Logiciel de planification des | 6 mins read

Fonctionnalites a prendre en compte lors de vos achats pour la planification des

features to consider when shopping around for employee scheduling soft
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Le logiciel de planification des employes est un outil precieux pour creer des horaires des employes et administrer le personnel horaire. Il permet de gagner du temps en automatisant le processus de planification avec des fonctions cles pour automatiser les nouvelles notifications de changement de calendrier et de quart, attribuer automatiquement les quarts, creer des cartes de temps, importer des fichiers de paie, et bien plus encore. Les plates-formes de gestion des calendriers eliminent les erreurs humaines et produisent des calendriers coherents tout en augmentant la productivite, la satisfaction des travailleurs et en optimisant les couts de main-d'oeuvre.

En tant qu'employeur, vous etes tous trop familier avec les defis lies a la creation d'horaires d'employes qui gardent votre personnel heureux tout en repondant aux exigences des quarts de travail et en assurant le bon fonctionnement de l'entreprise. Le logiciel de planification des employes est une solution economique pour rationaliser ce processus fastidieux et fastidieux, eliminer les erreurs humaines et minimiser les formalites administratives pour les petites, moyennes et grandes entreprises.

Dans ce guide, nous allons discuter des fonctionnalites les plus importantes a prendre en compte lors de vos achats de logiciels de planification des employes. Nous vous expliquerons egalement en profondeur les innovations, les avantages, les types et les facteurs d'achat dont vous avez besoin pour vous aider a choisir la meilleure solution de planification des employes pour votre entreprise.

Les

the importance of innovation 1588239109 4874

entreprise ont de nombreuses responsabilites au quotidien, et des taches telles que la creation de calendriers peuvent vous eloigner d'autres taches cles. Cela pourrait entrainer une augmentation des couts de main-d'oeuvre, surtout si cela vous amene a embaucher du personnel supplementaire ou a ne pas utiliser votre effectif actuel de maniere optimale.

La planification manuelle sur une feuille de calcul peut couter a un gestionnaire jusqu'a 140 heures par an! C'est une enorme quantite de temps qui pourrait etre consacree a des taches de gestion d'entreprise plus importantes.

Non seulement cela, mais les employes avouent qu'ils perdent jusqu'a 50% de leur temps sur l'horloge lorsqu'ils n'ont pas d'horaire structure. Cela signifie que vous envisagez une perte importante de productivite si votre personnel ne sait pas exactement ce qui doit etre fait.

En outre, offrir aux employes la possibilite de gerer leurs propres horaires stimule le moral et la performance. Il reduit egalement les heures supplementaires imprevues en veillant a ce que les quarts de travail soient couverts adequatement.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

Avantages du logiciel de planification des employes

Qu'est-ce qui fait du logiciel de planification des employes une meilleure option que la planification manuelle? Bien que chaque entreprise soit differente, les entreprises de toutes tailles peuvent beneficier de l'automatisation de leur processus de planification. Voici quelques-uns des principaux avantages du logiciel de gestion des employes-

1. Le logiciel de planification des employes tient automatiquement compte des modifications apportees a la disponibilite d'un employe. Cela elimine des problemes comme le fait de ne pas avoir suffisamment de personnel pour couvrir un quart de travail et les conflits de planification lorsqu'un membre de l'equipe prend des conges planifies. Certaines plates-formes logicielles ont meme des fonctions de changement de vitesse, ce qui permet aux employes d'effectuer des changements de calendrier en temps reel.

2. Ameliore la communication entre la direction et le personnel. Le logiciel de gestion des employes vous permet d'informer l'ensemble de votre personnel lorsque le nouvel horaire est affiche ou que des modifications sont apportees a un horaire existant. Si quelqu'un appelle malade, vous serez en mesure de trouver facilement un membre de l'equipe disponible.

3. Permet de suivre la documentation, de stocker les informations d'identification, les dates d'expiration et bien plus encore pour garantir la conformite. Le logiciel de planification des employes peut vous avertir, vous et votre personnel, de certaines dates de renouvellement importantes et s'assurer que les membres du personnel ayant des justificatifs d'identite expires ne sont pas inscrits au calendrier.

4. Reduit les quarts de travail non couverts. Meme si vous ne serez jamais en mesure de tenir compte des jours de maladie imprevus ou des situations d'urgence, le logiciel de planification des employes reduira les quarts de travail non couverts en gardant une trace des membres du personnel qui sont prets a effectuer un quart de travail avec un preavis court.

5. Optimisation des couts de main-d'oeuvre. Le logiciel de planification permet de suivre le nombre de personnel generalement requis pour chaque quart de travail et de prevoir la demande. Cela reduit au minimum la planification et les heures supplementaires imprevues.

6. Reduit au minimum les plaintes liees a la planification. Les logiciels de planification ameliorent le moral et minimisent les plaintes parce qu'ils disposent d'un calendrier coherent. Il minimise les erreurs dans les demandes de temps libre tout en veillant a ce que chaque quart de travail soit adequatement couvert.

Types de logiciel de planification des

types of employee scheduling software 1588239109 4909

employes Le logiciel de planification des employes se decline en deux types principaux-

  • Static Scheduling- les entreprises ayant des quarts fixes peuvent beneficier d'un logiciel de planification statique. Il fait tourner automatiquement les employes sur deux postes ou plus chaque jour en fonction des periodes que vous definissez. Ce type de logiciel est ideal pour les restaurants et les hotels car il rationalise le processus de planification et maintient automatiquement une trace de la routine.
  • Planification dynamique- Ce type de logiciel est ideal pour les entreprises dont les changements changent constamment en fonction des variations d'emplacements ou de clients. Il est parfait pour les entreprises axees sur le service comme les gardiens d'animaux, les techniciens de reparation d'appareils electromenagers ou les entrepreneurs. Ce logiciel minimisera les conflits de planification en fournissant des mises a jour en temps reel sur les membres de l'equipe disponibles.
Certaines plates-formes accepteront un type de planification ou l'autre, et d'autres feront les deux. Ils offrent generalement deux types de deploiement-
  • Web- Le deploiement base sur le Web permet a la direction d'acceder au logiciel a partir de n'importe quel ordinateur dote d'une connexion Internet. Ce type de service est generalement disponible sur un abonnement mensuel ou annuel, et le prix est base sur la taille de votre personnel et le nombre d'utilisateurs.
  • Sur site ou sur serveur- le logiciel Severbased est installe sur votre serveur et ne peut etre utilise que sur votre reseau prive. Les couts initiaux sont generalement plus eleves avec cette option et vous devrez peut-etre payer pour la maintenance et les mises a niveau a l'avenir. Des sauvegardes manuelles seront egalement requises.

Caracteristiques du logiciel de planification des employes

Voici les fonctionnalites fondamentales a rechercher lors du choix du logiciel de planification des employes-

  1. Apercu de la planification- Permet d'afficher les quarts de travail hebdomadaires, bihebdomadaires et mensuels en un coup d'oeil.
  2. Gestion du travail- Gerez facilement le travail facturable et non facturable, les budgets, les reunions, la charge de travail et les portefeuilles afin d'optimiser la productivite.
  3. Communication en temps reel- utilise la technologie mobile et Internet pour tenir votre personnel informe 24h/24 et 7j/7.
  4. Affectation automatique des quarts- automatise les affectations de quarts pour accelerer le processus de planification.

  5. Permutation de postes- Permet aux employes d'echanger des quarts de travail ou de ramasser les quarts de travail disponibles tout en evitant les heures supplementaires non planifiees et les heures supplementaires imprevues.

  6. Modele de planification- enregistre vos programmes precedents et vous permet de les affiner en fonction des exigences actuelles.

  7. Profil du travailleur- permet de suivre toutes les donnees importantes des employes, y compris les coordonnees et les certifications.

  8. Prevision des ressources- Utilise des algorithmes pour projeter les besoins en personnel en fonction des tendances historiques.

  9. Rapports et analyses- informations et resumes precieux, y compris les rapports financiers, l'exportation de donnees, l'horloge, les couts de main-d'oeuvre, etc.

  10. Integrations- s'integre a votre systeme actuel de gestion de la paie et a d'autres systemes.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

Facteurs d'achat

a prendre en compte Dans ce contexte, voici les principaux facteurs d'achat a prendre en compte lors du choix de la meilleure solution de planification pour votre entreprise-

  1. Considerez la convivialite, en particulier dans les secteurs qui ne sont pas avertis de la technologie.
  2. Affectations de quarts automatiques pour rationaliser le processus de planification.
  3. Planifier le suivi pour l'efficacite.
  4. Valeur et fonction. Envisagez d'ajouter des fonctionnalites premium en fonction des besoins de votre entreprise.
  5. Considerez les defis de planification de votre entreprise et choisissez un logiciel qui les aborde.
  6. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez est compatible avec vos systemes actuels.
  7. L' accessibilite par smartphone est importante pour votre personnel, et la securite est essentielle pour proteger les donnees de chacun.
  8. Les fonctionnalites d'integration sont essentielles, en particulier avec votre logiciel de comptabilite et de paie.
  9. Service client exceptionnel et assistance technique accessible.
  10. Analytics et reporting pour vous aider a optimiser le processus de planification.

 cta content inline and exit intent