages a considerer lorsqu'il s'agit d'outils gratuits d'ordonnancement des employes, qui offrent tous des avantages uniques. Voici le top 10 a considerer en ce qui concerne les avantages et les inconvenients-

1. Microsoft Word
Word a ete modelise avec succes par certains gestionnaires pour l'utiliser pour la planification, mais le logiciel n'a pas ete concu pour simplifier la creation de planification. Bien qu'il s'agisse d'une amelioration certaine par rapport au stylo et au papier, les capacites globales, la distribution en masse et les mises a jour restent problematiques. Cette solution fonctionne mieux pour les entreprises comptant cinq employes ou moins.

2. Microsoft Excel
Concu comme une base de donnees et un outil de comptabilite, il est similaire a MS Word dans sa forme, mais pas necessairement fonctionner, car Excel est beaucoup plus flexible en tant qu'outil de planification des employes que Word. Dans certains espaces de travail, il y a aussi des gourous qui connaissent suffisamment le logiciel et l'utilisent a toutes ses capacites. Neanmoins, il est important de garder a l'esprit que tous les membres charges de creer les horaires des employes doivent maitriser le logiciel utilise.

3. E-mail
Cette modalite resout certains des problemes de distribution que d'autres solutions manquent. Un manager cree simplement le planning via Word ou Excel et l'envoie a tous les membres de l'equipe de leur liste. Elle exige moins de main-d'oeuvre, et les communications atteignent un grand nombre de personnes. Mais le probleme persistant de s'assurer que chaque employe a effectivement vu l'horaire demeure.

4. Dropbox
Sans aucun doute un pas evolutif dans la bonne direction, Dropbox pour la planification des employes peut faciliter la distribution des horaires. A certains egards, il est superieur au courrier electronique parce qu'il peut atteindre ceux qui ne verifient pas frequemment leur courrier. Utilitaire extremement utile, Dropbox est largement utilise dans les communications professionnelles et personnelles. Cependant, le planning doit toujours etre cree via Word ou Excel avant le partage, agissant comme une autre etape du processus par la generation et la distribution a l'aide de plusieurs applications.

5. Google Docs
Google Docs est devenu l'une des plateformes les plus utilisees. Dans le cloud, il s'agit d'un guichet unique repondant a de nombreux besoins organisationnels. Les horaires des employes peuvent etre crees et sauvegardes en ligne avec la direction qui permet a tous les employes de consulter. Tout comme Dropbox, les employes peuvent etre informes depuis la plateforme qu'un nouveau calendrier est disponible, ce qui simplifie considerablement la distribution. En outre, gardez a l'esprit que la mise en forme de Docs peut toujours presenter des problemes car elle etait initialement destinee aux projets bases sur le texte uniquement.

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6. Google Sheets
Google Sheets est le programme de feuille de calcul cloud de Google qui est tres similaire a Excel dans la fonction et le formatage. Des lignes, des colonnes et des cellules peuvent etre utilisees et redimensionnees, et des blocs a code couleur peuvent etre affectes pour designer des groupes, des employes, des taches et des priorites. Google Sheets permet egalement une distribution rapide et facile. Sa facilite de distribution en a fait un choix plus populaire que Google Docs parmi ceux qui recherchent des solutions de planification gratuite.

7. Microsoft
Outlook est une norme dans l'environnement professionnel depuis de nombreuses annees, notamment en partie pour sa fonctionnalite de calendrier. Le calendrier d'Outlook est equipe pour les details de planification, y compris les heures et les jours specifies. Il permet egalement une preparation avancee pour les semaines, les mois et les annees a venir (si besoin est). Les quarts peuvent etre formates en consequence en tant que taches ou rendez-vous sur le calendrier, et ils peuvent etre organises avec des etiquettes personnalisables. L'inconvenient important ici est que Outlook a ete concu principalement pour un usage individuel, de sorte que des defis peuvent survenir lorsque vous essayez de creer plusieurs calendriers avec plus de membres du personnel.

8. Google Calendar Google Calendar
est l'un des outils organisationnels les plus performants, offrant la creation et la distribution de calendriers en ligne et dispose d'un calendrier specialement concu pour la planification. Il partage bon nombre des memes fonctionnalites qu'Outlook et a ete specialement concu pour rationaliser le processus de planification. L'utilisation de Google Calendar elimine la necessite d'utiliser des programmes autonomes de traitement de texte ou de tableur. Comme MS Outlook, malheureusement, il a aussi ete concu pour un usage individuel, mais le calendrier peut etre modifie pour planifier, plusieurs employes.

9. Apps de chat
en groupe Dans le monde de la planification des logiciels et des applications, voici ou commence la veritable innovation. L'un des plus grands defis que rencontre la direction est de distribuer efficacement les horaires a tous les membres de l'equipe. Les penseurs innovants qui s'attaquent a ces questions ont considere que, puisque tant de personnes utilisaient deja des applications de chat de groupe pour communiquer avec leurs amis et leur famille, pourquoi ne pas utiliser ces plateformes sur le lieu de travail. En utilisant des applications, comme Google Hangouts et Slack, les employes peuvent recevoir l'horaire de la semaine en cours et, en cas de conflit, la gestion des messages directement via l'application. Gardez a l'esprit que le planning doit d'abord etre cree a partir d'un autre outil, comme Word ou Excel.

10. Google Drive
Ceci est une autre option gratuite tres utile de Google. Il peut etre utilise de concert avec Word, Excel, Google Docs ou Google Sheets une fois que l'un de ces programmes a ete utilise pour rediger un calendrier. La distribution est relativement simple; les dossiers peuvent etre crees et partages, et les utilisateurs peuvent avoir acces a ces programmes. Les employes peuvent ensuite acceder aux donnees via un navigateur Web sur un smartphone, une tablette ou un bureau. Pour toute son utilite et sa popularite, cependant, il manque encore ces fonctionnalites de creation de calendrier tres importantes que les gestionnaires ont finalement besoin d'utiliser.

Si vous decidez d'acheter...

Lorsque vous envisagez un logiciel gratuit de planification des employes, il est conseille que les gestionnaires et les acheteurs recherchent des sites de produits, ainsi que tout la documentation disponible concernant les examens des clients et les etudes de cas.Les

logiciels libres ont tendance a avoir des limites, et la meilleure facon d'assurer le succes de l'effort est de faire preuve de diligence raisonnable et d'investir dans des logiciels solides.

Zip Schedules est un systeme auto-implemente qui est facile a apprendre et comprend des commodites telles que l'integration simplifiee, une interface intuitive et une application mobile gratuite. Il permet aux gestionnaires de creer et de diffuser des horaires a tous les membres de l'equipe en quelques minutes, ainsi que de communiquer instantanement via des plateformes de messagerie instantanee, ce qui permet de simplifier les echanges de postes et les demandes de temps libre.

Grace a l'application mobile Zip Schedules, les employes peuvent rapidement trouver des collegues pour couvrir les quarts de travail ou demander des modifications aux horaires aux gestionnaires en quelques minutes. Les responsables peuvent approuver ces demandes, modifier les quarts de travail et informer les equipes des changements globaux significatifs tout aussi rapidement.