Plantilla de programación de turnos | 6 mins read

Consejos recomendados para crear una plantilla de calendario de turnos de empleado

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introducción a la plantilla de programación de turnos de empleados

La creación de un horario de empleados puede tomar muchas horas de trabajo. Esto se debe a que los gerentes deben evaluar las disponibilidades de los empleados, los presupuestos laborales y la demanda. Para agilizar el proceso de programación de turnos, los propietarios de negocios deben establecer una plantilla de programación de turnos de empleados. Con este componente, los gerentes pueden crear un horario semanal de turno de empleados que sea coherente y satisfaga las necesidades de la empresa, así como las preferencias del personal. También limitará los conflictos y errores de programación, lo que posteriormente protegerá los resultados finales de la empresa.

Cómo desarrollar una plantilla de calendario de turnos de empleado

Para crear una plantilla de programación de turnos de empleado, los gerentes deben empezar por crear una tabla. Pueden hacerlo utilizando una hoja de cálculo de Excel o Hojas de cálculo de Google. O pueden aprovechar las herramientas de programación en línea, que es el método de dotación de personal más moderno y avanzado. La mayoría de las soluciones de programación proporcionarán plantillas y diseños personalizables para que los propietarios de negocios las adapten. De cualquier manera, al crear una tabla, los administradores deben considerar incluir los siguientes pasos.

  1. Crear una hoja de cálculo

Se recomienda comenzar con una hoja de cálculo en blanco para que sea más fácil personalizarla.

  1. Crear encabezados de columna
Luego, cree un encabezado para cada columna para definir cuál será su contenido. Por ejemplo, la primera columna puede ser para nombres de empleados, mientras que la segunda es para números de identificación de empleados. Las siguientes columnas deben etiquetarse para los días de la semana.

  1. Etiquetar filas
Para el resto de las plantillas de planificación de trabajo, los administradores deben etiquetar las filas con los tiempos de turno. Es importante indicar las horas con a.m. y p.m. para evitar errores.

Todas las empresas tendrán diferentes necesidades y preferencias; por lo tanto, las plantillas pueden variar para las empresas. Los gerentes deben considerar una plantilla de horario de trabajo que funcione mejor para su sistema de nómina y para la legibilidad. Los siguientes son algunos consejos y prácticas recomendadas que los operadores deben utilizar para hacer la mejor plantilla y programación semanal.

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Determinar las posiciones necesarias

Los gerentes deben decidir qué posiciones necesitan para cada uno de sus turnos. Por ejemplo, puede que no sea rentable que un camarero trabaje turnos de desayuno de lunes a viernes. Sin embargo, puede ser rentable que varios camareros trabajen los viernes y sábados. Al determinar los turnos necesarios por día, los gerentes pueden personalizar una plantilla para cada puesto.

Sea diligente con las vacaciones

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Aunque las plantillas de horarios son ideales para los días laborables regulares, puede que no se refleje bien para eventos especiales y días festivos. Conciertos, eventos deportivos y vacaciones pueden resultar en una gran demanda y más clientes de lo habitual. Los gerentes deben estar al tanto de todos los eventos y ajustar los horarios en consecuencia. Esto garantizará la calidad del servicio al cliente y la rentabilidad se salvaguarda.

Programar al empleado adecuado para el trabajo correcto

Programar a una anfitriona para una posición de cocción de línea puede producir un retraso significativo en el flujo de trabajo y el servicio. Por lo tanto, la administración debe asegurarse de que está programando al personal para su puesto respectivo. Sería útil incluir la especialidad o el nombre de trabajo de un miembro del equipo en una plantilla para evitar errores de programación.

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Estudia a los miembros de tu equipo

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Al conocer las fortalezas y habilidades de los miembros del equipo, los gerentes pueden crear calendarios de manera efectiva. También les ayudará a organizar equipos productivos que ayudarán a impulsar la producción. Algunas cosas que los propietarios de negocios deben estudiar incluyen las certificaciones de los empleados, el estado a tiempo parcial y a tiempo completo, y el tipo de personalidad. También deben examinar sus habilidades y fortalezas, como su capacidad para gestionar grandes volúmenes de clientes.

Envíe rápidamente los calendarios de empleados

La creación y el envío de horarios de trabajo de los empleados por adelantado permitirá a los miembros del personal planificar sus vidas en consecuencia. Los expertos recomiendan distribuir los horarios de trabajo al personal con al menos 2 semanas de anticipación. De esta manera, los empleados pueden reprogramar, cambiar turnos o encontrar cubiertas rápidamente. Esto evitará una sobrecarga de solicitudes de tiempo libre, swaps de turnos y cambios de última hora.

Trabajar con las preferencias de los empleados

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Al elaborar los horarios de trabajo, los gerentes deben cumplir con las disponibilidades de los empleados y las preferencias de turnos tanto como sea posible. Esta práctica recomendada impulsará la satisfacción laboral, la moral y la productividad del personal. Para facilitar este proceso, los gerentes pueden hacer que los empleados introduzcan sus disponibilidades en una hoja de cálculo basada en la nube. De esta manera, toda la información clave y las solicitudes de tiempo libre en tiempo real están en un solo lugar centralizado.

Crear un plan B

La vida sucede y los empleados pueden no ser capaces de entrar en su turno. A veces pueden encontrar su propia cobertura, mientras que otras veces no tienen suficiente tiempo. Los administradores pueden evitar que estas instancias se produzcan al disponer de una programación de copia de seguridad. Esto implica crear plantillas de planificación de empleados con personas que están disponibles para trabajar determinados turnos, en caso de que la programación original no funcione. El Plan B también puede incluir una lista de contactos con candidatos examinados que no fueron contratados o empleados anteriores que accedieron a venir de vez en cuando.

Plantilla de calendario de turnos de empleados

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  • Una plantilla de calendario de turnos de empleados ayudará a los gerentes a organizar sus asignaciones de turnos y a crear horarios de trabajo semanales más rápido.

  • Las empresas y restaurantes pueden crear plantillas usando una hoja de cálculo o implementando software de programación de empleados.

  • Las plantillas de programación suelen tener columnas y filas para indicar qué empleado está trabajando en qué turno.

  • Algunas prácticas recomendadas para crear la mejor plantilla de horario de turno de empleados incluyen respetar las disponibilidades y estar al tanto de los días festivos.

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