Mitarbeiterplanungssoftware | 5 mins read

Zu beruecksichtigende Funktionen beim Einkaufen fuer Mitarbeiter Scheduling Soft

features to consider when shopping around for employee scheduling soft
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Mitarbeiterplanungssoftware ist ein wertvolles Werkzeug fuer die Erstellung von Mitarbeiterzeitplaenen und die Verwaltung stuendlicher Mitarbeiter. Es spart Zeit, indem der Planungsprozess mit Schluesselfunktionen automatisiert wird, um Benachrichtigungen ueber neue Zeitplaene und Schichtaenderungen zu automatisieren, Schichten automatisch zuzuweisen, Zeitkarten zu erstellen, Lohn- und Gehaltsabrechnungsdateien zu importieren und vieles mehr. Plan-Management-Plattformen eliminieren menschliche Fehler und erstellen konsistente Zeitplaene, waehrend die Produktivitaet, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Arbeitskosten optimiert werden.

Als Arbeitgeber sind Sie allzu vertraut mit den Herausforderungen bei der Erstellung von Mitarbeiterplaenen, die Ihre Mitarbeiter zufriedenstellen und gleichzeitig die Schichtanforderungen erfuellen und das Geschaeft reibungslos laufen lassen. Mitarbeiterplanungssoftware ist eine kostenguenstige Loesung, um diesen zeitaufwaendigen und muehsamen Prozess zu rationalisieren, menschliche Fehler zu beseitigen und Papierkram fuer kleine, mittlere und grosse Unternehmen zu minimieren.

In diesem Handbuch werden wir die wichtigsten Funktionen besprechen, die beim Einkaufen von Software fuer Mitarbeiter beruecksichtigt werden muessen. Darueber hinaus geben wir eine ausfuehrliche Erlaeuterung der Innovationen, Vorteile, Typen und Kauffaktoren, die Sie beachten muessen, um Ihnen bei der Auswahl der besten Mitarbeiterplanungsloesung fuer Ihr Unternehmen zu helfen.

Die Bedeutung von

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Geschaeftseigentuemer und Manager haben eine grosse Verantwortung im Alltag, und Aufgaben wie das Erstellen von Zeitplaenen koennen Ihren Fokus von anderen Schluesselaufgaben abnehmen. Dies kann zu erhoehten Arbeitskosten fuehren, insbesondere wenn Sie dadurch zusaetzliche Mitarbeiter einstellen oder Ihre derzeitige Belegschaft nicht optimal nutzen.

Manuelle Planung in einer Tabelle kann einen Manager bis zu 140 Stunden pro Jahr kosten! Das ist eine riesige Menge an Zeit, die fuer wichtigere Aufgaben des Unternehmensmanagements aufgewendet werden koennte.

Nicht nur das, aber die Mitarbeiter geben zu, dass sie bis zu 50% ihrer Zeit auf die Uhr verschwenden, wenn sie keinen strukturierten Zeitplan haben. Das bedeutet, dass Sie einen erheblichen Produktivitaetsverlust betrachten, wenn Ihre Mitarbeiter nicht genau wissen, was zu tun ist.

Und die Mitarbeiter die Moeglichkeit bieten, ihre eigenen Zeitplaene zu verwalten, steigert die Moral und Leistung. Ausserdem werden ungeplante Ueberstunden reduziert, indem sichergestellt wird, dass die Verschiebungen angemessen abgedeckt werden.

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Vorteile der Mitarbeiterplanungssoftware

Was macht Mitarbeiterplanungssoftware zu einer besseren Option als die manuelle Planung? Obwohl jedes Unternehmen anders ist, koennen Unternehmen jeder Groesse von der Automatisierung ihres Planungsprozesses profitieren. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Mitarbeitermanagement-Software-

1. Die Mitarbeiterplanungssoftware beruecksichtigt automatisch Aenderungen in der Verfuegbarkeit eines Mitarbeiters. Dadurch werden Probleme wie nicht genuegend Mitarbeiter zur Deckung von Schicht- und Planungskonflikten eliminiert, wenn ein Teammitglied die geplante Auszeit nimmt. Einige Softwareplattformen verfuegen sogar ueber Shift-Swaping-Funktionen, die es Mitarbeitern ermoeglichen, Zeitplanaenderungen in Echtzeit vorzunehmen.

2. Verbessert die Kommunikation zwischen Management und Personal. Mit der Mitarbeitermanagement-Software koennen Sie Ihre gesamten Mitarbeiter benachrichtigen, wenn der neue Zeitplan gebucht wird oder Aenderungen an einem vorhandenen Zeitplan vorgenommen werden. Wenn jemand krank anruft, werden Sie in der Lage sein, ein verfuegbares Teammitglied leicht zu finden.

3. Verfolgt Dokumentation, speichert Anmeldeinformationen, Ablaufdaten und vieles mehr, um die Compliance zu gewaehrleisten. Mitarbeiterplanungssoftware kann Sie und Ihre Mitarbeiter benachrichtigen, wenn bestimmte wichtige Verlaengerungsdaten bevorstehen und sicherstellen, dass Mitarbeiter mit abgelaufenen Anmeldeinformationen nicht in den Zeitplan gesetzt werden.

4. Reduziert bei ungedeckten Schichten. Obwohl Sie nie in der Lage sein werden, ungeplante Krankheitstage oder Notfaelle zu beruecksichtigen, wird Mitarbeiter Planungssoftware auf aufgedeckte Schichten reduzieren, indem Mitarbeiter, die bereit sind, kurzfristig eine Schicht zu uebernehmen.

5. Optimierung der Arbeitskosten. Planungssoftware kann verfolgen, wie viel Personal in der Regel fuer jede Schicht benoetigt wird, und prognostiziert den Bedarf. Dadurch werden Ueber- und Unterplanungen sowie ungeplante Ueberstunden minimiert.

6. Minimiert Beschwerden bei der Terminplanung. Planungssoftware verbessert die Moral und minimiert Beschwerden, da sie konsistente Planung haben. Es minimiert Fehler bei Time-Off-Anfragen und stellt sicher, dass jede Schicht angemessen abgedeckt wird.

Typen der Mitarbeiterplanung Software

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Mitarbeiterplanung Software gibt es in zwei Haupttypen-

  • Statische Planung- Unternehmen mit festen Schichten koennen von statischen Planungssoftware profitieren. Er dreht die Mitarbeiter automatisch in zwei oder mehr Schichten pro Tag entsprechend den von Ihnen definierten Zeitraeumen. Diese Art von Software ist ideal fuer Restaurants und Hotels, da sie den Terminplanungsprozess rationalisiert und die Routine automatisch verfolgt.
  • Dynamische Scheduling- Diese Art von Software ist ideal fuer Unternehmen, deren Verschiebungen sich staendig aendern, je nach Standortvariationen oder Kunden. Es ist perfekt fuer serviceorientierte Unternehmen wie Haustiersitter, Geraetereparaturtechniker oder Auftragnehmer. Diese Software minimiert Zeitplanungskonflikte, indem Echtzeit-Updates fuer Teammitglieder bereitgestellt werden.
Einige Plattformen werden die eine oder andere Art der Planung aufnehmen, und einige werden beides tun. Sie bieten in der Regel zwei Bereitstellungstypen an-
  • Web-basiert- Die webbasierte Bereitstellung ermoeglicht dem Management den Zugriff auf die Software von jedem Computer mit Internetverbindung. Diese Art von Service ist in der Regel fuer ein monatliches oder jaehrliches Abonnement verfuegbar, und der Preis basiert auf der Groesse Ihrer Mitarbeiter und der Anzahl der Benutzer.
  • On-premise oder serverbasiert- Mehrere Software ist auf Ihrem Server installiert und kann nur in Ihrem privaten Netzwerk verwendet werden. Die Vorabkosten sind mit dieser Option in der Regel hoeher, und Sie muessen moeglicherweise in Zukunft fuer Wartungsarbeiten und Upgrades bezahlen. Manuelle Backups sind ebenfalls erforderlich.

Funktionen der Mitarbeiterplanungssoftware

Hier sind die grundlegenden Funktionen, nach denen Sie bei der Auswahl der Mitarbeiterplanungssoftware suchen muessen-

  1. Planungsuebersicht- Ermoeglicht Ihnen, woechentliche, zweiwoechentliche und monatliche Schichten auf einen Blick anzuzeigen.
  2. Arbeitsverwaltung- Verwalten Sie die fakturierbare und nicht fakturierbare Arbeit, Budgets, Meetings, Workloads und Portfolios, um die Produktivitaet zu maximieren.
  3. Echtzeit-Kommunikation- Nutzt mobile und Internet-Technologie, um Ihre Mitarbeiter rund um die Uhr auf dem Laufenden zu halten.
  4. Automatische Zuweisung von Schichten- Automatisiert Schichtzuweisungen, um den Planungsprozess zu beschleunigen.

  5. Schichtwechsel- Ermoeglicht es Mitarbeitern, Schichten zu handeln oder verfuegbare Schichten abzuholen, waehrend Ueber- und Unterplanung und ungeplante Ueberstunden verhindert werden.

  6. Zeitplanvorlage- Speichert Ihre vorherigen Zeitplaene und ermoeglicht es Ihnen, diese entsprechend den aktuellen Anforderungen zu optimieren.

  7. Workerprofil- Verfolgt alle wichtigen Mitarbeiterdaten, einschliesslich Kontaktinformationen und Zertifizierungen.

  8. Ressourcenprognose- Verwendet Algorithmen, um Personalbedarf nach historischen Mustern zu projizieren.

  9. Berichte und Analysen- Wertvolle Einblicke und Zusammenfassungen, einschliesslich Finanzberichte, Datenexport, Zeituhr, Arbeitskosten und vieles mehr.

  10. Integrationen- Integriert mit Ihrem aktuellen Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanagement und anderen Systemen.

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Zu

beruecksichtigende Kauffaktoren Im Hinblick auf all das sind hier die wichtigsten Kauffaktoren, die bei der Auswahl der besten Planungsloesung fuer Ihr Unternehmen zu beruecksichtigen

  1. sind- Beruecksichtigen Sie die Benutzerfreundlichkeit, insbesondere in Branchen, die nicht technisch versierte.
  2. Automatische Schichtzuweisungen zur Optimierung des Planungsprozesses.
  3. Planen Sie die Nachverfolgung fuer Effizienz.
  4. Wert und Funktion. Erwaegen Sie, Premium-Funktionen entsprechend Ihren geschaeftlichen Anforderungen hinzuzufuegen.
  5. Beruecksichtigen Sie die Herausforderungen bei der Planung Ihres Unternehmens und waehlen Sie Software aus, die diese anspricht.
  6. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewaehlte Software mit Ihren aktuellen Systemen kompatibel ist.
  7. Die
  8. Barrierefreiheit per Smartphone ist fuer Ihre Mitarbeiter wichtig, und Sicherheit ist fuer den Schutz aller Daten von entscheidender Bedeutung.
  9. Integrationsfunktionen sind besonders bei Ihrer Buchhaltungs- und Lohnbuchhaltungssoftware von entscheidender Bedeutung.
  10. Aussergewoehnlicher Kundenservice und zugaenglicher technischer Support.
  11. Analysen und Berichte, die Ihnen dabei helfen, den Planungsprozess zu optimieren.

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