Employee Scheduling | 11 mins read

Guia de programacion de empleados

guide to employee scheduling
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Ya sea en el mercado para actualizar o interesado en obtener informacion sobre las capacidades completas del software de programacion, aqui esta todo lo que necesita saber acerca de la programacion de los empleados. horario de

Administrar la fuerza de trabajo de su empresa, ya sea pequena o grande, no es facil, es decir, cuando se trata de obtener el calendario adecuado de la programacion de los empleados.

De todos los recursos a monitorear, el tiempo puede ser el mas complejo y desafiante de tomar el mando en cualquier industria. Sin embargo, cuando se ejecuta correctamente, un calendario de trabajo bien elaborado permite un aumento de la productividad y la rentabilidad. Para lograr esto, el uso de las mejores practicas y el software de programacion es clave.

A traves de los paisajes tecnologicos, el software de programacion de empleados proporciona, ahora es mas facil crear y realizar un seguimiento de los horarios de sus empleados, lo cual es rentable y, en ultima instancia, mejor para su marca.

Ya sea en el mercado para actualizar las aplicaciones de programacion o interesado en obtener informacion sobre las capacidades completas del software de programacion, aqui hay un resumen detallado de todo lo que necesita saber cuando se trata de la programacion de los empleados.

Que es el software de programacion de empleados? El software de programacion de

empleados va mas alla de la ayuda de la creacion de horarios.

En su forma mas estandar, es una aplicacion que permite a los gerentes crear horarios y compartirlos con los empleados.

Sin embargo, la mayoria de las soluciones de software ofrecen capacidades que exceden el uso de hojas de calculo o los metodos de lapiz y papel con fecha.

Las caracteristicas que a menudo estan disponibles en las soluciones de software de programacion de empleados incluyen-

Crear y compartir programaciones - El software permite a los administradores crear horarios y compartirlos con los empleados a traves de multiples canales, como correo electronico, notificaciones push moviles, y a traves del propio hardware.

Crear plantillas de turnos - los administradores pueden crear plantillas de turnos reutilizables para ahorrar tiempo al crear programaciones semanales, o bien pueden copiar y pegar programaciones relevantes de semanas anteriores.

Administracion de solicitudes de tiempo libre - los empleados pueden utilizar la herramienta para solicitar tiempo libre, y estos pedidos pueden ser aceptados o rechazados por los gerentes. Si se acepta el tiempo libre, se registrara automaticamente en la herramienta y se reflejara en la disponibilidad de los empleados.

Recordatorios de Derecho Laboral Esta funcion ayuda a los gerentes a cumplir con las ultimas leyes laborales alertandoles si estan incumpliendo una regulacion. Esto permite a la administracion tomar las medidas necesarias para corregir cualquier situacion cuestionable.

Solicitudes de intercambio de turnos - permite que el personal tome el control de los swaps de turnos procesando solicitudes a traves de la aplicacion. El empleado que desea intercambiar turnos puede solicitar el intercambio con otro empleado que pueda aceptar o rechazar el cambio. Esto hace la vida mas facil para el gerente, ya que su unico trabajo es aprobar el cambio una vez que los empleados han organizado el intercambio.

Herramientas de presupuesto - establece un presupuesto laboral diario, semanal o mensual y realiza un seguimiento de lo cerca que estas de el desde la aplicacion. Si nota que va a pasar, puede tomar medidas para reducir el gasto.

Alertas de dotacion de personal- las alertas le indican si la herramienta cree que un turno esta por debajo o tiene exceso de personal. Esto le permite agregar o eliminar empleados de los turnos.

Herramientas de comunicacion - algunas herramientas de programacion contienen caracteristicas de comunicacion para que los gerentes puedan actualizar a su equipo acerca de las noticias relacionadas con el negocio.

Conocer las Leyes

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Al programar, debe hacerlo de una manera que cumpla con las leyes laborales de su area. Estas leyes pueden variar a nivel nacional, estatal o incluso de ciudad. Aqui hay algunos factores criticos a tener en cuenta.

Salario Minimo - El salario minimo por hora afectara cuanto gasta en mano de obra, y esa tarifa horaria variara de una region a otra. Y en algunos casos, tipos especificos de trabajo, como trabajos en los que los trabajadores reciben propinas, pueden pagarse a una tasa inferior al salario minimo.

Programacion predecible - las leyes de programacion predecible son aquellas que tienen como objetivo hacer que el trabajo sea mas confiable para los empleados. Hay varios requisitos de programacion predecibles diferentes y los requisitos exactos a los que debe cumplir dependera del estado en el que este basado. Algunas cosas que estas leyes pueden requerir que usted haga son proporcionar horarios de trabajo a los empleados por adelantado (a menudo dos semanas), pagar por turnos de guardia y cambios de turno, y proporcionar a los nuevos empleados estimaciones de buena fe sobre los turnos que usted les dara.

Pausas - Algunos estados exigen a los empleadores que proporcionen a los empleados que trabajan durante un cierto numero de horas una pausa para comer. Tambien es posible que se le exija que proporcione descansos de descanso mas cortos. Si contrata a personas menores de 18 anos, es posible que tenga que seguir diferentes reglas para estos empleados.

Horas extraordinarias - La Ley de Normas Laborales Justas requiere que los empleadores paguen horas extraordinarias a una tasa de 1,5 veces el salario regular por cualquier hora trabajada en un limite de 40 horas.

Dias de descanso - Algunos estados tienen leyes que aseguran que los empleados reciban al menos un periodo de descanso de 24 horas cada semana. En algunas ocasiones, esto puede promediarse a lo largo de un periodo de un mes. Los diferentes sectores tambien pueden tener leyes diferentes.

Licencia anual - Ninguna ley estatal o federal requiere que los empleadores proporcionen tiempo de vacaciones pagado o no remunerado. Los empleadores deben conceder licencia de enfermedad no remunerada en algunas situaciones de acuerdo con la ley federal. Algunos estados y localidades tienen leyes en vigor que obligan a los empleadores a conceder licencia de enfermedad remunerada.


Licencia

Como elegir el software de programacion adecuado

Con todas las opciones disponibles, elegir un software de programacion de empleados no es facil. Sin embargo, hay preguntas que debe hacerse a si mismo al reducir sus opciones.

Que caracteristicas necesita?
El software de programacion de empleados tiene muchas caracteristicas y beneficios. Al elegir software, piense realmente en que caracteristicas usted y su equipo necesitan.

Por ejemplo, si desea ayuda para cumplir con las leyes laborales, una solucion de software con un recordatorio de ley laboral podria ser una buena idea. O si quieres permitir que tu equipo solicite tiempo libre o cambios de turnos dentro de la aplicacion, entonces piensa en buscar una herramienta que proporcione estas funciones.


Se integra el software con otras herramientas?
Si ya utiliza herramientas para cosas como POS y nomina, tiene sentido elegir software de programacion que se integrara con estas herramientas.

Si aun no utiliza otras herramientas, piense si es probable que lo haga en el futuro a medida que su negocio crezca.

Cuantos empleados tiene su negocio?
Mientras que una solucion es adecuada para un empleador, otra puede ser mas adecuada para otro. Todo se reduce a los numeros y el numero de empleados en el personal.

Algunos programas estan mas equipados para empresas mas grandes (aproximadamente 200 o mas ubicaciones) y se utilizan al maximo grado, mientras que las operaciones de mama y pop mas pequenas pueden no requerir todas las campanas y silbatos.

Es probable que su negocio crezca?
Si espera que su negocio crezca, debe asegurarse de que su software de programacion pueda crecer con usted. Con este pensamiento, reducira las posibilidades de tener que cambiar de proveedor de software mas adelante. Considere si la herramienta tiene soporte para mas empleados, asi como si admite varias ubicaciones.

Cuanto puede permitirse gastar?
Este es un punto importante para muchas empresas y muy posiblemente la pregunta mas obvia, sin embargo, muchos luchan para determinar realmente si el costo vale la pena el gasto.

Asegurese de que el costo del software se ajusta a su presupuesto y no sera anulado por el precio de la herramienta.

Ofrece la solucion soporte al cliente?
Al elegir un proveedor de software, desea saber que no se le dejara defenderse por si mismo si algo sale mal, como los problemas de servicio tecnico. Considere el nivel de apoyo que es probable que necesite.

Beneficios del software de programacion de software

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de programacion de empleados tiene varios beneficios. Las caracteristicas exactas que obtenga dependeran de las caracteristicas del software que elija. Estos beneficios incluyen-

Visibilidad del presupuesto - el software de programacion de empleados proporciona una vision general clara de sus costos laborales semanales. Esto hace que sea mas facil para usted ver cuanto va a gastar en mano de obra y, si va a gastar mas de la cantidad asignada, ajuste su horario.

Tambien puede ayudarle a ahorrar dinero al mostrar donde puede tener exceso de personal.

Ahorre tiempo al crear programaciones - el software de programacion ahorra tiempo al permitirle crear plantillas o copiar las programaciones de las semanas anteriores y, a continuacion, realizar ediciones cuando sea necesario.

Toda la informacion que necesita para crear rapidamente un horario esta disponible en la aplicacion, por ejemplo, que empleados estan disponibles o cual es su presupuesto para ese turno en particular.

Si eliges una herramienta con una aplicacion, puedes hacer o ajustar horarios sobre la marcha desde tu telefono.

Reducir errores de programacion - si crea programaciones manualmente, corre el riesgo de cometer errores; de hecho, es mas propenso a hacerlo.

El software de programacion de empleados evita que esto ocurra avisandole si tiene exceso de personal o personal en un dia determinado.

El software tambien le permite realizar un seguimiento de la disponibilidad de los empleados, por lo que no se puede programar a una persona para trabajar durante un turno que no aceptaron previamente.

Consulte la programacion en cualquier lugar - si elige una solucion basada en la nube, su programacion estara disponible en cualquier momento y esencialmente desde cualquier lugar. Al descargar la aplicacion a un dispositivo movil, tus empleados pueden ver sus horarios mientras estan de viaje, o pueden acceder a ella desde un escritorio.

Las actualizaciones en tiempo real garantizan que la programacion sera la misma dondequiera que acceda a ella.

Adherirse a la disponibilidad de los empleados- el software de programacion de los empleados realiza un seguimiento de las solicitudes de vacaciones y de tiempo libre para que siempre realice los horarios en funcion de quien esta disponible en ese momento.

Increte Responsabilidad de los Empleados Tener su horario en un solo lugar accesible en cualquier lugar y en cualquier dispositivo aumenta la responsabilidad de los empleados.

Tambien permite a los empleados asumir la responsabilidad cuando se trata de solicitar swaps de turnos o dias libres. En lugar de que la direccion asuma el papel de encontrar un reemplazo, eso se deja a los empleados. Una

mayor rendicion de cuentas y unos calendarios mas claros tambien reducen el absentismo.

Evite las Violaciones de la Ley Laboral Hay una miriada de leyes laborales que las empresas deben cumplir. Un desliz, y podrias conseguir una gran multa, llena de efectos duraderos que pueden danar tu negocio indefinidamente.

El software de programacion de empleados puede ayudar a prevenir tales resultados alertando a la administracion de posibles violaciones de la legislacion laboral o acercandose.

Evitar conflictos de programacion- las herramientas de programacion de empleados ayudan a evitar conflictos de programacion al proporcionar visibilidad del estado de cada miembro del equipo, mostrando quien esta trabajando, programado para trabajar y su disponibilidad.

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Ultima tecnologia y tendencias de programacion de empleados

Estos son algunos de los ultimos avances tecnologicos y tendencias a tener en cuenta en el software de programacion de empleados.

Herramientas basadas en la nube- las herramientas basadas en la nube son aquellas en las que la informacion de programacion se almacena en linea. Cualquier persona con acceso a la aplicacion o programa puede acceder a la programacion, y las actualizaciones se reflejan en todos los dispositivos inmediatamente. Estas herramientas tambien hacen posible la comunicacion en tiempo real.

Aplicaciones para telefonos inteligentes - la tecnologia en la nube ha permitido a los proveedores de software programar aplicaciones moviles para sus productos.

Los empleados pueden descargar la aplicacion para ver sus horarios, junto con los dias de solicitud. Las notificaciones tambien se pueden enviar en tiempo real para informar si hay un cambio en el horario o si otro empleado esta buscando cubrir un turno.

Los administradores tambien se benefician de la aplicacion, ya que pueden realizar cambios de programacion mientras estan en movimiento. Puede establecer permisos de aplicacion para que el equipo de administracion pueda cambiar la programacion, mientras que los empleados solo pueden verla.

Tecnologia predictiva- la tecnologia de prevision predice la fuerza de trabajo que se necesitara para cada turno. Con esta tecnologia predictiva, evitara el exceso de programacion y/o la subprogramacion, ahorrandole toneladas en costos laborales.

Integracion de herramientas - las herramientas de programacion de empleados son mas eficaces cuando funcionan sin problemas en el resto de su negocio. Las herramientas de programacion que se pueden integrar con el sistema POS, el software de nomina y el software de seguimiento de tiempo significan que no tiene que mover datos de una plataforma a otra manualmente.