Was ist ein Schichtplan?
Ein Schichtplan ist ein Arbeitsplan, der angibt, wann Mitarbeiter arbeiten muessen. Schichtplaene koennen fuer eine Vielzahl von Zwecken erstellt werden, einschliesslich der Sicherstellung einer angemessenen Abdeckung aller Schichten, der Beruecksichtigung der Praeferenzen der Mitarbeiter und der Senkung der Arbeitskosten.
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Mitarbeiterplanung erklaert
Bei der Personalplanung geht es darum, Mitarbeitern Schichten zuzuweisen, um eine angemessene Deckung fuer eine bestimmte Arbeitsdauer zu gewaehrleisten und gleichzeitig die Arbeitskosten zu minimieren. Unternehmen erstellen Zeitplaene in der Regel eine Woche im Voraus, einige jedoch zwei oder drei Wochen im Voraus.
Der richtige Arbeitsplan eines Mitarbeiters bestimmt den Erfolg eines Unternehmens. Und das kann eine schwierige Aufgabe sein, insbesondere fuer Unternehmen mit offenen Schichten und Stundensaetzen. Der Prozess wird komplizierter, wenn ein Unternehmen an mehreren Standorten taetig ist und viele Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten verwaltet.
Darueber hinaus muss ein Unternehmen sicherstellen, dass es die geltenden Arbeitsgesetze einhaelt. Die Bundes- und Landesbehoerden der Vereinigten Staaten listen mehrere Regeln und Vorschriften auf, die Arbeitgeber befolgen muessen. Dazu gehoeren die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter zwischen den Schichten genuegend Ruhezeiten haben, ihnen die erforderliche Anzahl von Pausen waehrend ihrer Schicht und die Begrenzung der Anzahl der Stunden, die sie an einem Tag oder einer Woche arbeiten. Wenn ein Arbeitgeber diese Gesetze nicht einhaelt, kann er mit schwerwiegenden Strafen rechnen.
Planlose Zeitplaene von Mitarbeitern koennen fuer Mitarbeiter und Arbeitgeber stressig sein, sie koennen sich auf das Geschaeftsergebnis auswirken und den Ruf eines Unternehmens schaedigen. Es ist daher sinnvoll, von Anfang an Geld und Zeit in ein narrensicheres Planungssystem zu investieren.
Software zur Mitarbeiterplanung kann Unternehmen dabei helfen, diesen Prozess zu optimieren. Durch die Automatisierung der Personalplanung koennen Unternehmen Zeitplaene erstellen, die auf bestimmten Kriterien basieren- Anzahl der Mitarbeiter, die fuer jede Schicht benoetigt werden, Arbeitsprognosen, Zeiterfassung fuer Mitarbeiter, Gehaltsabrechnung, Schichtwechsel und anpassbare Berichte. Es kann das Raetselraten und die manuelle Arbeit bei der Erstellung von Zeitplaenen ueberfluessig machen. Mit der
Planungssoftware haben Manager und Mitarbeiter ausserdem in Echtzeit Zugriff auf dieselben Zeitplaninformationen. Dies hilft allen, auf derselben Seite zu bleiben und wenig Raum fuer Verwirrung oder Missverstaendnisse zu haben. Darueber hinaus ermoeglicht die beste Planungssoftware den Mitarbeitern, Urlaub zu beantragen oder ihre Verfuegbarkeit selbst zu aendern, was es Managern erleichtert, Aenderungen am Zeitplan vorzunehmen, ohne sich mit jedem Mitarbeiter einzeln abstimmen zu muessen.
Wie planen Restaurants normalerweise Mitarbeiter ein?
Die Arbeit im Restaurant ist anspruchsvoll. Es kann hektisch sein, mit langen Arbeitszeiten, zu denen oft auch Arbeitsabende und Wochenenden gehoeren. Und obwohl der Job seine Herausforderungen haben mag, kann er auch lohnend sein Sie koennen mit Menschen aus allen Gesellschaftsschichten interagieren, neue Dinge lernen und Teil eines Teams sein, das staendig versucht, Innovationen zu entwickeln, um Kunden zu binden.
Bei der Planung von Mitarbeitern muessen Restaurants die Kundenanforderungen mit der Bereitstellung der erforderlichen Arbeitszeiten in Einklang bringen. Dies ist wahrscheinlich der Grund, warum die Personalplanung in der Restaurantbranche so schwierig ist.
Verschiedene Restaurants gehen auf unterschiedliche Weise an die Personalplanung heran. Einige verwenden Online-Tools, mit denen Mitarbeiter ihre Verfuegbarkeit und Praeferenz fuer Schichten eingeben koennen. Andere erstellen traditionellere Zeitplaene auf Papier oder in Tabellenkalkulationen. Die Methode, die ein Restaurant anwendet, ist jedoch zweitrangig. Entscheidend ist, ob das Unternehmen einem Prozess folgt oder nicht.
- Der Prozess beginnt mit der Festlegung der Spitzenzeiten fuer das Restaurant. Dies bestimmt die Anzahl der Mitarbeiter, die fuer jede Schicht benoetigt werden. Zum Beispiel sind die meisten Restaurants waehrend der Hektik des Abendessens am geschaeftigsten, daher ist es wichtig, waehrend dieser Zeit genuegend Personal zu haben. Ein Unternehmen moechte das Restaurant aber auch nicht ueberbesetzen und die Arbeitskosten erhoehen.
- Der naechste Schritt besteht darin, die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter zu beruecksichtigen und einen Zeitplan zu erstellen, der fuer alle funktioniert.
- Die Einhaltung der Arbeitsgesetze in Ihrer Region, einschliesslich der Mindestlohnanforderungen und der Regeln fuer die Bezahlung von Ueberstunden, ist ebenfalls ein wichtiger Schritt, den Sie befolgen sollten.
- Beruecksichtigen Sie bei der Erstellung von Schichten die Beduerfnisse der Mitarbeiter. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Mitarbeiter hat, die Eltern oder Schueler sind, moechte es deren Zeitplaene nach Moeglichkeit beruecksichtigen.
- Versuchen Sie, einen Zeitplan zu erstellen, der es den Mitarbeitern ermoeglicht, eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten. Das bedeutet, uebermaessige Arbeitsstunden zu vermeiden und angemessene Pausen zwischen den Schichten vorzusehen.
- Seien Sie flexibel und passen Sie sich wechselnden Situationen an. Dies kann bedeuten, dass die Schichtzeiten oder -typen kurzfristig geaendert werden muessen.
- Schliesslich ist es wichtig, regelmaessig mit Ihrem Team zu kommunizieren, damit alle auf derselben Seite sind. Dies hilft, Terminkonflikte zu vermeiden.
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Die Nachteile von Scheduling-Templates
Unternehmen haben sich viel zu lange auf Planungsvorlagen verlassen. Und das ist nicht ueberraschend, da Zeitplanungsvorlagen dabei helfen koennen, auf einfache Weise einen Arbeitsplan zu erstellen. Aber heute gibt es eine Vielzahl von Mobilgeraeten und Softwareanwendungen, die es den Mitarbeitern leicht gemacht haben, von ueberall auf ihre Arbeitsplaene zuzugreifen. Es besteht eine erhoehte Nachfrage nach Zeitplanflexibilitaet und Anpassung.
In den letzten Jahren hat auch die Gig-Economy zugenommen, und die Beliebtheit von befristeten Arbeitskraeften hat es schwierig gemacht, den Personalbedarf im Voraus vorherzusagen. Dies hat dazu gefuehrt, dass flexiblere Planungstools erforderlich sind, um Aenderungen in letzter Minute zu beruecksichtigen.
Darueber hinaus haben Fortschritte in den Bereichen kuenstliche Intelligenz und maschinelles Lernen es Unternehmen nun ermoeglicht, ausgefeiltere Personalmodelle zu erstellen, die Faktoren wie Wettermuster, Kundennachfrage und Mitarbeiterpraeferenzen beruecksichtigen.
Die Verwendung einer Zeitplanungsvorlage bietet zwar Vorteile, aber auch einige potenzielle Nachteile.
- Der groesste Nachteil von Planungsvorlagen ist, dass sie unflexibel sein koennen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise viele Mitarbeiter oder Kunden mit unterschiedlichen Beduerfnissen hat, kann es schwierig sein, eine Vorlage zu erstellen, die fuer alle funktioniert.
- Wenn ein Unternehmen die Vorlage nicht richtig verwendet, kann dies zu mehr Arbeit und Stress fuehren. Wenn ein Manager beispielsweise vergisst, den Zeitplan zu aktualisieren, oder falsche Informationen eingibt, kann dies den gesamten Zeitplan fuer die Woche durcheinander bringen.
- Zeitplanvorlagen fuehren auch zu Inflexibilitaet in der Belegschaft, da die Mitarbeiter nur begrenzte Moeglichkeiten haben, Schichten zu wechseln oder zusaetzliche Stunden zu uebernehmen, wenn dies bedeutet, dass sie sich an eine starre Vorlage halten muessen.
- Zeitplanungsvorlagen koennen auch zu Frustration bei Mitarbeitern fuehren, wenn sie ihre Verfuegbarkeit oder die gewuenschten Arbeitszeiten nicht genau widerspiegeln.
- Wenn sich der Personalbestand aendert oder unerwartete Ereignisse eintreten, kann es schwierig sein, einen mit einer Vorlage erstellten Zeitplan schnell und effizient zu ueberarbeiten.
Vorteile der Planungssoftware
Es gibt mehrere Gruende, sich fuer eine Mitarbeiterplanungssoftware gegenueber Schichtplanvorlagen zu entscheiden. Zunaechst einmal sind Planungssoftwareloesungen viel effizienter als Vorlagen. Es ermoeglicht Unternehmen, automatisch Zeitplaene zu erstellen, die auf verschiedenen Faktoren wie Schichten, Faehigkeiten und Verfuegbarkeit basieren. Das bedeutet, dass ein Unternehmen in wenigen Minuten einen Zeitplan erstellen kann, dessen Erstellung anhand einer Vorlage Stunden (oder sogar Tage) dauern wuerde.
- Planungssoftware kann Berichte in Echtzeit erstellen, mit denen datengestuetzte Entscheidungen ueber Personalbestand und Zeitplaene getroffen werden koennen.
- Mit der Personalplanungssoftware koennen Unternehmen die Praeferenzen jedes Mitarbeiters eingeben. Das System weist sie dann automatisch der Schicht zu, in der sie am wahrscheinlichsten erfolgreich sind, was zu gluecklicheren und produktiveren Mitarbeitern fuehrt.
- Diese Softwareloesungen machen es einfach, die Anwesenheit und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu verfolgen.
- Mit Schichtplan-Apps haben Manager auch einen umfassenden Ueberblick darueber, wer fuer welche Schicht eingeplant ist und ob sie puenktlich zu ihren vorherigen Schichten erschienen sind oder nicht. Auch hier koennen diese Informationen verwendet werden, um Probleme fruehzeitig zu erkennen und Korrekturmassnahmen zu ergreifen, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden. Die
- Terminplanungssoftware fuer Mitarbeiter ermoeglicht die Planung von Eventualitaeten. Beispielsweise koennen Benutzer ganz einfach Mitarbeiter zum Zeitplan hinzufuegen oder daraus entfernen, um Krankheitstage, Urlaubstage oder andere Formen von Fehlzeiten zu beruecksichtigen. Diese Flexibilitaet stellt sicher, dass das Unternehmen immer ueber das Personal verfuegt, das es benoetigt, ohne dass es zu Personalueberlastung kommt (was zu verschwendeten Lohnkosten fuehrt).
- Einige Softwareloesungen fuer die Mitarbeiterplanung bieten zusaetzliche Funktionen wie Zeiterfassung, Gehaltsabrechnungsintegration und Kommunikationstools, die die Effizienz und Produktivitaet am Arbeitsplatz weiter verbessern koennen.
Wie wirkt sich die Personalplanung auf die Gewinne aus?
Arbeit ist fuer die meisten Unternehmen eine der groessten Ausgaben, und eine effektive Planung kann diese Kosten erheblich minimieren. Wenn ein Unternehmen in schwierigen Zeiten zu viele Mitarbeiter beschaeftigt, verliert es wahrscheinlich Geld. Andererseits, wenn ein Unternehmen in geschaeftigen Zeiten unterbesetzt ist, kann es sein, dass ihm Verkaeufe oder Moeglichkeiten zum Upselling an Kunden entgehen. Der Schluessel liegt darin, einen gluecklichen Mittelweg zu finden, auf dem Sie weder ueber- noch unterbesetzt sind. Dies kann durch eine effektive Mitarbeiterplanung erreicht werden.
Ein effektives Mitarbeiterplanungssystem wirkt sich positiv auf die Gewinnmarge eines Unternehmens aus. Es ermoeglicht Unternehmen, ihren Betrieb in Zeiten der Spitzennachfrage mit der richtigen Mischung von Mitarbeitern zu besetzen, um den Kundenbeduerfnissen gerecht zu werden und gleichzeitig die Arbeitskosten zu minimieren. Darueber hinaus kann ein effizientes Mitarbeiterplanungssystem Unternehmen dabei helfen, die Kommunikation und Koordination der Mitarbeiter zu verbessern, was zu einer hoeheren Effizienz und geringeren Kostenueberschreitungen fuehrt.
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Top-Plattformen fuer die Mitarbeiterplanung
Zip Schedules
Mit Zipschedules koennen Unternehmen die Terminplanung optimieren, indem sie die Praeferenzen der Mitarbeiter beruecksichtigen. Die Software kann benutzerdefinierte Schichten erstellen, sodass Manager Zeitplaene erstellen koennen, die den spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens entsprechen. Es eignet sich hervorragend fuer Restaurantunternehmen mit unregelmaessigen Oeffnungszeiten oder fuer Restaurantunternehmen, die verschiedene Bereiche zu unterschiedlichen Zeiten besetzen muessen.
Die Software ermoeglicht es Managern auch, Mitarbeiter nach Faehigkeiten zu planen. Es eignet sich hervorragend fuer Unternehmen, die fuer bestimmte Aufgaben spezifische Faehigkeiten benoetigen (z. B. Barkeeper, Kellner, Kuechenpersonal usw.).
Zu den Funktionen von Zipschedule gehoeren ausserdem automatische Schichterinnerungen, um Mitarbeiter per Textnachricht, mobiler App oder E-Mail ueber bevorstehende Schichten zu informieren. Es stellt sicher, dass sich die Mitarbeiter immer ihrer bevorstehenden Aufgaben bewusst sind, und verringert die Wahrscheinlichkeit, eine Schicht zu vergessen. Bei Bedarf ordnet die Software Mitarbeitern offenen Schichten zu und hilft Managern, freie Stellen zu besetzen, indem sie verfuegbare Mitarbeiter fuer diese bestimmten Stunden finden.
Homebase
Eines der besten Dinge an Homebase ist die unkomplizierte Oberflaeche. Benutzer koennen Mitarbeiterplaene schnell von einem Computer oder Mobilgeraet aus erstellen und bearbeiten, ohne dass Vorkenntnisse erforderlich sind. Darueber hinaus erleichtert die mobile App die Verwaltung der Mitarbeiterplaene von unterwegs. Mit der App koennen Benutzer bequem von ihrem Smartphone oder Tablet aus Zeitplaene einsehen, Freizeit beantragen, ein- und auschecken und vieles mehr erledigen.
Diese Softwareloesung verfuegt auch ueber integrierte Kommunikationstools, mit denen Benutzer auf einfache Weise Nachrichten und Benachrichtigungen an einzelne Mitarbeiter oder Gruppen ueber Zeitplanaenderungen, bevorstehende Schichten usw. senden koennen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle immer auf derselben Seite sind.
Die Lohnkostenverfolgung hilft Unternehmen dabei, das Budget einzuhalten und gleichzeitig den Kunden qualitativ hochwertigen Service zu bieten. Es ist eine ideale Loesung fuer kleine Unternehmen.
Fazit
Das Erstellen von Mitarbeiterplaenen kann zeitaufwaendig und fehleranfaellig sein, wenn es manuell durchgefuehrt wird. Es verschwendet wertvolle Zeit, die fuer wichtigere Aufgaben aufgewendet werden koennte, und kann zu Planungsfehlern fuehren, die sich negativ auf die Rentabilitaet auswirken koennen.
Online-Tools fuer den Schichtplan optimieren den Planungsprozess und sorgen fuer Genauigkeit, sodass Geschaeftsinhaber sicher sein koennen, dass ihre Mitarbeiter immer dort sind, wo sie sein muessen, wenn sie dort sein muessen. Online-Tools fuer den Schichtplan machen den Planungsprozess nicht nur schnell und einfach, sondern bieten Restaurants auch wertvolle Einblicke in ihre Arbeitskosten.
Durch die Eingabe von Informationen wie Stundenloehnen und prognostizierten Verkaufsvolumina koennen Unternehmen genau sehen, wie viel ihre Arbeit sie fuer einen bestimmten Tag oder eine bestimmte Woche kosten wird. Es ermoeglicht Restaurants, fundierte Entscheidungen ueber ihren Personalbestand zu treffen, und hilft ihnen, zu hohe Personalausgaben zu vermeiden und Gewinne zu maximieren.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter bei Laune
Verwenden Sie mobile Apps, Checklisten und digitale Technologie für die Mitarbeiterplanung.
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Häufig gestellte Fragen
Was sind die Arten von Schichten?
Die Arten von Schichten sind- 1. Bereitschaftsschicht 2. Bereitschaftsschicht 3. Entlastungsschicht 4. Rotationsverschiebung
Wie erstellt man einen Schichtplan?
Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort, da die beste Methode, einen Schichtplan zu erstellen, je nach den spezifischen Beduerfnissen des Unternehmens variiert. Einige Tipps zur Erstellung eines Schichtplans beinhalten jedoch die Beruecksichtigung der Betriebszeiten, Spitzenzeiten und des Personalbedarfs des Unternehmens, die Gestaltung des Zeitplans, um angemessene Pausen und eine angemessene Deckung zu ermoeglichen, und sicherzustellen, dass der Zeitplan an einer sichtbaren Stelle ausgehaengt ist, damit die Mitarbeiter darauf zugreifen koennen.
Was ist der beste Schichtarbeitsplan?
Auf diese Frage gibt es keine allgemeingueltige Antwort. Der beste Schichtarbeitsplan fuer eine bestimmte Person oder Organisation haengt von einer Reihe von Faktoren ab, darunter der Art der zu erledigenden Arbeit, den Beduerfnissen der Mitarbeiter und den Praeferenzen des Arbeitgebers.
Was ist ein 3 2 2 3 Schichtplan?
Ein 3 2 2 3-Schichtplan ist ein Arbeitsplan, der aus drei Schichten besteht, wobei jede Schicht zwei Tage dauert. Die erste Schicht beginnt am ersten Tag der Arbeitswoche und die zweite Schicht beginnt am zweiten Tag der Arbeitswoche. Die dritte Schicht beginnt am dritten Tag der Arbeitswoche.