Los empleados deben realizar un seguimiento del tiempo y programar articulos de alta prioridad | 5 mins read

Utilice mejor su tiempo con una programacion de gestion del tiempo

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Como hacer un horario de gestion del tiempo

Por que parece que no hay suficiente tiempo durante las horas de trabajo? Es dificil concentrarse en una tarea especifica cuando hay tantos proyectos por hacer. Aunque no siempre es posible minimizar una carga de trabajo, todos pueden aprender a administrar el tiempo de manera mas eficaz.

Una buena gestion del tiempo permite a los miembros del equipo priorizar tareas importantes para alinearse con las fechas de vencimiento. Con el conjunto adecuado de habilidades de gestion del tiempo, los empleados tendran tiempo extra todos los dias y no se sentiran tan agotados.

Entonces, como puede un individuo adquirir habilidades de gestion para lograr objetivos? Afortunadamente, hay muchas herramientas de seguimiento del tiempo disponibles y tecnicas disponibles. Los empleados deben crear primero un calendario de gestion del tiempo para optimizar la gestion de proyectos y aumentar la productividad. Algunos de los muchos beneficios de un calendario de gestion del tiempo incluyen-

  • Obtenga una comprension realista de las tareas que se pueden realizar en una linea de tiempo
  • Asegurese de que hay mucho tiempo para tareas importantes
  • Apartese tiempo adicional para circunstancias inesperadas
  • Evitar el agotamiento
  • Trabajar de manera persistente hacia metas profesionales a corto y largo plazo
  • Planifique el tiempo para relajarse, rejuvenecer y pasar tiempo con sus seres queridos
  • Mejore un equilibrio entre la vida laboral
y la vida personal Estas son las mejores practicas para crear un horario semanal organizado que asigne tiempo de manera efectiva.

1. Programacion de Gestion del Tiempo- Identifique el tiempo asignado que

los empleados deben decidir cuanto tiempo necesitan para trabajar. El bloqueo de tiempo fluctuara dependiendo de las obligaciones personales, el horario de turnos y las tareas requeridas. Tambien dependera de como un empleado quiera utilizar el tiempo para promover objetivos profesionales.

Por ejemplo, una nueva contratacion dara prioridad a los requisitos de capacitacion y aprendizaje sobre la promocion profesional. Un miembro experimentado del equipo que quiere un aumento puede necesitar trabajar mas horas para mostrar dedicacion.
Tal vez un empleado tiene varias obligaciones personales en una semana. Esto requerira que programe mas tiempo para las obligaciones personales y menos tiempo para el trabajo.

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2. Programacion de Gestion del Tiempo- Asigne Tiempo para Tareas Criticas

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A continuacion, el empleado debe crear un bloque de tiempo para tareas importantes. Deberia haber tiempo suficiente para hacer un buen trabajo y completar todos los requisitos asociados para esa tarea. Las tareas clave suelen ser las actividades que la administracion evaluara y verificara.

Para ilustrar, un gerente de restaurante supervisa un equipo de 10 personas. Necesita tiempo suficiente para crear horarios de empleados, manejar las preocupaciones personales del equipo, capacitar a nuevos empleados y contar el inventario. Debido a que todas estas tareas son necesarias, el supervisor tendra que asignar suficiente tiempo para ellas en la herramienta de gestion de horarios.

Si procede, los empleados tambien deben programar tiempo para la comunicacion y la retroalimentacion. Esta es la hora del calendario especificamente reservada para obtener ayuda, pedir comentarios, revisar las tareas completadas y adquirir aprobaciones.

  • 89% de los empleados pierden al menos parte de su tiempo de trabajo todos los dias

  • 64% de todos los trabajadores navegan por Internet, publican en redes sociales medios de comunicacion, y perder el tiempo en llamadas telefonicas durante sus turnos

  • Los costos deficientes de gestion del tiempo de hasta $5,000 por empleado, por ano

  • Las tasas mas altas de aplazamiento estan relacionadas con menores ingresos de los empleados y periodos de empleo mas cortos

3. Programacion de administracion del tiempo- programar tareas de alta prioridad

Despues de que los empleados revisen su lista maestra, deben programar las tareas mas urgentes. Esto tambien incluye cualquier actividad de mantenimiento que no se pueda delegar a un companero de trabajo o posponer para la proxima semana.

Una buena regla general es colocar estas tareas en dias/horas en que los niveles de productividad son altos. La mayoria de los empleados estan comprometidos durante las horas de la manana despues de haber tomado una taza de cafe. Ellos tienden a estar menos comprometidos a media tarde alrededor de las 2 p.m. o las 3 p.m.

Desafortunadamente, no todos los negocios operan en un horario de 8 a.m. a 5 p.m. La industria de restaurantes programa a los miembros del equipo para turnos de rotacion, turnos nocturnos, turnos de dia y turnos de swing. Los empleados deben estar enfocados y listos para ir a fin de poder completar tareas urgentes durante sus turnos. Afortunadamente, las personas se ajustan rapidamente y aprenden a ser igual de productivas durante el turno de tarde o de noche.

4. Programacion de Gestion del Tiempo- Asignar Tiempo de Contingencia La gestion

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efectiva del tiempo requiere programar suficiente tiempo de contingencia. Siempre hay circunstancias imprevistas y emergencias que aparecen a lo largo de la semana. Aunque los empleados no pueden pronosticar todos los eventos imprevistos, pueden reservar una cierta cantidad de tiempo para estar seguros.

La industria de restaurantes tiende a ser impredecible, lo que hace que la programacion sea mas dificil. Por lo tanto, el personal de restaurantes y otros trabajadores de industrias impredecibles deberian reservar tiempo adicional para contingencias.
Hay algunos trucos para perder el tiempo de contingencia, lo que ayudara a completar las cosas mas importantes.

Las interrupciones frecuentes pueden causar estragos en los horarios y provocar una perdida de tiempo y dinero. Los empleados pueden aprender a minimizar las interrupciones, mantenerse alejados de las redes sociales y abstenerse de chismes para lograr mas. Esto proporcionara mas flexibilidad y tiempo para manejar proyectos criticos.

  • Lote tareas similares juntas

  • Incluir interrupciones y tiempo de bufer en la programacion

  • No te excedas

  • Utiliza un dispositivo de seguimiento de tiempo para ver que tan bien la programacion se alinea con la realidad

  • Concentrese en la tarea en la mano en lugar

  • de intentar multitarea Dejar ir el perfeccionismo y la dilacion
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    5. Programacion de Gestion del Tiempo- Programar Tiempo Discrecional

    Cualquier espacio que quede en una aplicacion de calendario o horario manuscrito se denomina tiempo discrecional o tiempo libre. Le corresponde al empleado como pasar ese tiempo. Los gestores de tiempo efectivos utilizan este calendario para alcanzar objetivos clave y prioridades programadas. Los empleados deben revisar sus objetivos personales y determinar cuanto tiempo discrecional necesitan en el calendario.

    6. Programacion de gestion del tiempo- evalue los requisitos

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    Si hay poco tiempo discrecional disponible para el paso 5, los empleados deben revisar los Pasos 2-4 para ver si esos articulos programados son realmente necesarios. Los miembros del equipo pueden delegar estas tareas o posponerlas por otra semana. Otras formas de aprovechar el tiempo incluyen la externalizacion, el uso de herramientas de administracion y la solicitud de ayuda. Esto proporcionara mas tiempo para alcanzar los objetivos clave.

    Si nunca hay suficiente tiempo discrecional, un empleado debe revisar los requisitos con la direccion. Mostrar un calendario de Google con un horario semanal organizado ayudara a los supervisores a entender que la carga de trabajo no es razonable. Tambien demostrara cuan organizado y dedicado esta el empleado.

    En conclusion, aqui es como crear un buen horario de gestion del tiempo-

    • los empleados primero deben identificar el tiempo disponible y determinar cuanto tiempo se requiere para el trabajo. Esto dependera de la industria y el estatus de los empleados/objetivos profesionales. A continuacion, los trabajadores deben asignar tiempo para tareas criticas. Estos son elementos que no se pueden posponer o delegar a otra persona.
    • Los empleados deben programar articulos de alta prioridad, teniendo en cuenta los tiempos en que son mas productivos. Debido a que los niveles de productividad tienden a ser mas altos por la manana, es posible que los trabajadores deseen programar tareas clave durante estas horas de trabajo.
    • Los empleados deben asignar tiempo de contingencia en caso de emergencia o necesidad de trabajo imprevisto. La cantidad de tiempo de contingencia dependera de las necesidades empresariales y del tipo de industria. La industria de la restauracion requiere mas tiempo de contingencia, ya que los requisitos de trabajo pueden fluctuar dependiendo del turno.
    • Finalmente, los trabajadores revisan su software de gestion o programacion manuscrita para programar el tiempo discrecional y evaluar los requisitos. Si no hay suficiente tiempo discrecional, los empleados tendran que delegar, pedir ayuda o revisar la carga de trabajo con la administracion.

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