Modèle de calendrier de quarts d'employé | 6 mins read

Meilleures astuces pour créer un modèle d'horaire de quart d'employé

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introduction au modèle de calendrier des quarts d'employés

La création d'un horaire d'employé peut prendre beaucoup d'heures de travail. En effet, les gestionnaires doivent évaluer les disponibilités des employés, les budgets de main-d'œuvre et la demande. Pour rationaliser le processus de planification des quarts, les propriétaires d'entreprise devraient établir un modèle de calendrier de quarts de travail des employés. Grâce à cette composante, les gestionnaires peuvent établir un horaire hebdomadaire de quarts de travail cohérent et répondant aux besoins de l'entreprise, ainsi qu'aux préférences du personnel. Elle limitera également les conflits et les erreurs de planification, ce qui protégera ensuite les résultats financiers de l'entreprise.

Comment élaborer un modèle de calendrier de quarts d'employés

Pour créer un modèle de calendrier de quarts d'employés, les responsables doivent commencer par créer une table. Ils peuvent le faire à l'aide d'une feuille de calcul Excel ou de Google Sheets. Ou ils peuvent profiter des outils de planification en ligne, qui est la méthode de dotation la plus moderne et la plus avancée. La plupart des solutions de planification fourniront des modèles et des mises en page personnalisables pour les propriétaires d'entreprise. De toute façon, lors de la création d'une table, les gestionnaires devraient envisager d'inclure les étapes suivantes.

  1. Créer une feuille de calcul

Il est recommandé de commencer par une feuille de calcul vide afin qu'elle soit plus facile à personnaliser.

  1. Créer des en-têtes de colonne
Ensuite, créez un en-tête pour chaque colonne afin de définir son contenu. Par exemple, la première colonne peut être des noms d'employés, tandis que la seconde concerne les numéros d'identification des employés. Les colonnes suivantes doivent être étiquetées pour les jours de la semaine.

  1. Lignes d'étiquettes
Pour le reste des modèles de planification de travail, les gestionnaires doivent étiqueter les lignes avec les heures de travail. Il est important d'indiquer les heures de matin et d'après-midi pour éviter les erreurs.

Toutes les entreprises auront des besoins et des préférences différents ; par conséquent, les modèles peuvent varier selon les entreprises. Les gestionnaires devraient envisager un modèle d'horaire de travail qui convient le mieux à leur système de paie et à la lisibilité. Voici quelques conseils et pratiques exemplaires que les exploitants devraient utiliser pour établir le meilleur modèle et l'horaire hebdomadaire.

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Déterminer les positions nécessaires

Les gestionnaires doivent décider quels postes ils ont besoin pour chacun de leurs quarts de travail. Par exemple, il peut ne pas être rentable d'avoir un barman qui travaille des quarts de petit-déjeuner en semaine. Il peut être rentable, cependant, de faire travailler plusieurs barmen les vendredis et samedis. En déterminant les quarts de travail nécessaires par jour, les gestionnaires peuvent personnaliser un modèle pour chaque poste.

Soyez diligent pour les vacances

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Bien que les modèles d'horaire soient parfaits pour les jours de travail réguliers, ils peuvent ne pas refléter bien les événements spéciaux et les jours fériés. Les concerts, les événements sportifs et les vacances peuvent entraîner une forte demande et un plus grand nombre de clients que d'habitude. Les gestionnaires doivent être au courant de tous les événements et ajuster les horaires en conséquence. Cela garantira la qualité du service à la clientèle et la rentabilité.

Planifier le bon employé pour le bon travail

La planification d'une hôtesse pour un poste de cuisson en ligne peut entraîner un retard significatif dans le flux de travail et le service. Par conséquent, la direction doit s'assurer qu'elle planifie le personnel pour son poste respectif. Il serait utile d'inclure la spécialité ou le nom du poste d'un membre de l'équipe sur un modèle afin d'éviter les erreurs de planification.

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Étudier les membres de votre équipe

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En connaissant les forces et les compétences des membres de l'équipe, les gestionnaires peuvent créer des horaires de façon efficace. Il les aidera également à organiser des équipes productives qui contribueront à stimuler la production. Certaines choses que les propriétaires d'entreprise devraient étudier comprennent les certifications des employés, le statut à temps partiel et à temps plein, et le type de personnalité. Ils devraient également se pencher sur leurs compétences et leurs forces, comme leur capacité à gérer de gros volumes de clients.

Envoyer rapidement les horaires des employés

La création et l'envoi à l'avance des horaires de travail des employés permettront aux membres du personnel de planifier leur vie en conséquence. Les experts recommandent de distribuer les horaires de travail au personnel au moins 2 semaines à l'avance. De cette façon, les employés peuvent replanifier, échanger des quarts de travail ou trouver des couvertures rapidement. Cela évite une surcharge de demandes de temps libre, d'échange de décalage et de modifications de dernière minute.

Travailler avec les préférences des employés

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Lors de l'établissement des horaires de travail, les gestionnaires doivent respecter autant que possible les disponibilités des employés et les préférences de quarts de travail. Cette pratique exemplaire stimulera la satisfaction professionnelle, le moral et la productivité du personnel. Pour faciliter ce processus, les responsables peuvent demander aux employés d'entrer leurs disponibilités dans une feuille de calcul basée sur le cloud. De cette façon, toutes les informations clés et les demandes de congé en temps réel sont centralisées.

Créer un plan B

La vie se produit et les employés peuvent ne pas être en mesure d'entrer dans leur quart de travail. Parfois, ils peuvent trouver leur propre couverture, alors que d'autres fois ils n'ont pas assez de temps. Les gestionnaires peuvent empêcher ces instances de se produire en ayant un calendrier de sauvegarde. Cela implique de créer des modèles de planification des employés avec des personnes qui sont disponibles pour effectuer certains quarts de travail, au cas où le programme d'origine ne fonctionnera pas. Le plan B peut aussi comporter une liste de personnes-ressources avec des candidats approuvés qui n'ont pas été embauchés ou des employés antérieurs qui ont accepté de venir de temps à autre.

Modèle de calendrier des postes de travail des employés

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  • Un modèle de calendrier de quarts de travail des employés aidera les gestionnaires à organiser leurs affectations de quarts et à créer des horaires de travail hebdomadaires plus rapidement.

  • Les entreprises et les restaurants peuvent créer des modèles à l'aide d'une feuille de calcul ou mettre en œuvre un logiciel de planification des employés.

  • Les modèles de planification comportent généralement des colonnes et des lignes pour indiquer quel employé travaille quel poste.

  • Parmi les meilleures pratiques pour créer le meilleur modèle d'horaire de travail des employés, mentionnons le respect des disponibilités et la connaissance des jours fériés.

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