Software de Programación de Empleados | 7 mins read

¿Qué es el software de programación de empleados y por qué importa?

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introducción al software de programación de empleados

Las pequeñas empresas y empresas están atravesando una transformación digital con nuevas herramientas tecnológicas. Según las estadísticas de 2019, el 85% de los propietarios de pequeñas empresas dicen que la tecnología apoya el éxito. Con el software y la solución digital adecuados, las organizaciones pueden mejorar el rendimiento e impulsar su crecimiento exponencialmente. Una de esas herramientas es el software de programación de empleados.

Operadores y propietarios están dejando atrás sus hojas de cálculo e implementando software para programar empleados. La programación automatizada pone a las empresas por delante en el mercado competitivo, ya que ayuda a ahorrar tiempo, reducir costos y mejorar la participación de los empleados. No es de extrañar que se espera que el tamaño del mercado de software de programación alcance los 770,2 millones de dólares para 2026.

¿Qué es el software de programación de empleados?

El software de programación de empleados es un sistema de gestión de la fuerza de trabajo que automatiza el proceso de planificación de turnos. La solución basada en la nube programa a los empleados de manera óptima, evitando eficazmente el exceso de personal y la falta de personal. Una pequeña empresa o una empresa a gran escala también puede utilizar herramientas de programación de turnos en línea para gestionar a sus empleados por hora y medir los niveles de productividad. Algunas de las características clave de programación que tienen los mejores sistemas de software incluyen las siguientes.

  • Programación automática : el software administra automáticamente la disponibilidad de los empleados, el cumplimiento laboral y los costos de mano de obra para garantizar horarios de trabajo óptimos.
  • Aplicaciones móviles : los proveedores de software de programación pueden ofrecer aplicaciones móviles, lo que permite a los usuarios acceder o crear horarios a través de sus teléfonos. Algunas plataformas proporcionarán aplicaciones móviles gratuitas como parte de su paquete.
  • Relojes de tiempo - Los empleados pueden reloj de entrada y salida y rastrear el tiempo cargando relojes de tiempo en sus teléfonos inteligentes o escritorio.
  • Alertas y notificaciones automatizadas: los usuarios pueden configurar alertas en sus teléfonos, como recordatorios de turnos.
  • Plantilla de programación : los gerentes pueden crear rápidamente programaciones utilizando las plantillas de programación del software o personalizarlas para su negocio.
  • Integraciones de terceros: las mejores herramientas de programación de empleados se pueden integrar en otros sistemas empresariales, como la nómina de sueldos y el software de recursos humanos.
Las soluciones de programación con estos módulos son capaces de optimizar y optimizar las funciones de negocio. Por ejemplo, con las integraciones, los gerentes pueden ahorrar tiempo y simplificar el proceso de nómina y compensación de empleados. En lugar de introducir datos manualmente en un sistema dispar, pueden enviar datos con un clic en un botón. Otros beneficios importantes para el uso de planificadores de horarios de empleados incluyen los siguientes factores.

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1. Ajustar programaciones con facilidad

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El software de programación de tiempo facilita el cambio de horarios. Los miembros del personal pueden enviar solicitudes de tiempo libre en tiempo real, intercambiar turnos o recoger turnos abiertos a través de su aplicación móvil. Una vez que los gerentes aprueben las consultas, el sistema ajustará automáticamente el calendario en consecuencia. También recopila datos sobre disponibilidad; por lo tanto, la administración no tiene que preocuparse por conflictos de programación.

2. Ahorre tiempo de administración

Los programas tradicionales escritos a mano y hojas de cálculo pueden tardar mucho tiempo. De hecho, los estudios muestran resultados de programación manual en gerentes que pierden el 20% de su tiempo. Pero con un sistema de software, perder el tiempo es cosa del pasado. La solución es intuitiva y sugerirá los mejores equipos y tareas de turnos. Esto permite a los gerentes ahorrar tiempo y poder intelectual para otras tareas clave.

3. Comunicación abierta

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Los sistemas de programación del personal suelen tener herramientas de comunicación integradas, como mensajería de equipo, anuncios y paneles. Esto permite que los empleados permanezcan conectados entre sí y asegura que todos estén en el circuito. Los gerentes también pueden transmitir alertas para cambios en el horario de trabajo, nuevas horas de trabajo y noticias de la empresa. Estas notificaciones se pueden enviar por correo electrónico, SMS o aplicación móvil. Esto garantiza que la información se retransmita eficazmente y ayuda a mejorar la participación de los empleados.

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4. Reducir el ausentismo y la tardanza de los empleados

Las herramientas de programación de turnos de empleados tienen notificaciones automatizadas para recordar al personal sus próximos turnos. La función de notificación reducirá eficazmente el ausentismo y la tardanza. También permite a los miembros del equipo encontrar cobertura, en caso de eventos de emergencia imprevistos. Esto garantiza que cuando el personal no pueda entrar en el trabajo, las operaciones comerciales no se retrasarán.

5. Seguir las regulaciones de la legislación

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La planificación manual de turnos puede ser difícil porque la administración debe asegurarse de que cumplen con las regulaciones federales y estatales. Cualquier error en el cumplimiento puede dar lugar a multas, sanciones y demandas. Una herramienta de programación evitará esto con su gestión de la ley laboral y recordatorios. Estas características generalmente están equipadas con los últimos estándares, pero los propietarios también pueden introducir regulaciones. Por ejemplo, pueden configurar un recordatorio para evitar las horas extra.

6. Centralizar información sobre datos

Una solución de software de programación compilará datos relativos a los costos de mano de obra, el rendimiento de los empleados, el seguimiento del tiempo y la asistencia. Cuando se sincronizan con otros sistemas empresariales, como POS, nóminas y herramientas de recursos humanos, los gerentes pueden centralizar todas las métricas valiosas en un solo lugar. Esto enriquece la información de los datos y mejora la generación de informes. Por ejemplo, pueden descubrir empleados de alto rendimiento y equipos eficientes. Con esta información, pueden mejorar las decisiones de programación y la gestión de proyectos.

7. Reduzca y controle los costos laborales

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Los sistemas de programación tienen el gasto laboral y el seguimiento del presupuesto. También están equipados con herramientas de previsión de mano de obra. Estos módulos ayudarán a los gerentes a controlar el gasto laboral, mantenerse dentro de sus medios y hacer programaciones rentables. Además, les proporcionará visibilidad sobre cómo pueden reducir eficazmente el gasto, como los turnos que deben eliminar.

8. Ahorre dinero

Las técnicas de programación tradicionales a menudo requieren trabajar en Excel, imprimir programaciones de empleados y publicarlas en salas de interrupción. Esto no solo requiere mucho tiempo, sino que también es insostenible. Esto es especialmente así si la administración debe reimprimir los horarios cada semana o en cualquier momento que tengan que hacer cambios. Sin embargo, con el software y las aplicaciones móviles, los propietarios pueden enviar horarios directamente a los teléfonos de los empleados en cuestión de minutos. Los proveedores de software también ofrecen estos sistemas sin costo inicial ni contratos a largo plazo, ahorrando dinero a las empresas a largo plazo.

Llaves clave para el software de programación de empleados

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  • El software de programación de empleados es una herramienta en línea que las marcas pueden utilizar para automatizar el proceso de programación.
  • Cada vez más empresas están adoptando el mejor software de programación de empleados para mantenerse competitivos y optimizar sus procesos.
  • Una aplicación de programación comúnmente viene con características avanzadas, como programación automática y herramientas de comunicación.
  • Los principales beneficios de las aplicaciones de programación de empleados incluyen personal simplificado, comunicación de equipo y garantía de cumplimiento.

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