Last Updated On May 21, 2021 / Written By Hanh Truong

Por qué es hora de abandonar esa plantilla de programación de empleados de Excel

Introducción a la plantilla de programación de empleados de Excel

Tradicionalmente, las empresas y restaurantes utilizaban una plantilla de programación de empleados de Excel para la planificación de turnos. Este método requiere tiempo y diligencia, ya que los gerentes tendrían que evaluar manualmente la disponibilidad de los empleados, los costos de mano de obra y las ventas. El trabajo manual suele producir errores y errores, como horas extras accidentales, incumplimiento laboral y conflictos de programación. A su vez, estas imprecisiones ponen al negocio en riesgo de mayores costos, multas y disminución de la moral de los empleados.

Esta es la razón por la que muchas organizaciones están adoptando programadores automatizados para reemplazar las plantillas de programación de turnos de empleados de Excel. Según las estadísticas, el 69% de los restaurantes utilizan múltiples formas de tecnología, que incluyen sistemas de programación en línea. Las nuevas herramientas tecnológicas ayudan a optimizar las operaciones empresariales e impulsar a las marcas a mantenerse por delante de la competencia.

Deseche la plantilla de programación de empleados de Excel

Con algunos de los avances tecnológicos actuales, como la nube y la automatización, las empresas ya no necesitan Excel para programar. Aunque estas plantillas alguna vez fueron la mejor manera de programar empleados por hora, se ha vuelto laborioso y laborioso. Los establecimientos que todavía utilizan plantillas de Excel deben tener en cuenta las siguientes razones por las que necesitan modernizarse.

No es móvil

Casi todo el mundo usa un teléfono inteligente para explorar la web y comunicarse. Es conveniente y permite a las personas trabajar mientras se desplazan. A diferencia de las últimas herramientas de programación, las hojas de cálculo de Excel no se adaptan a esta accesibilidad móvil. Los administradores y empleados no pueden acceder a sus últimas programaciones de Excel desde sus aplicaciones móviles. En su lugar, necesitan revisar su correo electrónico y sus archivos adjuntos recientes.

Muchas empresas también imprimirán sus horarios de hojas de cálculo y las publicarán en la oficina o el restaurante. Pero esto requiere que el personal esté en un lugar específico para ver sus días de trabajo. Esta inaccesibilidad e inconveniencia pueden tomar mucho tiempo fuera del día de una persona.

Sin funciones de notificación

Las plantillas de programación de trabajo de Excel no tienen una función de alerta o notificación. Esto significa que los empleados no pueden configurar recordatorios de turnos para sus próximos días de trabajo. En su lugar, los miembros del equipo tendrán que introducir manualmente sus horas de trabajo en sus calendarios personales y crear sus propios recordatorios. Esto puede conducir a errores, que posteriormente resultarán en tardanza o ausentismo.

Funcionalidades limitadas

A diferencia de las nuevas soluciones de programación de empleados, las plantillas de Excel no pueden administrar los swaps de turnos ni las solicitudes de tiempo libre. Los gerentes, en su lugar, deben recopilar manualmente estas consultas y ajustar el horario ellos mismos. A continuación, deben volver a imprimir el nuevo calendario y enviarlo a los funcionarios individuales. Este proceso a menudo se puede retrasar debido a una falta de comunicación, lo que provoca que los empleados no reciban los ajustes rápidamente como deberían.

Interfaz compleja

Las plantillas de hoja de cálculo de Excel tienen diferentes formatos y tablas con las que los usuarios pueden trabajar. Esto puede ser confuso para el personal y los gerentes que no entienden Excel. Por lo tanto, puede ser complicado para ellos crear horarios y disponibilidad de entrada. A medida que dedican más atención a trabajar en la plantilla, pierden un tiempo valioso que podrían haber utilizado en otros proyectos.

Comunicación desorganizada

Los empleados no pueden comunicarse con los gerentes a través de Excel. En su lugar, tendrán que enviar un correo electrónico, enviar mensajes de texto, llamar o escribir un mensaje a los supervisores con respecto a su horario. Este sistema de lackluster puede hacer que los mensajes se retransmitan incorrectamente o no se tengan en cuenta en general. Además, dará lugar a errores de comunicación y todo el personal no estará en el bucle efectivo.

Ralentiza el negocio

El sistema Excel no compila ni evalúa automáticamente los datos empresariales. Los gerentes deben hacerlo manualmente para crear programaciones. Esto significa que tendrán que dedicar horas introduciendo datos manualmente, revisando costos laborales y organizando las disponibilidades. Si un empleado dice que no puede hacer un turno específico de última hora, los gerentes tendrán que reiniciar este laborioso proceso.

Silos de datos de razas

Los silos de datos se refieren a cuando las métricas clave están aisladas de otros números importantes. Excel contribuye a silos de datos porque no se puede integrar con otras herramientas. Básicamente, la información de Excel no se puede sincronizar con los datos de nómina, asistencia o seguimiento de tiempo. Para eliminar estos silos, los gerentes deberán integrar manualmente los datos o introducir las métricas en los sistemas dispares.

La administración de varias ubicaciones es difícil

Los operadores que tienen que gestionar múltiples ubicaciones de ladrillos y morteros tendrán un tiempo difícil de programar a través de Excel. Tendrán que programar a los empleados varias veces, lo que ya es un proceso que consume mucho tiempo. Se vuelve más difícil si tienen miembros del equipo que trabajan en más de una ubicación porque no pueden ser reservados dos veces.

Errores fáciles

Según estudios de casos, el 88% de las hojas de cálculo de Excel tienen errores. Esto se debe a que las entradas manuales de datos requieren diligencia. Cualquier entrada o error tipográfico incorrecto puede hacer que un horario sea inútil o hacer que los costos de mano de obra aumenten.

Empleados insatisfechos

Los inconvenientes de utilizar una plantilla de programación de trabajo en Excel pueden hacer que disminuya la moral. Por ejemplo, los conflictos de programación, los errores y la inaccesibilidad pueden aumentar el estrés en el lugar de trabajo. También puede hacer que el personal se sienta sin valor, especialmente si sus solicitudes de tiempo libre y disponibilidad no se consideran efectivamente.

Los programadores en línea tienen más beneficios

El software de programación de empleados, como Zip Schedules, proporciona más beneficios y optimiza el proceso de programación. Zip Schedules es un sistema automatizado que garantiza una planificación óptima de turnos y horarios libres de conflictos. Las empresas están abandonando las hojas de cálculo de Excel para estas soluciones basadas en la nube debido a sus muchas características integradas. Por ejemplo, el software Zip Schedules tiene compatibilidad con aplicaciones móviles, herramientas de comunicación, programación automática, seguimiento de costes laborales e intercambio de turnos y ajustes de programación dentro de la aplicación. Con estos módulos, la administración puede ahorrar tiempo y dinero e impulsar la moral.

Plantilla de planificación de empleados de Excel

  • Las técnicas de programación de empleados de Excel son obsoletas, requieren mucho tiempo y requieren mucha mano de obra.
  • El
  • uso de plantillas de programación de trabajo de Excel para la dotación de personal presenta muchos más inconvenientes, como inaccesibilidad, errores y silos de datos.
  • Las empresas, en cambio, deberían utilizar software de programación en línea para agilizar su planificación de turnos.
  • Las herramientas, como Zip Programaciones, automatizarán la programación y ofrecen funciones avanzadas, como herramientas de comunicación, aplicaciones móviles e informes de datos.