Employee Scheduling Software | 7 mins read

Caracteristicas a tener en cuenta al comprar alrededor de la programacion de empleados El software suave de programacion de

features to consider when shopping around for employee scheduling soft
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

empleados es una solucion rentable de gestion del tiempo para los gerentes ocupados. Nuestra guia le ayudara a elegir la mejor plataforma para su empresa.

El software de programacion de

empleados es una herramienta valiosa para crear horarios de empleados y administrar personal por horas. Ahorra tiempo al automatizar el proceso de programacion con funciones clave para automatizar nuevas notificaciones de cambio de horario y turno, asignar turnos automaticamente, crear tarjetas de tiempo, importar archivos de nomina y mucho mas. Las plataformas de administracion de programas eliminan los errores humanos y producen programas consistentes mientras aumentan la productividad, la satisfaccion de los trabajadores y optimizan los costos de mano de obra.

Como empleador, usted esta demasiado familiarizado con los desafios de crear horarios de empleados que mantienen a su personal feliz mientras cumple con los requisitos de turnos y mantiene el negocio funcionando sin problemas. El software de programacion de empleados es una solucion rentable para simplificar este proceso lento y tedioso, eliminando errores humanos y minimizando el papeleo para pequenas, medianas y grandes empresas.

En esta guia, discutiremos las caracteristicas mas importantes a tener en cuenta al realizar compras para los empleados que programen software. Tambien le proporcionaremos una explicacion detallada de las innovaciones, beneficios, tipos y factores de compra que debe tener en cuenta para ayudarle a elegir la mejor solucion de programacion de empleados para su empresa.

La importancia de

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negocios tienen muchas responsabilidades en el dia a dia, y tareas como la creacion de horarios pueden alejar su enfoque de otras tareas clave. Esto podria llevar a un aumento de los costos de mano de obra, especialmente si hace que usted contrate personal adicional o no utilice su plantilla actual de manera optima.

La programacion manual en una hoja de calculo puede costar a un gerente hasta 140 horas al ano! Esa es una gran cantidad de tiempo que se podria dedicar a tareas de gestion empresarial mas importantes.

No solo eso, sino que los empleados confiesan que pierden hasta el 50% de su tiempo en el reloj cuando no tienen un horario estructurado. Esto significa que usted observa una perdida significativa de productividad si su personal no es consciente exactamente de lo que hay que hacer.

Ademas, ofrecer a los empleados la capacidad de gestionar sus propios horarios aumenta la moral y el rendimiento. Tambien reduce las horas extraordinarias no planificadas al garantizar que los turnos esten debidamente cubiertos.

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Beneficios del software de programacion de empleados

Que hace que el software de programacion de empleados sea una mejor opcion que la programacion manual? Aunque cada negocio es diferente, las empresas de todos los tamanos pueden beneficiarse de la automatizacion de su proceso de programacion. Estos son algunos de los principales beneficios del software de gestion de empleados-

1. El software de programacion de empleados da cuenta automaticamente de los cambios en la disponibilidad de un empleado. Esto elimina problemas como la falta de personal suficiente para cubrir un turno y conflictos de programacion cuando un miembro del equipo toma tiempo libre planificado . Algunas plataformas de software incluso tienen funciones de intercambio de cambios, lo que permite a los empleados realizar cambios de programacion en tiempo real.

2. Mejora la comunicacion entre la administracion y el personal. El software de gestion de empleados le permite notificar a todo el personal cuando se registra la nueva programacion o se realizan cambios en una programacion existente . Si alguien llama enfermo, podras encontrar facilmente a un miembro del equipo disponible.

3. Realiza un seguimiento de la documentacion, las credenciales de almacenamiento, las fechas de caducidad y mucho mas para garantizar el cumplimiento.El software de programacion de empleados puede notificarle a usted y a su personal cuando se avecinan ciertas fechas importantes de renovacion y asegurarse de que los miembros del personal con credenciales caducadas no esten en el horario .

4. Reduce los turnos descubiertos.Aunque nunca sera capaz de dar cuenta de los dias de enfermedad no planificados o emergencias, el software de programacion de empleados reducira los turnos descubiertos al hacer un seguimiento de los miembros del personal que estan dispuestos a tomar un turno con poca antelacion .

5. Optimizacion de los costes laborales.El software de programacion puede realizar un seguimiento de la cantidad de personal que generalmente se necesita para cada turno y pronosticar la demanda . Esto minimiza las horas extra y por debajo de la programacion y las horas extra no planificadas.

6. Minimiza las quejas de programacion. El software de programacion mejora la moral y minimiza las quejas porque tienen una programacion consistente . Minimiza los errores en las solicitudes de tiempo libre al tiempo que garantiza que cada turno este cubierto adecuadamente.

Tipos de software de programacion de

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empleados El software de programacion de empleados viene en dos tipos principales-

  • Programacion estatica- Las empresas con turnos fijos pueden beneficiarse de software de programacion estatica. Gira automaticamente a los empleados en dos o mas turnos cada dia segun los periodos de tiempo que defina. Este tipo de software es ideal para restaurantes y hoteles porque agiliza el proceso de programacion y realiza un seguimiento de la rutina automaticamente.
  • Programacion Dinamica- Este tipo de software es ideal para empresas cuyos cambios cambian constantemente de acuerdo a cosas como variaciones en ubicaciones o clientes. Es perfecto para empresas orientadas al servicio como cuidadores de mascotas, tecnicos de reparacion de electrodomesticos o contratistas. Este software minimizara el conflicto de programacion al proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre los miembros del equipo disponibles. Algunas plataformas se adaptaran a un tipo de programacion u otro, y algunas haran ambas cosas .
Por lo general, tambien ofrecen dos tipos de implementacion-
  • basada en Web- la implementacion basada en Web permite a la administracion acceder al software desde cualquier ordenador con conexion a Internet. Este tipo de servicio generalmente esta disponible en una suscripcion mensual o anual, y el precio se basa en el tamano de su personal y el numero de usuarios. En las
  • instalaciones o basado en servidor- el software basado en varios se instala en el servidor y solo se puede utilizar en la red privada. Los costos iniciales son generalmente mas altos con esta opcion y es posible que tenga que pagar por mantenimiento y actualizaciones en el futuro. Tambien se requeriran copias de seguridad manuales.Licencia

    Caracteristicas del software de programacion de empleados

    Aqui estan las caracteristicas fundamentales a buscar al elegir el software de programacion de empleados

    1. - Descripcion general de programacion- le permite ver los turnos semanales, quincenales y mensuales de un vistazo.
    2. Administracion del trabajo- administre facilmente trabajos facturables y no facturables, presupuestos, reuniones, cargas de trabajo y carteras para maximizar la productividad.
    3. Comunicacion en tiempo real- utiliza tecnologia movil e Internet para mantener informados a su personal las 24 horas del dia, los 7 dias de la semana.
    4. Asignacion automatica de turnos- automatiza las asignaciones de turnos para agilizar el proceso de programacion.

    5. Intercambio de turnos- permite a los empleados intercambiar turnos o recoger los turnos disponibles mientras se evita la programacion por encima y por debajo de la programacion y horas extraordinarias no planificadas.

    6. Plantilla de programacion- Guarda tus programaciones anteriores y te permite ajustarlas segun los requisitos actuales.

    7. Perfil del trabajador- realiza un seguimiento de todos los datos importantes de los empleados, incluida la informacion de contacto y las certificaciones.

    8. Prediccion de recursos- utiliza algoritmos para proyectar necesidades de personal de acuerdo con patrones historicos.

    9. Informes y analisis- informacion y resumenes valiosos, incluidos informes financieros, exportacion de datos, reloj de hora, costes laborales y mucho mas.

    10. Integraciones- se integra con su gestion de nominas actual y otros sistemas.

      Factores de compra a tener en cuenta

      Con todo esto en mente, aqui estan los factores de compra clave a tener en cuenta al elegir la mejor solucion de programacion para su empresa-

      1. considere la facilidad de uso, especialmente en industrias que no son conocedores de la tecnologia.
      2. Asignaciones de turnos automaticos para agilizar el proceso de programacion.
      3. Seguimiento de programacion para mayor eficiencia.
      4. Valor y funcion. Considere agregar caracteristicas premium de acuerdo con las necesidades de su negocio.
      5. Considere los desafios de programacion de su empresa y elija el software que los aborde.
      6. Asegurese de que el software que elija sea compatible con sus sistemas actuales.La
      7. accesibilidad mediante smartphone es importante para su personal, y la seguridad es vital para proteger los datos de todos.
      8. Las capacidades de integracion son clave, especialmente con su software de contabilidad y nomina.
      9. Servicio al cliente excepcional y soporte tecnico accesible.
      10. Analisis e informes para ayudarle a optimizar el proceso de programacion.