Que es una plantilla de creacion de horarios?
Una plantilla de creacion de horarios es un tipo de documento que crea una copia de si mismo al abrirlo. Esta copia tiene todo el diseno y el formato de la muestra del creador de horarios, como logotipos y tablas, pero puede modificarlo introduciendo contenido sin alterar el ejemplo original del creador de horarios. Una plantilla de creacion de horarios disenada profesionalmente puede ayudar a mantener una apariencia uniforme de los documentos relacionados.
6 cosas que se deben y no se deben hacer con la programacion (y por que una plantilla de Schedule Maker no lo es)
Que es un horario de trabajo?
Un horario de trabajo es un cronograma que describe los dias y las horas en que se espera que trabaje el empleado. Este cronograma beneficia tanto al empleador como al empleado, ya que brinda claridad y certeza con respecto a las tareas que deben completarse, especialmente cuando el trabajo es a tiempo parcial o por turnos. A veces, un horario de trabajo incluye descansos, horas extras y vacaciones. Tambien puede incluir informacion adicional, como la hora del almuerzo y el descanso, y quien trabajara con quien.
En resumen, el cronograma de trabajo es una hoja de ruta para los empleados y los empleadores, que les ayuda a mantenerse al dia con el trabajo que deben realizar, cuando deben completarlo y quien lo hace.
Un buen horario ayuda a los empleados a entender cual es su posicion con respecto a las tareas, al tiempo que actualiza el calendario de Considera los dias y horas especificos designados a un empleado para realizar un trabajo remunerado e incluye los detalles del turno de un empleado, incluidos los dias de la semana y las horas especificas que se espera que un empleado trabaje para la organizacion. Dependiendo de la naturaleza del trabajo y la empresa, uno puede trabajar las mismas horas o dias a lo largo de su carrera en una organizacion, o su horario podria cambiar segun las necesidades del empleador.
Un cronograma eficiente puede ayudar a optimizar el tiempo del personal, gestionar la carga de trabajo en todos los turnos y mantener una comunicacion clara entre los equipos y las verticales. Con cronogramas efectivos, las empresas seguramente funcionaran sin problemas.
Tipos de horarios de trabajo
Los ultimos tres anos de la pandemia han obligado a las personas a recalibrar su equilibrio entre la vida laboral y personal. Los empleados han empezado a anteponer las necesidades personales, la salud mental y el bienestar general a sus compromisos laborales. La mayoria de los trabajadores ahora estan interesados en encontrar un trabajo que les permita tener una vida equilibrada, en lugar de simplemente otro cheque de pago. Los empleadores atentos han tomado conciencia de la situacion y estan contratando a personas mas motivadas y con menos probabilidades de agotarse. El informe Global Talent Trends 2022 de LinkedIn revelo que el trabajo remoto o hibrido aumento siete veces mas rapido que los puestos presenciales, lo que ha llevado a un 83% mas de ofertas de trabajo que mencionan la flexibilidad desde 2019.
Los horarios de trabajo tambien han evolucionado para mantenerse al dia con los cambios en la cultura laboral. Estos son algunos horarios de trabajo comunes de los empleados
- - Tiempo completo- Un horario de trabajo tradicional, generalmente implica trabajar alrededor de 40 horas a la semana. Los empleados a tiempo completo suelen tener horarios y dias de trabajo establecidos, aunque la flexibilidad puede ser posible segun las necesidades de la empresa. Para los empleadores, es facil crear horarios semanales cuando trabajan con empleados a tiempo completo.
- A tiempo parcial- los empleados a tiempo parcial tambien tienen horarios y dias establecidos, pero por lo general trabajan menos horas que los empleados a tiempo completo, por lo general de 20 a 30 horas por semana. Algunas companias ofrecen beneficios a los empleados a tiempo parcial, como el seguro medico, mientras que otras no.
- Flexible- en un horario de trabajo flexible, los empleados tienen cierto grado de control sobre cuando y con que frecuencia trabajan. Podria implicar trabajar desde casa, fijar el horario o aprovechar el horario flexible (empezar y terminar el turno a diferentes horas cada dia). Un acuerdo de trabajo flexible tiene en cuenta el tiempo de los empleados y puede beneficiar tanto a los empleadores como a los empleados, ya que puede conducir a una mayor productividad y satisfaccion laboral.
- Comprimido- un horario de trabajo comprimido implica trabajar menos dias a la semana, pero mas horas que un horario tradicional de tiempo completo, por lo general cuatro dias de 10 horas en lugar de cinco dias de ocho horas. Un horario como este beneficia a quienes necesitan mas tiempo fuera del trabajo para cumplir obligaciones personales o familiares. Sin embargo, tambien puede provocar agotamiento si no se gestiona adecuadamente.
- Trabajo por turnos- el trabajo por turnos generalmente se implementa en lugares donde los empleados tienen previsto trabajar en horarios no estandar, incluidas las tardes, los turnos nocturnos o las primeras horas de la manana. Este tipo de horario suele ser necesario para trabajos en industrias que requieren mas de 10 horas de trabajo, como restaurantes, hoteles y tiendas minoristas.
- Rotacion- Un horario rotativo implica trabajar diferentes turnos en dias diferentes (o incluso semanas diferentes). Este cronograma es comun en la atencion medica y la industria, donde se necesita cobertura las 24 horas, los 7 dias de Puede requerir la creacion de horarios diarios para una mayor eficiencia.
- Turno dividido- Un turno dividido es cuando un empleado trabaja dos turnos mas cortos con un descanso en el medio, en lugar de un turno largo. Un ejemplo seria trabajar de 7 a. m. a 11 a. m., tomarse un descanso y volver a trabajar de 4 a. m. a 8 p. m. Este horario es muy comun en empresas con sucursales internacionales en diferentes zonas horarias. De
- guardia- Los turnos de guardia son cuando se requiere que un empleado vaya a trabajar si es necesario, pero no tiene un horario establecido. Un empleado puede estar de guardia durante ciertos dias de la semana o del mes o estar de guardia las 24 horas, los 7 dias de la semana
- Remoto- los empleados remotos no entran fisicamente a la oficina; completan su trabajo desde casa u otro lugar fuera de la oficina. Este acuerdo se esta volviendo cada vez mas popular, ya que la tecnologia ha facilitado la comunicacion y la colaboracion a distancia.
Ahora, veamos algunas de las cosas que se deben y no se deben hacer que ayudan a mejorar la programacion.
Realice un seguimiento preciso de los datos de los empleados y
Ahorre tiempo con un programa de software de programación de empleados.
No.1- Planifique su horario con anticipacion
La planificacion avanzada del horario de trabajo puede ayudar a mejorar la comunicacion y la coordinacion entre los miembros del equipo Cuando todos los miembros de un equipo saben que tareas deben completarse y los plazos correspondientes, es mas facil para los empleados trabajar juntos para realizar el trabajo de manera eficiente. Tambien ayuda a evitar conflictos entre los empleados sobre quien es responsable de que tarea.
Una aplicacion moderna de programacion de empleados puede ayudar a planificar un horario de trabajo sin esfuerzo. Una aplicacion de programacion como Zip Schedules permite al administrador crear plantillas personalizadas para un horario. Pueden seleccionar un intervalo de fechas, elegir a los empleados a los que desean asignar tareas y especificar las tareas implicadas. Entonces solo tienen que empezar a cubrir esos turnos con empleados que esten disponibles para trabajar.
Sin embargo, es importante tener un perfil a mano para cada empleado para tener exito con este metodo. Estos perfiles incluiran la disponibilidad, las habilidades y las calificaciones del empleado. La aplicacion tambien puede ayudarlo a ver que empleados estan disponibles para turnos especificos, garantizando que a todos se les asignen suficientes horas de trabajo.
No 2 Automatice el proceso de programacion
La creacion manual de horarios puede provocar errores, como el olvido de turnos o la doble contratacion de empleados. Un buen software de programacion ayuda a reducir estos errores, por lo que puede estar seguro de que su horario es preciso.
Uno de los principales inconvenientes de intentar comunicar los turnos por correo electronico o mensaje de texto es que es un proceso mas largo y, a menudo, genera confusion. Sin embargo, con el software de programacion de empleados en linea, los empleados pueden iniciar sesion y ver sus proximos turnos en tiempo real, y pueden comunicar los cambios o actualizaciones del cronograma sin problemas. Esto ayuda a garantizar que todos esten siempre en la misma pagina.
Ademas, muchas aplicaciones de programacion ofrecen la integracion del reloj horario, lo que permite a los empleados marcar la entrada y la salida directamente desde el propio horario. Esto elimina la necesidad de tener hojas de horas en papel o introducir datos manualmente, lo que le permite ahorrar aun mas tiempo (y dinero). Tambien ayuda a los empleadores a controlar el tiempo de los empleados y hacer un seguimiento de las horas trabajadas. Se puede utilizar esta informacion para mejorar los procesos de nomina y garantizar el cumplimiento de las leyes laborales.
Un cronograma organizado ayuda a aumentar los niveles de productividad de los empleados individuales y de la empresa en general. Cuando todos conocen sus responsabilidades, es mas facil hacer el trabajo de manera eficiente.
No. 3. Permita flexibilidad en la programacion
Cuando se trata de la programacion de los empleados, hay muchas buenas razones para permitir la flexibilidad. Una encuesta de Airtasker revela que los trabajadores con horarios flexibles trabajan 1,4 dias mas al mes en promedio que los trabajadores con horarios fijos. Otros estudios corroboran que los trabajadores flexibles son mas productivos que los que siguen horarios rigidos. Esto quizas se deba a que los trabajadores que tienen cierta flexibilidad pueden adaptar mejor su horario para que se ajuste a sus ritmos de productividad naturales (por ejemplo, trabajar antes o despues de las horas estandar, si es entonces cuando tienden a ser mas productivos).
Un horario flexible brinda a los empleados un mayor control sobre su vida laboral, lo que conduce a una mejor concentracion en el trabajo, a una mayor satisfaccion y motivacion en el trabajo, asi como a menos estres y ansiedad fuera del trabajo.
Realice un seguimiento preciso de los datos de los empleados y
Ahorre tiempo con un programa de software de programación de empleados.
Num. 4. Desconfie de una plantilla de creacion de horarios
Se puede utilizar una gran cantidad de formatos de programacion para administrar un establecimiento de manera efectiva. Sin embargo, antes de asignar turnos, los gerentes deben determinar el horario de trabajo que mejor se adapte a su modelo de negocio. Por ejemplo, es posible que una empresa de desarrollo de software o un banco solo necesite que sus trabajadores trabajen ocho horas al dia, pero un restaurante de comida rapida necesitara cocineros en linea a las 4 de la manana y nuevamente a las 4 de la tarde todos los dias. Sean cuales sean las necesidades de la empresa, los gerentes deben utilizar un sistema de programacion eficaz que sea facil de usar, permita la personalizacion y se adapte al tiempo y las necesidades de los empleados.
Las plantillas de horarios gratuitas en las redes sociales y sitios web cuestan un centavo la docena. Estos pueden servir al proposito de una organizacion al principio, pero pueden crear grandes contratiempos en el futuro.
Un creador de horarios basado en plantillas no es una buena idea porque no se adapta a tu negocio, es inflexible y no te permite hacer cambios facilmente. Recuerde que no esta creando un horario de clases para estudiantes con horarios fijos para matematicas, ciencias e ingles, sino un horario para adultos que trabajan y que pueden tener multiples responsabilidades. Una plantilla de cronograma establecida puede o no tener en cuenta las necesidades especificas de su empresa. Cada empresa es diferente y tiene diferentes exigencias de programacion. Una plantilla de prototipo no puede proporcionar el nivel de personalizacion necesario para crear un cronograma eficaz para el lugar de trabajo. Una plantilla tampoco te permite cambiar o adaptar tu horario facilmente si tu horario actual no funciona bien.
A diferencia del software de programacion, las plantillas no ofrecen ningun tipo de soporte o asistencia sobre como usarlas. Si tienes problemas con una plantilla, es probable que tengas que buscar ayuda u orientacion por tu cuenta. Ademas, una plantilla a menudo puede provocar errores en la programacion. Esto se debe a que es facil introducir informacion incorrecta cuando se utiliza una plantilla, lo que puede generar confusion y frustracion tanto para los empleadores como para los empleados.
No. 5. Evite cambios de ultima hora en los horarios
Una clave para una mejor gestion de la fuerza laboral es tener un cronograma completo que no requiera demasiados cambios de ultima hora. Estos programas tienen en cuenta las solicitudes de licencia de los empleados y los compromisos personales y siempre tienen un plan de respaldo listo.
Los cambios de ultima hora en los horarios de los empleados, por otro lado, a menudo pueden indicar una mala gestion del tiempo por parte del empleador. Puede dejar a los empleados abrumados, sobrecargados de trabajo y poco apreciados, lo que reduce la productividad
Los empleados a los que se les cambian constantemente sus horarios en el ultimo momento pueden experimentar un aumento de los niveles de estres, lo que puede afectar su salud y bienestar. Esto puede provocar ausentismo o tardanza. En ultima instancia, puede interrumpir el flujo de trabajo de un establecimiento cuando los empleados comienzan a tomarse vacaciones no planificadas o a dejar de fumar por completo.
Num. 6. No sobrecargue ni subprograme a los empleados
Programar y programar demasiado a los empleados puede generar una serie de problemas para una organizacion. Si los empleados tienen horarios excesivos, se estresan y su productividad se ve afectada. Si no estan programados, se aburren y, una vez mas, la productividad se ve afectada.
Ademas de eso, programar demasiado o poco a los empleados puede crear la sensacion de que su trabajo no es valorado o que su empleador no se preocupa por ellos, lo que lleva a una baja moral y resentimiento. Esto afectara su interaccion con los clientes, lo que reducira los niveles de satisfaccion de los clientes. Estos empleados tambien tienen mas probabilidades de dejar sus puestos de trabajo, lo que se traduce en tasas de rotacion mas altas para la empresa.
En ultima instancia, los resultados de la empresa se veran afectados. Puede resultar costoso para la empresa, tanto en terminos de perdida de productividad como de costos de capacitacion.
Mantenga contentos a los empleados
Utilice aplicaciones móviles, listas de verificación y tecnología digital para la programación de los empleados.
Contenido de lectura obligada
Preguntas frecuentes
Como creo un planificador de horarios?
Hay varias formas de crear un planificador de horarios. Una forma es utilizar una plantilla de calendario en un programa de procesamiento de textos o de hojas de calculo. Otra forma es utilizar un programa de software de programacion.
Como creo una plantilla de cronograma en Excel?
Para crear una plantilla de cronograma en Excel, siga estos pasos- 1. Abra un libro de trabajo nuevo en Excel. 2. Haga clic en la pestana Archivo y, a continuacion, en Nuevo. 3. En Plantillas disponibles, haga clic en Programaciones. 4. En Nueva, haga clic en la plantilla de planificacion que desee utilizar. 5. Realice los cambios que desee y, a continuacion, guarde el libro de trabajo.
Como se crea un horario en Word?
No hay ninguna funcion especifica en Microsoft Word que le permita crear una programacion; sin embargo, puede utilizar la funcion de tabla del programa para crear una cuadricula que pueda utilizarse con este fin. Para crear una tabla de planificacion en Word, primero inserte una tabla con el numero deseado de filas y columnas. A continuacion, etiquete las columnas con los dias o fechas correspondientes y rellene las celdas correspondientes con la informacion deseada.
Que programa puedo usar para crear un horario?
Hay muchos programas que se pueden usar para crear un horario. Algunos ejemplos son Microsoft Excel, Google Sheets y Apple Numbers.