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5 maneras sencillas de facilitar el proceso de programacion del personal

5 simple ways to ease the process of staff scheduling
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Introduccion

Independientemente del tipo de negocio en el que se encuentre, se puede argumentar que el rasgo mas deseable de un gerente es la gestion efectiva del tiempo, incluida la administracion misma, asi como sus empleados.

La programacion de los empleados es un componente vital del trabajo de cada gerente, y debido a esa misma razon, cada gerente teme la presion que tambien viene con la tarea. La recepcion de cualquier horario de trabajo se mide por la satisfaccion de los empleados con sus horarios, la forma en que sirve a sus necesidades y requisitos, y la poca cantidad de conflicto de programacion (que puede incluir una multitud de factores) surge durante el curso del trabajo.

Los gerentes que se ocupan de las tareas de programacion de los empleados a menudo tienen que trabajar con un gran numero de preferencias individuales, que pueden incluir la programacion de acuerdo a la disponibilidad, solicitudes de tiempo libre y horarios para elaborar un horario efectivo que idealmente funcione para todos en el restaurante.

Algunos gerentes pasan dias y semanas calculando los horarios de sus empleados, desarrollandolos en un registro visual, dispersando esa informacion a todo el personal, verificando y firmando que todos, de hecho, vieron su proximo horario de trabajo.

Durante el curso del diseno de un cronograma efectivo, los gerentes se encuentran con muchos problemas, que luego requieren la debida atencion tanto por parte de los gerentes como de los empleados. Un programa de software de programacion eficaz ayuda a la organizacion a resolver estos problemas.

Los gerentes pueden hacer uso de estos recursos para disenar sus horarios semanales o mensuales. Estas herramientas no solo simplificaran sus procesos de trabajo, sino que tambien sera mas eficaz la programacion de los empleados.

Antes de implementar una aplicacion en sus practicas de programacion, seria muy util tener en cuenta algunos hechos. Aqui hay algunos consejos a considerar, que ayudaran en gran parte a facilitar este proceso de programacion.

Conozca a su personal

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El primer paso para cualquier programa efectivo es anotar los nombres y roles de cada empleado empleado actualmente por su organizacion.

Para tener a su disposicion toda la informacion necesaria, tambien debe tomar nota del numero de telefono de contacto preferido, habilidades relevantes, certificaciones, etc. Esto le ayudara a reducir a los empleados adecuados para un determinado puesto y/o turno. Toda esta informacion debe almacenarse en una base de datos digital segura a la que solo pueda accederse la administracion. Los mejores tipos de aplicaciones de software ofreceran esta funcion.

En sus notas, tambien puede incluir el estado de trabajo de cada empleado o bien a tiempo parcial o completo, asi como si existen restricciones de horas extras, como para los menores, por ejemplo.

Toda esta informacion tambien sera util cuando haya turno disponible debido a una ausencia o emergencia de ultimo minuto y necesite llamar al reemplazo en poco tiempo.

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Anima al personal a expresar sus opiniones y preferencias

Como gerente, es su deber mantener a su personal feliz y contento con sus horarios porque la felicidad aumenta la moral de la fuerza laboral.

Para ello, puede dar a sus empleados la oportunidad de comunicar sus turnos preferidos con usted. Esto ayudara a promover un entorno de colaboracion en la organizacion y tambien generara un sentido de propiedad en sus empleados. Ademas, conocer las preferencias de sus empleados le permitira hacer un horario que sea conveniente para ambas partes involucradas. Esto tambien reducira los turnos perdidos o las solicitudes de revision tardias.

Tambien puede publicar un calendario abierto con varios horarios de turno listados ya sea en papel en su restaurante o a traves de su plataforma de programacion donde los empleados pueden inscribirse para los dias y horas que les gustaria trabajar. Una hoja de calculo de Excel creador de programacion seria una opcion viable para el formulario impreso.

Este metodo es interactivo y los empleados tambien pueden elegir sus turnos preferidos. Sin embargo, es importante recordar que con este proceso, debe asegurarse de que afirma su autoridad aprobando los horarios finales. Ademas, comuniquense a sus empleados que registrarse para un turno preferido no significa que se les prometa este intervalo de tiempo y que todas las versiones finales deben pasar por la administracion primero.

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Una vez que el horario este listo, debe asegurarse de que su personal pueda acceder facilmente al horario y revisarlo. Si el horario no es facilmente visible, es posible que su personal olvide mirarlo.

Ademas, es posible que sus empleados pierdan o pierdan las copias de sus horarios. Cuando eso sucede, deben ser capaces de ver el horario colectivo o de lo contrario, a menudo se presentan tarde al trabajo o no se presentan en absoluto.

Tambien es importante planificar los peores escenarios porque incluso los planes mejor presentados a veces caen a traves. Siempre que este disenando un horario de trabajo, siempre debe tener en cuenta las emergencias. Siempre tienes un plan b para que no te pillen con la guardia baja cuando algun empleado no aparece debido a una emergencia o negligencia.

La tabla de disponibilidad comentada anteriormente le ayudara a reprogramar cuando se produzca alguna emergencia.

Accesibilidad a la

Elegir a la persona adecuada para el trabajo

Utilice la lista para asegurarse de que esta programando empleados de acuerdo con su conjunto de habilidades y experiencia. Siempre encuentre una persona adecuada para el trabajo requerido porque no es raro que un empleado sea programado erroneamente.

Un gran ejemplo de esto es programar un nuevo empleado para un turno de horas pico ocupado. Esto es incluso una gran causa de preocupacion si usted no tiene suficiente personal en ese momento, lo que puede danar enormemente el negocio y tambien danar la moral de su fuerza de trabajo.

Los administradores a menudo usan software de programacion para hacer bien el proceso de programacion, y en la era actual impulsada por la tecnologia, el uso de los recursos avanzados que estan disponibles seguramente aumentara productividad y le ahorrara tiempo y dinero.

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