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Solutions logicielles de planification du personnel pour les petites entreprises

staff scheduling software solutions for small businesses
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Une coordination efficace est l'un des aspects les plus difficiles pour de nombreuses entreprises, y compris les startups et les marques etablies, a executer.

Le fait est que la coordination d'un horaire solide des employes peut etre une tache ardue car il y a un manque de certitude que tous vos employes respecteront votre horaire.

Tous vos employes ont leur propre vie en dehors du travail et leur propre horaire personnel a suivre. Par consequent, la creation d'un horaire ou d'un plan de travail sans tenir compte de la disponibilite, des plans ou des engagements preferes de vos employes pourrait declencher de nombreux problemes a l'avenir, tels que le transfert de leurs fonctions a un autre employe et le surmenage ou le fait de ne pas etre couvert par les employes qui choisissent de ne pas montrer pour des quarts de travail parce qu'ils avaient deja des engagements anterieurs fixes.

C' est pourquoi vous devez rechercher les meilleures solutions de planification du personnel qui contribueraient a ameliorer les performances de vos employes et la productivite de votre entreprise.

Voici quelques facteurs a prendre en compte lors de la recherche du meilleur logiciel de planification du personnel

Options de planification

multiple scheduling options 1572041195 9591

Selon le type d'entreprise que vous executez, il peut y avoir des jours ou les ventes sont plus elevees que les autres.

Par exemple, si vous gerez un bar, vous aurez probablement besoin de plus d'employes travaillant les soirs de fin de semaine que de midi pendant la semaine de travail.

Par consequent, le planificateur de personnel que vous selectionnez doit disposer de plusieurs options de planification pour affecter des roles ou des taches a des intervalles differents.

L' objectif global est de simplifier le processus de planification. Les taches et taches peuvent etre assignees sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Vous pouvez egalement l'etendre aux postes dans lesquels les employes ont tendance a etre plus competents.

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Le monde est maintenant connecte via le web, ce qui permet aux gens de n'importe ou, du monde entier, d'interagir les uns avec les autres sur Internet.

La mobilite est egalement essentielle, et cela a ete realise avec la proliferation des applications mobiles.

Par consequent, le logiciel de planification du personnel que vous choisissez devrait egalement avoir un mobile.

Cela permet a vos employes d'acceder facilement a leurs horaires a partir de leur telephone mobile, ainsi que de demander des modifications, s'ils en ont besoin.

Uneclabousser les capacites de planification des

group scheduling capabilities 1572041195 9874

Il peut y avoir des moments ou des taches qui exigent l'attention et le travail de plus d'un employe. C'est la que la planification des groupes entre dans l'image.

Si vous avez des taches ou des projets qui exigent l'attention de plusieurs employes, alors utiliser un logiciel de planification de personnel dote de la fonction de planification de groupe ne serait pas une mauvaise idee.

Vous pouvez egalement classer, rationaliser et envoyer les horaires a votre equipe en groupes. Ce faisant, vous n'impliquez que les parties liees et ne causez pas de confusion a d'autres personnes qui ne sont pas impliquees dans le projet.

C'est une chose de decider d'obtenir un planificateur pour reglementer la mise en oeuvre des calendriers et une autre chose d'en obtenir un qui garde une trace de l'avancement des projets, aussi bien.

Certains employes peuvent s'ecarter des taches qu'ils ont a accomplir et se distraire en achevant le projet en temps opportun.

A cet egard, il est ideal de choisir un logiciel de planification du personnel dote de fonctions de suivi du temps et de suivi des presences . Bien que le suivi des presences confirme si les employes affectes a un ou plusieurs projets sont disponibles a l'heure indiquee, le suivi du temps s'assure qu'ils respectent les objectifs du projet en offrant des mises a jour en temps reel sur l'avancement des projets.

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Le temps libre approuve devrait egalement etre mis en place dans le programme d'etablissement des horaires et empecher tout employe d'etre inscrit a l'horaire pour un quart de travail auquel il avait deja ete autorise a ne pas travailler.

Les conges payes pour les employes peuvent consister en un conge de maladie, en une seule journee ou en un conge paye (PTO). Le

PTO differe des autres options en ce sens que les employes peuvent toujours etre remuneres sans etre physiquement presents au travail. La PTO par rapport aux autres jours de conge exoneres varie selon que les employes sont a temps plein ou a temps partiel.

Desactiver l'echange de decalage

independent shift swapping 1572041195 4133

Meme apres que les employes ont soumis leur disponibilite, cela peut arriver a l'occasion ou un employe ne peut pas s'engager dans un quart de travail prevu.

Cela pourrait etre pour des raisons personnelles, allant de la maladie a un voyage de derniere minute; peu importe la raison de refuser un quart de travail, il est benefique que la direction permette aux employes d'echanger des quarts de travail les uns avec les autres le cas echeant.

C' est pourquoi votre logiciel de planification de personnel prefere devrait etre dote d'une fonction d'echange de postes, qui permet aux employes de demander et de confirmer les echanges de postes entre eux.

Une fois que cela a ete determine, un gestionnaire peut approuver ou refuser les modifications du calendrier.

Vous devez egalement considerer le cout. Il est important de noter que le cout n'est pas necessairement correle avec les capacites et les produits livrables offerts, mais il est utile de garder a l'esprit lors de la selection d'un logiciel de planification du personnel.

Si vous etes plus vieux dans vos pratiques de planification et peut-etre sceptique quant a la conversion vers des systemes automatises, vous pouvez utiliser la version d'essai ou gratuite du logiciel (si elle est offerte) pour tester les fonctionnalites avant d'acheter la version premium ou payante.

Pixabay Licence Conseils

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Il y a certaines choses que vous devez faire en tant que proprietaire ou gestionnaire d'entreprise si vous voulez ameliorer l'horaire de travail de vos employes

Connaissez votre equipe
Dans quelle mesure connaissez-vous vos employes? Les facteurs a prendre en compte dans ce cas sont leur nom, leur personnalite et leurs competences dans differents domaines. En gardant ces elements a l'esprit, vous pouvez toujours choisir le bon candidat pour effectuer une tache en temps voulu.

Etablir un bon modele de communication
Heureusement, le logiciel de planification du personnel est souvent livre avec des systemes de communication integres pour envoyer des messages dans l'application.

Vous pouvez egalement utiliser d'autres supports pour communiquer efficacement avec votre personnel, comme la messagerie texte. Cependant, les outils internes permettent de mieux securiser les renseignements personnels des employes et sont recommandes par rapport a toute autre chose.

Diffurer l'horaire a temps
La diffusion de l'horaire a temps aiderait les deux parties la direction et les employes.

En publiant l'horaire a temps, les employes sont en mesure de gerer leur vie a l'exterieur du travail afin de mieux se preparer a leurs prochains quarts de travail.

Idealement, la publication d'un nouvel horaire une semaine ou deux a l'avance est parfaite pour donner aux employes suffisamment de temps pour apporter les modifications necessaires a leurs activites preselectionnees ou demander des modifications si necessaire.

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