Herramientas de gestion del tiempo- mejores formas de lograr la maxima productividad
Que es la gestion del tiempo?
La gestion del tiempo se puede definir como el proceso de dividir el tiempo entre diferentes tareas del dia y aprender para garantizar la cantidad correcta de tiempo dedicado a la actividad correcta. La gestion del tiempo le ayuda a trabajar de manera mas inteligente y a hacer mas en menos tiempo. La gestion eficaz del tiempo aprovecha al maximo el tiempo.
Para implementar la mejor planificacion y practicas de tiempo, uno debe ser-
Planifique y organice la jornada laboral para evitar tener varios archivos y muchos documentos en su estacion de trabajo.
No haga mal uso del tiempo merodeando o chismeando y concentrese en su trabajo para completar las tareas a tiempo.
Concentrese y desarrolle el habito de utilizar herramientas de gestion como el control del tiempo o el software de gestion para una mejor gestion del tiempo.
Por que usar herramientas para gestionar el tiempo?
Como se discutio, es necesario implementar una Gestion del Tiempo efectiva para mantenerse enfocado y productivo para completar las tareas importantes del dia. La mejor manera de implementar las mejores practicas de gestion del tiempo es utilizar herramientas de gestion del tiempo como el software de gestion del tiempo o las aplicaciones de gestion del tiempo.
Aqui hay una lista de 4 herramientas esenciales de gestion del tiempo que necesita a las que puede acceder a traves de una aplicacion de gestion del tiempo o un software de gestion-
- Lista de tareas pendientes- El paso basico para una gestion eficiente del tiempo es hacer una lista de tareas pendientes. Si solo puedes acceder a una herramienta de gestion del tiempo, elige una lista de tareas pendientes. La lista debe tener una nota de todas las tareas y descansos importantes. La lista de tareas pendientes es un mapa de tus habilidades de gestion del tiempo y te ayuda a concentrarte.
- Calendario- Otra herramienta de gestion del tiempo que puede mejorar la gestion del tiempo es un calendario. Un buen calendario es imprescindible para el seguimiento del tiempo, la planificacion y la elaboracion de cronogramas para sus tareas y proyectos, tambien. Un calendario es una herramienta de gestion que le brinda un mejor control sobre su tiempo, ya que puede tener una vista panoramica de sus tareas y proyectos durante las proximas semanas.
- Administrador de tareas- Otra herramienta importante de administracion del tiempo que lo ayudara con la administracion de tareas es un administrador de tareas o proyectos. La aplicacion de gestion de tareas o gestion de proyectos le brinda una descripcion general de todas las tareas que deben realizarse, establece prioridades y tambien realiza un seguimiento de su progreso. Hay muchas aplicaciones o software de administracion que tienen herramientas de administracion de tareas por las que puede optar.
- Aplicacion para tomar notas- Las herramientas de gestion del tiempo, como una aplicacion para tomar notas, lo ayudan a registrar objetivos a largo y corto plazo, mantener las actas de las reuniones, anotar ideas para mejorar y ser depositario de todo el material y los articulos de referencia.
- Rastreador de tiempo- Por ultimo, la herramienta de gestion del tiempo mas importante de su arsenal es un rastreador de tiempo. Un rastreador de tiempo ayuda a rastrear el tiempo que ha dedicado a una tarea en particular y tambien le permite ver patrones en su cronograma diario de administracion del tiempo. Un buen registro de tiempo te ayuda a ser mas productivo, ya que puedes analizar como dedicas tu tiempo y hacer mejoras.
¿Tiene dificultades para mantenerse al tanto de su carga de trabajo?
Zipschedules sugiere estas mejores herramientas de gestión del tiempo para emprendedores.
Como utilizar las herramientas de gestion del tiempo
Despues de analizar varias soluciones de gestion del tiempo, veamos ahora como utilizar las herramientas de gestion del tiempo a su disposicion.
Comenzaremos con una lista de rutinas diarias con las que las herramientas de gestion del tiempo pueden ayudarlo mas-
- Anote sus objetivos a largo y corto plazo con la ayuda de herramientas de administracion del tiempo
- Organice su horario y como pasara su tiempo con anticipacion con el software de gestion
- A Un buen software de gestion del tiempo tiene herramientas de gestion para proporcionar una vision general de todas las tareas y plazos.
- Use una herramienta de gestion como un planificador o un planificador diario para priorizar sus tareas.
- Registre y analice el tiempo empleado en un horario de trabajo con la ayuda de informes proporcionados por un software de gestion.
- Use las herramientas de administracion proporcionadas en la aplicacion de gestion del tiempo para coordinarse mejor con los miembros de su equipo en una plataforma.
- Use herramientas de administracion para minimizar las distracciones y concentrarse mejor.
- Cree una lista maestra- Para una gestion eficiente del tiempo, opte por una herramienta de gestion como un planificador de tiempo que tenga todas las herramientas que necesita para planificar y organizar su vida. El planificador de tiempo puede ayudarlo a crear un cronograma para el ano, el mes, la semana y cada dia. Use la lista maestra para registrar cada tarea, objetivo o accion requerida. La lista maestra es el corazon de su sistema de gestion del tiempo. Use la lista para asignar tareas de acuerdo con la prioridad.
- Trabajar desde una lista- los datos han demostrado que trabajar desde una lista maestra puede aumentar la eficiencia en un 25% desde la primera vez que usa la lista. Una herramienta de gestion, como una lista, puede ayudarlo a alcanzar sus objetivos especificos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados (SMART). Trabajar a partir de una lista le permite obtener dos horas adicionales de tiempo productivo en un dia de trabajo, ya que tiene una lista de todas las tareas que tiene que hacer antes de comenzar a trabajar. Puedes sacar el orden del caos mas rapido con una lista que con cualquier otra herramienta de gestion del tiempo.
- Priorizar- La gestion del tiempo no se trata solo de hacer una lista maestra. El siguiente paso es organizar la lista de acuerdo con la importancia de las tareas. Esto crea una guia para completar su dia de trabajo de la manera mas efectiva y eficiente. Esta herramienta de gestion del tiempo tambien puede ayudarte a clasificar las prioridades de una tarea.
- Herramientas de administracion del tiempo- Como se menciono anteriormente, utilice las herramientas de administracion del tiempo proporcionadas por el software de administracion para facilitar su dia de trabajo. La aplicacion o el software de gestion del tiempo ayudan a organizar cada parte de su vida.
- Practicas de gestion del tiempo- Es crucial poder implementar de manera eficiente la gestion del tiempo en su rutina diaria. La rentabilidad en el tiempo ahorrado y el aumento de la productividad son enormes.
Las mejores herramientas de gestion del tiempo
Despues de analizar como usar las herramientas de administracion del tiempo, permitanos analizar las mejores aplicaciones o herramientas de administracion del tiempo que pueden ayudarlo a mejorar su sistema de administracion del tiempo para implementar una asignacion de tiempo efectiva y trabajar de manera mas inteligente. Estas son las principales herramientas de gestion del tiempo en el mercado-
- Zip Schedules- Zipschedules es una aplicacion de programacion de personal que tiene herramientas de gestion para una gestion eficiente del tiempo. La aplicacion tiene uno de los mejores conjuntos de herramientas de gestion para el seguimiento del tiempo y, como los relojes de tiempo, que permiten a una empresa ver el horario de los empleados. Tambien tiene herramientas de gestion para calcular la productividad y emitir notificaciones para cumplir con la ley laboral local, como tomar descansos. La aplicacion tambien se puede integrar con Zip Clock para que los empleados puedan registrar su tiempo y ver cuanto tiempo dedican a realizar ciertas tareas.
- Toggl- Es una aplicacion de gestion del tiempo que proporciona recordatorios de seguimiento del tiempo y herramientas de gestion para detectar cuando su estacion de trabajo esta inactiva para realizar un seguimiento de su productividad. Tambien tiene soporte multiplataforma para que pueda administrar su tiempo no solo en su escritorio sino tambien en su telefono inteligente. El software de administracion tambien puede desglosar sus horas de trabajo y analizarlas para determinar la administracion y la asignacion efectivas del tiempo.
- HotSchedules- es un software de gestion y seguimiento del tiempo basado en la nube que permite a los empleados programar en todas las ubicaciones, rastrear el tiempo y la asistencia, monitorear el rendimiento y administrar las operaciones diarias. Los empleados tambien pueden consultar horarios o solicitar tiempo libre. Tambien tiene una herramienta de gestion de hojas de tiempo para calcular las horas facturables y facturar a los clientes.
- 7shifts- Es un software de gestion del tiempo que tiene herramientas para la programacion, el seguimiento del tiempo y la gestion del tiempo. El software tambien puede funcionar sin conexion para registrar las horas trabajadas por los empleados y luego sincronizarse con el software de gestion del tiempo cuando se restablece la conexion.
- Adjunto- Es una aplicacion de gestion para la gestion de la fuerza laboral que se puede utilizar para completar los horarios del personal, realizar un seguimiento del tiempo y la asistencia. El software de gestion tiene herramientas de gestion para la captura de ubicacion, la biometria y la sincronizacion de hojas de tiempo con la nomina. Tambien proporciona una herramienta de gestion para realizar un seguimiento del desempeno de los empleados y proporciona comentarios.
1. Planifica tu dia
Optar por las mejores practicas de tiempo adecuadas para administrar su hora y su dia es el paso mas importante para una gestion eficaz del tiempo. Asi es como puede planificar su dia con herramientas de administracion del tiempo-
- Escriba su plan- Use una herramienta de administracion del tiempo como un planificador o un planificador para escribir su plan diario. Hacer un plan diario es una buena practica de gestion del tiempo y aqui hay algunas preguntas que debe hacerse al planificar su dia- Cuales son sus prioridades? Que tareas tienen una fecha limite proxima?
- Planifica al mismo tiempo- Otra buena practica de gestion del tiempo es crear habitos que ayuden a una gestion eficaz del tiempo. Escriba su plan para el dia a la misma hora todos los dias, ya que se convierte en un habito que lo mantiene encaminado y trabajando de manera mas inteligente.
- Haga una lluvia de ideas sobre una lista de tareas pendientes- La mejor practica de administracion del tiempo para planificar su dia de manera efectiva es hacer una lista de todo lo que necesita para las proximas fechas limite, llamadas y correos electronicos, recados que hacer. No todo lo que aparece en la lista llegara a la lista de tareas pendientes, pero reduce las posibilidades de olvidar algo.
- Divida el trabajo y la vida- una buena manera de administrar el tiempo de manera efectiva es crear una lista de trabajo y vida. Dividir tu lista de tareas de esta manera te ayudara a agrupar las tareas en una franja horaria. Tambien ayuda a lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada.
- Revision- Las revisiones periodicas del horario y la lista diaria son una buena practica de gestion del tiempo, ya que permiten realizar un seguimiento del tiempo y el esfuerzo que se dedican a cada tarea y tambien proporcionan una representacion visual del progreso realizado.
La administración del tiempo es una habilidad importante para la vida que puede ayudarte a hacer todo y a mantenerlo todo en orden.
Zipschedules sugiere estas herramientas de administración del tiempo que pueden ayudarlo a mantenerse organizado y al tanto de su carga de trabajo.
2. Organizate
Organizar su lista de tareas diarias de acuerdo con la prioridad de las tareas ayuda a administrar el tiempo de manera efectiva. Aqui hay algunos consejos que lo ayudaran a organizarse-
- Programe su tiempo- Use una herramienta de gestion del tiempo para crear un horario para visualizar la cantidad de tiempo que. Observe la lista de tareas pendientes y comience a estimar la cantidad de tiempo necesario para completar cada tarea. Asigna un intervalo de tiempo para cada tarea. Esto le da una idea de como va a pasar el dia.
- Plazos- un software de gestion del tiempo lo ayuda a realizar un seguimiento del tiempo restante para la finalizacion de las tareas y los proximos plazos. Mantente concentrado y no te distraigas. Si no hay plazos oficiales, utilice una herramienta de gestion para crear plazos razonables.
- Habitos- Como se menciono, los habitos que ayudan a administrar mejor el tiempo pueden ayudarlo a mantenerse concentrado durante las horas de trabajo. Es dificil cambiar o dejar un habito o una rutina.
- Productividad- un software de gestion del tiempo lo ayuda a trabajar de manera mas inteligente, ya que identifica las tareas importantes del dia. Planificar y priorizar tu dia con la ayuda de herramientas de gestion del tiempo mejora tu productividad.
3. Delega eficazmente
La gestion del tiempo no se trata de completar todas las tareas y proyectos que se te asignen. Tambien se trata de hacer un seguimiento del tiempo que tienes en tu agenda y de decir no a una tarea para la que no tienes tiempo. La gestion del tiempo tambien se trata de aprender a delegar la tarea correcta a la persona adecuada. Estos son algunos consejos para delegar de manera efectiva
- - Que delegar- Hay algunos trabajos o tareas de administrador que un colega con cierta experiencia en administracion puede realizar mejor. Por lo tanto, es mejor delegar la tarea a la persona que entiende bien el trabajo. La
- persona adecuada para el trabajo adecuado- un software de gestion del tiempo puede darte una vision general de las fortalezas y debilidades de los miembros de tu equipo. Mientras delega sus tareas, puede usar los informes del software de administracion para elegir a la persona adecuada para el trabajo correcto.
- Defina el objetivo final- Una buena gestion del tiempo no es solo delegar, sino tambien informar a la persona a la que se le delega la tarea sobre el contexto adecuado y el objetivo final de la tarea.
- Proporcionar autoridad- delegar sin ninguna autoridad para tomar decisiones no es una buena practica de gestion del tiempo. Despues de informar a la persona del contexto y el objetivo final, dele la autoridad requerida para tomar decisiones con respecto a completar la tarea.
- Comentarios y credito- delegue una tarea solo despues de calcular la fecha limite estimada mediante el uso de un software de gestion del tiempo o una aplicacion de gestion. Sea paciente hasta el momento de la fecha limite. Una vez completada la tarea, brinde comentarios sobre lo que se puede mejorar y tambien elogie a la persona por completar la tarea y los trabajos bien hechos.
4. Bloquea las distracciones
No permitirse distraerse mientras trabaja es parte de las practicas eficientes de gestion del tiempo. Aqui hay algunos consejos sobre como puede mantener las distracciones a raya durante las horas de trabajo con herramientas de gestion del tiempo
- Apagar las notificaciones- Como parte de sus practicas de gestion del tiempo, deja franjas horarias en su horario de trabajo diario para recibir llamadas y responder correos electronicos. Pero tambien es una buena idea desactivar las notificaciones que pueden distraerte de tus tareas.
- Desglose sus tareas- A veces, ver una tarea y su complejidad puede abrumar a una persona y hacer que la persona posponga la finalizacion de la tarea. Una buena practica de gestion del tiempo es dividir la tarea en trabajos mas pequenos y faciles de administrar con la ayuda de herramientas de gestion del tiempo y asignar plazos que se pueden realizar en un dia.
- Un ambiente tranquilo- cualquier tarea que requiera una concentracion completa debe realizarse en un ambiente tranquilo con un minimo de distracciones. Reserve una sala de conferencias o use auriculares con cancelacion de ruido.
- Despeja tu escritorio- tener un escritorio limpio al final del dia de trabajo alivia el estres. Use herramientas de gestion del tiempo para organizarse y despejar su escritorio de trabajo. Una mesa de trabajo limpia puede ayudar a reducir la ansiedad y motivarlo a desempenarse mejor.
- Recompensese- permitase un poco de relajacion despues de completar una tarea y deje espacio para una pequena recompensa, como un paseo antes de comenzar una nueva tarea. Una buena gestion del tiempo consiste en dejar un poco de espacio para respirar entre las tareas.
5. Haz una cosa a la vez
La multitarea es la perdicion de las practicas eficientes de gestion del tiempo. Concentrese en completar una tarea a la vez. Siga estos consejos para evitar la multitarea-
- Mantenga la disciplina- use herramientas de administracion del tiempo para estimar los plazos para cada tarea y asigne una pequena ventana para cualquier verificacion, verificacion y correccion de ultima hora. Tener una fecha limite lo ayudara a concentrarse en la tarea y el tiempo de respiracion lo ayudara a evitar el estres por la calidad del trabajo.
- Concentrese en las tareas importantes de la manera mas brillante- despues de usar las herramientas de gestion para identificar las tareas mas importantes del dia, es igualmente importante asignar el tiempo adecuado para terminar la tarea. Algunas personas estan mas concentradas por la manana, otras por la tarde. Identifique su tiempo productivo y asigne las tareas en consecuencia.
- Tenga tiempo para planificar- use un software de administracion del tiempo o una aplicacion de administracion para programar el tiempo regular para pensar en objetivos a largo plazo. Planifique su tiempo para que no se vea atrapado en tareas urgentes todo el tiempo.
6. Agrega tareas a tu calendario
El uso de herramientas de gestion para crear un sistema de prioridades brinda una vision clara de sus tareas criticas y tambien una sensacion de alivio. Usar un calendario para no perder tareas te da una idea clara sobre el horario y los plazos que debes cumplir. Asi es como agregar tareas a su calendario ayuda a administrar el tiempo-
- Tareas en un solo lugar- Despues de usar el software de administracion del tiempo para enumerar los trabajos y las responsabilidades, un calendario le permite realizar un seguimiento de ello en una sola plataforma. Reunir todas las tareas en un solo lugar reduce el tiempo que se tarda en cambiar las tareas. Tambien proporciona un enfoque mas facil para administrar el trabajo y la vida.
- Establecer limites de tiempo- un calendario o un planificador le permiten ver el limite de tiempo general que tiene para una tarea o proyecto. Segun la investigacion, trabajamos mas duro cuando tenemos plazos. Pero recuerde tomar descansos y no asumir una carga de trabajo poco realista.
- Limite el numero de tareas- use herramientas de administracion del tiempo para desglosar la cantidad de tareas que puede realizar de manera efectiva en un dia y anote en su calendario o planificador diario. Cuando sabe que tiene un limite establecido que alcanzar en un dia, es mas facil concentrarse en el trabajo y cumplir con los plazos. Un calendario puede ayudarlo a trabajar de manera mas inteligente para lograr un equilibrio adecuado entre la vida laboral y personal.
- Revisa tu progreso- un calendario es una representacion visual de tus objetivos. La revision periodica es una buena practica de gestion del tiempo que puede ayudarlo a evaluar su rendimiento y productividad y tambien a ver donde ha ido mal. La revision periodica le permite corregir el curso y desempenarse mejor.
7. Tomate descansos
Tomar un descanso para evitar sentirse abrumado es importante para las buenas practicas de gestion del tiempo. Alejarse de la rutina diaria para recargarse lo ayuda a concentrarse mejor y a tener mas energia una vez que regresa al trabajo.
- Tomese descansos cortos con la ayuda de un software de gestion del tiempo para reducir el estres y alejarse del trabajo para dejar de sentirse abrumado y volver renovado para comenzar a trabajar de nuevo.
- Los descansos son utiles para romper el ciclo de estres debido al trabajo y restablecer el equilibrio en su vida para permitirse estar mas saludable.
- Un descanso tambien puede ayudarte a reenfocarte, lo que puede llevar a un aumento de tu creatividad y a un proceso de pensamiento mas nitido.
- Un descanso tambien te ayuda a desestresarte, para que cuando regreses tengas mas concentracion y una mayor productividad.
Como emprendedor ocupado, sabes que el tiempo es tu recurso más valioso.
Intente usar estas herramientas de administración del tiempo sugeridas por Zipschedules para ayudarlo a concentrarse en su trabajo y evitar distracciones.