Vorlage für Mitarbeiterschichtungszeit | 5 mins read

Beste Tipps zum Erstellen einer Vorlage für einen Mitarbeiterschichtplan

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Einführung in die Vorlage für den Mitarbeiterschichtplan

Die Erstellung eines Mitarbeiterplans kann viele Arbeitsstunden in Anspruch nehmen. Dies liegt daran, dass Manager die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, die Arbeitsbudgets und die Nachfrage bewerten müssen. Um den Prozess der Schichtplanung zu rationalisieren, sollten Geschäftsinhaber eine Vorlage für die Verschiebung von Mitarbeitern erstellen. Mit dieser Komponente können Manager einen wöchentlichen Schichtplan für Mitarbeiter erstellen, der konsistent ist und den Anforderungen des Unternehmens sowie den Präferenzen der Mitarbeiter entspricht. Es wird auch Planungskonflikte und -fehler einschränken, was anschließend das Geschäftsergebnis sichern wird.

So entwickeln Sie eine Vorlage für einen Mitarbeiterschichtplan

Um eine Vorlage für einen Mitarbeiterschichtplan zu erstellen, müssen Manager mit der Erstellung einer Tabelle beginnen. Sie können dies mithilfe einer Excel-Tabelle oder von Google Sheets tun. Oder sie können die Vorteile von Online-Planungstools nutzen, die die modernste und fortschrittlichste Personalmethode ist. Die meisten Planungslösungen bieten Vorlagen und anpassbare Layouts, die Geschäftsinhaber anpassen können. In jedem Fall sollten Manager beim Erstellen einer Tabelle in Betracht ziehen, die folgenden Schritte einzubeziehen.

  1. Erstellen einer Tabellenkalkulation

Es wird empfohlen, mit einer leeren Tabelle zu beginnen, damit sie leichter angepasst werden kann.

  1. Spaltenüberschriften
erstellen Erstellen Sie dann eine Überschrift für jede Spalte, um den Inhalt zu definieren. Die erste Spalte kann beispielsweise für Mitarbeiternamen verwendet werden, während die zweite für Mitarbeiter-Identifikationsnummern vorgesehen ist. Die folgenden Spalten sollten für die Wochentage beschriftet werden.

  1. Zeilen beschriften
Für den Rest der Arbeitszeitplanvorlagen sollten Manager die Zeilen mit den Schichtzeiten beschriften. Es ist wichtig, Zeiten morgens und nachmittags anzugeben, um Fehler zu vermeiden.

Alle Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse und Vorlieben. Daher können Vorlagen für Unternehmen unterschiedlich sein. Manager sollten eine Vorlage für einen Arbeitsplan in Betracht ziehen, die am besten für ihr Gehaltsabrechnungssystem und die Lesbarkeit geeignet ist. Im Folgenden finden Sie einige Tipps und Best Practices, die die Betreiber verwenden sollten, um die beste Vorlage und den besten Wochenplan zu erstellen.

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Bestimmen der erforderlichen Positionen

Manager müssen entscheiden, welche Positionen sie für jede ihrer Schichten benötigen. Zum Beispiel ist es möglicherweise nicht kosteneffizient, einen Barkeeper an Wochentagen zu haben. Es kann jedoch rentabel sein, freitags und samstags mehrere Barkeeper arbeiten zu lassen. Durch die Bestimmung der erforderlichen Schichten pro Tag können Manager eine Vorlage für jede Position anpassen.

Sei fleißig an Feiertagen

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Zeitplanvorlagen eignen sich zwar für reguläre Arbeitstage, spiegeln sich jedoch möglicherweise nicht gut für besondere Ereignisse und Feiertage wider. Konzerte, Sportveranstaltungen und Feiertage können zu einer hohen Nachfrage und mehr Kunden als üblich führen. Manager sollten sich aller Ereignisse bewusst sein und die Zeitpläne entsprechend anpassen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Qualität des Kundendienstes und die Rentabilität gewährleistet sind.

Planen Sie den richtigen Mitarbeiter für den richtigen Job

Das Planen einer Hostess für eine Linienkochposition kann zu einer erheblichen Verzögerung bei Workflow und Service führen. Daher muss das Management sicherstellen, dass es Mitarbeiter für ihre jeweilige Position plant. Es wäre hilfreich, die Spezialität oder den Jobnamen eines Teammitglieds in eine Vorlage aufzunehmen, um Planungsfehler zu vermeiden.

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Studieren Sie Ihre Teammitglieder

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Durch die Kenntnis der Stärken und Fähigkeiten von Teammitgliedern können Manager effektiv Zeitpläne erstellen. Es wird ihnen auch helfen, produktive Teams zu organisieren, die zur Steigerung der Produktion beitragen. Einige Dinge, die Geschäftsinhaber studieren sollten, sind Mitarbeiterzertifizierungen, Teilzeit- und Vollzeitstatus sowie Persönlichkeitstyp. Sie sollten auch ihre Fähigkeiten und Stärken untersuchen, z. B. ihre Fähigkeit, große Kundenmengen zu verwalten.

Schnelles Senden von Mitarbeiterplänen

Das Erstellen und Senden von Arbeitsplänen für Mitarbeiter im Voraus ermöglicht es den Mitarbeitern, ihr Leben entsprechend zu planen. Experten empfehlen, Arbeitszeitpläne mindestens 2 Wochen früher an die Mitarbeiter zu verteilen. Auf diese Weise können Mitarbeiter umgehend verschieben, Schichten tauschen oder Deckungen finden. Dies verhindert eine Überlastung von Urlaubsanträgen, Schichtswaps und Änderungen in letzter Minute.

Mit den Präferenzen von Mitarbeitern arbeiten

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Bei der Erstellung von Arbeitsplänen müssen Manager die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter einhalten und Präferenzen so weit wie möglich verschieben. Diese bewährte Vorgehensweise wird die Arbeitszufriedenheit, die Arbeitsmoral und die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Manager die Mitarbeiter dazu bringen, ihre Verfügbarkeiten in eine Cloud-basierte Tabelle einzugeben. Auf diese Weise befinden sich alle wichtigen Informationen und Anfragen zur Freizeit in Echtzeit an einem zentralen Ort.

Erstellen Sie einen Plan B

Das Leben passiert und die Mitarbeiter können möglicherweise nicht in ihre Schicht kommen. Manchmal können sie ihre eigene Berichterstattung finden, während sie manchmal nicht genug Zeit haben. Manager können diese Instanzen verhindern, indem sie einen Backup-Zeitplan haben. Dies beinhaltet das Erstellen von Vorlagen für Mitarbeiterpläne mit Personen, die für bestimmte Schichten verfügbar sind, falls der ursprüngliche Zeitplan nicht funktioniert. Der Plan B kann auch eine Kontaktliste mit geprüften Kandidaten beinhalten, die nicht eingestellt wurden, oder frühere Mitarbeiter, die sich bereit erklärt haben, von Zeit zu Zeit zu kommen.

Wichtige Erkenntnisse zur Vorlage für die Verschiebung von Mitarbeitern

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  • Eine Vorlage für den Schichtplan für Mitarbeiter hilft Managern, ihre Schichtaufträge zu organisieren und wöchentliche Arbeitspläne schneller zu erstellen.

  • Unternehmen und Restaurants können Vorlagen mithilfe einer Tabellenkalkulation oder der Implementierung von Mitarbeiterplanungssoftware erstellen.

  • Planungsvorlagen haben normalerweise Spalten und Zeilen, um anzugeben, welcher Mitarbeiter an welcher Schicht arbeitet.

  • Einige bewährte Vorgehensweisen, um die Vorlage für die beste Verschiebung von Mitarbeitern zu erstellen, umfassen die Einhaltung von Verfügbarkeiten und das Bewusstsein für Feiertage.

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