Cambio de Software de Programacion de Restaurantes | 18 mins read

Una guia de procedimientos para programar turnos

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Que son los horarios de turnos?

Un horario de turnos se produce cuando una empresa divide cada dia en turnos y elige empleados para trabajar en determinados momentos. Puede haber un horario de turno rotatorio, o un cambio por semana, o un nuevo horario todos los dias.

Los turnos fijos se establecen en piedra. Los empleados deben trabajar los mismos turnos de dia o de noche a menos que evolucionen las necesidades empresariales. Los empleados pueden ser a tiempo parcial, tiempo completo o temporal. Sus necesidades de programacion cambiaran si cambia su situacion laboral.

La programacion de empleados es un componente critico de cualquier organizacion que genera programas de trabajo y ofrece trabajo por turnos. Ayuda a minimizar los costos de mano de obra, mejorar la moral, optimizar la productividad y reducir costos.

Las empresas crean y mantienen un horario de trabajo para optimizar la administracion de recursos, minimizar las ineficiencias y generar mas beneficios.

7 Tipos mas comunes de programas de turnos

Las organizaciones tienen muchos tipos diferentes de programas para elegir antes de crear una programacion de trabajo. La eleccion de una programacion depende del tamano y el alcance de la empresa, junto con cualquier requisito critico del negocio.

Estos son los tipos mas comunes de horarios de turnos.

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1. Programaciones de turnos fijos

Un turno fijo asigna a los empleados las mismas horas de trabajo en el mismo dia (s) cada semana. Esto puede ser por la manana o por la noche, dependiendo de las horas de operaciones.

Un horario fijo puede ser cualquier cosa, desde un turno de dos horas hasta un turno de ocho horas. Por ejemplo, un restaurante puede programar un servidor para que funcione todos los martes, jueves y viernes de 12 a.m. a 6 p.m.

Un horario fijo permite a los trabajadores hacer planes por adelantado y depender de un numero determinado de horas de pago. Por estas razones, muchos empleados prefieren un horario fijo de turnos.

2. Dividir horarios de turnos

En una programacion de turnos divididos, los empleados acuerdan un numero determinado de horas dividido en dos turnos o franjas horarias por dia. Para ilustrar, un empleado puede trabajar de 9 a.m. a 12 p.m. y luego hacer un descanso durante 3 horas. Luego regresaria de las 15.00 a las 18.00 horas, por un total de 6 horas diarias.

Una pausa regular para el almuerzo no esta incluida en un turno dividido. El equipo de Recursos Humanos debe asegurarse de que un empleado que trabaja en un turno dividido cumpla con las leyes laborales.

3. Programaciones de turnos de horas extra

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Algunas empresas permiten a los empleados trabajar horas extra. De acuerdo con las leyes estatales y federales, las horas extraordinarias incluyen todas las horas trabajadas durante el periodo de ocho horas diarias. Tambien puede incluir cualquier trabajo realizado despues de 44 horas a la semana.

Debido a que la mayoria de los estados pagan tiempo y medio por horas extras, muchos propietarios de negocios prefieren minimizarlo. Las empresas pueden recompensar a los trabajadores de alto rendimiento con horas extras, u ofrecerles durante la temporada ajetreada. El equipo de Recursos Humanos debe asegurarse de que la empresa mantenga el cumplimiento de las leyes laborales estatales o federales.

  • 21% de los trabajadores de restaurantes reloj en horas extraordinarias cada ano

  • 30% de los trabajadores de paisajismo reloj en horas extraordinarias cada ano

  • 30% de los empleados minoristas reloj en horas extraordinarias cada ano

  • 49% de los trabajadores en el reloj de fabricacion en horas extraordinarias cada ano
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    4. Rotacion de programas de turnos La

    rotacion de turnos permite a los empleados cambiar turnos que normalmente se ajustan a un programa de trabajo normal. Para ilustrar, los trabajadores pueden alternar entre el turno de noche y el turno de dia cada dos semanas o cada dos meses.

    Un turno giratorio permite a una organizacion distribuir las horas de manera uniforme a los empleados para asegurarse de que reciben suficiente tiempo de trabajo. Sin embargo, muchos trabajadores no disfrutan de este tipo de horarios porque es menos flexible. Las empresas deben preguntar a los trabajadores si estan dispuestos a rotar turnos antes de programar a un empleado para el trabajo por turnos.

    5. Programaciones de turnos de guardia

    Algunas industrias emplean a empleados de guardia. Estos trabajadores estan disponibles para entrar en cualquier momento, segun sea necesario. Si un empleado llama enfermo o se toma un dia de vacaciones, un supervisor puede ponerse en contacto con un trabajador de guardia para tomar su turno. El

    pago de los empleados de guardia es mas alto porque deben estar disponibles en la entrega de un sombrero. Ademas, el trabajador nunca tiene realmente un dia libre. Por estas razones, la mayoria de las empresas rotan a los empleados para turnos de guardia, en lugar de ponerse en contacto con los mismos miembros del equipo cada vez.

    6.

    6 swing shift schedules 1618512804 5643

    Swing Shift Programaciones Los turnos de oscilacion abarcan la tarde hasta el final del dia. En la industria de restaurantes, los supervisores programan empleados de alto rendimiento para turnos de swing para satisfacer las necesidades de los clientes. En el comercio minorista, un supervisor puede poner a un trabajador con menos experiencia en un turno de swing a medida que llegan menos clientes por la noche.

    Los turnos de giro permiten a una organizacion atraer a trabajadores que estan ocupados durante el dia y que solo pueden trabajar de noche. Algunos trabajadores prefieren trabajar durante el dia porque los miembros de la familia tienden a volver a casa por la noche. Los propietarios deben asegurarse de que los empleados esten a bordo con un horario de turno de swing antes de asignar uno.

    7. El programa de turnos sin programacion No

    hay rima ni razon para un turno sin horario, a menos que los empleados digan especificamente que no pueden trabajar durante determinadas horas o dias de trabajo. Los empleados obtienen las horas que se les asignan. La industria de la comida rapida utiliza este tipo de horarios mas que otras empresas. Los propietarios suelen programar empleados cada semana y publicarlos en una junta directiva (o en linea). Los empleados necesitan solicitar swaps de turnos, lo que crea trabajo adicional para el gerente.

    Si bien esta opcion es algo flexible para la administracion, no es facil para el personal. Tambien puede dar lugar a mas llamadas o intercambios de ultima hora, lo que puede afectar a la calidad del servicio al cliente.

    Los 9 problemas mas importantes del horario de turnos para evitar

    Como elige una empresa el tipo correcto de horario de turno para alinearse con las necesidades de los empleados y del negocio? Todo depende del personal, la temporada, la industria y el numero de trabajadores.

    Dos empresas dentro de la misma industria pueden elegir diferentes horarios de turnos. Por ejemplo, un restaurante que opera las 24 horas del dia, los 7 dias de la semana probablemente necesitara un turno giratorio, mientras que una pequena cafeteria puede beneficiarse de un horario fijo.

    Sin embargo, incluso el mejor sistema de programacion puede provocar problemas que impactan el servicio al cliente y los resultados finales. Los problemas de programacion mas comunes incluyen-

    1. Baja disponibilidad para un programa de turnos

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    Incluso el mejor horario es problematico si los empleados no estan disponibles para las horas asignadas. Si la baja disponibilidad es un problema regular, no habra suficientes trabajadores por turno. Las empresas distribuiran las horas de manera desigual y tendran que dejar ir a aquellos con baja disponibilidad. Tambien afectara a la calidad del servicio al cliente y a los resultados finales.

    2. El exceso de personal de un horario de turnos

    Algunas empresas programan demasiados trabajadores y luego los envian a casa temprano para mantener bajos los costos de mano de obra. Esto disminuye la moral y es frustrante para los empleados que planifican eventos alrededor de su horario. Cuando hay demasiados trabajadores a la vez, hay menos trabajo que hacer. Esto hace que el trabajo sea menos agradable y disminuye el valor potencial que los miembros del equipo deben aportar a una organizacion. Tambien se traduce en una tasa de rotacion mas alta.

    • Detener el numero de personal de planificacion solo alrededor de los promedios

    • Detener el desgaste de relleno si sigue por encima del numero minimo de
    • personal
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    3. Canibalizacion de margenes en

    un horario de turnos Muchos minoristas programan demasiado para aumentar las ventas y mejorar el servicio al cliente, pero esto puede resultar contraproducente. Todo lo que hace es aumentar los costos de mano de obra y minimizar las posibles ventas para ese dia. Los expertos empresariales se refieren a esto como el efecto de canibalizacion del margen.

    4. Escasez de personal en un horario de turnos

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    En el otro lado, una empresa puede no tener suficientes trabajadores por turnos para cubrir un periodo de tiempo. Esto es particularmente perjudicial durante la temporada de vacaciones, cuando es fundamental tener ayuda adicional a mano. La escasez de personal aumenta la carga de trabajo de otros empleados, disminuye la moral y perjudica la calidad del servicio al cliente. Tambien puede disminuir los beneficios, ya que muchos clientes se sienten frustrados por los largos tiempos de espera y la falta de atencion.

    5. Sin Llamada-No Mostrar para una Programacion de Turnos

    Cuando los empleados no aparecen o llaman para un turno, se denomina no llamada no show. O bien han abandonado el trabajo, o pueden haber descubierto que no habra consecuencias para este comportamiento. Sin embargo, las frecuentes no-llamadas no se presentan son malas para la moral, perjudican el servicio al cliente y aumentan la tasa de facturacion. Esto es un desperdicio de recursos, tiempo y energia.

    5. Sin Llamada-No Mostrar para una Programacion de Turnos

    Cuando los empleados no aparecen o llaman para un turno, se denomina no llamada no show. O bien han abandonado el trabajo, o pueden haber descubierto que no habra consecuencias para este comportamiento. Sin embargo, las frecuentes no-llamadas no se presentan son malas para la moral, perjudican el servicio al cliente y aumentan la tasa de facturacion. Esto es un desperdicio de recursos, tiempo y energia.

    6. Demasiado entrenamiento impacta el calendario de turnos

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    Cuando hay altas tasas de rotacion, los empleadores necesitan entrenar a nuevos empleados con mas frecuencia. Esto afecta a la eficiencia de la cadena de suministro, pierde tiempo y perjudica el servicio al cliente. Ademas, los costos asociados con la formacion continua consumen beneficios. Como resultado, es dificil para los gerentes agilizar la programacion y aprovechar el capital humano a su maximo potencial.

    7. Personal mal capacitado, servicio al cliente y horarios de turnos El personal

    mal capacitado o los nuevos empleados ofrecen una menor calidad de servicio al cliente. La rotacion regular significa que siempre hay nuevos contratados en el horario que no estan completamente al dia. Las nuevas contrataciones o los trabajadores mal capacitados tambien son menos aptos para tramitar quejas y comunicarse eficazmente. Esto disminuye las ventas y perjudica el equilibrio entre la vida laboral de los empleados, lo que afecta aun mas a la tasa de rotacion.

    • 73% de los consumidores dicen que valorar su tiempo es lo mas importante que una empresa puede hacer para ofrecer un buen servicio al cliente

    • 65% espera que el servicio al cliente sea mejor ahora de lo que era hace 5 anos
    • El
    • 96% de los clientes ya no confian en marcas o publicidad

    51% de los clientes no volveran a hacer negocios con una empresa que tuvieron una mala experiencia

    8. Impactos de comunicacion deficientes Programacion de turnos Los cambios de turnos

    regulares, llamadas frecuentes o no presentaciones afectan negativamente a la programacion. Cuesta dinero y tiempo compensar a los empleados que no estan donde deberian estar. Dana la moral de los trabajadores que estan alli durante dias consecutivos, o que trabajan duro y se presentan a tiempo.

    Tambien impone mas carga a los supervisores y empleados experimentados para que funcionen bien o compensen a los trabajadores ausentes. Cada organizacion necesita priorizar la comunicacion cuando se trata de programar para evitar estos problemas.

    9. Incumplimiento y Programaciones de turnos

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    Cuando los propietarios no optimizan la programacion, existe una alta probabilidad de incumplimiento. Las auditorias reglamentarias mostraran cuando los empleados estan sobrecargados de trabajo o cubren demasiados turnos sin interrupcion. Esto amenaza la reputacion de la compania y la supervivencia misma. Las empresas deben priorizar la programacion para eliminar cualquier problema de cumplimiento de normas.

    Como elegir el metodo de programacion de cambio derecho Los metodos de

    programacion varian de simples a mas complejos, dependiendo del tipo de tecnologia y proceso que utilice el propietario. Cada metodo debe alinearse con el estilo de programacion preferido de la industria.

    Aunque ningun metodo es mejor que otro, algunos son mejores para las necesidades de los empleados y de la empresa. Un propietario debe considerar cuanta flexibilidad y eficiencia se requieren para mantener a los empleados contentos, optimizar el servicio al cliente y aumentar las ganancias.

    Diferentes metodos incluyen

    • - Casual - No hay metodo formal de programacion. Altamente flexible, pero menos eficiente y mas propenso a errores.


    • Tradicional - Metodo manual que es algo flexible y algo eficiente. Propenso a mas errores humanos.


    • Funcional- uso de hojas de calculo de Excel y Microsoft Office para crear horarios de trabajo. Esta opcion es menos flexible pero mucho mas eficiente.


    • Innovador - Requiere software de programacion. Este metodo es altamente flexible, eficiente y funcional. Tambien puede ser mas caro.
    Otros factores a tener en cuenta incluyen el tamano y el alcance de la empresa, cualquier problema de programacion anterior, problemas de cumplimiento y preocupaciones presupuestarias. Por ejemplo, una pequena empresa puede haber utilizado el metodo casual en el pasado con pocos problemas, pero ahora tiene mas empleados para acomodar.

    Las empresas mas grandes probablemente deberian optar por programar software para mantener el cumplimiento y adaptarse a diferentes programaciones. Los propietarios tambien deben tener en cuenta los factores estacionales y cuantos trabajadores temporales o adolescentes estaran en el personal. Existen requisitos especiales para este tipo de empleados, y los errores de programacion pueden dar lugar a incumplimiento.

    Pros y Contras de 4 Metodos de Programacion de Turnos Principales

    pros and cons of 4 main shift schedule methods 1618512805 7077

    Mientras que las empresas pueden afirmar que un metodo es mejor que otro, solo el propietario puede decidir lo que es mejor para la empresa. Por ejemplo, una pequena empresa de 10 personas probablemente no necesitara software de programacion, pero eso puede cambiar a medida que avanza el tiempo. El propietario debe estudiar los beneficios y desventajas de cada metodo antes de que el/ella decida. Algunos de estos incluyen -

    1. No hay metodo formal para horarios de turnos

    Este metodo es mejor para las pequenas empresas con menos empleados. Tambien es preferible para las organizaciones que no necesitan asistencia adicional crear, supervisar y mantener horarios de turnos.

    Aunque es barato, es mas dificil para los propietarios manejar los cambios de ultima hora o dar cabida a solicitudes. El metodo no formal no se escala bien para empresas en crecimiento que con frecuencia agregan nuevos empleados.

    2. Metodo tradicional para las programaciones de turnos

    Algunas empresas siguen utilizando lapiz y papel para crear programaciones. Colocan el nuevo horario cada semana en un tablero para que todos puedan verlo. Es simple, sencillo y no requiere un sistema informatico.
    Sin embargo, los cambios manuales requieren mucho tiempo y son propensos a errores. Tambien es mas dificil optimizar la toma de decisiones relacionadas con el trabajo, ya que no hay una manera real de generar informes laborales.

    3. Metodo funcional para programaciones

    de turnos Muchas empresas utilizan hojas de calculo para crear programaciones de turnos. Microsoft Office proporciona plantillas de trabajo que son faciles de navegar y personalizar. Con formulas y funciones de generacion de informes, una empresa puede profundizar en los datos laborales para tomar mejores decisiones.

    Excel es menos costoso que el software de programacion, pero el propietario tendra que comprar una licencia de Microsoft Office. Este metodo es mas rapido que el lapiz y el papel, pero sigue siendo mas tedioso y propenso a errores que el software de programacion.

    4. Software de Programacion de Empleados para Programaciones de Turnos

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    Afortunadamente, las nuevas tecnologias permiten a los propietarios crear y monitorear rapidamente horarios. Pueden hacerlo desde telefonos moviles, portatiles o iPads.

    Un empleado puede presentar una solicitud de ultimo minuto para cambiar un turno de noche o pedir menos horas a la semana, y una alerta se envia inmediatamente a la direccion. Las actualizaciones en tiempo real permiten a todos ver los cambios.

    Esto agiliza todo el proceso de programacion y mejora la moral de los empleados. Tambien hace que todos rindan cuentas. Las soluciones de software pueden ser costosas, pero el retorno de la inversion vale la pena.

    Programar software es bastante facil de operar, aunque puede haber una ligera curva de aprendizaje al principio. Esta opcion es la mejor para empresas en crecimiento que no quieren perder tiempo y dinero en programar cuellos de botella.

    • intuitiva facil de usar

    • Capacidad de acceder a los datos desde cualquier dispositivo

    Funciones de informes
  • Buenas opiniones

  • Soporte en linea y servicio al cliente
  • Como crear un calendario de turnos de empleado

    Hay tantos factores a tener en cuenta en la programacion que puede ser abrumador. Los nuevos propietarios de negocios tienen diferentes responsabilidades y objetivos que cumplir cada dia. Lo ultimo que una empresa necesita es preocuparse por el horario de trabajo.

    Desafortunadamente, muchos propietarios no se toman en serio la programacion y no estan seguros de como construir un horario correctamente. Esto da como resultado un incumplimiento, un servicio al cliente deficiente y una alta tasa de rotacion. Mientras que el software realiza parte del trabajo automaticamente, todavia ayuda saber como construir un buen horario. Esto es particularmente cierto si la organizacion utiliza uno de los otros 3 metodos de programacion. Estos son los 9 pasos para crear un horario de turno de empleados.

    1. Crear normas de trabajo para la programacion de turnos

    Determine cuanto necesita completar cada trabajador en un periodo de tiempo determinado. Esta medicion dependera del tipo de negocio y del papel del empleado. El propietario debe describir todos los requisitos de trabajo para este rol y, a continuacion, repetir este proceso para cada otro trabajador.

    2. Analizar los niveles de actividad para crear un programa de turnos

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    Que tan ocupada esta la empresa? La respuesta a esta pregunta determinara cuantos empleados se requieren por turno. Los propietarios no deben usar la intuicion, sino revisar los informes de ventas y mano de obra para garantizar la precision. El software de programacion eficaz puede realizar este paso automaticamente, lo que optimizara la programacion futura y minimizara los cuellos de botella.

    3. Predecir Niveles de Actividad para Crear Programacion de Turnos

    Los propietarios deben revisar los datos historicos del paso 2 para predecir futuras necesidades de programacion. Lo mejor es identificar los tiempos ocupados y lentos para cada dia, mes y ano. Las vacaciones y los factores estacionales tambien son importantes para las predicciones precisas.

    4. Calcular empleados necesarios para

    el programa de turnos El propietario debe dividir los estandares de produccion por el numero de clientes para estimar cuantos empleados se necesitan por turno. Para ilustrar, una anfitriona puede sentar aproximadamente 20 mesas en cuatro horas. Los datos historicos muestran que hay un promedio de 60 tablas durante este tiempo. El propietario dividio 60 por 20 para determinar que el restaurante necesita 3 azafatas para ese turno.

    5. Considerar las necesidades de los trabajadores para programaciones

    de turnos El propietario ahora debe considerar la disponibilidad de los empleados, las preocupaciones de flexibilidad, la rotacion y el cumplimiento. Es importante tener en cuenta el posible ausentismo, las horas extras y otras circunstancias atenuantes. Muchos gerentes olvidan las solicitudes de tiempo libre u otros requisitos cuando hacen horarios. Esto duele la moral y conduce a mas no-shows.

    6. Elija el metodo para los horarios de turnos

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    Ahora es el momento de elegir entre el metodo casual, el metodo tradicional, el metodo funcional y el metodo innovador. Algunos metodos ahorraran mas tiempo y dinero, lo que optimiza la programacion futura.

    7. Obtener Aprobacion para la Programacion de Turnos

    Si un supervisor crea la programacion, tendra que aprobarlo con la administracion. Este paso es critico ya que el propietario puede tener otros requisitos que afectan a las necesidades de programacion. Ambos individuos deben evaluar la calidad del horario y considerar los gastos laborales, las necesidades de los trabajadores y los requisitos de la empresa.

    8. Compartir el horario de turnos con

    el personal El supervisor debe publicar o dar el horario a los empleados con anticipacion. Si utiliza Excel, la empresa puede enviar horarios por correo electronico. Algunos gerentes rompen el horario en un tablon de anuncios donde todo el mundo puede verlo. Las aplicaciones de programacion permiten a los propietarios comunicar actualizaciones automaticamente para que los empleados no tengan que realizar una solicitud de cambio en persona.

    9. Revisar regularmente

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    la programacion de turnos El primer programa es solo el primer paso. Para cadenas de comida rapida o minoristas, normalmente se requieren nuevos horarios cada semana. Incluso si el horario es fijo, los supervisores tendran que rastrearlo, monitorizarlo y actualizarlo para fines de optimizacion.


    La compania tambien debe tener en cuenta cualquier problema regular y trabajar con los miembros del equipo para mejorar la programacion futura. La empresa puede necesitar considerar un nuevo metodo a medida que cambien las necesidades de negocio.

    En conclusion, esto es lo que debe saber acerca de los horarios de turnos -

    • Los tipos mas comunes de horarios de turnos incluyen horarios de turnos divididos, horarios de turnos fijos, horarios de turnos de horas extras, horarios de turnos giratorios, turnos de guardia, horarios de turnos de swing, y programar turnos.
    • Los 9 programas mas grandes que se evitan incluyen baja disponibilidad, exceso de personal, canibalizacion de margenes, escasez de personal, no llamadas sin espectaculos, entrenamiento excesivo, servicio al cliente deficiente, mala comunicacion y problemas de cumplimiento.
    • Los cuatro metodos principales de programacion incluyen casual, tradicional, funcional e innovador. El tipo de metodo de programacion que elige una organizacion depende del tamano de la empresa, el ambito y las necesidades de los trabajadores.
    • Para generar una programacion, los propietarios deben crear estandares de trabajo, evaluar la actividad actual, determinar cuantos trabajadores se necesitan por turno, considerar las necesidades de los empleados, elegir el metodo de programacion, obtener aprobacion, compartir la programacion y revisar y optimizar regularmente la programacion.

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