Libre Software de Programacion de Empleados | 9 mins read

Las 10 mejores herramientas de software gratuito de programacion

the 10 best free scheduling software tools
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Cualquiera que alguna vez haya programado empleados, o incluso trabajado como uno, para el caso, es consciente de que el proceso puede ser una fuente continua de frustracion, lo que resulta en problemas cronicos de programacion como cobertura inadecuada, clientes insatisfechos, ausencias inesperadas, baja moral y alta rotacion de empleados.

Para las nuevas empresas, las soluciones modificables pueden llegar a veces con un costo monetario mas alla del presupuesto asignado. En tales circunstancias, buscar opciones gratuitas para ayudar a aliviar la lucha que a menudo se asocia con la programacion de los empleados es una solucion viable, pero es vital que se tengan en cuenta los factores clave, primero.

El boligrafo y papel de la Ruta del

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pasaremos mucho tiempo enumerando las trampas del metodo anticuado de lapiz y papel, a pesar de que muchos gerentes se han vuelto bastante expertos en operar dentro de este paradigma. Por lo tanto, vamos a destacar lo basico por ahora.

Uno de los inconvenientes mas importantes para el metodo de programacion escrito es que es notoriamente dificil producir de manera efectiva en la distribucion masiva. La

publicacion de los horarios (en los tablones de anuncios de salas de descanso o incluso en el correo electronico) supone que todos los funcionarios lo veran, mientras que la generacion de cantidades masivas y la entrega fisica de estas copias a cada persona es obviamente un uso ineficaz del tiempo valioso.

Luego, hay revisiones a los horarios que invariablemente deben hacerse debido a enfermedades, reuniones, entrenamientos, etc. Algunos ajustes, especialmente razones personales como emergencias familiares, pueden poner a una organizacion en desorden.

Cuando surgen estos problemas, los dias y, a veces, las semanas de programacion deben ser revisados, con el proceso contraproducente de nuevo y la distribucion de los empleados con el calendario recien actualizado, lo que agrava la confusion de todos los interesados.

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Caracteristicas a buscar en Software Libre de Programacion

Con los avances tecnologicos que se han hecho en los ultimos anos, ahora hay software para practicamente todo, incluida la creacion y distribucion de horarios de los empleados. Ahora, el desafio se convierte en reducir que opciones ayudan mejor a administrar la eficiencia mientras administran las horas de trabajo adecuadas por turno.

Entonces, que puede hacer el software de programacion de empleados para una organizacion?

  • Cada vez que un administrador crea una programacion en la plataforma, la informacion se guarda automaticamente. Esto significa que los programas anteriores se pueden utilizar como plantillas, con cualquier cambio o especificacion de la empresa introducida posteriormente, ahorrando a la empresa cantidades masivas de tiempo y dinero.
  • El software de programacion de empleados distribuye instantaneamente la programacion final a traves de correo electronico y/o notificaciones push, una vez finalizado por la administracion. Las notificaciones telefonicas son notablemente practicas en este dia y en la era, teniendo en cuenta el 92% de los estadounidenses entre las edades de 18 29 telefonos inteligentes propios. Los
  • ajustes de los gerentes se pueden hacer rapidamente ya sea en un escritorio o convenientemente desde una tableta o un telefono inteligente, con actualizaciones inmediatas enviadas a los empleados a partir de entonces.
  • Dado que la adopcion de software de programacion de empleados reduce la cantidad de papel que una organizacion suele utilizar, lo que reduce el desperdicio de papel y el costo.

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    Hay numerosas ventajas a tener en cuenta cuando se trata de herramientas de programacion de empleados gratuitas, todas las cuales ofrecen beneficios unicos. Aqui estan los 10 primeros a considerar cuando se trata de pros y contras-

    1. Microsoft
    Word ha sido creado con exito por algunos administradores para su uso en la programacion, pero el software no fue disenado para simplificar la creacion de la programacion. Si bien se trata de una mejora definitiva con respecto a un lapiz y papel, las capacidades generales, la distribucion masiva y las actualizaciones siguen siendo problematicas. Esta solucion funciona mejor para empresas que constan de cinco o menos empleados.

    2. Microsoft Excel
    Disenado como una base de datos y herramienta de contabilidad, es similar a MS Word en forma pero no necesariamente funciona, ya que Excel es mucho mas flexible como herramienta de programacion de empleados que Word. Tambien hay gurus excelentes en algunos espacios de trabajo que estan lo suficientemente informados con el software y lo utilizan a todas sus capacidades. Sin embargo, es importante tener en cuenta que todos los miembros encargados de crear horarios de empleados deben ser competentes en el software utilizado.

    3. Correo electronico
    Esta modalidad resuelve algunos de los problemas de distribucion que faltan otras soluciones. Un administrador simplemente crea la programacion a traves de Word o Excel y la envia a todos los miembros del equipo en su lista. Es menos laborioso, y las comunicaciones llegan a un gran numero de personas. Pero, ese persistente problema de asegurar que cada empleado de hecho vio el horario sigue siendo.

    4. Dropbox
    Sin duda, un paso evolutivo en la direccion correcta, Dropbox para la programacion de los empleados puede facilitar la distribucion de horarios. En algunos aspectos, es superior al correo electronico porque puede llegar a aquellos que no revisen su correo con frecuencia. Dropbox, una utilidad eminentemente util, se ha utilizado ampliamente en las comunicaciones empresariales y personales. Sin embargo, la programacion debe crearse a traves de Word o Excel antes de compartirla, actuando como un paso mas en el proceso a traves de la generacion y distribucion utilizando varias aplicaciones.

    5. Google Docs
    Google Docs se ha convertido en una de las plataformas mas utilizadas. En la nube, es una ventanilla unica para muchas necesidades organizativas. Los horarios de los empleados se pueden crear y guardar en linea con la administracion que concede acceso a todos los empleados para verlos. Al igual que Dropbox, se puede notificar a los empleados desde la plataforma que hay una nueva programacion disponible, lo que simplifica considerablemente la distribucion. Ademas, tenga en cuenta que el formato de los Docs todavia puede presentar problemas porque originalmente estaba destinado unicamente a proyectos basados en texto.

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    6. Hojas de
    Google Hojas de calculo de Google es el programa de hojas de calculo en la nube de Google que es muy similar a Excel en funcion y formato. Las filas, columnas y celdas se pueden utilizar y cambiar el tamano, y se pueden asignar bloques codificados por colores para designar grupos, empleados, tareas y prioridades. Google Sheets tambien permite una distribucion rapida y facil. Su facilidad de distribucion lo ha convertido en una opcion mas popular que Google Docs entre aquellos que buscan soluciones de programacion gratuitas.

    7. Microsoft Outlook
    Outlook ha sido un estandar en el entorno empresarial durante muchos anos, es decir, en parte para su funcion de calendario. El calendario de Outlook esta equipado para programar detalles, incluidas las horas y los dias especificados. Tambien permite una preparacion avanzada para las proximas semanas, meses y anos (si es necesario). Los turnos pueden formatearse en consecuencia como tareas o citas en el calendario, y pueden organizarse con etiquetas personalizables. La desventaja importante aqui es que Outlook se diseno principalmente para uso individual, por lo que pueden surgir problemas al intentar crear varias programaciones con mas miembros del personal.

    8. Google Calendar
    El Google Calendar basado en la nube es una de las herramientas organizativas mas exitosas, que ofrece creacion y distribucion de horarios en linea y tiene un calendario disenado especificamente para la programacion. Comparte muchas de las mismas caracteristicas que Outlook y se diseno especificamente para optimizar el proceso de programacion. El uso de Google Calendar elimina la necesidad de utilizar programas independientes de procesamiento de textos o hojas de calculo. Al igual que MS Outlook, por desgracia, tambien fue disenado para uso individual, pero el calendario se puede modificar para programar, varios empleados.

    9. Aplicaciones de chat
    en grupo En el mundo de la programacion de software y aplicaciones, aqui es donde comienza a tener lugar la verdadera innovacion. Uno de los mayores desafios que enfrenta la administracion es distribuir programas de manera efectiva a todos los miembros del equipo. Los pensadores innovadores que abordan estos temas consideraron el hecho de que, dado que muchas personas ya estaban usando aplicaciones de chat grupal para comunicarse con amigos y familiares, por que no utilizar estas plataformas en el lugar de trabajo? Utilizando aplicaciones, como Google Hangouts y Slack, los empleados pueden recibir la programacion de la semana actual y, en caso de que surja un conflicto, la gestion de mensajes directamente a traves de la aplicacion. Tenga en cuenta que la programacion debe crearse primero desde otra herramienta, como Word o Excel.

    10. Google Drive
    Esta es otra opcion gratuita muy util de Google. Se puede utilizar en concierto con Word, Excel, Documentos de Google o Hojas de calculo de Google una vez que uno de estos programas se ha utilizado para redactar un calendario. La distribucion es relativamente simple; las carpetas se pueden crear y compartir, y los usuarios pueden tener acceso para ver estas programaciones. Los empleados pueden acceder a los datos a traves de un navegador web en un telefono inteligente, tableta o escritorio. A pesar de su utilidad y popularidad, sin embargo, todavia carece de esas funciones de creacion de horarios importantes que los administradores necesitan utilizar en ultima instancia.

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    Si decide comprar...

    Al considerar el software gratuito de programacion de empleados, es aconsejable que los gerentes y compradores investigue sitios de productos, junto con cualquier documentacion disponible sobre las revisiones de los clientes y los estudios de casos.

    El software libre tiende a tener limitaciones, y la mejor manera de asegurar el exito del esfuerzo es realizar la debida diligencia e invertir en software solido.

    Zip Schedules es un sistema autoimplementado que es facil de aprender e incluye comodidades como integracion optimizada, una interfaz intuitiva y una aplicacion movil gratuita. Permite a los administradores crear y transmitir horarios a todos los miembros del equipo en cuestion de minutos, asi como comunicarse instantaneamente a traves de plataformas de mensajeria instantanea, lo que permite simplificar los intercambios de turnos y las solicitudes de tiempo libre.

    Con la aplicacion movil Zip Schedules, los empleados pueden encontrar rapidamente companeros de trabajo para cubrir los turnos o solicitar cambios de horario a los gerentes en cuestion de minutos. Los gerentes pueden aprobar esas solicitudes, modificar turnos e informar a los equipos de cambios globales significativos con la misma rapidez.

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