Software zur Online-Planung | 4 mins read

Funktionen, die Sie mit einer Online-Scheduling-Software nicht verpassen sollten

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Einführung in die Online-Scheduling-Software

Viele Unternehmen wenden sich der Online-Planungssoftware zu, um ihre Personalabläufe zu vereinfachen. Diese Tools sind besonders wichtig für kleine Unternehmen und Restaurants, die mit kleinen Teams von Mitarbeitern arbeiten. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise seine Verschiebung in einem Restaurant vergisst, wirkt sich seine Abwesenheit auf die Produktivität, den Kundenservice und den Umsatz aus. Mit einem Scheduler können Organisationen diese vermeiden hindernisse.

Laut Fallstudien erfahren 22% der Benutzer von Planungssoftware eine erhöhte Sichtbarkeit. Darüber hinaus fanden 35% die Planung einfacher und schneller, und 26% machten unter vielen anderen Vorteilen weniger Fehler. Bei vielen Arten von Software und Plattformen auf dem Markt kann es jedoch verwirrend sein, das richtige Werkzeug zu wählen. Eine wichtige Möglichkeit, den Auswahlprozess zu beginnen, besteht darin, die besten Planungsfunktionen zu identifizieren.

Die wichtigsten Funktionen in der Online-Scheduling-Software

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Online-Planungssoftware ist eine webbasierte Lösung, mit der Geschäftsinhaber stündliche Mitarbeiter effizient planen können. Das System ist intuitiv und liefert datengesteuerte Erkenntnisse, um Unterbesetzung und Personalüberschätzung zu verhindern. Im Gegenzug können Unternehmen ihr Geschäftsergebnis schützen und zusätzliche Arbeitskosten und Umsatzeinbußen vermeiden. Manager und Mitarbeiter können häufig über ihr mobiles Smartphone oder ihren Desktop auf die Software zugreifen. Zu den weiteren Top-Funktionen, die ein Planungssystem bieten sollte, gehören die folgenden.

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1. Schichtplaner

Eine Schichtplanungslösung ist das integralste Modul für die Planung von Software. Ein Scheduler ist dafür bekannt, dass er einfach und schnell zu bedienen ist. Anstelle traditioneller Tabellenkalkulations- und Stiftmethoden können Manager Schichten und Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks organisieren. Der Scheduler sammelt auch alle Mitarbeiterinformationen und die Verfügbarkeit, um Planungskonflikte zu vermeiden. Die intuitive Software wird Manager davon abhalten, einen Mitarbeiter zu verdoppeln oder zu besetzeln.

2. Cloud-basierte Funktionen

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Mit Cloud-Funktionen können Benutzer von überall auf die Software zugreifen, solange sie auf einem mit dem Internet verbundenen Gerät ausgeführt wird. Mit dieser Funktion kann das Management Zeitpläne erstellen, ohne im Restaurant oder Büro sein zu müssen. Mitarbeiter können auch ihre Zeitpläne überprüfen und ihre Verfügbarkeiten auch unterwegs anpassen. Darüber hinaus können sie ohne Verzögerungen problemlos Kollegen und Vorgesetzte kontaktieren.

3. Verwaltung mehrerer Standorte

Unternehmen, die Mitarbeiter auf der ganzen Welt, im Bundesstaat oder in der Stadt haben, können Mitarbeiter mithilfe einer Multi-Location-Management-Funktion effektiv verwalten. Mit diesem Modul können Geschäftsinhaber auf einfache Weise Zeitpläne für separate Einrichtungen erstellen. Sie können auch auf andere Systemfunktionen wie Zeitverfolger und Daten zugreifen, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu überwachen.

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4. Geofencing

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Geofencing ist ein standortbasierter Dienst, der GPS verwendet, um die Standorte von Mitarbeitern zu verfolgen. Dies ist großartig, um Mitarbeiter daran zu erinnern, zu kommen. Die Geofencing-Funktion wird feststellen, wann Mitarbeiter im Geschäft angekommen sind, und sie werden darauf hingewiesen, dass sie eintakten. Darüber hinaus kann es Benachrichtigungen senden, um auszusteigen, wenn sie das Gelände verlassen. Mit dieser Funktion können Unternehmen den Zeitdiebstahl reduzieren, wenn sich Mitarbeiter stundenlang anschließen, obwohl sie nicht bei der Arbeit sind.

5. Zeiterfassung und Teilnahme

Zeiterfassungs- und Anwesenheitsfunktionen bieten Benutzern eine Zeitschaltuhr. Mitarbeiter können die Uhr in der Regel auf ihren Computer, Browser oder ihr Telefon laden, um zu verfolgen, wie lange sie arbeiten. Mit dieser Funktion können Mitarbeiter ihren Fortschritt effektiv abschätzen und die Zeit verwalten. Stunden, die in den Zeit-Tracker getaktet sind, können auch an Buchhaltungssysteme gesendet werden, um die Gehaltsabrechnung zu rationalisieren.

Planungssysteme mit diesem Modul verfügen auch über Warn- und Benachrichtigungsoptionen. Mitarbeiter können Erinnerungen einrichten, um bevorstehende Schichten, geplante Änderungen oder neue Aufträge anzugeben. Dies wird dazu beitragen, Verspätung und Fehlzeiten zu verhindern. Teams, die an Projekten arbeiten, können auch Zeitverfolger verwenden, um Termine einzuhalten.

6. Sendungsverfolgung der

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Online-Planungssysteme haben normalerweise Arbeitskosten und Budgetverfolgung. Das Tool sammelt alle Daten zu Arbeit und Ausgaben, um aufschlussreiche Berichte zu erstellen. Managementteams können diese Analysen dann nutzen, um ihre Personalausstattung zu optimieren und die Arbeitskosten zu senken. Sie können die Berichte auch über die App an Stakeholder und Mitarbeiter senden oder weitergeben, um die Transparenz zu fördern.

7. Urlaub-, Überstunden- und Schicht-Swapping-Anfragen

Diese Funktion erleichtert das Senden und Genehmigen von Urlaub-, Überstunden- und Schichtwechselanfragen. Mitarbeiter müssen nur über die App eine Anfrage senden, die den Manager benachrichtigt. Nach der Genehmigung automatisiert das System die Aktion und stellt sicher, dass keine Planungskonflikte bestehen. Die Überstundenmanagementfunktion hilft Unternehmen auch dabei, ihre Arbeitskosten zu kontrollieren.

8. Kommunikations-Tools

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Die Top-Scheduling-Software wird über Kommunikationstools wie In-App-Messaging und Newsfeeds verfügen. Manager können die Messaging-App verwenden, um einzelne Bulletins zu senden oder einen Gruppenchat für Teams zu erstellen. Und wenn ein Benutzer eine Ankündigung im Newsfeed veröffentlicht, sendet das System eine Benachrichtigung an alle Geräte. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Informationen effektiv an die Mitarbeiter weitergeleitet werden und alle auf dem Laufenden sind.

Wichtige Erkenntnisse zur Online-Scheduling-Software

  • Viele Unternehmen stellen fest, dass die Verwendung von Online-Planungssoftware dazu beiträgt, den Betrieb zu optimieren und Prozesse zu rationalisieren.
  • Nicht alle Systeme sind jedoch gleich aufgebaut und werden mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet sein.
  • Zu den Hauptfunktionen von Unternehmen, auf die Manager von Unternehmen achten sollten, gehören Cloud-Funktionen, Zeiterfassung und Kommunikationstools.
  • Mit den richtigen Systemen können Unternehmen ihr Geschäftsergebnis schützen, Arbeitskosten senken und die Personalausstattung verbessern.

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