Time Management Schedule | 5 mins read

Verwenden Sie Ihre Zeit besser mit einem Zeitmanagement-Zeitplan

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Wie erstelle ich einen Zeitmanagementplan

Warum scheint es nicht genug Zeit waehrend der Arbeitszeit zu geben? Es ist schwer, sich auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren, wenn so viele Projekte erledigt werden muessen. Obwohl es nicht immer moeglich ist, eine Arbeitsbelastung zu minimieren, kann jeder lernen, die Zeit effektiver zu verwalten.

Ein gutes Zeitmanagement ermoeglicht es Teammitgliedern, wichtige Aufgaben zu priorisieren, um sie an Faelligkeitsdaten anzupassen. Mit den richtigen Faehigkeiten im Zeitmanagement haben die Mitarbeiter jeden Tag zusaetzliche Zeit und fuehlen sich nicht so erschoepft.

Wie kann eine Person Managementfaehigkeiten erwerben, um Ziele zu erreichen? Gluecklicherweise stehen viele verfuegbare Tools und Techniken zur Zeiterfassung zur Verfuegung. Mitarbeiter sollten zuerst einen Zeitmanagementplan erstellen, um das Projektmanagement zu optimieren und die Produktivitaet zu steigern. Einige der vielen Vorteile eines Zeitmanagementplans sind-

  • Gewinnen Sie ein realistisches Verstaendnis dafuer, welche Aufgaben in einer Zeitleiste erreicht werden koennen
  • Stellen Sie sicher, dass genuegend Zeit fuer wichtige Aufgaben
  • bleibt
  • Legen
  • Sie
  • zusaetzliche Zeit fuer unerwartete Umstaende
  • Arbeiten Sie beharrlich auf kurzfristige und langfristige Karriereziele hin
  • Planen Sie Zeit, um sich zu entspannen, zu verjuengen und Zeit mit Ihren Lieben zu verbringen
  • Verbessern Sie eine Work-Life-Balance
. Hier sind die besten Praktiken, um einen organisierten Wochenplan zu erstellen, der Zeit effektiv verteilt.

1. Zeitmanagementplan Identifizieren Sie die zugeteilte Zeit

Mitarbeiter sollten entscheiden, wie viel Zeit sie fuer die Arbeit benoetigen. Die Zeitsperrung schwankt je nach persoenlichen Verpflichtungen, dem Schichtplan und den erforderlichen Aufgaben. Es haengt auch davon ab, wie ein Mitarbeiter die Zeit fuer weitere Karriereziele nutzen moechte.

Zum Beispiel wird ein neuer Mitarbeiter den Schulungs- und Lernbedarf gegenueber dem beruflichen Aufstieg priorisieren. Ein erfahrenes Teammitglied, das eine Gehaltserhoehung wuenscht, muss moeglicherweise laenger arbeiten, um Hingabe zu zeigen.
Vielleicht hat ein Mitarbeiter in einer Woche mehrere persoenliche Verpflichtungen. Dies erfordert, dass er mehr Zeit fuer persoenliche Verpflichtungen und weniger Zeit fuer die Arbeit einplanen muss.

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2. Zeitmanagementplan Zeit fuer kritische Aufgaben zuweisen

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Als Naechstes sollte der Mitarbeiter einen Zeitblock fuer wichtige Aufgaben erstellen. Es sollte genuegend Zeit zur Verfuegung stehen, um gute Arbeit zu leisten und alle damit verbundenen Anforderungen fuer diese Aufgabe zu erfuellen. Schluesselaufgaben sind in der Regel die Aktivitaeten, die das Management bewertet und ueberprueft.

Zur Veranschaulichung ueberwacht ein Restaurantmanager ein Team von 10 Personen. Er braucht genug Zeit, um Mitarbeiterplaene zu erstellen, die persoenlichen Anliegen des Teams zu loesen, neue Mitarbeiter zu schulen und Inventar zu zaehlen. Da alle diese Aufgaben erforderlich sind, muss der Vorgesetzte im Planverwaltungstool genuegend Zeit fuer sie bereitstellen.

Gegebenenfalls sollten Mitarbeiter auch Zeit fuer Kommunikation und Feedback einplanen. Dies ist die Kalenderzeit, die speziell dafuer vorgesehen ist, Hilfe zu erhalten, um Feedback zu bitten, abgeschlossene Aufgaben zu ueberpruefen und Genehmigungen zu erwerben.

  • 89% der Mitarbeiter verschwenden jeden Tag mindestens einen Teil ihrer Arbeitszeit

  • 64% aller Arbeitnehmer surfen im Internet, posten in sozialen Netzwerken Medien und verschwenden Sie Zeit mit Telefonanrufen waehrend ihrer Schichten

  • Schlechte Zeitmanagementkosten von bis zu 5.000 USD pro Mitarbeiter und Jahr

  • Hoehere Verschleppungsraten sind verbunden niedrigeres Einkommen der Arbeitnehmer und kuerzere Beschaeftigungszeiten

3. Zeitmanagementplan Planen Sie Aufgaben mit hoher Prioritaet

Nachdem Mitarbeiter ihre Hauptliste ueberprueft haben, sollten sie die dringendsten Aufgaben planen. Dies umfasst auch alle Wartungsaktivitaeten, die nicht an einen Mitarbeiter delegiert oder fuer die naechste Woche aufgeschreut werden koennen.

Eine gute Faustregel ist, diese Aufgaben an Tagen/Zeiten zu platzieren, in denen die Produktivitaet hoch ist. Die meisten Mitarbeiter sind in den Morgenstunden beschaeftigt, nachdem sie eine Tasse Kaffee getrunken haben. Sie sind am Nachmittag gegen 14 oder 15 Uhr weniger engagiert.

Leider arbeitet nicht jedes Unternehmen nach einem Zeitplan von 8 bis 5 Uhr. Die Restaurantbranche plant Teammitglieder fuer Rotationsschichten, Nachtschichten, Tagesschichten und Swing-Shifts. Die Mitarbeiter muessen konzentriert und einsatzbereit sein, damit sie waehrend ihrer Schichtplaene dringende Aufgaben erledigen koennen. Gluecklicherweise passen sich die Menschen schnell an und lernen, waehrend der Nachmittags- oder Abendschicht genauso produktiv zu sein.

4. Zeitmanagementplan Kontingenzzeit zuweisen

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Effektives Zeitmanagement erfordert die Planung von ausreichend Notfallzeiten. Es gibt immer unvorhergesehene Umstaende und Notfaelle, die waehrend der Woche auftauchen. Waehrend Mitarbeiter nicht alle unvorhergesehenen Ereignisse prognostizieren koennen, koennen sie eine gewisse Zeit fuer die Sicherheit reservieren.

Die Restaurantbranche ist tendenziell unvorhersehbar, was die Planung schwieriger macht. Daher sollten Restaurantmitarbeiter und andere Arbeitnehmer in unvorhersehbaren Branchen zusaetzliche Notfallzeiten reservieren.
Es gibt ein paar Tricks, um Notfallzeit zu verschwenden, die dazu beitragen, wichtigere Dinge zu vervollstaendigen.

Haeufige Unterbrechungen koennen bei den Zeitplaenen verheerende Folgen haben und zu Zeit- und Geldverschwendung fuehren. Mitarbeiter koennen lernen, Unterbrechungen zu minimieren, von den sozialen Medien fernzubleiben und auf Klatsch verzichten, um mehr zu erreichen. Dies wird mehr Flexibilitaet und Zeit fuer die Abwicklung kritischer Projekte bieten.

  • Batch aehnlicher Aufgaben zusammen

  • Pausen und Pufferzeit in den Zeitplan einbeziehen

  • Ueberfordern Sie sich nicht Verwenden Sie

  • ein Zeiterfassungsgeraet, um zu sehen, wie gut die Planung mit der Realitaet uebereinstimmt

  • Konzentrieren Sie sich auf die vorliegende Aufgabe statt auf Multitasking und Multitasking

  • Lassen Sie Perfektionismus und Prokrastination
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    5. Zeitmanagementplan - Planen Sie diskretionaere Zeit

    Jeder Platz, der in einer Kalender-App oder einem handschriftlichen Zeitplan uebrig ist, wird als diskretionaere Zeit oder Freizeit bezeichnet. Es liegt an dem Mitarbeiter, wie er diese Zeit verbringen kann. Effektive Zeitmanager nutzen diese Kalenderzeit, um wichtige Ziele zu erreichen und Prioritaeten zu planen. Mitarbeiter sollten ihre persoenlichen Ziele ueberpruefen und festlegen, wie viel Ermessenszeit sie im Kalender benoetigen.

    6. Zeitmanagementplan Bewerten von Anforderungen

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    Wenn in Schritt 5 nur wenig Zeit zur Verfuegung steht, sollten die Mitarbeiter die Schritte 2 bis 4 ueberpruefen, um festzustellen, ob diese geplanten Artikel wirklich notwendig sind. Teammitglieder koennen diese Aufgaben moeglicherweise delegieren oder fuer eine weitere Woche verschieben. Zu den weiteren Moeglichkeiten, die Zeit zu nutzen, gehoeren Outsourcing, die Verwendung von Management-Tools und die Bitte um Hilfe. Dies wird mehr Zeit fuer die Erreichung der wichtigsten Ziele bieten.

    Wenn es nie genug Zeit nach eigenem Ermessen gibt, muss ein Mitarbeiter die Anforderungen mit dem Management ueberpruefen. Das Anzeigen eines Google-Kalenders mit einem organisierten Wochenplan hilft Vorgesetzten zu verstehen, dass die Arbeitsbelastung unangemessen ist. Es wird auch zeigen, wie organisiert und engagiert der Mitarbeiter ist.

    Wichtige Erkenntnisse des Zeitmanagementplans

    Abschliessend, wie Sie einen guten Zeitmanagementplan erstellen koennen -

    • Mitarbeiter sollten zuerst die verfuegbare Zeit identifizieren und bestimmen, wie viel Zeit fuer die Arbeit benoetigt wird. Dies haengt vom Branchen- und Mitarbeiterstatus/Karriereziel ab. Die Arbeitnehmer sollten dann Zeit fuer kritische Aufgaben reservieren. Dies sind Gegenstaende, die nicht abgeschreut oder an jemand anderen delegiert werden koennen.
    • Mitarbeiter sollten Elemente mit hoher Prioritaet einplanen, wenn sie die produktivsten Zeiten beruecksichtigen. Da das Produktivitaetsniveau morgens tendenziell am hoechsten ist, moechten die Arbeitnehmer moeglicherweise wichtige Aufgaben waehrend dieser Arbeitszeit planen.
    • Die Mitarbeiter sollten im Falle eines Notfalls oder unvorhergesehener Arbeitsanforderungen Notfallzeit zuweisen. Die Hoehe der Notfallzeit haengt von den Geschaeftsanforderungen und der Art der Branche ab. Die Restaurantbranche benoetigt mehr Notfallzeiten, da die Arbeitsanforderungen je nach Schicht schwanken koennen.
    • Schliesslich ueberpruefen die Mitarbeiter ihre Managementsoftware oder ihren handschriftlichen Zeitplan, um die Ermessenszeit zu planen und die Anforderungen zu bewerten. Wenn nicht genuegend Ermessensspielzeit zur Verfuegung steht, muessen die Mitarbeiter delegieren, um Hilfe bitten oder die Arbeitsbelastung mit dem Management ueberpruefen.

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