Was ist die beste App zur Mitarbeiterplanung?
Auf diese Frage gibt es keine einheitliche Antwort, da die beste Mitarbeiterplanungs-App fuer Ihr Unternehmen von einer Reihe von Faktoren abhaengt, darunter die Groesse und Art Ihres Unternehmens, die Anzahl Ihrer Mitarbeiter und Ihr Budget. Es gibt jedoch einige wichtige Funktionen, auf die Sie in jeder Mitarbeiterplanungs-App achten muessen, z. B. die Moeglichkeit, Schichtmuster zu erstellen und zu verwalten, die Moeglichkeit, mit Mitarbeitern ueber Push-Benachrichtigungen oder SMS zu kommunizieren, und die Moeglichkeit, die Stunden und die Anwesenheit der Mitarbeiter zu verfolgen.
6 Funktionen Die besten Mitarbeiterplanungs-Apps bieten
Worum geht es bei der Mitarbeiterplanung?
Die Mitarbeiterplanung beinhaltet die Zuweisung der richtigen Aufgaben an geeignete Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten und an bestimmten Tagen. Manager haben es schwer, Mitarbeiter zu planen, da sie Faktoren wie Verfuegbarkeit, Faehigkeiten und Arbeitsbelastung der Mitarbeiter beruecksichtigen muessen. Eine effektive Mitarbeiterplanung stellt sicher, dass Mitarbeiter nicht uebergeplant, uebermaessige Ueberstunden gewaehrt oder uebermaessig muede von der Arbeit sind.
Die Terminplanung sollte sowohl fuer Arbeitnehmer als auch fuer Arbeitgeber fair sein und im besten Interesse des Unternehmens erstellt werden. Gleichzeitig sollten die Arbeitszeitplaene flexibel genug sein, um Personalveraenderungen oder unerwarteten Ereignissen Rechnung zu tragen. Die
Mitarbeiterplanung ist ein wichtiger Aspekt bei der Fuehrung eines Unternehmens, insbesondere Unternehmen mit Schichtarbeit wie Restaurants, Krankenhaeusern oder Hotels. Der offensichtlichste Grund ist, dass es dazu beitraegt, sicherzustellen, dass das richtige Personal zur richtigen Zeit vorhanden ist, um die erwartete Kundennachfrage zu erfuellen. Eine effektive Planung kann auch dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und den Stress der Mitarbeiter zu verringern.
Ein weiterer wichtiger Vorteil einer ordnungsgemaessen Mitarbeiterplanung besteht darin, dass sie dazu beitragen kann, die Arbeitskosten zu minimieren, indem ausreichend Personal fuer geschaeftige Stunden eingeplant wird und gleichzeitig sichergestellt wird, dass der Personalbestand in ruhigeren Zeiten auf ein Minimum beschraenkt wird. Dies kann zu erheblichen Kosteneinsparungen fuer Unternehmen fuehren, insbesondere fuer Unternehmen mit hoher Fluktuationsrate.
Kann sich eine schlechte Planung tatsaechlich auf Ihr Geschaeftsergebnis auswirken?
Der Hauptzweck eines Unternehmens ist es, profitabel zu sein. Eine schlechte Mitarbeiterplanung kann sich jedoch auf die finanzielle Leistung eines Unternehmens und dessen Geschaeftsergebnis auswirken. Die
Workforce-Management-Loesung Quinyx fuehrte eine Studie durch, in der die Herausforderungen, Prioritaeten und Ergebnisse einer schlechten Terminplanung bei der Verwaltung einer Remote-Belegschaft bewertet wurden. Die Studie ergab, dass Unternehmen ohne Mitarbeiterplanungssoftware waehrend der Pandemie vor erheblichen betrieblichen Herausforderungen stehen mussten. Unternehmen ohne KI-gesteuertes Workforce Management verloren bis zu 15% des Umsatzes und gaben 25% mehr fuer Gehaltskosten aus. Darueber hinaus wurden in den meisten manuellen Zeitplaenen woechentlich drei bis acht Verstoesse begangen, was zu hohen Bussgeldern fuehrte.
Eine schlechte Mitarbeiterplanung kann zu Chaos und Stress am Arbeitsplatz fuehren. Dies beeintraechtigt die Produktivitaet, fuehrt zu hoeheren Fehlzeiten und fuehrt zu Konflikten bei den Mitarbeitern. Schlecht eingeplante Mitarbeiter muessen sich oft kurzfristig um andere Arbeitnehmer kuemmern, was zu Personalkonflikten und hohen Fluktuationsraten fuehrt.
Die Ergebnisse einer schlechten Mitarbeiterplanung sind nicht immer messbar, koennen sich jedoch erheblich auf Unternehmen auswirken, insbesondere wenn sie zu erhoehten Ueberstundenkosten oder Ausgaben fuer zeitweise ausgefuehrte Aufgaben fuehren. Mangelnde effiziente Planung fuehrt auch zu einer hoeheren Fluktuationsrate. Die Planung hingegen sorgt fuer einen optimierten Betrieb, zufriedenere Teammitglieder und weniger Fluktuation sowie ein besseres Endergebnis.
Genaue Nachverfolgung von Mitarbeiterdaten und Arbeitskosten
Sparen Sie Zeit mit einem Softwareprogramm für die Mitarbeiterplanung.
Was sind Apps zur Mitarbeiterplanung?
Mitarbeiterplanungs-Apps sind Computerprogramme, die die Erstellung und Verbreitung von Mitarbeiterplaenen vereinfachen sollen. Diese Apps bieten verschiedene Funktionen, aber zu den grundlegenden Funktionen gehoeren das Erstellen von Schichten unterschiedlicher Laenge, die Zuweisung von Mitarbeitern zu diesen Schichten und die Benachrichtigung ueber ihre bevorstehenden Schichten.
Erweiterte Apps zur Mitarbeiterplanung ermoeglichen es Ihnen auch, Urlaubsantraege zu verfolgen, herkoemmliche Zeituhren zu ersetzen, indem Mitarbeiter einfach ueber die App ein- und auschecken koennen, Ueberstunden berechnen, die Teamkommunikation aufbauen und vieles mehr. Mit der Restaurantplanungs-App Zip Schedules kann ein Manager beispielsweise Arbeitsplaene mit Schichten erstellen, die Mitarbeiter bevorzugen, und den Zeitplan in Echtzeit mit allen teilen. Dann gibt es noch Quickbooks Time mit seiner einfachen Oberflaeche und Drag & Drop-Funktion. Es ermoeglicht Mitarbeitern, mit nur einem Klick ein- oder auszusteigen, eine Pause einzulegen, Jobcodes zu aendern oder Arbeitszeittabellendetails sofort hinzuzufuegen.
Jeder besitzt heute ein Smartphone, was Apps zur Mitarbeiterplanung zum idealen Tool macht. Folgendes muessen Sie beachten, bevor Sie sich anmelden.
- Entscheiden Sie, ob Sie eine webbasierte oder Desktop-App benoetigen. Desktop-Apps werden auf Ihrem Computer installiert und sind nur von diesem Geraet aus zugaenglich, waehrend auf webbasierte Apps von jedem mit dem Internet verbundenen Geraet wie Mobiltelefonen und Tablets zugegriffen werden kann.
- Ueberlegen Sie, welche Funktionen Sie in einer App benoetigen. Mit den grundlegendsten Planungs-Apps koennen Sie Schichtplaene erstellen und verwalten, aber erweiterte Apps koennen Zeiterfassung, Anwesenheitskennzeichnung, Gehaltsabrechnung und Messaging-Tools umfassen.
- Erwaegen Sie die Preisgestaltung Einige Apps zur Mitarbeiterplanung bieten kostenlose Tarife an, waehrend andere eine monatliche Abonnementgebuehr erheben. Einige haben sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Plaene; kostenpflichtige Plaene verfuegen oft ueber erweiterte Funktionen.
- Lesen Sie die Bewertungen der App, bevor Sie eine auswaehlen, um sicherzustellen, dass sie zuverlaessig und einfach zu bedienen ist.
Einige Funktionen sind jedoch in den besten Softwaresystemen fuer die Mitarbeiterplanung ueblich. Wir sehen uns sechs davon an.
Hauptfunktionen von Employee Scheduling Apps- Nr. 1. Automatisierte Planung
Die besten Apps zur Mitarbeiterplanung verfuegen ueber eine automatisierte Funktion, mit der Zeitplaene fuer Mitarbeiter basierend auf ihren Vorlieben und Geschaeftsanforderungen erstellt werden. Die automatisierte Planung funktioniert im Allgemeinen innerhalb bestimmter Grenzen und Praeferenzen, die ein Manager festlegt (Employee Time In und Timeout, Tage, an denen sie fuer die Arbeit zur Verfuegung stehen, Schichtdauer usw.). Anschliessend generiert ein Algorithmus einen Zeitplan, der all diese Einschraenkungen erfuellt. Die Idee ist, Zeit und Muehe zu sparen, verglichen mit der manuellen Erstellung eines Zeitplans.
Es ermoeglicht Arbeitgebern auch, Regeln und Praeferenzen fuer die Erstellung des Zeitplans festzulegen. Ein Arbeitgeber koennte es beispielsweise vorziehen, dass alle Schichten jeden Tag zur gleichen Zeit beginnen und enden. Oder sie moechten sicherstellen, dass waehrend der Stosszeiten immer zwei Personen in einer Schicht sind. Durch die Festlegung von Regeln und Praeferenzen koennen Arbeitgeber das Raetselraten bei der Terminplanung erheblich verringern.
Die beste Mitarbeiterplanungssoftware bietet Mitarbeitern auch die Moeglichkeit, ihre Verfuegbarkeit zu ueberpruefen. Man kann dies ueber ein Webinterface oder die mobile App selbst tun. Sobald diese Informationen eingegeben wurden, kann die App sie verwenden, um einen Zeitplan zu erstellen, der sowohl den Beduerfnissen des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers entspricht.
Dann gibt es Planungstools fuer die Verwaltung von Schicht- und anderen Zeitplanaenderungen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Aenderung seiner Schicht anfordert, kann die App problemlos die erforderlichen Aenderungen vornehmen und sicherstellen, dass alle weiterhin abgedeckt sind. Es hilft, Stoerungen zu minimieren und stellt sicher, dass jeder immer weiss, wie sein Zeitplan aussieht.
Automatisierte Planungssysteme machen es einfach, faire, konsistente Zeitplaene zu erstellen, die allen Beduerfnissen gerecht werden.
2. Self-Service fuer Mitarbeiter
Self-Service fuer Mitarbeiter ist ein grosser Teil von Apps zur Mitarbeiterplanung. Es ermoeglicht Mitarbeitern, ihre Zeitplaene einzusehen, eine Auszeit zu beantragen und Schichten zu tauschen. Es hilft, die Manager teilweise zu entlasten und den Planungsprozess effizienter zu gestalten. Die Self-Service-Planung der Mitarbeiter erfolgt normalerweise ueber ein Online-Portal.
Kurz gesagt, die Self-Service-Funktionen der App ermoeglichen es Mitarbeitern-
1. Sehen Sie sich ihren bevorstehenden Zeitplan in Echtzeit an. Auf diese Weise koennen sie ihr Privatleben nach ihren beruflichen Verpflichtungen planen.
2. Beantragen Sie eine Auszeit direkt ueber die App, sodass keine Papierformulare oder E-Mails zwischen Mitarbeitern und Managern erforderlich sind.
3. Tauschen Sie ueber die App Verschiebungen mit anderen Mitarbeitern aus. Dies ist praktisch fuer Manager, denen die Muehe erspart ist, in letzter Minute jemanden zu suchen, der eine Schicht abdeckt.
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3. Integrierte Messaging- und Kommunikationstools
Wenn es um die Mitarbeiterplanung geht, ist Kommunikation der Schluessel. Aus diesem Grund bieten die besten Apps zur Mitarbeiterplanung integrierte Messaging-Funktionen. Es erleichtert Managern und Mitarbeitern, in Kontakt zu bleiben und Zeitplanaenderungen in letzter Minute zu bearbeiten und alle auf dem gleichen Stand zu halten.
Hier sind einige Moeglichkeiten, wie integriertes Messaging funktioniert-
- Manager-zu-Mitarbeiter-Messaging- Es ermoeglicht Managern und Mitarbeitern, direkt miteinander zu kommunizieren, ohne sich an Dritte wenden zu muessen, sodass sie Probleme schnell loesen koennen.
- Mitarbeitergruppen-Chats- Mit dem Gruppenchat koennen Mitarbeiter direkt ueber die mobile App kommunizieren. Es kann helfen, Schichtgeschaefte zu koordinieren und Managern ermoeglichen, Informationen ueber die Aufgaben und Ziele des Tages auszutauschen.
- Broadcast-Nachrichten- Mit Broadcast-Messaging koennen Manager Nachrichten an alle Mitarbeiter gleichzeitig senden. Es hilft dabei, alle ueber Unternehmensnachrichten und Ankuendigungen auf dem Laufenden zu halten und wichtige Informationen ueber Zeitplanaenderungen oder Richtlinienaktualisierungen auszutauschen.
- Umfragen und Umfragen- Viele Apps zur Mitarbeiterplanung ermoeglichen es Managern, Umfragen und Umfragen zu versenden, um Feedback von Mitarbeitern zu verschiedenen Themen wie Schichten, Arbeitszeiten oder Urlaubszeiten zu erhalten. Diese Informationen koennen sehr hilfreich sein, um sicherzustellen, dass der Zeitplan allen Beduerfnissen entspricht.
- In-App-Benachrichtigungen- Die beste Mitarbeiterplanungssoftware bietet In-App-Benachrichtigungen auf den Bildschirmen der Benutzer, wenn neue Aktivitaeten in der App vorhanden sind (z. B. eine neue Nachricht oder ein neuer Beitrag). Diese Benachrichtigungen stellen sicher, dass Benutzer wichtige Mitteilungen immer erkennen und kein Update verpassen.
- Push-Benachrichtigungen- Push-Benachrichtigungen aehneln In-App-Benachrichtigungen, werden aber auch dann angezeigt, wenn die App nicht verwendet wird. Sie koennen direkt an die Smartphones der Benutzer gesendet werden und zur Uebermittlung zeitkritischer Informationen (z. B. Last-Minute-Zeitplanaenderungen) verwendet werden.
4. Performance-Analytik
Fuer Unternehmen ist es wichtiger denn je, dafuer zu sorgen, dass sie so effizient wie moeglich arbeiten. Performance Analytics, eine Schluesselfunktion in den meisten modernen Mitarbeiterplanungssoftware, kann dabei helfen, indem sie Einblicke in die Leistung der Mitarbeiter geben und wo Verbesserungspotenzial besteht.
Hier sind einige Moeglichkeiten, wie Leistungsanalysen helfen koennen-
- Leistungsanalysen helfen dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen sich der Workflow verbessern kann - von der Rationalisierung der Kommunikation zwischen Abteilungen bis hin zur Reduzierung der Anzahl der Mitarbeiter oder der Anzahl der Prozesse, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind.
- Abwanderungsraten koennen sich stark auf ein Unternehmen auswirken, und Leistungsanalysen koennen dazu beitragen, sie zu reduzieren, indem sie verstehen, welche Mitarbeiter am wahrscheinlichsten das Unternehmen verlassen. Dann koennen Unternehmen Massnahmen ergreifen, um sie gluecklich und engagiert zu halten. Dies koennte beinhalten, ihnen zusaetzliche Schulungen anzubieten oder ihnen flexible Arbeitsregelungen anzubieten.
- Wenn Sie wissen, was zu einer geringen Produktivitaet fuehrt, koennen Sie etwas tun, um sie zu aendern. Die Leistungsanalyse identifiziert Bereiche, in denen Mitarbeiter Probleme haben, und bietet Vorschlaege zur Ueberwindung dieser Hindernisse. Beispielsweise kann es empfehlen, die Art und Weise zu aendern, wie Aufgaben zugewiesen werden, oder es wird vorgeschlagen, dass Mitarbeiter bestimmte Ressourcen erhalten, um ihre Arbeit effektiv abzuschliessen.
- In der heutigen Geschaeftswelt sind Daten von groesster Bedeutung. Leistungsanalysen liefern Unternehmen die Daten, die sie benoetigen, um fundierte Entscheidungen ueber die Mitarbeiterplanung (und fast alles andere!) zu treffen. Durch den Zugriff auf detaillierte Einblicke in die Mitarbeiterleistung koennen Unternehmen Aenderungen vornehmen, die sich positiv auf ihr Geschaeftsergebnis auswirken.
5. Mobiler Zugriff fuer Mitarbeiter und Manager
Mobile Apps sind ein wichtiges Merkmal in vielen modernen Softwareprogrammen fuer die Mitarbeiterplanung, und das aus gutem Grund. Mobile Apps ermoeglichen es Mitarbeitern, ihre Zeitplaene einzusehen und von ueberall in Echtzeit eine Auszeit zu beantragen. Die erhoehte Flexibilitaet kann zu einer hoeheren Moral und geringeren Fehlzeiten fuehren. Es gibt noch andere Vorteile-
Echtzeit-Updates- Mit der mobilen Planung koennen Mitarbeiter und Manager in Echtzeit ueber Zeitplanaenderungen, neue Aufgaben und bevorstehende Termine informiert werden. Es hilft, Verwirrung zu vermeiden und alle auf dem gleichen Stand zu halten.
Verbesserte Kommunikation- Mobile Apps erleichtern Mitarbeitern und Management die Kommunikation miteinander. Diese verbesserte Kommunikation kann helfen, Konflikte schneller und effizienter zu loesen.
Verbesserte Produktivitaet- Wenn Mitarbeiter ueber eine mobile App Zugriff auf ihre Zeitplaene haben, koennen sie ihre Tage effektiver planen und ihre Zeit besser nutzen. Dies fuehrt zu einer erhoehten Produktivitaet und weniger verschwendeten Stunden.
6. Integration mit anderen Systemen
Es gibt einige kostenlose Mitarbeiterplanungssoftware auf dem Markt. Die effektivsten Softwareloesungen haben jedoch einen hohen Preis. Zum Beispiel hat When I Work drei monatliche Pakete, die bei 4 USD pro Benutzer und Monat beginnen und bis zu 8 USD pro Benutzer und Monat steigen. In aehnlicher Weise kostet Trello 5 USD pro Benutzer und Monat fuer sein Standardpaket.
Es waere unfair gegenueber Unternehmen, wenn diese Arbeitszeitplan-Apps nur auf die Planung beschraenkt waeren und keine anderen Aufgaben uebernehmen wuerden. Vielleicht ist das der Grund, warum moderne Mitarbeiterplanungssoftware mehr als nur Zeitplaene erstellt. Diese Softwareloesungen lassen sich in andere Managementsysteme (einschliesslich Software von Drittanbietern) integrieren, die Ihr Unternehmen nutzt, um effektiver zu werden, wie Gehaltsabrechnung, Personalwesen und Zeiterfassungssysteme.
Die Integration von Drittanbietern ist wichtig, da sie es der Mitarbeiterplanungssoftware ermoeglicht, Daten mit anderen Systemen in Ihrem Betrieb auszutauschen. Der Datenaustausch kann viele Aufgaben automatisieren und es Unternehmen erleichtern, den Betrieb zu rationalisieren. Wenn Sie alle Ihre Mitarbeiterdaten an einem Ort haben, koennen Sie auf einfache Weise Berichte erstellen, mit denen Sie den Personalbedarf und das Budget entsprechend prognostizieren koennen. Und mit den richtigen Integrationen koennen Unternehmen viel Zeit und Geld sparen.
Beispielsweise kann eine Integration mit einem Zeiterfassungstool die geleisteten Arbeitsstunden automatisch berechnen, waehrend die Integration mit einem Lohn- und Gehaltsabrechnungstool sicherstellen kann, dass Mitarbeiter genau und puenktlich bezahlt werden. Andere moegliche Integrationen umfassen Tools fuer den Schichtwechsel, die Kommunikation und das Aufgabenmanagement.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter zufrieden
Nutzen Sie mobile Apps, Checklisten und digitale Technologie für die Mitarbeiterplanung.
Inhalt, den Sie unbedingt lesen müssen
Häufig gestellte Fragen
Was ist die beste Arbeitszeitplan-App?
Auf diese Frage gibt es keine endgueltige Antwort, da verschiedene Personen unterschiedliche Vorlieben fuer Arbeitszeitplan-Apps haben. Einige beliebte Arbeitszeitplan-Apps sind Google Calendar, Apple Calendar und Microsoft Outlook.
Gibt es eine App fuer die Planung von Mitarbeitern?
Ja, es gibt viele Apps fuer die Planung von Mitarbeitern. Einige beliebte Optionen sind When I Work, Homebase und Shiftboard.
Was ist die beste Dienstplan-App?
Es gibt keine definitive Antwort auf diese Frage, da sie von den spezifischen Beduerfnissen des Benutzers abhaengt. Einige beliebte Dienstplan-Apps sind RosterBuster, RosterBin und RosterVue.
Wie behalte ich den Ueberblick ueber meinen Mitarbeiterplan?
Es gibt verschiedene Moeglichkeiten, Ihren Mitarbeiterplan im Auge zu behalten. Sie koennen eine Planungssoftware wie When I Work verwenden, mit der Sie Ihren Mitarbeiterplan online erstellen und verwalten koennen. Sie koennen auch einen Papierplan wie ein Whiteboard oder eine Pinnwand verwenden, um Ihren Mitarbeiterplan zu veroeffentlichen.