Employe Planification | 11 mins read

Guide de planification des employes

guide to employee scheduling
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

La gestion de la main-d'oeuvre de votre entreprise, qu'elle soit petite ou grande, n'est pas facile, notamment lorsqu'il s'agit d'obtenir le bon moment de la planification des employes. De

toutes les ressources a surveiller, le temps peut s'averer le plus complexe et le plus difficile a prendre en charge dans n'importe quelle industrie. Cependant, lorsqu'il est execute correctement, un calendrier de travail bien concu permet une augmentation de la productivite et de la rentabilite. Pour y parvenir, il est essentiel d'utiliser les meilleures pratiques et les logiciels de planification.

Grace aux paysages technologiques que fournit le logiciel de planification des employes, il est maintenant plus facile de creer et de suivre les horaires de vos employes, ce qui est rentable et finalement meilleur pour votre marque.

Que ce soit sur le marche pour mettre a niveau les applications de planification ou pour avoir un apercu des fonctionnalites completes du logiciel de planification, voici un resume detaille de tout ce que vous devez savoir en matiere de planification des employes.

Qu'est-ce que le logiciel de planification des employes?

Le logiciel de planification des employes va au-dela de l'aide de la creation de calendriers.

Dans sa forme la plus standard, il s'agit d'une application qui permet aux gestionnaires de creer des horaires et de les partager avec les employes.

Cependant, la plupart des solutions logicielles offrent des fonctionnalites qui depassent l'utilisation de feuilles de calcul ou les methodes de stylo et de papier datees. Les

fonctionnalites souvent disponibles dans les solutions logicielles de planification des employes incluent-

Creer et partager des calendriers - Le logiciel permet aux gestionnaires de creer des calendriers et de les partager avec les employes sur plusieurs canaux, tels que le courrier electronique, les notifications push mobiles et le materiel lui-meme.

Creer des modeles de postes- les responsables peuvent creer des modeles de postes reutilisables pour gagner du temps lors de la creation de programmes hebdomadaires, ou copier et coller des programmes pertinents des semaines precedentes.

Gestion des demandes de temps libre Les employes peuvent utiliser l'outil pour demander des conges, et ces demandes peuvent etre acceptees ou rejetees par les gestionnaires. Si le conge est accepte, il sera automatiquement enregistre dans l'outil et reflete dans la disponibilite des employes.

Rappels du droit du travail Cette fonctionnalite aide les gestionnaires a rester en conformite avec les dernieres lois du travail en les avertissant s'ils enfreignent une reglementation. Cela permet a la direction de prendre les mesures necessaires pour modifier toute situation douteuse.

Demandes d'echange de postes- permet au personnel de prendre le controle des swaps de postes en traitant les demandes via l'application. L'employe qui cherche a echanger des quarts de travail peut demander a echanger avec un autre employe qui peut accepter ou rejeter la modification. Cela facilite la vie du gestionnaire, car sa seule tache consiste a approuver le changement une fois que les employes ont organise l'echange.

Outils de budgetisation- definissez un budget de main-d'oeuvre quotidien, hebdomadaire ou mensuel et suivez votre proximite depuis l'application. Si vous remarquez que vous etes en train de passer, vous pouvez prendre des mesures pour reduire vos depenses.

Alertes de dotation Les alertes vous indiquent si l'outil estime qu'un quart de travail est insuffisant ou sureffectif. Cela vous permet d'ajouter ou de supprimer des employes des equipes.

Outils de communication Certains outils de planification contiennent des fonctionnalites de communication permettant aux gestionnaires de mettre a jour leurs equipes sur les nouvelles liees a l'entreprise.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

Connaitre les lois

knowing the laws 1587753708 2890

Lors de la planification, vous devez le faire d'une maniere qui respecte les lois du travail dans votre region. Ces lois peuvent varier au niveau national, d'un Etat ou meme d'une ville. Voici quelques facteurs critiques a prendre en compte.

Salaire minimum - Le salaire horaire minimum aura une incidence sur le montant que vous depensez en main-d'oeuvre, et ce taux horaire variera d'une region a l'autre. Et dans certains cas, des types de travail specifiques, comme les emplois ou les travailleurs recoivent des pourboires, peuvent etre payes a un taux inferieur au salaire minimum.

Planification previsible - Les lois de planification previsible sont celles qui visent a rendre le travail plus fiable pour les employes. Il existe plusieurs exigences de planification previsibles differentes et celles auxquelles vous devez adherer dependront de l'etat dans lequel vous etes base. Ces lois peuvent vous obliger a fournir des horaires de travail aux employes a l'avance (souvent deux semaines), a payer les quarts de garde et les changements de quart, et a fournir aux nouveaux employes des estimations de bonne foi sur les quarts de travail que vous leur donnerez.

Pauses - Certains Etats exigent que les employeurs fournissent aux employes qui travaillent pendant un certain nombre d'heures une pause repas. Vous devrez peut-etre aussi prevoir des pauses de repos plus courtes. Si vous embauchez des personnes de moins de 18 ans, vous devrez peut-etre suivre des regles differentes pour ces employes.

Heures supplementaires - La Fair Labor Standards Act exige que les employeurs versent des heures supplementaires a un taux de 1,5 fois le salaire normal pour toutes les heures travaillees sur une limite de 40 heures.

Jours de repos - Certains Etats ont des lois qui garantissent que les employes recoivent au moins une periode de repos de 24 heures par semaine. Dans certains cas, cette moyenne peut etre calculee sur une periode d'un mois. Differents secteurs peuvent egalement avoir des lois differentes.

Conge annuel - Aucune loi federale ou federale n'oblige les employeurs a prevoir des conges payes ou non payes. Les employeurs doivent prevoir des conges de maladie non payes dans certaines situations conformement a la loi federale. Certains Etats et localites ont adopte des lois qui obligent les employeurs a prevoir des conges de maladie payes.

Comment choisir le bon logiciel de planification

Avec toutes les options disponibles, choisir un logiciel de planification des employes n'est pas facile. Cependant, il y a des questions que vous devriez vous poser lorsque vous reduisez vos options.

De quelles fonctionnalites avez-vous besoin?
Le logiciel de planification des employes presente de nombreuses fonctionnalites et avantages. Lorsque vous choisissez un logiciel, pensez vraiment a quelles fonctionnalites vous et votre equipe avez besoin.

Par exemple, si vous voulez de l'aide pour adherer aux lois du travail, une solution logicielle avec un rappel du droit du travail pourrait etre une bonne idee. Ou si vous souhaitez permettre a votre equipe de demander des conges ou des swaps de decalage dans l'application, pensez a rechercher un outil qui fournit ces fonctions.


Le logiciel s'integre-t-il a d'autres outils?
Si vous utilisez deja des outils pour des choses comme le point de vente et la paie, il est logique de choisir un logiciel de planification qui s'integrera a ces outils.

Si vous n'utilisez pas deja d'autres outils, pensez a savoir si vous etes susceptible de le faire a l'avenir au fur et a mesure que votre entreprise se developpe.

Combien d'employes votre entreprise a-t-elle?
Bien qu'une solution soit adaptee a un employeur, une autre peut etre plus appropriee a un autre. Tout se resume aux chiffres et au nombre d'employes.

Certains logiciels sont plus equipes pour les grandes entreprises (environ 200 emplacements ou plus) et utilises au maximum, tandis que les petites entreprises ne necessitent pas toutes les cloches et les sifflets.

Votre entreprise est-elle susceptible de croitre?
Si vous vous attendez a ce que votre entreprise se developpe, vous devez vous assurer que votre logiciel de planification puisse evoluer avec vous. Avec cette reflexion, vous reduirez les chances d'avoir a changer de fournisseur de logiciels plus tard. Considerez si l'outil prend en charge un plus grand nombre d'employes, ainsi que s'il prend en charge plusieurs emplacements.

Combien pouvez-vous vous permettre de depenser?
C' est un point important pour de nombreuses entreprises et tres probablement la question la plus evidente, cependant, beaucoup luttent pour vraiment determiner si le cout en vaut la peine.

Assurez-vous que le cout du logiciel correspond a votre budget et ne sera pas annule par le prix de l'outil.

La solution offre-t-elle un support client?
Lorsque vous choisissez un fournisseur de logiciels, vous voulez savoir que vous ne serez pas laisse a vous debrouiller si quelque chose se passe mal, comme des problemes de service technique. Considerez le niveau de soutien dont vous etes susceptible d'avoir besoin.

Avantages du logiciel de planification des employes Le logiciel

benefits of employee scheduling software 1587753708 7735

de planification des employes presente plusieurs avantages. Les caracteristiques exactes que vous obtenez dependront des fonctionnalites du logiciel que vous choisissez. Ces avantages incluent-

Visibilite budgetaire Le logiciel de planification des employes fournit une vue d'ensemble claire de vos couts de main-d'oeuvre hebdomadaires. Cela vous permet de voir plus facilement combien vous allez depenser en main-d'oeuvre et, si vous etes sur le point de depenser plus que le montant alloue, d'ajuster votre horaire.

Il peut egalement vous aider a economiser de l'argent en montrant ou vous pourriez etre surcharge.

Gagner du temps lors de la creation de programmes Le logiciel de planification permet de gagner du temps en vous permettant de creer des modeles ou de copier les programmes des semaines precedentes, puis d'apporter des modifications au besoin.

Toutes les informations dont vous avez besoin pour creer rapidement un planning sont disponibles dans l'application par exemple, quels employes sont disponibles ou quel est votre budget pour ce poste particulier.

Si vous choisissez un outil avec une application, vous pouvez creer ou ajuster des horaires en deplacement a partir de votre telephone.

Reduire les erreurs de planification Si vous creez manuellement des planifications, vous risquez de faire des erreurs; en fait, vous etes plus enclins a le faire. Le

logiciel de planification des employes empeche que cela se produise en vous avertissant si vous etes en sureffectif ou en sous-effectif un jour donne.

Le logiciel vous permet egalement de suivre la disponibilite des employes, de sorte qu'une personne ne peut pas etre programmee pour travailler pendant un quart de travail qu'elle n'a pas accepte auparavant.

Verifiez la planification n'importe ou- si vous choisissez une solution basee sur le cloud, votre planning sera disponible a tout moment et essentiellement de n'importe ou. En telechargeant l'application sur un appareil mobile, vos employes peuvent consulter leurs horaires pendant qu'ils sont en deplacement ou y acceder depuis un bureau. Les

mises a jour en temps reel garantissent que le calendrier sera le meme partout ou vous y accedez.

Respecter la disponibilite des employes Le logiciel de planification des employes suit les demandes de vacances et de conges afin que vous puissiez toujours etablir des horaires en fonction des personnes disponibles a ce moment.

J' ai cree la responsabilite des employes Le fait d'avoir votre emploi du temps en un seul endroit accessible n'importe ou, sur n'importe quel appareil renforce la responsabilite des employes.

Il permet egalement aux employes d'assumer leurs responsabilites lorsqu'il s'agit de demander des swaps de travail ou des jours de conge. Au lieu d'assumer le role de la direction de trouver un remplacant, cela revient aux employes. Une

responsabilisation accrue et des calendriers plus clairs reduisent egalement l'absenteisme.

Eviter les violations du droit du travail Il existe une myriade de lois du travail auxquelles les entreprises doivent adherer. Un glissement, et vous pourriez atterrir une grosse amende, remplie d'effets durables qui pourraient nuire a votre entreprise indefiniment. Le

logiciel de planification des employes peut aider a prevenir de tels resultats en alertant la direction des violations potentielles ou imminables du droit du travail.

Eviter les conflits de planification Les outils de planification des employes vous aident a eviter les conflits de planification en fournissant une visibilite sur le statut de chaque membre de l'equipe, en indiquant qui travaille actuellement, planifie et leur disponibilite.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

Les dernieres technologies et tendances en matiere de planification des employes

Voici quelques-unes des dernieres avancees technologiques et tendances a surveiller dans les logiciels de planification des employes.

Outils bases sur le nuage Les outils bases sur le nuage sont ceux dans lesquels les informations de planification sont stockees en ligne. Toute personne ayant acces a l'application ou au programme peut acceder au planning, et les mises a jour sont immediatement repercutees sur tous les appareils. Ces outils permettent egalement une communication en temps reel.

Applications pour smartphones La technologie Cloud a permis aux fournisseurs de logiciels de planification de creer des applications mobiles pour leurs produits.

Les employes peuvent telecharger l'application pour voir leurs horaires, ainsi que les jours de conge de demande. Les notifications peuvent egalement etre envoyees en temps reel pour informer s'il y a un changement dans l'horaire ou si un autre employe cherche a obtenir un quart de travail couvert.

Les gestionnaires beneficient egalement de l'application, car ils peuvent apporter des modifications a la planification pendant qu'ils sont en deplacement. Vous pouvez definir des autorisations d'application afin que l'equipe de gestion puisse modifier la planification, tandis que les employes ne peuvent l'afficher que.

Technologie predictive La technologie de prevision predit l'effectif necessaire a chaque quart de travail. Avec cette technologie predictive, vous eviterez la surplanification et/ou la sous-planification, ce qui vous permettra d'economiser des tonnes de couts de main-d'oeuvre.

Integration des outils Les outils de planification des employes sont plus efficaces lorsqu'ils fonctionnent de facon transparente dans le reste de votre entreprise. Les outils de planification qui peuvent s'integrer au systeme de PDV, au logiciel de paie et au logiciel de suivi du temps signifient que vous n'avez pas a deplacer manuellement les donnees d'une plate-forme a une autre.

 cta content inline and exit intent