Software für die Planung von Mitarbeitern | 5 mins read

Was ist Employee Scheduling Software und warum ist das wichtig?

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Einführung in die Mitarbeiterplanungssoftware

Kleine Unternehmen und Unternehmen durchlaufen eine digitale Transformation mit neuen technologischen Tools. Laut Statistiken von 2019 geben 85% der Kleinunternehmer an, dass Technologie den Erfolg unterstützt. Mit der richtigen Software und digitalen Lösung können Unternehmen die Leistung verbessern und ihr Wachstum exponentiell steigern. Ein solches Tool ist die Software zur Mitarbeiterplanung.

Betreiber und Eigentümer hinterlassen ihre Tabellenkalkulationen und implementieren Software , um Mitarbeiter zu planen. Durch die automatisierte Planung kommen Unternehmen auf dem wettbewerbsintensiven Markt voran, da sie Zeit spart, Kosten senkt und das Engagement der Mitarbeiter verbessert. Es ist kein Wunder, dass die Marktgröße für Planungssoftware bis 2026 voraussichtlich 770,2 Millionen US-Dollar erreichen wird.

Was ist Software für die Planung von Mitarbeitern?

Die Mitarbeiterplanungssoftware ist ein Workforce-Management-System, das den Schichtplanungsprozess automatisiert. Die Cloud-basierte Lösung plant Mitarbeiter optimal ein und verhindert effektiv eine Überbesetzung und Unterbesetzung. Ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen kann auch Online-Schichtplanungstools verwenden, um seine stündlichen Mitarbeiter zu verwalten und die Produktivität zu messen. Zu den wichtigsten Planungsfunktionen der besten Softwaresysteme gehören die folgenden.

  • Automatische Planung - Die Software verwaltet automatisch die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, die Einhaltung der Arbeitsbedingungen und die Arbeitskosten, um optimale Arbeitspläne zu gewährleisten.
  • Mobile App - Planungssoftwareanbieter können mobile Apps anbieten, mit denen Benutzer über ihre Telefone auf Zeitpläne zugreifen oder diese erstellen können. Einige Plattformen werden kostenlose mobile Apps als Teil ihres Pakets bereitstellen.
  • Zeituhren - Mitarbeiter können ein- und aussteigen und die Zeit verfolgen, indem sie Zeituhren auf ihrem Smartphone oder Desktop laden.
  • Automatisierte Warnungen und Benachrichtigungen - Benutzer können auf ihren Telefonen Warnungen einrichten, z. B.
  • Zeitplanvorlage - Manager können mithilfe der Zeitplanvorlagen der Software schnell Zeitpläne erstellen oder einen an ihr Unternehmen anpassen.
  • Integration von Drittanbietern - Die besten Tools für die Mitarbeiterplanung können in andere Geschäftssysteme wie Gehaltsabrechnung und HR-Software integriert werden.
Scheduling-Lösungen mit diesen Modulen sind in der Lage, Geschäftsfunktionen zu rationalisieren und zu optimieren. Mit Integrationen können Manager beispielsweise Zeit sparen und den Gehaltsabrechnungs- und Mitarbeitervergütungsprozess vereinfachen. Anstatt Daten manuell in ein disparates System einzugeben, können sie Daten mit einem Klick senden. Zu den weiteren wichtigen Vorteilen für die Verwendung von Zeitplänen für Mitarbeiter gehören die folgenden Faktoren.

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1. Passen Sie Zeitpläne mit Leich

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Zeitplanungssoftware macht das Ändern von Zeitplänen einfach. Mitarbeiter können über ihre mobile App Anfragen für Freizeit in Echtzeit senden, Schichten tauschen oder offene Schichten abholen. Sobald die Manager die Anfragen genehmigt haben, passt das System den Zeitplan automatisch entsprechend an. Es sammelt auch Daten über Verfügbarkeiten. Daher muss sich das Management nicht um Planungskonflikte kümmern.

2. Sparen Sie Verwaltungszeit

Herkömmliche handschriftliche und Tabellenkalkulationszeitpläne können viel Zeit in Anspruch nehmen. Tatsächlich zeigen Studien Ergebnisse bei der manuellen Planung, wenn Manager 20% ihrer Zeit verlieren. Aber mit einem Softwaresystem gehört Zeitverschwendung der Vergangenheit an. Die Lösung ist intuitiv und schlägt die besten Teams und Schichtaufträge vor. Dies ermöglicht es Managern, ihre Zeit und Gehirnleistung für andere wichtige Aufgaben zu sparen.

3. Offene Kommunikation

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Personalplanungssysteme verfügen häufig über integrierte Kommunikationstools wie Team-Messaging, Ankündigungen und Dashboards. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, miteinander in Verbindung zu bleiben und stellt sicher, dass alle auf dem Laufenden sind. Manager können auch Warnungen für Änderungen des Arbeitsplans, neue Arbeitszeiten und Unternehmensnachrichten senden. Diese Benachrichtigungen können per E-Mail, SMS oder mobiler App gesendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Informationen effektiv weitergeleitet werden, und trägt dazu bei, das Engagement der

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4. Reduzieren Sie die Abwesenheit und Verspätung der Mitarbeiter

Tools zur Mitarbeiterplanungsschicht verfügen über automatisierte Benachrichtigungen, um die Mitarbeiter an ihre bevorstehenden Schichten zu erinnern. Die Benachrichtigungsfunktion wird Absentismus und Verspätung wirksam reduzieren. Außerdem können Teammitglieder im Falle unerwarteter Notfallereignisse eine Abdeckung finden. Dies garantiert, dass der Geschäftsbetrieb nicht verzögert wird, wenn die Mitarbeiter nicht zur Arbeit kommen können.

5. Befolgen Sie arbeitsrechtliche Vorschriften

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Die manuelle Schichtplanung kann schwierig sein, da das Management sicherstellen muss, dass sie den Vorschriften des Bundes und der Länder einhalten. Jegliche Fehler bei der Einhaltung können zu Bußgeldern, Strafen und Klagen führen. Ein Planungstool wird dies mit seinem arbeitsrechtlichen Management und seinen Erinnerungen verhindern. Diese Funktionen sind in der Regel mit den neuesten Standards ausgestattet, aber die Eigentümer können auch Vorschriften einhalten. Zum Beispiel können sie eine Erinnerung einrichten, um Überstunden zu vermeiden.

6. Zentralisieren Sie Daten Insights

Eine Planungssoftwarelösung wird Daten zu Arbeitskosten, Mitarbeiterleistung, Zeiterfassung und Teilnahme zusammenstellen. Bei der Synchronisierung mit anderen Geschäftssystemen wie POS-, Gehaltsabrechnungs- und Personalwerkzeugen können Manager alle wertvollen Metriken an einem Ort zentralisieren. Dies bereichert Dateneinblicke und verbessert die Berichterstattung. Zum Beispiel können sie leistungsstarke Mitarbeiter und effiziente Teams entdecken. Mit diesen Informationen können sie die Planungsentscheidungen und das Projektmanagement verbessern.

7. Senkung und Kontrolle der Arbeitskosten

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Scheduling-Systeme haben Arbeitsausgaben und Budgetverfolgung. Sie sind auch mit Arbeitsprognose-Tools ausgestattet. Diese Module werden Managern helfen, die Arbeitsausgaben zu kontrollieren, im Rahmen ihrer Möglichkeiten zu bleiben und kosteneffiziente Zeitpläne zu erstellen. Darüber hinaus erhalten sie einen Überblick darüber, wie sie die Ausgaben effektiv senken können, z. B. welche Schichten zu entfernen sind.

8. Geld sparen

Traditionelle Planungstechniken erfordern oft die Arbeit an Excel, das Ausdrucken von Mitarbeiterplänen und das Posten in Pausenräumen. Dies nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern ist auch nicht nachhaltig. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Management die Zeitpläne jede Woche oder zu jeder Zeit neu drucken muss, wenn sie Änderungen vornehmen müssen. Mit Software und mobilen Apps können Besitzer jedoch innerhalb weniger Minuten Zeitpläne direkt an die Telefone der Mitarbeiter senden. Softwareanbieter bieten diese Systeme auch ohne Vorabkosten oder langfristige Verträge an, wodurch Unternehmen langfristig Geld sparen.

Wichtige Erkenntnisse zur Mitarbeiter-Planungssoftware

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Die

  • Mitarbeiterplanungssoftware ist ein Online-Tool, mit dem Marken den Planungsprozess automatisieren können.
  • Immer mehr Unternehmen verwenden die beste Mitarbeiterplanungssoftware, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Prozesse zu optimieren.
  • Eine Planungs-App verfügt in der Regel über erweiterte Funktionen wie automatische Scheduling- und Kommunikationstools.
  • Zu
  • den wichtigsten Vorteilen von Apps zur Mitarbeiterplanung gehören vereinfachte Personalausstattung, Teamkommunikation und die Einhaltung der Vorschriften.

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