Employee Scheduling | 9 mins read

Leitfaden zur Mitarbeiterplanung

guide to employee scheduling
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Ob auf dem Markt, um ein Upgrade durchzufuehren oder einen Einblick in die vollen Moeglichkeiten der Planungssoftware zu erhalten, hier finden Sie alles, was Sie ueber die Mitarbeiterplanung wissen muessen.

Die Verwaltung der Belegschaft Ihres Unternehmens ob klein oder gross ist nicht einfach, naemlich wenn es darum geht, den richtigen Zeitpunkt fuer die Mitarbeiterplanung zu bekommen.

Von allen zu ueberwachenden Ressourcen kann sich die Zeit als die komplexeste und anspruchsvollste Aufgabe in jeder Branche erweisen. Bei ordnungsgemaesser Ausfuehrung ermoeglicht ein gut gefertigter Arbeitsplan jedoch eine Steigerung der Produktivitaet und Rentabilitaet. Um dies zu erreichen, ist der Einsatz von Best Practices und Planungssoftware von entscheidender Bedeutung.

Durch die technologische Landschaft, die Mitarbeiterplanungssoftware bietet, ist es jetzt einfacher, die Zeitplaene Ihrer Mitarbeiter zu erstellen und zu verfolgen, was kostenguenstig und letztendlich besser fuer Ihre Marke ist.

Ob auf dem Markt, um Planungsanwendungen zu aktualisieren oder einen Einblick in die vollen Moeglichkeiten der Planungssoftware zu erhalten, hier finden Sie eine detaillierte Uebersicht ueber alles, was Sie wissen muessen, wenn es um die Mitarbeiterplanung geht.

Was ist Mitarbeiterplanungssoftware?

Mitarbeiterplanungssoftware geht ueber die Unterstuetzung der Terminerstellung hinaus.

In seiner standardmaessigsten Form ist es eine Anwendung, mit der Manager Zeitplaene erstellen und diese Zeitplaene mit Mitarbeitern teilen koennen.

Die meisten Softwareloesungen bieten jedoch Funktionen, die ueber die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder die datierten Stift- und Papiermethoden hinausgehen. Zu den

Funktionen, die haeufig in Softwareloesungen fuer die Mitarbeiterplanung verfuegbar sind, gehoeren-

Erstellen und Freigeben von Zeitplaenen Die Software ermoeglicht es Managern, Zeitplaene zu erstellen und sie ueber mehrere Kanaele hinweg mit Mitarbeitern zu teilen, wie E-Mail, mobile Push-Benachrichtigungen und ueber die Hardware selbst.

Schichtvorlagen erstellen Manager koennen wiederverwendbare Schichtvorlagen erstellen, um Zeit beim Erstellen von Wochenplaenen zu sparen, oder sie koennen relevante Zeitplaene aus frueheren Wochen kopieren und einfuegen.

Zeitabweichverwaltung Mitarbeiter koennen das Tool verwenden, um Zeitabweichungen anzufordern, und diese Anforderungen koennen von Managern angenommen oder abgelehnt werden. Wenn die Auszeit akzeptiert wird, wird sie automatisch im Tool erfasst und in der Verfuegbarkeit der Mitarbeiter reflektiert.

Arbeitsrecht Erinnerungen Diese Funktion hilft Managern dabei, die neuesten Arbeitsgesetze einzuhalten, indem sie sie alarmiert, wenn sie gegen eine Verordnung verstossen. Dies ermoeglicht es dem Management, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um jede fragwuerdige Situation zu aendern.

Shift-Swap Requests Ermoeglicht Mitarbeitern, die Kontrolle ueber Schicht-Swaps zu uebernehmen, indem sie Anforderungen ueber die App verarbeiten. Der Mitarbeiter, der Schichten austauschen moechte, kann einen Austausch mit einem anderen Mitarbeiter anfordern, der die Aenderung annehmen oder ablehnen kann. Dies erleichtert dem Manager das Leben, da ihre einzige Aufgabe darin besteht, die Aenderung zu genehmigen, sobald die Mitarbeiter den Swap arrangiert haben.

Budgetierungstools Legen Sie ein taegliches, woechentliches oder monatliches Arbeitsbudget fest und verfolgen Sie, wie nah Sie sich in der App befinden. Wenn Sie bemerken, dass Sie uebergehen, koennen Sie Schritte unternehmen, um die Ausgaben zu reduzieren.

Besetzungswarnungen Warnungen sagen Ihnen, ob das Werkzeug der Meinung ist, dass eine Schicht unter oder ueberbesetzt ist. Auf diese Weise koennen Sie Mitarbeiter aus den Schichten hinzufuegen oder entfernen.

Kommunikationstools Einige Planungstools enthalten Kommunikationsfunktionen, damit Manager ihr Team ueber Neuigkeiten im Zusammenhang mit dem Unternehmen aktualisieren koennen.

Kenntnis der Gesetze

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Bei der Planung muessen Sie dies auf eine Weise tun, die den Arbeitsgesetzen in Ihrer Naehe entspricht. Diese Gesetze koennen auf nationaler, staatlicher oder sogar Stadtebene variieren. Hier sind einige kritische Faktoren zu beachten.

Mindestlohn - Der minimale Stundenlohn wirkt sich darauf aus, wie viel Sie fuer Arbeit ausgeben, und dieser Stundensatz variiert von Region zu Region. Und in einigen Faellen koennen bestimmte Arten von Arbeit, wie Arbeitsplaetze, in denen Arbeitnehmer Tipps erhalten, mit einer Rate bezahlt werden, die niedriger ist als der Mindestlohn.

Vorhersehbare Scheduling - Vorhersehbare Zeitplanungsgesetze sind diejenigen, die darauf abzielen, die Arbeit fuer die Mitarbeiter zuverlaessiger zu machen. Es gibt verschiedene vorhersehbare Planungsanforderungen und die genauen Anforderungen, an die Sie sich halten muessen, haengt von dem Zustand ab, in dem Sie sich befinden. Einige Dinge, die diese Gesetze erfordern, sind die Bereitstellung von Arbeitsplaenen fuer Mitarbeiter im Voraus (oft zwei Wochen), die Bezahlung von Bereitschaftsschichten und Schichtaenderungen und die Bereitstellung neuer Mitarbeiter mit gutem Glauben Schaetzungen ueber die Schichten, die Sie ihnen geben werden.

Pausen - Einige Staaten verlangen von Arbeitgebern, Arbeitnehmer, die ueber eine bestimmte Anzahl von Stunden arbeiten, mit einer Mahlzeit zu versorgen. Moeglicherweise muessen Sie auch kuerzere Ruhepausen bereitstellen. Wenn Sie Personen unter 18 Jahren einstellen, muessen Sie moeglicherweise andere Regeln fuer diese Mitarbeiter befolgen.

Ueberstunden - Das Fair Labor Standards Act verlangt von den Arbeitgebern, Ueberstunden mit einer Rate von 1,5-fachen des regulaeren Gehalts fuer alle Stunden zu zahlen, die ueber eine 40-Stunden-Grenze gearbeitet wurden.

Ruhetage - Einige Staaten haben Gesetze, die sicherstellen, dass Mitarbeiter mindestens eine 24-Stunden-Ruhezeit pro Woche erhalten. Bei manchen Gelegenheiten kann dies ueber einen monatlichen Zeitraum gemittelt werden. Verschiedene Sektoren koennen auch unterschiedliche Gesetze haben.

Jahresurlaub - Keine staatlichen oder foederalen Gesetze verlangen von Arbeitgebern, bezahlte oder unbezahlte Urlaubszeit bereitzustellen. Arbeitgeber muessen in manchen Situationen nach Bundesgesetz unbezahlten Krankheitsurlaub leisten. Einige Staaten und Ortschaften haben Gesetze, die Arbeitgeber verpflichten, bezahlten Krankheitsurlaub zu leisten.

So waehlen Sie die richtige Planungssoftware

Mit allen Optionen, die es gibt, ist die Auswahl einer Mitarbeiterplanungssoftware nicht einfach. Es gibt jedoch Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Ihre Optionen einschraenkt.

Welche Funktionen benoetigen Sie?
Mitarbeiterplanungssoftware hat viele Funktionen und Vorteile. Denken Sie bei der Auswahl der Software darueber nach, welche Funktionen Sie und Ihr Team benoetigen.

Zum Beispiel, wenn Sie Hilfe bei der Einhaltung der Arbeitsgesetze wollen, koennte eine Softwareloesung mit einer arbeitsrechtlichen Erinnerung eine gute Idee sein. Oder wenn Sie Ihrem Team erlauben moechten, Zeitauszeiten oder Shift-Swaps innerhalb der App anzufordern, dann denken Sie darueber nach, nach einem Tool zu suchen, das diese Funktionen bereitstellt.


Kann die Software mit anderen Tools integriert werden?
Wenn Sie bereits Werkzeuge fuer Dinge wie POS und Lohnabrechnung verwenden, ist es sinnvoll, Planungssoftware zu waehlen, die mit diesen Tools integriert wird.

Wenn Sie noch keine anderen Tools verwenden, denken Sie darueber nach, ob Sie in Zukunft mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wahrscheinlich sind.

Wie viele Mitarbeiter hat Ihr Unternehmen?
Waehrend eine Loesung fuer einen Arbeitgeber geeignet ist, kann eine andere besser fuer einen anderen geeignet sein. Alles geht auf die Zahlen und die Anzahl der Mitarbeiter an den Mitarbeitern.

Einige Software ist besser fuer groessere Unternehmen (etwa 200 oder mehr Standorte) ausgestattet und in vollem Umfang genutzt, waehrend kleinere Mamma- und Pop-Operationen moeglicherweise nicht alle Schnickschnack erfordern.

Ist Ihr Unternehmen wahrscheinlich wachsen?
Wenn Sie erwarten, dass Ihr Unternehmen waechst, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Planungssoftware mit Ihnen waechst. Mit diesem Denken reduzieren Sie die Chancen, Software-Anbieter spaeter auf der Linie wechseln zu muessen. Ueberlegen Sie, ob das Tool Unterstuetzung fuer mehr Mitarbeiter hat und ob es mehrere Standorte unterstuetzt.

Wie viel koennen Sie sich leisten?
Dies ist ein wichtiger Punkt fuer viele Unternehmen und moeglicherweise die offensichtlichste Frage, aber viele kaempfen, um wirklich festzustellen, ob die Kosten die Ausgaben wert sind.

Stellen Sie sicher, dass die Kosten fuer die Software in Ihr Budget passen und nicht durch den Preis des Tools aufgestochen werden.

Bietet die Loesung Kundensupport an?
Wenn Sie sich fuer einen Softwareanbieter entscheiden, moechten Sie wissen, dass Sie sich nicht verlassen werden, wenn irgendetwas schief geht, wie technische Service-Probleme. Beruecksichtigen Sie die Support-Stufe, die Sie wahrscheinlich benoetigen.

Vorteile der Mitarbeiterplanung Software

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Scheduling Software hat mehrere Vorteile. Die genauen, die Sie erhalten, haengen von den Funktionen der Software ab, die Sie waehlen. Zu diesen Vorteilen gehoeren-

Budget-Transparenz Mitarbeiterplanungssoftware bietet einen klaren Ueberblick ueber Ihre woechentlichen Arbeitskosten. Dies macht es einfacher fuer Sie zu sehen, wie viel Sie fuer Arbeit ausgeben werden, und wenn Sie auf Kurs sind, mehr als den zugewiesenen Betrag auszugeben passen Sie Ihren Zeitplan an.

Es kann Ihnen auch helfen, Geld zu sparen, indem Sie zeigen, wo Sie ueberbesetzt sind.

Zeit sparen beim Erstellen von Zeitplaenen Planungssoftware spart Zeit, da Sie Vorlagen erstellen oder die Zeitplaene der vergangenen Wochen kopieren und dann bei Bedarf Aenderungen vornehmen koennen.

Alle Informationen, die Sie benoetigen, um schnell einen Zeitplan zu erstellen, sind in der App verfuegbar zum Beispiel, welche Mitarbeiter verfuegbar sind oder wie Ihr Budget fuer diese Schicht ist.

Wenn Sie ein Tool mit einer App auswaehlen, koennen Sie unterwegs von Ihrem Telefon aus Zeitplaene erstellen oder anpassen.

Fehler bei der Planung reduzieren Wenn Sie Zeitplaene manuell erstellen, laufen Sie Gefahr, Fehler zu machen. In der Tat sind Sie anfaelliger dafuer.

Mitarbeiterplanungssoftware verhindert dies, indem Sie benachrichtigt werden, wenn Sie an einem bestimmten Tag ueberbesetzt oder unterbesetzt sind.

Die Software ermoeglicht es Ihnen auch, die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter zu verfolgen, so dass eine Person nicht geplant werden kann, waehrend einer Schicht zu arbeiten, der sie zuvor nicht zustimmte.

Ueberpruefen Sie den Zeitplan Anywhere Wenn Sie sich fuer eine cloudbasierte Loesung entscheiden, steht Ihr Zeitplan jederzeit und im Wesentlichen von ueberall zur Verfuegung. Wenn Sie die App auf ein mobiles Geraet herunterladen, koennen Ihre Mitarbeiter ihre Zeitplaene auch unterwegs anzeigen oder von einem Desktop aus darauf zugreifen.

Echtzeit-Updates stellen sicher, dass der Zeitplan immer gleich ist, wo immer Sie darauf zugreifen.

Mitarbeiterverfuegbarkeit einhalten Die Mitarbeiterplanungssoftware verfolgt Urlaubs- und Zeitabrufe, sodass Sie immer Zeitplaene erstellen, die darauf basieren, wer zu diesem Zeitpunkt verfuegbar ist.

Ich habe die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter erhoeht Ihr Zeitplan an einem einzigen Ort, der ueberall zugaenglich ist, auf jedem Geraet erhoeht die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter.

Darueber hinaus koennen Mitarbeiter Verantwortung uebernehmen, wenn es darum geht, Schicht-Swaps oder freie Tage anzufordern. Anstatt das Management die Rolle zu uebernehmen, einen Ersatz zu finden, wird das den Mitarbeitern ueberlassen.

Mehr Rechenschaftspflicht und klarere Zeitplaene reduzieren auch Fehlzeiten.

Vermeiden Sie Arbeitsrechtsverletzungen Es gibt eine Vielzahl von Arbeitsgesetzen, an die Unternehmen sich halten muessen. Ein Ausrutschen, und Sie koennten eine grosse Geldstrafe landen, gefuellt mit dauerhaften Effekten, die Ihrem Unternehmen auf unbestimmte Zeit schaden koennen.

Mitarbeiterplanungssoftware kann dabei helfen, solche Ergebnisse zu verhindern, indem sie das Management von potenziellen oder arbeitsrechtlichen Verstoessen alarmiert.

Vermeidung von Terminplanungskonflikten Mitarbeiterplanungstools helfen Ihnen bei der Vermeidung von Terminplanungskonflikten, indem Sie einen Einblick in den Status jedes Teammitglieds geben, wer gerade arbeitet, zur Arbeit geplant ist und deren Verfuegbarkeit anzeigen.

Dies sind einige der neuesten technologischen Fortschritte und Trends, auf die Sie in der Mitarbeiterplanungssoftware achten muessen.

Cloud-basierte Tools Cloud-basierte Tools sind diejenigen, in denen die Zeitplaninformationen online gespeichert werden. Jeder, der Zugriff auf die App oder das Programm hat, kann auf den Zeitplan zugreifen, und Updates werden sofort auf allen Geraeten wiedergegeben. Diese Tools ermoeglichen auch die Echtzeit-Kommunikation.

Smartphone-Apps Die Cloud-Technologie hat es Anbietern von Planungssoftware ermoeglicht, mobile Apps fuer ihre Produkte zu erstellen.

Mitarbeiter koennen die Anwendung herunterladen, um ihre Zeitplaene anzuzeigen, zusammen mit der Anfrage Tage frei. Benachrichtigungen koennen auch in Echtzeit gesendet werden, um zu informieren, ob sich der Zeitplan aendert oder ob ein anderer Mitarbeiter eine Schicht abdeckt.

Manager profitieren auch von der App, da sie auch unterwegs Planungsaenderungen vornehmen koennen. Sie koennen App-Berechtigungen festlegen, damit das Management-Team den Zeitplan aendern kann, waehrend Mitarbeiter ihn nur anzeigen koennen.

Vorausschauende Technologie Prognose-Technologie prognostiziert die Belegschaft, die fuer jede Schicht benoetigt wird. Mit dieser praediktiven Technologie vermeiden Sie Ueberplanungen und/oder Unterplanungen, wodurch Sie Tonnen an Arbeitskosten sparen.

Werkzeug-Integration Mitarbeiterplanungstools sind effektiver, wenn sie nahtlos im Rest Ihres Unternehmens arbeiten. Planungstools, die in das POS-System, die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware und die Zeiterfassungssoftware integriert werden koennen, bedeutet, dass Sie keine Daten manuell von einer Plattform zur anderen verschieben muessen.