tips tools to follow for successful employee scheduling

Last Updated On July 08, 2020 / Written By Michelle Jaco

Tipps & Tools zur erfolgreichen Mitarbeiterplanung Die

Mitarbeiterplanung kann ein zweischneidiges Schwert sein. Waehrend eine ordnungsgemaesse Planung der Schluessel fuer ein erfolgreiches Unternehmen sein kann, kann eine schlechte Terminplanung zu irreparablen Schaeden fuehren. Hier sind einige Tipps, die Sie befolgen sollten, um Ihnen bei der effektiven Mitarbeiterplanung zu helfen.

Mitarbeiterplanung kann ein zweischneidiges Schwert sein. Waehrend eine ordnungsgemaesse Planung der Schluessel fuer ein erfolgreiches Unternehmen sein kann, kann eine schlechte Terminplanung zu irreparablen Schaeden fuehren. Hier sind einige Tipps, die Sie befolgen sollten, um Ihnen bei der effektiven Mitarbeiterplanung zu helfen.

Bevor Sie beginnen, ist es wichtig, den Zweck der Erstellung eines starken Planungssystems zu verstehen. Es dient nicht dem blossen Zweck, ein weiteres Kaestchen aus Ihrer To-Do-Liste zu markieren.

Ein Arbeitsplan kann ein sehr leistungsfaehiges Werkzeug beim Umgang mit Mitarbeiterressourcen sein. Es ist ein Kalender mit dem Namen und den Schichtzeiten jedes Mitarbeiters aufgefuehrt, um waehrend eines bestimmten Zeitraums zu arbeiten.

Warum erfolgreiche Unternehmen woechentliche Zeitplanvorlagen verwenden

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Die Verwendung einer woechentlichen Arbeitszeitplan Vorlage ist schnell und einfach, da es verwendet werden kann, um eine praktische und stressfreie erstellen Scheduling-System. Arbeitgeber bevorzugen in der Regel woechentliche Arbeitsplanvorlagen zu verwenden, um alle Wochenplaene ihrer Mitarbeiter auf einfache und effiziente Weise zu erstellen.

Die Unterschiede, die ein guter Arbeitsplan machen kann, sind

  • Es wird den richtigen Kundenservice gewaehrleisten
  • Es wird die Rentabilitaet gewaehrleisten und vermeiden, fuer zusaetzliche Arbeitsstunden zu zahlen
  • Es wird eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit zu sichern
  • Es wird dazu beitragen, alle geltenden Arbeitsgesetze zu erfuellen
  • Es wird Unterstuetzung bei der Verwaltung des Projekt-Workflows und Vermeidung aller Konflikte

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Ein gutes Workforce Management Tool kann eine einfache Loesung sein. Sie koennen integrierte Vorlagen fuer woechentliche Arbeitszeitplaene verwenden, um einen fehlerfreien Arbeitszeitplan zu erstellen.

Hier sind einige einfache Tipps, die Sie bei der Erstellung eines schnellen und praktischen Arbeitsplans

1 folgen koennen. Verwenden Sie die richtigen Managementsysteme, um einen Zeitplan zu erstellen
Gute Planungssoftware wird die Zeitpraeferenzen fuer die Arbeit jedes Mitarbeiters beruecksichtigen. Sie koennen alle diese Informationen in das Mitarbeiterprofil-Tool eingeben und diese bei Bedarf von Zeit zu Zeit aktualisieren.

Sie koennen einen Namen, Qualifikationen, Faehigkeiten, die Wahl des Zeitplans und andere relevante Notizen hinzufuegen.

Beispielsweise koennen Sie woechentliche Arbeitsplanvorlagen verwenden, um einen Wochenarbeitsplan mit Leichtigkeit zu erstellen. Sie koennen auch Zeitplaene anpassen, um Luecken zwischen Schichten oder Doppelschichtproblemen zu vermeiden.

Integrierte Vorlagen machen diesen Prozess schnell und einfach, und Sie koennen Konflikte vermeiden, da das System Sie im Voraus warnt.

2. Machen Sie immer Plaene im Voraus
Einige Arbeitgeber wollen keine Zeitplaene im Voraus zu machen. Last-Minute-Aenderungen koennen jederzeit erfolgen.

Wenn ein Mitarbeiter aufgrund eines Notfalls ruft, werden andere Mitarbeiter oft belastet, da sie in letzter Minute zur Deckung der neu verfuegbaren Schicht aufgefordert werden.

In der Tat sind solche Zeitplaene einer der Hauptgruende, die fuer die Senkung der Mitarbeiterzufriedenheit und die Steigerung der Mitarbeiterfluktuation ausmachen.

Ein Wochenarbeitsplan sollte mindestens ein bis zwei Wochen im Voraus freigegeben werden. Auf diese Weise haben die Mitarbeiter genug Zeit, ihr persoenliches Leben im Voraus zu planen, und lassen bei Bedarf Raum fuer den Handel mit Schichten.

Starke Planungssoftware ermoeglicht das Management, einen guten Arbeitsplan zu erstellen, der angepasst werden kann, wenn die Zeit fordert es.

3. Befriedigen Sie die Praeferenzen Ihres
Mitarbeiters. Die Wuensche und Beduerfnisse eines Mitarbeiters sind ein wichtiger Bestandteil der Terminplanung. Es wird die Mitarbeiter gluecklich machen und sie ermutigen, von ihrer besten Leistung zu erbringen.

Personen, die am selben Projekt arbeiten, moechten moeglicherweise unterschiedliche Zeitplaene oder zwei Mitarbeiter wetteifern um die gleiche Schicht, weil sie diese Stunden bevorzugen.

Sammeln Sie zunaechst die Verfuegbarkeit aller Benutzer und geben Sie diese Daten dann in Ihre Planungssoftware ein. Spaeter, wenn Sie auf diese Informationen zugreifen muessen, koennen Sie auf die Informationen jedes Mitarbeiters bezueglich persoenlicher Arbeitspraeferenzen verweisen.

Wenn es darum geht, Konflikte von mehreren Mitarbeitern zu planen, die die gleiche Schicht arbeiten moechten, ist die beste Loesung, abwechselnd zu ermoeglichen, dass jeder Mitarbeiter die gewuenschte Schicht oder Schichten arbeiten kann.

4. Bauen Sie Schichten mit Innovation und Ausnahme
Sie sollten immer neue Wege entwickeln, um den bestmoeglichen Zeitplan zu ermoeglichen. Stellen Sie sicher, dass Ihr bester Mitarbeiter waehrend Ihrer Hauptverkehrszeiten arbeitet.

Es kann auch zu Ihrem Vorteil sein, Ihre besten Mitarbeiter mit neuen Mitarbeitern zu kombinieren, da die neueren Mitarbeiter von Ihren erfahrenen lernen koennen. Beide werden auch ihre Faehigkeiten verbessern.

In langsameren Zeiten des Tages planen Sie weniger Mitarbeiter, damit Sie vermeiden koennen, dass zusaetzliche Arbeitskosten ueberfluessig sind und mehr Stunden in Anspruch nehmen, wenn es tatsaechlich unnoetig ist.

5. Sicherstellung des Zugangs fuer einfache Schicht-Trades
Eine Online-Plattform und ein Message-Board koennen No-Shows verhindern und Mitarbeiter fuer ihre voreingestellten Schichten verantwortlich machen.

Einige Planungsprogramme bieten mobile Apps, die es Mitarbeitern und Management ermoeglichen, innerhalb der App miteinander zu kommunizieren. Damit koennen die Mitarbeiter ihre eigenen Schichten verwalten und dann die Genehmigung des Managements anfordern, um die Aenderungen abzuschliessen.

Dies ist sehr wichtig fuer Arbeitgeber, die mit Teilzeitbeschaeftigten arbeiten, da sie oft die meisten Schichten ueber den Tag hinweg aufnehmen und eine verpasste Schicht einen Dominoeffekt auf das Unternehmen haben kann.

6. Verfolgen und regulieren Sie Mitarbeiterabwesenheiten.
Egal wie perfekt Ihre Wochenarbeitsplanvorlagen sind, Last-Minute-Abwesenheiten oder andere Probleme entstehen natuerlich, und alles, was in Ihrer Kontrolle ist, ist, entsprechend vorzubereiten.

Wenn ein Mitarbeiter nicht fuer eine geplante Schicht kommen kann, notieren Sie sich das Vorkommen in der Anwendung. Dabei fuehren Sie eine Aufzeichnung von ausserhalb der gewoehnlichen Umstaende und verfolgen, ob dieser Mitarbeiter eine Historie der Anzeige bis zu geplanten Schichten hat.

Verwenden Sie die beste verfuegbare Software

Sei es planen oder irgendetwas anderes, die richtigen Werkzeuge werden immer helfen, das beste Ergebnis zu liefern.

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