8 fantastic benefits of using scheduling software

Last Updated On July 08, 2020 / Written By Michelle Jaco

8 Avantages fantastiques de l'utilisation du logiciel de planification

En raison de la nature de l'entreprise et des besoins en constante evolution, beaucoup de temps precieux est pris lors de la creation des horaires des employes. Dans cet article, nous allons discuter des nombreux avantages associes a la conversion a des pratiques de planification automatisee.

En tant que proprietaire d'une petite entreprise, vous portez probablement beaucoup de chapeaux, car votre attention est necessaire 24 heures sur 24.

De temps en temps, vous devez etre PDG, puis directeur general, responsable RH ou comptable, ainsi que la multitude d'autres titres. Vous etes le seul decideur et le temps que vous consacrez a votre entreprise determinera son succes.

Avec les nombreuses avancees technologiques, il est devenu plus facile pour les entreprises d'automatiser certaines de ces activites. L'utilisation d'applications de planification pour vous aider a determiner les besoins en personnel de votre restaurant d'une semaine a l'autre est un excellent moyen d'alleger votre charge de travail.

Les applications de planification sont egalement ideales pour fixer des rendez-vous individuels avec vos employes pour verifier comment ils se font, ou il peut etre utilise pour tenir des reunions hebdomadaires/mensuelles d'equipe pour discuter de l'ensemble de l'entreprise, etc.

En raison de la nature de l'entreprise et de ses besoins en constante evolution, beaucoup de precieux le temps est pris lors de la creation de calendriers d'employes. Dans cet article, nous allons discuter des nombreux avantages associes a la conversion a des pratiques de planification automatisee.

Unsplash License

the challenge 13025

Le logiciel d'ordonnancement utilise la technologie pour faciliter le processus de planification des employes dans un eventail d'industries, allant du commerce de detail a la construction, en passant par les soins medicaux et, bien sur, l'hotellerie/le restaurant. L'application peut etre utilisee de plusieurs facons, y compris des

  • rappels sur les rendeurs/reunions Traitement des
  • paiements
  • Notes internes concernant les employes et leur presence et les quarts
  • Messagerie instantanee dans l'application
  • Integration des donnees et du calendrier
Une application de planification repond aux besoins des proprietaires de petites entreprises et des grandes entreprises, car il peut suivre les activites menees par chaque employe, quelle que soit l'echelle du fichier.

Voici quelques-uns des avantages communs de l'utilisation d'une application de planification pour votre entreprise de restauration.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

Lors de l'execution de vos taches quotidiennes, une commodite optimale est essentielle. N'oubliez pas que vous dirigez une entreprise de restauration qui compte sur les employes pour s'engager a l'excellence lorsqu'il s'agit de fournir un service a la clientele.

En raison de la nature de l'entreprise, certains employes peuvent prosperer dans des situations stressantes lorsque le restaurant connait plus de trafic, comparativement a ceux qui peuvent faiblir.

Lorsque vous vous trouvez dans des situations stressantes, le service a la clientele devient un probleme et votre entreprise devient compromise.

Avec une application de planification, telle que Zip Schedule, vous pouvez reporter aux notes relatives a chaque employe afin de determiner quels employes travaillent le mieux dans certains environnements. Cela garantit que vous ne mettez pas vos employes a l'echec, ainsi que de veiller a ce que votre entreprise soit entre de bonnes mains.

Unsplash License

the challenge 13027

Les applications de planification sont generalement optimisees de maniere a pouvoir y acceder sur la plupart des appareils intelligents, y compris les telephones mobiles, les tablettes et les ordinateurs portables.

Avec une bonne application, les employes peuvent recevoir des notifications concernant les horaires ou rendez-vous a venir.

Les notifications automatiques de quarts de travail sont un excellent outil, car cela permet aux employes de manquer des merdes ou du moins, des rids de l'excuse commune Je ne savais pas que j'etais prevu.

En tant que proprietaire/gerant de restaurant, vous avez peut-etre pris l'habitude d'utiliser une feuille de calcul pour effectuer la planification des employes. Si c'est le cas, vous avez probablement aussi eprouve les tracas lies a la tentative d'apporter les ajustements necessaires au planning, tout en essayant de deployer le dernier planning aupres de tous vos employes.

Changer le calendrier apres un certain temps peut avoir un effet negatif sur l'ensemble du calendrier. Cela prendra egalement beaucoup de temps, car vous essayez de determiner la facon la plus appropriee de resoudre ces problemes et de remettre tout sur la bonne voie.

Avec le logiciel de planification, vous pouvez creer numeriquement autant de calendriers que vous le souhaitez, ce qui signifie que si quelque chose se passe mal, l'autre calendrier cree precedemment peut etre utilise a la place de celui-ci.

De plus, si un employe informe la direction qu'il ne peut pas s'engager dans un quart de travail, le logiciel repertorie tous les employes disponibles qui peuvent couvrir ce quart de travail maintenant disponible. C'est aussi simple que de selectionner un nom pour remplir cette fenetre de quart, et l'employe sera immediatement informe qu'une modification a ete apportee.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

Unsplash License

the challenge 13029

Lorsque vous disposez d'un excellent systeme de planification, il n'est pas necessaire de consacrer votre temps precieux et vos ressources a generer des tas de calendriers papier a distribuer physiquement a chaque employe de votre liste.

Toutes les activites de planification peuvent maintenant etre effectuees numeriquement.

A long terme, cela vous sauvera de bien des facons. Il est egalement ideal pour l'environnement, car de grandes quantites de papier ne sont pas gaspillees.

Cela pourrait ne pas etre dit, mais la plupart des individus ne prendront pas trop gentiment d'etre forces de travailler un quart de travail qui ne correspond pas a leur disponibilite.

En d'autres termes, si un employe, qui est aussi etudiant, declare qu'il ne peut travailler que les quarts d'ouverture du matin et qu'il doit etre fait avant 13 h pour assister aux cours, il serait sage de ne pas prevoir cet employe pour les quarts de l'apres-midi. Ce faisant, vous faites maintenant en sorte que cet employe choisisse entre le travail et l'ecole, et vous courez le risque que cet employe choisisse ce dernier et vous laisse moins d'employes pendant ce quart de travail.

Le logiciel de planification des employes garantit que les gestionnaires ne peuvent affecter des quarts de travail que pendant les creneaux horaires qu'un employe a precedemment approuves.

En suivant cet accord, les employes se sentiront reconnaissants et apprecies, car cela montre que la direction respecte leur temps.

En outre, l'amelioration des pratiques d'etablissement des horaires et la fourniture aux employes de jours ouvrables et de demandes de conge preferentielles reduiront le roulement de personnel. Par consequent, vous n'aurez pas a passer plus de temps precieux a chercher des remplacements et a subir le processus de formation encore et encore.

Unsplash License

the challenge 13031

Une communication efficace est importante pour toute entreprise en fait, elle est importante dans la vie.

La plupart des applications de planification fournissent une plate-forme de communication generale permettant aux employes de communiquer entre eux ou avec la direction pour discuter de la planification.

En tant que manager, vous pouvez interagir avec les employes via la plateforme pour, par exemple, demander a un employe de couvrir un quart de travail de derniere minute, parce que votre heure de dejeuner est plus occupee que d'habitude et que vous souhaitez offrir plus de couverture a vos clients.

Le logiciel de planification de rendez-vous peut egalement etre utilise pour envoyer une notification a tous vos employes concernant les evenements a venir et les nouvelles de l'entreprise, comme les fetes de vacances et les reunions d'equipe.

La confidentialite des renseignements personnels de vos employes est extremement importante.

La plupart des applications de planification des rendez-vous ont mis l'accent sur la question de la confidentialite comme le meilleur moyen de creer la confiance au sein de l'employeur et des employes. Le

logiciel d'etablissement des horaires devrait utiliser un systeme de messagerie ferme pour permettre la communication entre l'employeur et l'employe sans partager de renseignements confidentiels.

Tous les aspects des renseignements personnels doivent etre proteges, qu'il s'agisse de l'utilisation d'un nom complet ou d'un numero de telephone.

Vos employes doivent se sentir en securite dans leur environnement de travail, et la securite commence par proteger votre equipe, ce qui inclut les renseignements personnels.

Une erreur de planification peut se produire lorsque deux employes sont programmes pour travailler en meme temps, mais l'intention etait qu'un seul employe travaille ce quart de travail, car cela ne necessite pas plusieurs personnes pour travailler ce quart de travail.

Ceci est ennuyeux pour la direction et vos employes, ainsi que genant pour les deux parties, car cela peut etre resolu de l'une des deux facons.

L' une des facons consiste a permettre a la direction de decider lequel de ces deux employes doit partir pour la journee apres avoir perdu leur temps en les programmant incorrectement. C'est genant et vous fait paraitre desorganise et non professionnel.

L' autre option est de garder les deux employes en service pour ce quart de travail surcouvert, ou vous perdez de l'argent parce que vous n'apporterez pas autant de revenus a ce moment-la pour permettre a une personne supplementaire de travailler.

Lorsque vous utilisez un logiciel de planification des employes pour creer votre horaire, l'application previsionnera differents quarts de travail, en fonction de l'heure, des jours et des ventes (trafic). Donc, si vous executez dans le scenario mentionne precedemment, l'application vous avertira que vous pouvez etre surechelonne pour cette fenetre de decalage.

Il existe un certain nombre de produits disponibles sur le marche qui peuvent soi-disant faciliter les processus de planification de vos employes.

Certaines marques offrent des fonctionnalites gratuites mais sont souvent limitees, tandis que d'autres offrent des options hierarchisees, ce qui rend difficile l'investissement dans une seule application.

Pour trouver une application de planification des employes qui repond a tous vos besoins, vous devez tenir compte des facteurs suivants.

  • Prix - Certaines applications sont gratuites et elles ont des periodes d'essai. Apres la periode d'essai, vous devrez payer pour cela. Si une periode d'essai est une option, il est fortement recommande de tester les eaux avant de s'engager a conclure un contrat.
  • Facile a utiliser
  • - Le logiciel devrait etre facile a utiliser pour tous les membres de l'equipe, en particulier pour les employes
  • Gestion des calendriers - Une application de planification solide devrait permettre la creation de plusieurs horaires de travail pour la semaine en cours et les semaines a venir.
  • Integration Votre meilleure option devrait absolument posseder les capacites necessaires pour etre integree a d'autres fonctions ministerielles, comme les ressources humaines. Cela aidera avec la paie et simplifiera l'obtention de donnees sur les employes.
  • Besoins operationnels Chaque organisation a ses propres besoins auxquels il faut repondre efficacement. Il est important de veiller a ce que l'application que vous choisissez soit capable de repondre soit aux besoins de planification de votre petite boulangerie, soit a votre grande chaine de restaurants.
  • Accessibilite et securite - L'application doit etre facilement accessible par tous les membres de l'equipe a tout moment, tout en etant capable de se defendre contre les cyberattaques et de proteger les renseignements personnels des employes.
  • Analytics and Reporting La fonctionnalite la plus utile, la meilleure solution de planification devrait posseder des fonctions d'analyse et de reporting avancees. Non seulement cela aidera quand il s'agit de planifier, mais cela permettra egalement a votre entreprise d'economiser des tonnes de couts de main-d'oeuvre.



You May Also Enjoy