Was ist eine Schedule Maker-Vorlage?
Eine Schedule Maker-Vorlage ist ein Dokumenttyp, der beim Oeffnen eine Kopie von sich selbst erstellt. Diese Kopie enthaelt das gesamte Design und die Formatierung des Schedule-Maker-Beispiels, wie Logos und Tabellen. Sie koennen sie jedoch aendern, indem Sie Inhalte eingeben, ohne das urspruengliche Schedule Maker-Beispiel zu aendern. Eine professionell gestaltete Zeitplanervorlage kann dazu beitragen, ein einheitliches Erscheinungsbild verwandter Dokumente zu erhalten.
6 Vor- und Nachteile der Planung (und warum eine Schedule Maker-Vorlage ein Don't ist)
Was ist ein Arbeitsplan?
Ein Arbeitsplan ist ein Zeitplan, der die Tage und Uhrzeiten festlegt, zu denen der Mitarbeiter voraussichtlich arbeiten wird. Dieser Zeitplan kommt sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer zugute, da er Klarheit und Sicherheit in Bezug auf die zu erledigenden Aufgaben bietet, insbesondere wenn es sich um eine Teilzeit- oder Schichtarbeit handelt. Manchmal umfasst ein Arbeitsplan Pausen, Ueberstunden und Urlaubszeiten. Es kann auch zusaetzliche Informationen wie Mittag- und Pausenzeit enthalten und wer mit wem zusammenarbeiten wird.
Kurz gesagt, der Arbeitsplan ist eine Roadmap fuer Arbeitnehmer und Arbeitgeber, die ihnen hilft, mit der zu erledigenden Arbeit Schritt zu halten, bis wann und von wem sie abgeschlossen werden muss.
Ein guter Zeitplan hilft den Mitarbeitern zu verstehen, wo sie mit Aufgaben stehen, und aktualisiert gleichzeitig den Arbeitskalender. Es beruecksichtigt die spezifischen Tage und Stunden, die einem Mitarbeiter fuer bezahlte Arbeit zugewiesen wurden, und enthaelt die Details der Schicht eines Mitarbeiters, einschliesslich der Wochentage und der spezifischen Stunden, zu denen ein Mitarbeiter voraussichtlich fuer die Organisation arbeiten wird. Abhaengig von der Art des Jobs und des Geschaefts kann man waehrend seiner gesamten Karriere bei einer Organisation dieselben Stunden oder Tage arbeiten, oder der Zeitplan kann sich je nach den Beduerfnissen des Arbeitgebers aendern.
Ein effizienter Zeitplan kann dazu beitragen, die Personalzeit zu rationalisieren, die Arbeitsbelastung ueber Schichten hinweg zu verwalten und die Kommunikation zwischen Teams und Branchen klar zu halten. Mit effektiven Zeitplaenen werden Unternehmen garantiert reibungslos funktionieren.
Arten von Arbeitszeitplaenen
Die letzten drei Jahre der Pandemie haben die Menschen gezwungen, ihre Work-Life-Balance neu zu kalibrieren. Die Mitarbeiter haben begonnen, persoenliche Beduerfnisse, psychische Gesundheit und allgemeines Wohlbefinden vor ihre beruflichen Verpflichtungen zu stellen. Die meisten Arbeitnehmer sind jetzt daran interessiert, einen Job zu finden, der ihnen ein ausgeglichenes Leben ermoeglicht, und nicht nur einen weiteren Gehaltsscheck. Aufmerksame Arbeitgeber haben die Situation zur Kenntnis genommen und stellen Mitarbeiter ein, die motivierter sind und weniger wahrscheinlich ausbrennen. Der Bericht Global Talent Trends 2022 von LinkedIn ergab, dass Remote- oder Hybridarbeit siebenmal schneller zunahm als persoenliche Stellen, was dazu fuehrte, dass 83% mehr Stellenausschreibungen seit 2019 Flexibilitaet erwaehnen.
Arbeitszeitplaene wurden ebenfalls weiterentwickelt, um mit der sich aendernden Arbeitskultur Schritt zu halten Hier sind einige gaengige Arbeitszeitplaene fuer Mitarbeiter-
- Vollzeit- Ein traditioneller Arbeitsplan, bei dem normalerweise etwa 40 Stunden pro Woche gearbeitet wird. Vollzeitbeschaeftigte haben in der Regel festgelegte Stunden und Arbeitstage, obwohl Flexibilitaet je nach den Beduerfnissen des Unternehmens moeglich sein kann. Fuer Arbeitgeber ist es einfach, Wochenplaene zu erstellen, wenn sie mit Vollzeitbeschaeftigten arbeiten.
- Teilzeit- Teilzeitbeschaeftigte haben ebenfalls festgelegte Stunden und Tage, aber sie arbeiten in der Regel weniger Stunden als Vollzeitbeschaeftigte - normalerweise 20 bis 30 Stunden pro Woche. Einige Unternehmen bieten Teilzeitbeschaeftigten Leistungen wie Krankenversicherungen an, waehrend andere dies nicht tun.
- Flexibel- In einem flexiblen Arbeitszeitplan haben die Mitarbeiter ein gewisses Mass an Kontrolle darueber, wann und wie oft sie arbeiten. Dies kann beinhalten, von zu Hause aus zu arbeiten, Ihre Arbeitszeiten festzulegen oder die Gleitzeit zu nutzen (Ihre Schicht jeden Tag zu unterschiedlichen Zeiten zu beginnen und zu beenden). Eine flexible Arbeitsregelung beruecksichtigt die Mitarbeiterzeit und kann sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern zugute kommen, da sie zu einer hoeheren Produktivitaet und Arbeitszufriedenheit fuehren kann.
- Komprimiert- Ein komprimierter Arbeitsplan beinhaltet weniger Tage pro Woche, aber mehr Stunden als ein herkoemmlicher Vollzeitplan in der Regel vier 10-Stunden-Tage anstelle von fuenf Acht-Stunden-Tagen. Ein solcher Zeitplan kommt denjenigen zugute, die mehr Zeit ausserhalb der Arbeit fuer persoenliche oder familiaere Verpflichtungen benoetigen. Es kann jedoch auch zu Burnout fuehren, wenn es nicht richtig gehandhabt wird.
- Schichtarbeit- Schichtarbeit wird normalerweise an Orten durchgefuehrt, an denen Mitarbeiter nicht standardmaessige Arbeitszeiten haben sollen, einschliesslich Abenden, Nachtschichten oder fruehen Morgenstunden. Diese Art von Zeitplan ist haeufig fuer Jobs in Branchen erforderlich, die mehr als 10 Stunden Arbeit erfordern, wie Restaurants, Hotels und Einzelhandelsgeschaefte.
- Rotierend- Ein rotierender Zeitplan beinhaltet die Arbeit verschiedener Schichten an verschiedenen Tagen (oder sogar verschiedenen Wochen). Ein solcher Zeitplan ist im Gesundheitswesen und in der Fertigung ueblich, wo eine Abdeckung rund um die Uhr erforderlich ist. Es kann erforderlich sein, Tagesplaene fuer eine bessere Effizienz zu erstellen.
- Geteilte Schicht- Eine geteilte Schicht liegt vor, wenn ein Mitarbeiter zwei kuerzere Schichten mit einer Pause dazwischen arbeitet, anstatt in einer langen Schicht. Ein Beispiel waere, von 7 bis 11 Uhr zu arbeiten, eine Pause einzulegen und von 16 bis 20 Uhr wieder zu arbeiten. Ein solcher Zeitplan ist in Unternehmen mit internationalen Niederlassungen in verschiedenen Zeitzonen sehr verbreitet.
- Bereitschaftsdienst- Bereitschaftsschichten sind, wenn ein Mitarbeiter bei Bedarf zur Arbeit kommen muss, aber keinen festgelegten Zeitplan hat. Ein Mitarbeiter ist moeglicherweise an bestimmten Wochentagen oder Monaten auf Abruf oder rund um die Uhr auf Abruf.
- Remote- Remote-Mitarbeiter kommen nicht physisch in ein Buero. Sie erledigen ihre Arbeit von zu Hause oder an einem anderen Ort ausserhalb des Bueros. Diese Vereinbarung wird immer beliebter, da die Technologie die Kommunikation und Zusammenarbeit aus der Ferne erleichtert hat.
Schauen wir uns nun einige der Dos and Don'ts an, die zur Verbesserung der Terminplanung beitragen.
Genaue Nachverfolgung von Mitarbeiterdaten und Arbeitskosten
Sparen Sie Zeit mit einem Softwareprogramm für die Mitarbeiterplanung.
Nr.1- Planen Sie Ihren Zeitplan im Voraus
Eine erweiterte Arbeitsplanung kann dazu beitragen, die Kommunikation und Koordination zwischen den Teammitgliedern zu verbessern. Wenn jeder in einem Team weiss, welche Aufgaben erledigt werden muessen und welche Fristen betroffen sind, ist es fuer die Mitarbeiter einfacher, zusammenzuarbeiten, um die Arbeit effizient zu erledigen. Es hilft auch, Konflikte der Mitarbeiter darueber zu vermeiden, wer fuer welche Aufgabe verantwortlich ist.
Eine moderne App zur Mitarbeiterplanung kann dabei helfen, einen Arbeitsplan ohne Aufwand zu planen. Eine Planungs-App wie Zip Schedules ermoeglicht es einem Manager, benutzerdefinierte Vorlagen fuer einen Zeitplan zu erstellen. Sie koennen einen Zeitraum auswaehlen, Mitarbeiter auswaehlen, denen sie Aufgaben zuweisen moechten, und die damit verbundenen Aufgaben angeben. Sie muessen dann nur noch damit beginnen, diese Schichten mit Mitarbeitern zu besetzen, die fuer die Arbeit zur Verfuegung stehen.
Es ist jedoch wichtig, fuer jeden Mitarbeiter ein Profil zur Hand zu haben, um mit dieser Methode erfolgreich zu sein. Diese Profile enthalten die Verfuegbarkeit, Faehigkeiten und Qualifikationen des Mitarbeiters. Mit der App koennen Sie auch sehen, welche Mitarbeiter fuer bestimmte Schichten verfuegbar sind, und sicherstellen, dass allen ausreichend Arbeitszeiten zugewiesen werden.
Nr. 2 Automatisieren Sie den Planungsprozess
Das manuelle Erstellen von Zeitplaenen kann zu Fehlern fuehren, z. B. zu vergessenen Schichten oder doppelt gebuchten Mitarbeitern Eine gute Planungssoftware hilft dabei, diese Fehler zu reduzieren, sodass Sie sicher sein koennen, dass Ihr Zeitplan korrekt ist.
Einer der Hauptnachteile beim Versuch, Verschiebungen per E-Mail oder Text zu kommunizieren, besteht darin, dass dies ein laengerer Prozess ist und haeufig zu Verwirrung fuehrt. Mit der Online-Mitarbeiterplanungssoftware koennen sich Mitarbeiter jedoch anmelden und ihre bevorstehenden Schichten in Echtzeit anzeigen, und Aenderungen oder Aktualisierungen des Zeitplans koennen problemlos kommuniziert werden. Dies traegt dazu bei, dass alle immer auf derselben Seite sind.
Darueber hinaus bieten viele Planungs-Apps eine Zeituhrintegration, sodass Mitarbeiter direkt aus dem Zeitplan selbst ein- und aussteigen koennen. Dadurch entfaellt die Notwendigkeit von Papierzeittabellen oder der manuellen Dateneingabe, wodurch Sie noch mehr Zeit (und Geld) sparen. Es hilft Arbeitgebern auch, die Zeit der Mitarbeiter im Auge zu behalten und die geleisteten Arbeitsstunden Diese Informationen koennen verwendet werden, um die Gehaltsabrechnungsprozesse zu verbessern und die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicherzustellen.
Ein organisierter Zeitplan traegt dazu bei, die Produktivitaet einzelner Mitarbeiter und des gesamten Unternehmens zu steigern. Wenn jeder seine Verantwortung kennt, ist es einfacher, Arbeit effizient zu erledigen.
Nr. 3. Ermoeglichen Sie Flexibilitaet bei der Planung
Wenn es um die Mitarbeiterplanung geht, gibt es viele gute Gruende, Flexibilitaet zu ermoeglichen. Eine Airtasker-Umfrage ergab, dass Arbeitnehmer mit flexiblen Zeitplaenen durchschnittlich 1,4 Tage mehr pro Monat arbeiten als Arbeitnehmer mit festen Zeitplaenen. Andere Studien bestaetigen, dass flexible Mitarbeiter produktiver sind als Mitarbeiter, die sich an strenge Zeitplaene halten. Dies liegt vielleicht daran, dass Arbeitnehmer mit einer gewissen Flexibilitaet ihren Zeitplan besser an ihren natuerlichen Produktivitaetsrhythmus anpassen koennen (z. B. frueher oder spaeter als Standardzeiten arbeiten, wenn sie dann in der Regel am produktivsten sind).
Ein flexibler Zeitplan gibt den Mitarbeitern mehr Kontrolle ueber ihr Arbeitsleben, was zu einer verbesserten Fokussierung bei der Arbeit, einer erhoehten Arbeitszufriedenheit und Motivation sowie zu weniger Stress und Angst ausserhalb der Arbeit fuehrt.
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Nr. 4. Seien Sie vorsichtig bei einer Schedule Maker-Vorlage
Eine Vielzahl von Zeitplanformaten kann verwendet werden, um eine Einrichtung effektiv zu fuehren. Vor der Zuweisung von Schichten muessen Manager jedoch den Arbeitsplan festlegen, der am besten zu ihrem Geschaeftsmodell passt. Beispielsweise benoetigt ein Softwareentwicklungsunternehmen oder eine Bank ihre Mitarbeiter moeglicherweise nur acht Stunden am Tag, aber in einem Fast-Food-Restaurant werden taeglich um 4 Uhr morgens und erneut um 16 Uhr Linienkoeche benoetigt. Unabhaengig von den Geschaeftsanforderungen muessen Manager ein effektives Planungssystem verwenden, das einfach zu bedienen ist, Anpassungen ermoeglicht und die Zeit und Beduerfnisse der Mitarbeiter beruecksichtigt.
Kostenlose Zeitplanvorlagen in sozialen Medien und Websites kosten ein Dutzend. Diese koennen am Anfang dem Zweck einer Organisation dienen, koennen aber spaeter zu grossen Schluckauf fuehren.
Ein vorlagenbasierter Zeitplan-Ersteller ist keine gute Idee, da er nicht auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist, unflexibel ist und es Ihnen nicht ermoeglicht, Aenderungen einfach vorzunehmen. Denken Sie daran, dass Sie keinen Stundenplan fuer Schueler mit festen Zeitnischen fuer Mathematik, Naturwissenschaften und Englisch erstellen, sondern einen Stundenplan fuer berufstaetige Erwachsene, die moeglicherweise mehrere Verantwortlichkeiten haben. Eine Vorlage fuer einen festgelegten Zeitplan kann die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens beruecksichtigen oder auch nicht. Jedes Unternehmen ist anders und hat unterschiedliche Planungsanforderungen. Eine Prototypvorlage kann nicht den Grad der Anpassung bieten, der erforderlich ist, um einen effektiven Zeitplan fuer den Arbeitsplatz zu erstellen. Mit einer Vorlage koennen Sie Ihren Zeitplan auch nicht einfach aendern oder anpassen, wenn Ihr aktueller Zeitplan nicht ordnungsgemaess funktioniert.
Im Gegensatz zu Planungssoftware bieten Vorlagen keine Unterstuetzung oder Unterstuetzung bei ihrer Verwendung. Wenn Sie Probleme mit einer Vorlage haben, sind Sie wahrscheinlich auf sich allein gestellt, um Hilfe oder Anleitung zu finden. Ausserdem kann eine Vorlage haeufig zu Fehlern im Zeitplan fuehren. Dies liegt daran, dass bei der Verwendung einer Vorlage leicht falsche Informationen eingegeben werden koennen, was sowohl bei Arbeitgebern als auch bei Arbeitnehmern zu Verwirrung und Frustration fuehren kann.
Nr. 5. Vermeiden Sie Aenderungen der Zeitplaene in letzter Minute
Ein Schluessel zu einem besseren Workforce Management ist ein vollstaendiger Zeitplan, der nicht zu viele Aenderungen in letzter Minute erfordert. Solche Zeitplaene beruecksichtigen Urlaubsantraege und persoenliche Verpflichtungen von Mitarbeitern und halten immer einen Backup-Plan bereit.
Aenderungen der Zeitplaene der Mitarbeiter in letzter Minute koennen dagegen haeufig auf ein schlechtes Zeitmanagement des Arbeitgebers hinweisen. Dies kann dazu fuehren, dass Mitarbeiter ueberfordert, ueberarbeitet und unterschaetzt werden, was die Produktivitaet verringert.
Mitarbeiter, deren Zeitplaene in letzter Minute staendig geaendert werden, koennen unter erhoehtem Stress leiden, was sich auf ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden auswirken kann. Dies kann zu Fehlzeiten oder Verspaetungen fuehren. Letztlich kann es den Arbeitsablauf einer Einrichtung stoeren, wenn Mitarbeiter ungeplanten Urlaub nehmen oder ganz kuendigen.
Nr. 6. Planen Sie Mitarbeiter nicht ueber- oder unterplanen
Ueber- und Unterplanung von Mitarbeitern koennen zu einer Vielzahl von Problemen fuer ein Unternehmen fuehren. Wenn Mitarbeiter uebergeplant sind, werden sie gestresst und ihre Produktivitaet leidet darunter. Wenn sie zu wenig geplant sind, langweilen sie sich, und erneut leidet die Produktivitaet.
Darueber hinaus kann eine Ueber- oder Unterplanung von Mitarbeitern das Gefuehl erwecken, dass ihre Arbeit nicht geschaetzt wird oder dass sich ihr Arbeitgeber nicht um sie kuemmert, was zu einer schlechten Moral und Ressentiments fuehrt. Dies wirkt sich auf die Interaktion mit den Kunden aus und fuehrt zu einer geringeren Kundenzufriedenheit. Es ist auch wahrscheinlicher, dass solche Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz verlassen, was zu hoeheren Fluktuationsraten fuer das Unternehmen fuehrt.
Letztlich wird das Geschaeftsergebnis des Unternehmens beeintraechtigt. Dies kann fuer das Unternehmen kostspielig sein, sowohl in Bezug auf Produktivitaetsverluste als auch auf Schulungskosten.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter zufrieden
Nutzen Sie mobile Apps, Checklisten und digitale Technologie für die Mitarbeiterplanung.
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Häufig gestellte Fragen
Wie erstelle ich einen Terminplaner?
Es gibt verschiedene Moeglichkeiten, einen Terminplaner zu erstellen. Eine Moeglichkeit ist die Verwendung einer Kalendervorlage in einem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm. Eine andere Moeglichkeit ist die Verwendung eines Planungssoftwareprogramms.
Wie erstelle ich eine Zeitplanvorlage in Excel?
Gehen Sie folgendermassen vor, um eine Zeitplanvorlage in Excel zu erstellen- 1. Oeffnen Sie eine neue Arbeitsmappe in Excel. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Neu. 3. Klicken Sie unter Verfuegbare Vorlagen auf Zeitplaene. 4. Klicken Sie unter Neu auf die Zeitplanvorlage, die Sie verwenden moechten. 5. Nehmen Sie die gewuenschten Aenderungen vor, und speichern Sie dann die Arbeitsmappe.
Wie erstellt man einen Zeitplan in Word?
In Microsoft Word gibt es keine spezielle Funktion, mit der Sie einen Zeitplan erstellen koennen. Sie koennen jedoch die Tabellenfunktion des Programms verwenden, um ein Raster zu erstellen, das fuer diesen Zweck verwendet werden kann. Um einen Zeitplan in Word zu erstellen, fuegen Sie zunaechst eine Tabelle mit der gewuenschten Anzahl von Zeilen und Spalten ein. Beschriften Sie anschliessend die Spalten mit den entsprechenden Tagen oder Daten und fuellen Sie die entsprechenden Zellen mit den gewuenschten Informationen aus.
Mit welchem Programm kann ich einen Zeitplan erstellen?
Es gibt viele Programme, mit denen ein Zeitplan erstellt werden kann. Einige Beispiele sind Microsoft Excel, Google Sheets und Apple Numbers.