what to look for in time management apps tools

Last Updated On July 10, 2020 / Written By Michelle Jaco

Que buscar en las aplicaciones y herramientas de administracion del tiempo

Con el creciente numero de aplicaciones de administracion del tiempo, establecer cual es la mas util puede ser un reto. Estos son algunos consejos para estar al tanto de la compra de las mejores aplicaciones del mercado.

Las aplicaciones de gestion del

tiempo se pueden encontrar en toda la web y en las tiendas de aplicaciones. Pero cual es el mejor aun esta por determinar por ti.

A algunas personas les gusta tener una caracteristica especifica que puede estar presente en una sola aplicacion. Otras personas elegiran una aplicacion con menos funciones porque es visualmente atractiva para ellos. Algunas personas incluso pueden optar por usar notas adhesivas en lugar de aplicaciones.

Todo es subjetivo.

Con todo lo dicho, para la mayoria de la gente, lo digital sera el camino a seguir.

Si eres uno de esos amantes del papel, ten en cuenta que administrar tu tiempo es mucho mas dificil de hacer en papel. Normalmente son los pequenos periodos de tiempo, como incrementos de cinco minutos que fallamos en administrar adecuadamente , lo que la mayoria de la gente no lo hara. incluso molestarse en escribir en papel.

Para administrar adecuadamente su tiempo, necesitara administrar su vida personal y laboral. Una de las preguntas mas antiguas es si debe tener sus listas personales y de calendario de trabajo juntas o separadas.

Esta decision recae principalmente en usted, aunque algunas aplicaciones pueden proporcionar una manera facil de separar sus obligaciones laborales y personales.

Preguntas a tener en cuenta

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La mayoria de las aplicaciones de administracion del tiempo probablemente haran el trabajo por usted, pero necesita encontrar el perfecto para usted.

Ten en cuenta que es posible que tengas que pagar por tu aplicacion, por lo que elegir la aplicacion incorrecta significa que es posible que tengas que comprar una nueva mas adelante.

Para evitar eso, tienes que considerar lo que necesitas de una aplicacion. Anote todas las caracteristicas que espera de una aplicacion en papel si es necesario.

Aqui hay algunas preguntas que puede hacer

La aplicacion funciona en varios sistemas operativos?

  • Esto puede ser devastador si cambias de Android a iOS y tu aplicacion no esta disponible en tu nuevo telefono. Tendria que volver a introducir manualmente todos los datos.
Proporciona suficiente valor para justificar el costo? Es posible
  • que la aplicacion que quieres usar no sea gratuita. Pero tambien pueden tener diferentes tipos de costos, como el tiempo para agregar informacion; algunas aplicaciones pueden tener esto automatizado.
Se siente comodo con su privacidad siendo violada?
  • Las aplicaciones que son mas faciles de usar a veces utilizan funciones que podrian violar su privacidad, como el seguimiento de su ubicacion y la sincronizacion con sus contactos.
Que tan bueno es en lo que necesitas que haga?
  • Algunas aplicaciones requieren mas esfuerzo para usar, y algunas requieren que dedique mas tiempo a agregar informacion, y algunas aplicaciones pueden faltar algunas caracteristicas que necesita desesperadamente.

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La organizacion debe ser una prioridad

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tiempo es mas que simplemente escribir tareas en una aplicacion de calendario. Simplemente organizar los archivos de su equipo en un lugar confiable y de facil acceso puede ahorrarle mucho tiempo.

Imaginese si pudiera abrir pacificamente una carpeta e inmediatamente encontrar el archivo que necesita. En cambio, lo que la mayoria de la gente hace es desplazarse a traves de correos electronicos en un intento agitado de encontrar ese archivo, que es de fecha y origen desconocidos.

Compartir archivos Compartir
archivos a traves del correo electronico es problematico, por decir lo menos.

Tener un punto de recogida de todos los archivos y carpetas necesarios que su equipo necesita le ahorrara horas cada semana.

Una aplicacion como Google Drive o Dropbox hara que todos los archivos necesarios esten disponibles, incluso para personas que no esten alli, como el contador de la empresa.

Archivos de copia de seguridad
Tan bueno como es tener un punto central de recopilacion para todos los archivos del equipo, no siempre es suficiente. A veces, los miembros del equipo pueden eliminar accidentalmente archivos que son de gran importancia, o puede suceder algo con tu aplicacion que te haga perder todos tus archivos.

La mejor manera de proteger los archivos de tu equipo es hacer copias de seguridad de ellos en un lugar seguro. Puede realizar esta copia de seguridad una vez al dia o una vez a la semana, dependiendo de sus necesidades.

Una aplicacion como Backblaze le ofrece la flexibilidad de realizar copias de seguridad de todos los datos de todos los equipos designados. O puede optar por hacerlo manualmente utilizando un disco duro externo o un servidor local.

Clasificacion de la bandeja de entrada
La mayoria de las aplicaciones de correo electronico, y especialmente las centradas en el negocio, le permiten establecer reglas o filtros de la bandeja de entrada. Estos filtros le permiten determinar que correos electronicos van a que carpetas. Por ejemplo, un correo electronico de los distribuidores podria ir a una carpeta separada llamada Gestion de inventario.

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El aumento de la productividad es un Debe

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una gran cantidad de aplicaciones de administracion del tiempo para ayudarle a ser mas productivo.

Ser mas productivo significa terminar las tareas rapidamente y tener mas tiempo para trabajar en otros, posiblemente mas tareas importantes.

Aplicacionesde
calendario Las aplicaciones de calendario son excelentes para crear listas de tareas pendientes. Pero lo importante es que te muestren una vision general de tus tareas diarias durante un periodo de dias, semanas, meses o incluso anos.

Una de las mas importantes que hay que buscar en una aplicacion de calendario es la compatibilidad entre plataformas. Lo mejor es que tu aplicacion de calendario funcione tanto en dispositivos moviles como de escritorio, y tambien se sincronice a traves de un sistema basado en la nube.

Google Calendarios es un buen ajuste en este escenario, funciona tanto en Android como en iOS, pero tambien en la web. Y, como ventaja, puedes compartir un calendario con tu equipo, para que todos puedan ver quien esta trabajando en que tareas.

Usar recordatorios y temporizadores
La mejor manera de controlar el consumo de tiempo es configurar alarmas y recordatorios para cuando empezar a trabajar en una determinada tarea.

Deberia buscar una aplicacion que le permita crear un periodo para trabajar en una tarea especifica, y cuando ese periodo haya terminado, le recuerde pasar a la siguiente tarea.

Los recordatorios y temporizadores no requieren que descargues una aplicacion especial. La mayoria de las aplicaciones de calendario y listas de tareas pendientes vienen con estos. Aun mejor, su smartphone o incluso su reloj de pulsera pueden tener estas caracteristicas.

Crear listas de tareas pendientes
A veces necesitas algo mas que un calendario. Las aplicaciones de listas de tareas pendientes deben proporcionar muchas mas caracteristicas, como listas de tareas de cuatro niveles, uso compartido de tareas y mucho mas seguimiento de la productividad.

Algunos tambien pueden proporcionar recordatorios basados en la ubicacion para una tarea en la que la logistica es un factor para completar el trabajo a tiempo. Un ejemplo de esto pueden ser entregas de alimentos o eventos de catering fuera de las instalaciones.

Usa el software para mejorar el enfoque
A veces es dificil mantenerte enfocado (redes sociales, sitios para compartir videos, foros, blogs), todos parecen robarte de la tarea en cuestion.

Pero el software puede mejorar su enfoque.

Por ejemplo, el complemento de Chrome Desactivar linea de tiempo de Facebook puede desactivar la linea de tiempo de Facebook, por lo que es menos probable que navegue por Facebook mientras trabaja.

Pero hay mas opciones nucleares sobre la mesa, como StayFocuSD. Puede bloquear el acceso a todos los sitios, o solo permitirle acceder a sitios web en una lista aprobada.

Programar actividades con antelacion
Algunas aplicaciones le permiten programar actividades antes de que se ejecuten.

Por ejemplo, puede programar su antivirus para que se ejecute el miercoles de cada semana, a las 11 AM, cuando todo el mundo este tomando un descanso.

La mayoria de los programas ofrecen opciones de programacion o caracteristicas de automatizacion para ayudar a planificar las actividades con anticipacion.

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Notas de cierre La gestion

exitosa del tiempo es muy gratificante, pero es un habito dificil de crear. Se necesita mucha disciplina ganada arduamente para crear una lista de tareas y cumplirla. Pero una vez que empieces a hacerlo, nunca volveras.

Hay muchas aplicaciones de administracion de tiempo que aumentaran la eficiencia y le haran mas productivo.

La mejor manera de administrar el tiempo es usar una sola aplicacion para todo lo que necesita. De esta forma, no es necesario hacer malabares entre aplicaciones ni administrar su vida personal y laboral con diferentes aplicaciones.

Sera facil crear un habito de gestion del tiempo si hace el proceso lo mas facil posible, al tiempo que se asegura de adaptarlo a sus necesidades.

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