Vorlage für Excel-Mitarbeiter | 5 mins read

Warum es an der Zeit ist, diese Vorlage für den Excel-Mitarbeiterzeitplan aufzu

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Einführung in die Vorlage für den Excel-Mitarbeit

Traditionell würden Unternehmen und Restaurants eine Vorlage für den Zeitplan für Excel-Mitarbeiter für die Schichtplanung verwenden. Diese Methode erfordert Zeit und Sorgfalt, da Manager die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, die Arbeitskosten und den Verkauf manuell beurteilen müssen. Manuelle Arbeit führt häufig zu Fehlern und Fehlern wie versehentlichen Überstunden, Arbeitsunterhaltung und Planungskonflikten. Diese Ungenauigkeiten setzen das Unternehmen wiederum einem Risiko für erhöhte Kosten, Geldstrafen und eine verringerte Arbeitsmoral. Aus

diesem Grund verwenden viele Unternehmen automatisierte Scheduler , um Excel-Vorlagen für die Verschiebung von Mitarbeitern zu ersetzen. Laut Statistik verwenden 69% der Restaurants mehrere Formen von Technologie, darunter Online-Planungssysteme. Neue technische Tools helfen, den Geschäftsbetrieb zu optimieren und Marken dazu zu bringen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein

Werfen Sie Ihre Excel-Mitarbeiterplanvorlage

Angesichts einiger technologischer Fortschritte von heute, wie der Cloud und der Automatisierung, benötigen Unternehmen Excel nicht mehr für die Planung. Obwohl diese Vorlagen einst die beste Möglichkeit waren, stündliche Mitarbeiter zu planen, ist es zeitaufwendig und mühsam geworden. Einrichtungen, die immer noch Excel-Vorlagen verwenden, sollten die folgenden Gründe berücksichtigen, warum sie modernisiert werden müssen.

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Es ist nicht mobil

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Fast jeder benutzt ein Smartphone, um das Internet zu durchqueren und zu kommunizieren. Es ist praktisch und ermöglicht es Menschen, unterwegs zu arbeiten. Im Gegensatz zu den neuesten Planungstools passen sich Excel-Tabellen nicht an diese mobile Zugänglichkeit an. Manager und Mitarbeiter können von ihren mobilen Apps aus nicht auf ihre neuesten Excel-Zeitpläne zugreifen. Stattdessen müssen sie ihre E-Mails und die letzten Anhänge durchgehen.

Viele Unternehmen werden auch ihre Tabellenkalkulationspläne ausdrucken und im Büro oder Restaurant veröffentlichen. Dies erfordert jedoch, dass sich die Mitarbeiter an einem bestimmten Ort befinden, um ihre Arbeitstage zu sehen. Diese Unzugänglichkeit und Unannehmlichkeit können viel Zeit für den Tag einer Person in Anspruch nehmen.

Keine Benachrichtigungsfunktionen

Excel-Arbeitszeitplanvorlagen verfügen nicht über eine Warn- oder Benachrichtigungsfunktion. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter keine Schicht-Erinnerungen für ihre bevorstehenden Arbeitstage einrichten können. Stattdessen müssen die Teammitglieder ihre Arbeitszeit manuell in ihre persönlichen Kalender eingeben und ihre eigenen Erinnerungen erstellen. Dies kann zu Fehlern führen, die später zu Verspätung oder Fehlzeiten führen.

Beschränkte Funktionalitäten

Im Gegensatz zu neuen Lösungen für die Mitarbeiterplanung können Excel-Vorlagen keine Schichten-Swaps oder Urlaubsanträge verwalten. Manager müssen stattdessen diese Anfragen manuell einholen und den Zeitplan selbst anpassen. Dann müssen sie den neuen Zeitplan neu ausdrucken und an einzelne Mitarbeiter senden. Dieser Prozess kann sich aufgrund von Fehlkommunikation oft verzögern, was dazu führt, dass die Mitarbeiter die Anpassungen nicht so schnell erhalten, wie sie sollten.

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Komplizierte Schnittstelle

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Excel-Tabellenkalkulationsvorlagen haben verschiedene Formate und Tabellen, mit denen Benutzer arbeiten können. Dies kann für Mitarbeiter und Manager, die Excel nicht verstehen, verwirrend sein. Daher kann es für sie schwierig sein, Zeitpläne und Eingabevöglichkeiten zu erstellen. Da sie mehr Wert auf die Vorlage legen, verlieren sie wertvolle Zeit, die sie für andere Projekte hätten verwenden können.

Unorganisierte Kommunikation

Mitarbeiter können nicht über Excel mit Managern kommunizieren. Stattdessen müssen sie eine E-Mail senden, SMS schreiben, anrufen oder eine Nachricht an die Vorgesetzten bezüglich ihres Zeitplans schreiben. Dieses glanzlose System kann dazu führen, dass Nachrichten falsch weitergeleitet oder insgesamt ignoriert werden. Darüber hinaus wird es zu Missverständnissen führen und alle Mitarbeiter werden nicht effektiv auf dem Laufenden sein.

Verlangsamt das Geschäft

Das Excel-System kompiliert oder bewertet Geschäftsdaten nicht automatisch. Manager müssen dies manuell tun, um Zeitpläne zu erstellen. Dies bedeutet, dass sie Stunden damit verbringen müssen, Daten manuell einzugeben, die Arbeitskosten zu überprüfen und die Verfügbarkeit zu organisieren. Wenn ein Mitarbeiter sagt, dass er in letzter Minute keine bestimmte Schicht durchführen kann, müssen Manager diesen mühsamen Prozess neu starten.

züchtet Datensilos

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Datensilos beziehen sich auf die Zeit, wenn wichtige Kennzahlen von anderen wichtigen Zahlen isoliert sind. Excel trägt zu Datensilos bei, da es nicht mit anderen Tools integriert werden kann. Im Wesentlichen können Informationen in Excel nicht mit Lohn-, Anwesenheits- oder Zeiterfassungsdaten synchronisiert werden. Um diese Silos zu entfernen, müssen Manager die Daten manuell integrieren oder die Metriken in die disparaten Systeme eingeben.

Verwaltung mehrerer Standorte ist schwierig

Betreiber, die mehrere stationäre Standorte verwalten müssen, haben eine schwierige Zeitplanung über Excel. Sie müssen Mitarbeiter mehrfach einplanen, was bereits ein zeitaufwändiger Prozess ist. Es wird schwieriger, wenn sie Teammitglieder haben, die an mehr als einem Standort arbeiten, weil sie nicht doppelt gebucht werden können.

Einfache Fehler

Laut Fallstudien weisen 88% der Excel-Tabellen Fehler auf. Dies liegt daran, dass manuelle Dateneingaben Sorgfalt erfordern. Jede falsche Eingabe oder Tippfehler kann einen Zeitplan leicht unbrauchbar machen oder zu steigenden Arbeitskosten führen.

Unglückliche Mitarbeiter

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Die Nachteile der Verwendung einer Vorlage für einen Arbeitsplan in Excel können dazu führen, dass die Moral abnimmt. Zum Beispiel können Planungskonflikte, Fehler und Unzugänglichkeit den Stress am Arbeitsplatz erhöhen. Es kann auch dazu führen, dass sich die Mitarbeiter unbewert fühlen, insbesondere wenn ihre Urlaubsanträge und Verfügbarkeiten nicht effektiv berücksichtigt werden.

Online-Scheduler haben mehr Vorteile

Mitarbeiterplanungssoftware wie Zip-Zeitpläne bietet mehr Vorteile und rationalisiert den Planungsprozess. Zip Schedules ist ein automatisiertes System, das eine optimale Schichtplanung und konfliktfreie Zeitpläne Unternehmen verwerfen Excel-Tabellen für diese Cloud-basierten Lösungen aufgrund ihrer vielen integrierten Funktionen. Zum Beispiel verfügt die Zip Schedesy-Software über Kompatibilität mit mobilen Apps, Kommunikationstools, automatische Planung, Nachverfolgung der Arbeitskosten sowie das Umschalten und Planungsanpassungen in der App. Mit diesen Modulen kann das Management Zeit und Geld sparen und die Moral steigern.

Wichtige Erkenntnisse zur Vorlage für den Excel-Mitarbeiterzeitplan

Die

  • Planung von Excel-Mitarbeitern ist veraltet, zeitaufwendig und arbeitsintensiv.
  • Die Verwendung von Excel-Arbeitszeitplanvorlagen für die Personalbesetzung hat viele weitere Nachteile, wie Unzugänglichkeit, Fehler und Datensilos.
  • Unternehmen sollten stattdessen Online-Planungssoftware verwenden, um ihre Schichtplanung zu optimieren.
  • Tools wie Zip-Schedules automatisieren die Planung und bieten erweiterte Funktionen wie Kommunikationstools, mobile Apps und Datenberichte.

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