Modèle de calendrier des employés Excel | 6 mins read

Pourquoi est-il temps d'abandonner ce modèle de planification des employés Excel

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Présentation du modèle de calendrier des employés Excel

Traditionnellement, les entreprises et les restaurants utilisaient un modèle d'horaire des employés Excel pour la planification des équipes. Cette méthode exige du temps et de la diligence, car les gestionnaires devraient évaluer manuellement la disponibilité des employés, les coûts de main-d'œuvre et les ventes. Le travail manuel entraîne souvent des erreurs et des erreurs, telles que les heures supplémentaires accidentelles, la non-conformité du travail et les conflits de planification. En retour, ces inexactitudes exposent l'entreprise à un risque d'augmentation des coûts, d'amendes et d'une diminution du moral des employés.

C' est pourquoi de nombreuses organisations adoptent des planificateurs automatisés pour remplacer les modèles d'horaire de travail des employés Excel. Selon les statistiques, 69% des restaurants utilisent de multiples formes de technologie, notamment des systèmes de planification en ligne. Les nouveaux outils technologiques aident à optimiser les opérations commerciales et à pousser les marques à rester en avance sur la concurrence.

Jetez votre modèle de planification des employés Excel

Avec certaines des avancées technologiques actuelles, telles que le cloud et l'automatisation, les entreprises n'ont plus besoin d'Excel pour la planification. Bien que ces modèles aient jadis été la meilleure façon de planifier les employés horaires, ils sont devenus longs et laborieux. Les établissements qui utilisent encore des modèles Excel doivent tenir compte des raisons suivantes pour expliquer pourquoi ils doivent se moderniser.

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Ce n'est pas mobile

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Presque tout le monde utilise un smartphone pour naviguer sur le web et communiquer. Il est pratique et permet aux gens de travailler en déplacement. Contrairement aux derniers outils de planification, les feuilles de calcul Excel ne s'adaptent pas à cette accessibilité mobile. Les gestionnaires et les employés ne peuvent pas accéder à leurs derniers horaires Excel à partir de leurs applications mobiles. Au lieu de cela, ils doivent passer par leurs e-mails et leurs pièces jointes récentes.

De nombreuses entreprises imprimeront également leurs feuilles de calcul et les afficheront au bureau ou au restaurant. Mais cela exige que le personnel se trouve à un endroit précis pour voir ses jours de travail. Cette inaccessibilité et cet inconvénient peuvent prendre beaucoup de temps hors de la journée d'une personne.

Aucune fonctionnalité de notification

Les modèles de planification de travail Excel n'ont pas de fonction d'alerte ou de notification. Cela signifie que les employés ne peuvent pas configurer de rappels de quarts pour leurs prochains jours de travail. Au lieu de cela, les membres de l'équipe devront saisir manuellement leurs heures de travail dans leurs calendriers personnels et créer leurs propres rappels. Cela peut conduire à des erreurs, qui entraînent par la suite un retard ou un absentéisme.

Fonctionnalités limitées

Contrairement aux nouvelles solutions de planification des employés, les modèles Excel ne peuvent pas gérer les swaps de décalage ou les demandes de temporisation. Les gestionnaires doivent plutôt recueillir manuellement ces demandes de renseignements et ajuster eux-mêmes le calendrier. Ensuite, ils doivent réimprimer le nouveau calendrier et l'envoyer à chaque membre du personnel. Ce processus peut souvent être retardé en raison d'une mauvaise communication, ce qui fait que les employés ne reçoivent pas les ajustements rapidement comme ils le devraient.

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Interface compliquée

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Les modèles de feuille de calcul Excel ont différents formats et tables que les utilisateurs peuvent utiliser. Cela peut être déroutant pour le personnel et les gestionnaires qui ne comprennent pas Excel. Par conséquent, il peut être compliqué pour eux de créer des calendriers et des disponibilités d'entrée. À mesure qu'ils consacrent plus d'attention à travailler sur le modèle, ils perdent un temps précieux qu'ils auraient pu utiliser sur d'autres projets.

Communication désorganisée

Les employés ne peuvent pas communiquer avec les gestionnaires via Excel. Au lieu de cela, ils devront envoyer un courriel, envoyer des SMS, appeler ou écrire un message aux superviseurs concernant leur horaire. Ce système peu lacklustre peut provoquer des messages incorrectement relayés ou négligés globalement. En outre, cela conduira à des erreurs de communication et tout le personnel ne sera pas efficacement dans la boucle.

Ralentit l'activité

Le système Excel ne compile pas ou n'évalue pas automatiquement les données métiers. Les responsables doivent le faire manuellement afin de créer des calendriers. Cela signifie qu'ils devront passer des heures à saisir manuellement des données, à examiner les coûts de main-d'œuvre et à organiser les disponibilités. Si un employé dit qu'il ne peut pas effectuer un quart de travail précis à la dernière minute, les gestionnaires devront relancer ce processus laborieux.

Races Silos de données

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Les silos de données se réfèrent aux cas où les mesures clés sont isolées d'autres nombres importants. Excel contribue aux silos de données car il ne peut pas être intégré à d'autres outils. Essentiellement, les informations contenues dans Excel ne peuvent pas être synchronisées avec les données de paie, de fréquentation ou de suivi du temps. Pour supprimer ces silos, les gestionnaires devront intégrer manuellement les données ou saisir les mesures dans les systèmes disparates.

La gestion de plusieurs emplacements est difficile

Les opérateurs qui doivent gérer plusieurs emplacements de briques et de mortiers auront un temps difficile à planifier via Excel. Ils devront planifier les employés plusieurs fois, ce qui prend déjà beaucoup de temps. Cela devient plus difficile s'ils ont des membres de l'équipe qui travaillent à plus d'un endroit parce qu'ils ne peuvent pas être réservés en double.

Erretes faciles

Selon des études de cas, 88 % des feuilles de calcul Excel comportent des erreurs. Cela est dû au fait que la saisie manuelle des données exige de la diligence. Toute erreur d'entrée ou de faute de frappe peut facilement rendre un calendrier inutile ou entraîner une augmentation des coûts de main-d'œuvre.

Employés malheureux

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Les inconvénients de l'utilisation d'un modèle d'horaire de travail sur Excel peuvent entraîner une diminution du moral. Par exemple, les conflits d'horaire, les erreurs et l'inaccessibilité peuvent augmenter le stress en milieu de travail, Il peut également causer le personnel à se sentir non évalué, surtout si leurs demandes de congé et les disponibilités ne sont pas prises en compte efficacement.

Les planificateurs en ligne ont plus d'avantages

Les logiciels de planification des employés, tels que les horaires Zip, offrent plus d'avantages et rationalisent le processus de planification. Zip Schedules est un système automatisé qui assure une planification optimale des quarts de travail et des horaires sans conflit. Les entreprises abandonnent des feuilles de calcul Excel pour ces solutions basées sur le cloud en raison de leurs nombreuses fonctionnalités intégrées. Par exemple, le logiciel Zip Schedulings est compatible avec les applications mobiles, outils de communication, planification automatique, suivi des coûts de main-d'œuvre, échange de postes et ajustements de planification intégrés à l'application. Grâce à ces modules, la direction peut gagner du temps et de l'argent et stimuler le moral.

Modèle de calendrier des employés d'Excel

  • Les techniques de planification des employés Excel sont obsolètes, fastidieuses et laborieuses.
  • L' utilisation de modèles d'horaire de travail Excel pour la dotation présente de nombreux autres inconvénients, tels que l'inaccessibilité, les erreurs et les silos de données.
  • Les entreprises devraient plutôt utiliser un logiciel de planification en ligne pour rationaliser leur planification des quarts de travail.
  • Les outils, tels que Zip Schedulings, automatisent la planification et offrent des fonctions avancées, telles que des outils de communication, des applications mobiles et des rapports de données.

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