La guia completa para el seguimiento del tiempo y la asistencia para pequenas empresas

Que es el seguimiento de tiempo y asistencia?

Los sistemas de seguimiento de tiempo y asistencia le permiten administrar su fuerza laboral de manera mas efectiva y cumplir con las leyes laborales locales.

Por otro lado, llevar un registro manual del tiempo de trabajo y la asistencia de los empleados es engorroso. Afortunadamente, el software de seguimiento de tiempo y asistencia agiliza y automatiza el proceso.
El software de tiempo y asistencia automatiza una funcion critica que el numero de emprendedores desempena de manera importante siendo el seguimiento de las horas y las licencias de los empleados. Si bien las caracteristicas de estos sistemas parecen sencillas, las responsabilidades asociadas con ellos pueden volverse enormes a medida que una organizacion se expande. Con las grandes organizaciones, es mejor digitalizar estos procesos para garantizar que el tiempo de los empleados se registre con precision desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Beneficios de monitorear el tiempo y la asistencia

Aqui hay 5 beneficios que las empresas disfrutan despues de implementar el software de tiempo y asistencia-

1. Se prohiben los golpes de
amigos- Los golpes de amigos ocurren cuando un companero de trabajo entra y sale para que otro empleado entre en la oficina, lo que puede llamarse robo de tiempo. Esto es algo comun en bares y restaurantes, y es extremadamente dificil de detectar. Si bien una maquina de registro de entrada o un dispositivo biometrico esta equipado con un escaner de huellas dactilares que se convierte en un elemento disuasorio comun para el punzonado de amigos, estas maquinas son lentas y se ven comprometidas facilmente en un entorno de ritmo rapido. El software de tiempo y asistencia es una forma economica de eliminar esta practica generalizada. Obviamente, hay aplicaciones excelentes adicionales disponibles; elija una que funcione mejor para su negocio y elimine los golpes de amigos, lo que resulta en un ahorro significativo en los costos de mano de obra.

2. Comparacion de los horarios de trabajo reales con los horarios de los turnos programados al final de la jornada laboral- el
software de seguimiento de tiempo y asistencia ayuda a hacer que los horarios de los turnos de acuerdo con el comportamiento de los empleados a traves del aprendizaje automatico y el software de naturaleza intuitiva debido a que la administracion de horarios nunca antes. Es fundamental impresionar a sus gerentes sobre la naturaleza critica de cumplir con el cronograma y garantizar que sus equipos completen sus asignaciones a tiempo. Ademas, verifique que los empleados inicien sesion solo cuando vayan vestidos de uniforme y que se retiren antes de cambiarse.

3. Uso de geocercas para rastrear la ubicacion en vivo de los empleados remotos-
a medida que cambia su entorno de trabajo, es posible que haya permitido que los empleados de escritorio trabajen desde casa o que tenga conductores de reparto y otros empleados en el campo. Para garantizar que ofrezcan el maximo rendimiento y esten fisicamente presentes donde se supone que deben estar, la funcion de seguimiento geografico viene integrada en el software de tiempo y asistencia, lo que permite a los gerentes monitorear las ubicaciones de sus empleados.

4. Aumente la confianza de los empleados en su organizacion-
Historicamente, se creia que los sistemas de tiempo y asistencia se utilizaban unicamente para reducir los costos de nomina y, como resultado, algunos empleados y sindicatos se opusieron a su uso. En los ultimos anos, muchos empleados y sindicatos no solo han reconocido sino que tambien han insistido en el uso de tales procesos para proteger a los trabajadores de la explotacion.

5. Proteja su informacion confidencial-
hay una razon por la que las divisiones de recursos humanos y nomina mantienen sus oficinas cerradas cuando no estan en uso. Poseen informacion confidencial sobre los empleados, como informacion de contacto, detalles contractuales y, lo que es mas importante, niveles salariales individuales. Al personal de recursos humanos y nomina se le confia la responsabilidad de proteger la integridad y privacidad de esta informacion. Se puede instalar una solucion de tiempo y asistencia de vanguardia para restringir a los usuarios a los datos que pueden ver o editar. Los permisos para los usuarios deben ser un componente fundamental de cualquier sistema de tiempo y asistencia.

Que buscar en una solucion de seguimiento de tiempo y asistencia?

Tiempo y asistencia Top7 El software debe tener las siguientes cualidades-

1. Informes y analisis adecuados
2. Habilidades de integracion
3. Fijacion de entrada y salida
4. Las hojas de horas sencillas ayudan a lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal
5. Solicitud de permisos en linea
6. Compatibilidad con la nomina
7. Mejor comunicacion y alertas oportunas

Analicemos esto en detalle-

1. Informes y analisis adecuados-

El software de tiempo y asistencia de los empleados son poderosas herramientas de recopilacion de datos y informes que resuelven problemas de personal y ayudan a pronosticar las necesidades futuras
Estas herramientas deben almacenar los datos de cumplimiento y los libros de registro por hora para las horas extras realizadas los dias de semana, los fines de semana o durante la temporada de vacaciones.

1. Informes y analisis adecuados-

El software de tiempo y asistencia de los empleados son poderosas herramientas de recopilacion de datos y informes que resuelven problemas de personal y ayudan a pronosticar las necesidades futuras
Estas herramientas deben almacenar los datos de cumplimiento y los libros de registro por hora para las horas extras realizadas los dias de semana, los fines de semana o durante la temporada de vacaciones.

1. Informes y analisis adecuados-

El software de tiempo y asistencia de los empleados son poderosas herramientas de recopilacion de datos y informes que resuelven problemas de personal y ayudan a pronosticar las necesidades futuras
Estas herramientas deben almacenar los datos de cumplimiento y los libros de registro por hora para las horas extras realizadas los dias de semana, los fines de semana o durante la temporada de vacaciones.

2. Habilidades de integracion-

La integracion con otro software como la gestion del rendimiento y la nomina es una caracteristica clave de cualquier sistema de seguimiento del tiempo. Es fundamental utilizar un software de tiempo y asistencia que se integre a la perfeccion con las soluciones existentes. Esto ahorra tiempo y dinero d le brinda datos interesantes que pueden ayudarlo a ahorrar una cantidad considerable de tiempo y dinero y pronosticar mejor las necesidades comerciales.

2. Habilidades de integracion-

La integracion con otro software como la gestion del rendimiento y la nomina es una caracteristica clave de cualquier sistema de seguimiento del tiempo. Es fundamental utilizar un software de tiempo y asistencia que se integre a la perfeccion con las soluciones existentes. Esto ahorra tiempo y dinero d le brinda datos interesantes que pueden ayudarlo a ahorrar una cantidad considerable de tiempo y dinero y pronosticar mejor las necesidades comerciales.

2. Habilidades de integracion-

La integracion con otro software como la gestion del rendimiento y la nomina es una caracteristica clave de cualquier sistema de seguimiento del tiempo. Es fundamental utilizar un software de tiempo y asistencia que se integre a la perfeccion con las soluciones existentes. Esto ahorra tiempo y dinero d le brinda datos interesantes que pueden ayudarlo a ahorrar una cantidad considerable de tiempo y dinero y pronosticar mejor las necesidades comerciales.

3. Fijacion de entrada y salida-

Esta es la caracteristica principal de la gestion del tiempo y la asistencia. Los empleados deben tener metodos distintos para registrar la asistencia, en particular los trabajadores que trabajan desde ubicaciones remotas.
Tener varias formas de registrar la asistencia elimina los errores y brinda mejores posibilidades de vigilancia. La
biometria es una de las mejores opciones para el registro in situ de la entrada y el tiempo empleado.

3. Fijacion de entrada y salida-

Esta es la caracteristica principal de la gestion del tiempo y la asistencia. Los empleados deben tener metodos distintos para registrar la asistencia, en particular los trabajadores que trabajan desde ubicaciones remotas.
Tener varias formas de registrar la asistencia elimina los errores y brinda mejores posibilidades de vigilancia. La
biometria es una de las mejores opciones para el registro in situ de la entrada y el tiempo empleado.

4. Las hojas de horas sencillas ayudan a lograr el equilibrio entre la vida laboral y personal-

Una interfaz de usuario sencilla o un panel de control/hojas de horas simples ayudan a los empleados a planificar mejor sus dias, ya que pueden ver los horarios de sus turnos y, en consecuencia, solicitar solicitudes de tiempo libre y planificar sus vacaciones. Estos datos ayudan a los empleados a planificar el equilibrio entre la vida laboral y personal y ayudan a la nomina

4. Las hojas de horas sencillas ayudan a lograr el equilibrio entre la vida laboral y personal-

Una interfaz de usuario sencilla o un panel de control/hojas de horas simples ayudan a los empleados a planificar mejor sus dias, ya que pueden ver los horarios de sus turnos y, en consecuencia, solicitar solicitudes de tiempo libre y planificar sus vacaciones. Estos datos ayudan a los empleados a planificar el equilibrio entre la vida laboral y personal y ayudan a la nomina

5. Solicitud de permisos en linea-

Sus sistemas de tiempo y asistencia para pequenas empresas deben incluir herramientas de gestion de licencias. Su software debe permitirle solicitar dias de licencia, feriados y vacaciones. Agilice la planificacion y la ejecucion para gerentes y empleados.
El mejor software de tiempo y asistencia debe estar basado en la nube. Con la proteccion con contrasena, los empleados y la gerencia pueden acceder a informacion critica desde cualquier lugar. Es una forma rapida, facil y segura de compartir informacion y acceder a ella.

5. Solicitud de permisos en linea-

Sus sistemas de tiempo y asistencia para pequenas empresas deben incluir herramientas de gestion de licencias. Su software debe permitirle solicitar dias de licencia, feriados y vacaciones. Agilice la planificacion y la ejecucion para gerentes y empleados.
El mejor software de tiempo y asistencia debe estar basado en la nube. Con la proteccion con contrasena, los empleados y la gerencia pueden acceder a informacion critica desde cualquier lugar. Es una forma rapida, facil y segura de compartir informacion y acceder a ella.

6. Compatibilidad de nomina-

El software de cronometraje debe integrarse completamente con la nomina. Es importante mantener registros precisos de las horas trabajadas, las horas extras y el pago de vacaciones de los empleados.
Esto elimina o reduce la necesidad de participacion humana, lo que le permite ahorrar dinero y garantizar una nomina precisa para sus empleados, y tambien promueve el autoservicio de los empleados, ya que pueden verificar sus recibos de pago y solicitar licencias.

7. Mejor comunicacion y alertas oportunas-

Los empleados deben poder solicitar tiempo libre, notificar a la gerencia los cambios o configurar directamente su horario a traves de su software de tiempo y asistencia en linea.
Cualquier empresa necesita una comunicacion eficaz. El uso del software adecuado garantiza que los mensajes no se pierdan, que las notificaciones sean precisas y faciles de administrar, y que los empleados tengan mas libertad y una plataforma de programacion sencilla.
Tanto la gerencia como los empleados se benefician de las notificaciones de alerta por ausencias, tiempo libre solicitado y turnos abiertos. Las notificaciones a traves de telefonos inteligentes ayudan a reducir la escasez de personal y la confusion con respecto al tiempo
Los trabajadores reciben turnos adicionales, la gerencia ha actualizado los registros y las alertas se automatizan para crear una estrategia justa para cualquier turno abierto.

Tipos de seguimiento de tiempo y asistencia

Existen principalmente 4 tipos de sistemas de seguimiento de asistencia-
1. Reloj Punch Card
2. El dispositivo biometrico
3. Reloj digital o web
4. Aplicaciones para relojes de tiempo

Le guiaremos a traves de estos sistemas de seguimiento de asistencia en detalle a continuacion-

1. Reloj de tarjeta perforada-

Un reloj con tarjeta perforada es una de las formas mas comunes en que las empresas registran la entrada y la salida. Las tarjetas de tiempo se colocan en una maquina que procesa la fecha y la hora en ellas. Es facil usar un reloj de tarjeta perforada en una pequena empresa. Tambien pueden realizar un seguimiento de cuantas horas trabajan los empleados, lo que ayuda con la nomina y a generar salarios correctos.

2. El dispositivo biometrico-

Las huellas dactilares o las huellas de manos se utilizan para registrar la entrada y la salida en el trabajo o la escuela. Los relojes de tiempo biometricos no pueden ser utilizados por dos personas al mismo tiempo porque necesitan una identificacion unica y mediciones precisas de las manos. Cuando usas relojes biometricos, solo necesitas darles la mano. Las huellas dactilares son todo lo que los empleados necesitan para ingresar.

3. Reloj digital o web-

Los empleados pueden registrar su entrada desde una computadora de escritorio o portatil desde sus escritorios en la oficina o desde casa o en el campo. Las empresas tambien pueden limitar el acceso al sistema en funcion de la direccion IP de la persona que quiere usar el sistema. Los relojes de tiempo digitales son facilmente compatibles con el software de nomina y recursos humanos para facilitar la aceleracion de la nomina y el mantenimiento de registros. Los empleados pueden usar portales de autoservicio para verificar sus datos de asistencia y pago. El uso de relojes de tiempo basados en la web es una excelente manera de realizar un seguimiento de los proyectos. Debido a que cada persona tiene un inicio de sesion unico, las empresas pueden evitar que las personas se golpeen entre si. Facilita a los gerentes realizar un seguimiento de los empleados que trabajan fuera de la oficina.

4. Aplicaciones para relojes de tiempo-

Si tienes una aplicacion para tu reloj de tiempo, tus companeros de trabajo pueden marcar la entrada desde cualquier lugar y en cualquier telefono inteligente. Los relojes de tiempo basados en aplicaciones son ideales para los equipos que se mueven mucho o para las condiciones de trabajo posteriores a la pandemia que trabajan principalmente desde casa. El rastreo por GPS facilita el seguimiento del tiempo. Con un panel simple, los empleados pueden gestionar su asistencia desde cualquier ordenador o telefono inteligente. Las personas que usan relojes de tiempo basados en la web no pueden marcar el uno para el otro. Cada persona tiene una identificacion de inicio de sesion y una contrasena unicas para marcar su tiempo y asistencia.

Ventajas del seguimiento automatizado de tiempo y asistencia

Es importante que las organizaciones utilicen un sistema manual o de seguimiento de la asistencia. Las cerraduras perforadas y otros sistemas manuales se han utilizado para el seguimiento de la asistencia en el pasado. Sin embargo, este metodo requiere una intervencionhumana constante. A pesar de ello, la incorporacion del sistema de reloj automatico ha dado como resultado resultados mucho mejores, tales como-

1. Los datos se registran automaticamente-
este sistema elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual de la asistencia de los empleados. Cuando se trata de recopilar y almacenar datos de asistencia, el sistema lo hace por usted. El seguimiento de las horas trabajadas de cada empleado se puede hacer utilizando la informacion almacenada en la base de datos.

2. Proporciona precision-
sus empleados pueden proporcionarle informacion inexacta si realiza un seguimiento de la asistencia de forma manual, lo que resultara en registros inexactos. Para ganar el pago de horas extras, pueden incluir horas adicionales en la hoja de asistencia. El software de asistencia automatizada, por otro lado, elimina la posibilidad de error humano.

3. Ayuda con las responsabilidades administrativas-
llevar un registro de la asistencia de los empleados y la nomina puede llevar mucho tiempo y esfuerzo. Un sistema de asistencia digital, por otro lado, automatiza y agiliza estas tareas administrativas que consumen mucho tiempo y le permite concentrarse en sus tareas

4. Reduce los costos y aumenta la produccion de los empleados-
puede reducir facilmente los movimientos no deseados de sus empleados y aumentar su eficiencia mediante la implementacion de un sistema de asistencia robotico. Podran terminar el trabajo en la fecha limite que fijaron. Esto, a su vez, tendra un impacto positivo en los resultados de su empresa. Como resultado, las ausencias de los empleados y el tiempo de proceso de nomina se reduciran.

5. Es facil de usar-
la instalacion y el uso de sistemas de asistencia automatizados son sencillos. No requiere ninguna formacion o conocimiento especial de su parte. Con solo unos clics, tendra acceso a toda la informacion que necesita sobre el seguimiento de la asistencia de los estudiantes.

Desventajas del seguimiento manual de tiempo y asistencia

El marcado manual de asistencia tiene sus propias desventajas, tales como-

1. Uso indebido de
la informacion- Los datos se manipulan facilmente porque se registran manualmente. Los empleados pueden proporcionar informacion incorrecta en un esfuerzo por ganar mas dinero. Como resultado de esto tambien puede surgir una situacion de robo de tiempo. Como resultado, seguiras pagando a tus empleados por el tiempo que ni siquiera dedicaron.

2. El error humano siempre es una posibilidad-
la asistencia de los empleados debe compilarse, teniendo en cuenta el cumplimiento, la compensacion y otras consideraciones. Por el contrario, es mas probable que se produzcan errores humanos cuando estas tareas se realizan de forma manual.

3. Eficiencia-
Lleva mucho tiempo registrar manualmente la asistencia. Esto puede tener un impacto negativo en la productividad y el desempeno de los empleados. Ademas, le llevara mucho tiempo recopilar manualmente los datos de asistencia de todos sus empleados. Mantener tarjetas perforadas y corregir los errores de registro de horas, entre otras cosas, puede ocupar una parte importante de su jornada laboral. Con un sistema de asistencia electronica, puede realizar todas estas tareas con un solo clic-

4. Perdida de tiempo y dinero-
Las formas anticuadas de recopilar datos de asistencia a mano ya no son relevantes en la era de la tecnologia moderna. Por lo tanto, puede tener un impacto significativo en las operaciones comerciales y tambien ser un esfuerzo costoso usar metodos tan obsoletos.

El mejor software de tiempo y asistencia para pequenas empresas

Algunas de las empresas de software de tiempo y asistencia notables son-



1. Zip Clock- Para administrar mejor su fuerza laboral, Zip Clock ofrece maquinas biometricas y sistemas de tiempo y asistencia. Sin embargo, si una empresa solo quiere un software de tiempo y asistencia, se puede implementar por separado.

Las caracteristicas de Zipschedules incluyen-

• El uso de inteligencia artificial (IA) en Zip Clock hace que el reemplazo de turnos sea mas facil que nunca.

• La pantalla Administracion de turnos tiene todo lo que necesita para encontrar rapidamente un reemplazo. Se enumeran las horas semanales proyectadas de horas extras y las infracciones de la ACA de cada empleado, y los numeros de telefono. Al hacer clic en su nombre, se muestra el horario restante de la semana, lo que evita programar horas extras.

• Con Zip Clock, puede aprobar y editar los registros de tiempo de los empleados-

• Mantenga un registro electronico de todo el tiempo y la asistencia de los empleados con Zip Clock. Sepa cuando se editan los golpes y realice un seguimiento de todos los cambios.

• Detenga el robo de tiempo con el seguimiento del desempeno de los empleados-

• rastreo GPS para ver la ubicacion de un empleado.
• Aplicacion movil de seguimiento, envio y aprobacion del tiempo.
• Arrastre y suelte turnos predisenados para crear un horario de empleados.
• Un quiosco horario digital basado en tableta para rastrear la asistencia de los empleados en el sitio.
• Los empleadores pueden rastrear automaticamente la PTO y las licencias.

• Configuracion de seguimiento de tiempo flexible y dinamica para empresas, departamentos y empleados.
• Tiene un buen sistema de seguimiento de horas extras.
• Realiza un seguimiento de las llegadas tardias, las ausencias, los golpes perdidos, etc.
• Actualizaciones de horarios en tiempo real para evitar el exceso de personal.

• Realiza un seguimiento del tiempo de los empleados a traves de un sistema de seguimiento geografico que puede verificar la ubicacion de los empleados.
• Empleados puede comprobar y corregir las hojas de horas sobre la marcha.
• Flujo de trabajo de aprobacion rapido para que los gerentes revisen las hojas de tiempo.
• Actualizaciones oportunas del cronograma, envio de hojas de tiempo y recordatorios de aprobacion.
• Gestion y cumplimiento de horas extras incorporados.