5 simple ways to ease the process of staff scheduling

Last Updated On July 10, 2020 / Written By Michelle Jaco

5 facons simples d'alleger le processus de planification du personnel

Avant de mettre en oeuvre une application dans vos pratiques d'ordonnancement, il serait beaucoup plus facile de prendre en compte ces conseils cles, qui faciliteront grandement ce processus d'ordonnancement, en fin de compte, de faire une utilisation plus efficace de votre temps.

Quel que soit le type d'entreprise, vous etes dans, l'argument peut etre avance que le trait le plus souhaitable d'un gestionnaire est une gestion efficace du temps, y compris la gestion elle-meme, ainsi que ses employes.

La planification des employes est une composante essentielle du travail de chaque gestionnaire, et pour cette raison meme, chaque gestionnaire redoute la pression qui s'accompagne egalement de la tache. La reception de n'importe quel horaire de travail se mesure en fonction de la satisfaction des employes a l'egard de leurs horaires, de la facon dont ils repondent a leurs besoins et a leurs besoins et du peu de conflits d'horaires (qui peuvent inclure une multitude de facteurs) surviennent au cours du travail.

Les gestionnaires qui s'occupent des taches liees a l'horaire des employes doivent souvent travailler avec un grand nombre de preferences individuelles, qui peuvent inclure la planification selon la disponibilite, les demandes de temps libre et les horaires pour etablir un horaire efficace qui convient idealement a tout le monde dans le restaurant.

Certains gestionnaires passent des jours et des semaines a determiner les horaires de leurs employes, a les transformer en un dossier visuel, a les disperser a l'ensemble du personnel, puis a verifier et a signer que tout le monde a effectivement vu leur horaire de travail a venir.

Au cours de la conception d'un calendrier efficace, les gestionnaires rencontrent de nombreux problemes, qui necessitent alors l'attention voulue de la part des gestionnaires et des employes. Un logiciel de planification efficace aide l'organisation a resoudre ces problemes.

Les gestionnaires peuvent utiliser ces ressources pour concevoir leurs horaires hebdomadaires/mensuels. Non seulement ces outils simplifieront vos processus de travail, mais la planification des employes sera egalement plus efficace.

Avant d'implementer une application dans vos pratiques de planification, il serait important de prendre en consideration certains faits. Voici quelques conseils a considerer, qui aideront beaucoup a faciliter ce processus de planification.

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La premiere etape de tout calendrier efficace consiste a noter les noms et les roles de chaque employe actuellement employe par votre organisation.

Afin d'avoir toutes les informations necessaires a votre disposition, vous devez egalement prendre note du numero de telephone prefere, des competences pertinentes, des certifications, etc. Cela vous aidera a affiner les employes appropries pour un certain role et/ou un certain changement. Toutes ces informations doivent etre stockees dans une base de donnees numerique securisee , accessible uniquement par la direction. Les meilleurs types d'applications logicielles offriront cette fonctionnalite.

Dans vos notes, vous pouvez egalement indiquer le statut de travail de chaque employe ou a temps partiel ou a temps plein, ainsi que s'il y a des restrictions sur les heures supplementaires, comme pour les mineurs par exemple.

Toutes ces informations seront egalement utiles lorsque vous aurez un quart de travail sera disponible en raison d'une absence ou d'une urgence de derniere minute et que vous devez appeler le remplacant a court preavis.

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En tant que gestionnaire, il est de votre devoir de garder votre personnel heureux et satisfait de leurs horaires, car le bonheur stimule le moral de la main-d'oeuvre.

Pour ce faire, vous pouvez donner a vos employes la possibilite de communiquer avec vous leurs quarts de travail preferes. Cela aidera a promouvoir un environnement de collaboration au sein de l'organisation et generera un sentiment d'appropriation chez vos employes. De plus, connaitre les preferences de vos employes vous permettra de faire un horaire qui sera commode pour les deux parties concernees. Cela reduira egalement le nombre de quarts de travail manques ou les demandes de revision tardive.

Vous pouvez egalement publier un calendrier ouvert avec differentes heures de travail repertoriees sur papier dans votre restaurant ou via votre plateforme de planification ou les employes peuvent s'inscrire pour les jours et les heures qu'ils souhaitent travailler. Une feuille de calcul Excel pour le planificateur serait une option viable pour le formulaire papier.

Cette methode est interactive et les employes sont egalement en mesure de choisir leurs quarts de travail preferes. Cependant, il est important de se rappeler qu'avec ce processus, vous devez vous assurer d'affirmer votre autorite en approuvant les calendriers finaux. De plus, informez vos employes que s'inscrire a un quart de travail prefere ne signifie pas qu'on leur promet ce creneau horaire et que toutes les versions finales doivent passer d'abord par la direction.

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Une fois l'horaire pret, vous devez vous assurer que votre personnel peut facilement acceder a l'horaire et l'examiner. Si l'horaire n'est pas facilement visible, votre personnel peut oublier de le regarder.

De plus, vos employes peuvent perdre ou egarer les copies de leurs horaires. Lorsque cela se produit, ils devraient etre en mesure de voir l'horaire collectif, sinon ils se presentent souvent tard au travail ou ne se presentent pas du tout.

Il est egalement important de planifier les scenarios les plus defavorables, car meme les plans les mieux concus tombent parfois. Chaque fois que vous concevez un horaire de travail, vous devez toujours tenir compte des situations d'urgence. Toujours avoir un plan b afin que vous ne soyez pas pris au depourvu lorsque certains employes ne se presentent pas en raison d'une urgence ou d'une negligence.

Le tableau de disponibilite decrit precedemment vous aidera a replanifier en cas d'urgence.

Utilisez la liste pour vous assurer que vous planifiez les employes en fonction de leurs competences et de leur experience. Trouver toujours une personne appropriee pour le poste requis parce qu'il n'est pas rare qu'un employe soit planifie par erreur.

Un bon exemple de cela est la planification d'un nouvel employe pour un quart de travail charge aux heures de pointe. C'est meme une grande source de preoccupation si vous manquez de personnel a ce moment-la, ce qui peut nuire grandement a l'entreprise et nuire au moral de votre main-d'oeuvre.

Les gestionnaires utilisent souvent des logiciels de planification pour faire correctement le processus de planification, et a l'ere technologique d'aujourd'hui, l'utilisation des ressources avancees disponibles augmentera surement productivite et vous faire gagner du temps et de l'argent.

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