Logiciel de planification des employés | 7 mins read

Qu'est-ce que le logiciel de planification des employés et pourquoi est-ce important ?

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introduction au logiciel de planification des employés

Les petites entreprises et les entreprises traversent une transformation numérique avec de nouveaux outils technologiques. Selon les statistiques de 2019, 85 % des propriétaires de petites entreprises affirment que la technologie favorise le succès. Avec les bons logiciels et solutions numériques, les entreprises peuvent améliorer leurs performances et stimuler leur croissance de manière exponentielle. L'un de ces outils est le logiciel de planification des employés.

Les exploitants et les propriétaires laissent derrière eux leurs feuilles de calcul et mettent en œuvre un logiciel pour planifier les employés. La planification automatisée place les entreprises à l'avance sur le marché concurrentiel, car elle permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d'améliorer l'engagement des employés. Il n'est pas étonnant que la taille du marché des logiciels de planification atteigne 770,2 millions de dollars d'ici 2026.

Qu'est-ce que le logiciel de planification des employés ?

Le logiciel de planification des employés est un système de gestion de la main-d'œuvre qui automatise le processus de planification des équipes. La solution basée sur le cloud planifie les employés de manière optimale, évitant ainsi efficacement le sureffectif et le manque de personnel. Une petite entreprise ou une grande entreprise peut également utiliser des outils de planification par équipes en ligne pour gérer leurs employés horaires et évaluer les niveaux de productivité. Voici quelques-unes des principales fonctions de planification des logiciels les plus performants.

  • Planification automatique - Le logiciel gère automatiquement la disponibilité des employés, la conformité de la main-d'œuvre et les coûts de main-d'œuvre pour garantir des horaires de travail optimaux.
  • Application mobile - Les fournisseurs de logiciels de planification peuvent proposer des applications mobiles, permettant aux utilisateurs d'accéder ou de créer des horaires via leur téléphone. Certaines plateformes fourniront des applications mobiles gratuites dans le cadre de leur forfait.
  • Horloges de temps - Les employés peuvent repérer et suivre le temps en chargeant les horloges sur leur smartphone ou leur bureau.
  • Alertes et notifications automatisées - Les utilisateurs peuvent configurer des alertes sur leur téléphone, telles que des rappels de décalage.
  • Modèle de planification - Les gestionnaires peuvent rapidement créer des calendriers à l'aide des modèles de planification du logiciel ou en personnaliser un pour leur entreprise.
  • Intégrations tierces - Les meilleurs outils de planification des employés peuvent être intégrés à d'autres systèmes d'entreprise, tels que les logiciels de paie et de RH.
Les solutions de planification avec ces modules permettent de rationaliser et d'optimiser les fonctions de l'entreprise. Par exemple, grâce aux intégrations, les gestionnaires peuvent gagner du temps et simplifier le processus de paie et de rémunération des employés. Au lieu de saisir manuellement des données dans un système disparate, ils peuvent envoyer des données d'un clic sur un bouton. Parmi les autres avantages importants liés au recours aux responsables de l'horaire des employés, mentionnons les facteurs suivants.

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1. Ajuster les horaires en toute simplicité

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Le logiciel de planification du temps facilite la modification des horaires. Les membres du personnel peuvent envoyer des demandes de congé en temps réel, échanger des quarts de travail ou récupérer des équipes ouvertes via leur application mobile. Une fois que les gestionnaires auront approuvé les demandes de renseignements, le système ajustera automatiquement le calendrier en conséquence. Il recueille également des données sur les disponibilités ; par conséquent, la direction n'a pas à se soucier des conflits de planification.

2. Gagner du temps de

Les calendriers traditionnels manuscrits et tableurs peuvent prendre beaucoup de temps. En fait, les études montrent que la planification manuelle entraîne une perte de 20 % de leur temps par les gestionnaires. Mais avec un système logiciel, perdre du temps est une chose du passé. La solution est intuitive et proposera les meilleures équipes et les tâches de quart. Cela permet aux gestionnaires de gagner du temps et de gagner leur énergie cérébrale pour d'autres tâches clés.

3. Communication ouverte

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Les systèmes de planification du personnel disposent généralement d'outils de communication intégrés, tels que la messagerie d'équipe, les annonces et les tableaux de bord. Cela permet aux employés de rester connectés les uns avec les autres et garantit que tout le monde est au courant. Les responsables peuvent également diffuser des alertes concernant les changements d'horaire de travail, les nouvelles heures de travail et les nouvelles de l'entreprise. Ces notifications peuvent être envoyées par e-mail, SMS ou application mobile. Cela garantit que l'information est relayée efficacement et contribue à améliorer l'engagement des employés.

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4. Réduire l'absentéisme et le retard des employés

Les outils de planification des quarts de travail des employés ont des notifications automatisées pour rappeler aux employés leurs quarts de travail à venir. La fonction de notification réduira effectivement l'absentéisme et le retard. Il permet également aux membres de l'équipe de trouver une couverture en cas d'urgence imprévue. Cela garantit que lorsque le personnel ne peut pas entrer en travail, les opérations commerciales ne seront pas retardées.

5. Suivre les règlements du droit du travail

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La planification manuelle des équipes peut s'avérer difficile parce que la direction doit s'assurer qu'elle respecte les réglementations fédérales et étatiques. Toute erreur de conformité peut entraîner des amendes, des pénalités et des poursuites judiciaires. Un outil de planification empêchera cela avec sa gestion du droit du travail et des rappels. Ces caractéristiques sont généralement équipées des dernières normes, mais les propriétaires peuvent également entrer les règlements. Par exemple, ils peuvent configurer un rappel pour éviter les heures supplémentaires.

6. Centraliser les informations sur les données

Une solution logicielle de planification compilera des données concernant les coûts de main-d'œuvre, les performances des employés, le suivi du temps et la présence. Lorsqu'ils sont synchronisés avec d'autres systèmes d'entreprise, tels que les outils de PDV, de paie et de ressources humaines, les gestionnaires peuvent centraliser toutes les mesures précieuses en un seul endroit. Cela enrichit les informations sur les données et améliore les rapports. Par exemple, ils peuvent découvrir des employés les plus performants et des équipes efficaces. Grâce à ces informations, ils peuvent améliorer les décisions de planification et la gestion de projet.

7. Réduire et contrôler les coûts de main-d'œuvre

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Les systèmes de planification ont des dépenses de main-d'œuvre et un suivi budgétaire. Ils sont également équipés d'outils de prévision de la main-d'œuvre. Ces modules aideront les gestionnaires à contrôler les dépenses de main-d'œuvre, à rester dans les limites de leurs moyens et à établir des calendriers rentables. De plus, il leur donnera une visibilité sur la façon dont ils peuvent réduire efficacement leurs dépenses, par exemple les changements à supprimer.

8. Économisez

Les techniques traditionnelles de planification nécessitent souvent de travailler sur Excel, d'imprimer les horaires des employés et de les publier dans des salles de pause. Cela prend non seulement beaucoup de temps, mais il est également insoutenable. Cela est particulièrement vrai si la direction doit réimprimer les calendriers chaque semaine ou à tout moment qu'elle doit apporter des modifications. Cependant, avec les logiciels et les applications mobiles, les propriétaires peuvent envoyer des horaires directement aux téléphones de leurs employés en quelques minutes. Les fournisseurs de logiciels proposent également ces systèmes sans frais initiaux ni contrats à long terme, ce qui permet aux entreprises d'économiser de l'argent à long terme.

Principaux éléments à retenir pour le logiciel de planification des employés

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  • Le logiciel de planification des employés est un outil en ligne que les marques peuvent utiliser pour automatiser le processus de planification.
  • De plus en plus d'entreprises adoptent le meilleur logiciel de planification des employés pour rester compétitifs et optimiser leurs processus.
  • Une application de planification est généralement dotée de fonctionnalités avancées, telles que la planification automatique et les outils de communication.
  • Les principaux avantages des applications de planification des employés incluent la simplification de la dotation en personnel, la communication en équipe et la garantie de la conformité.

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