5 simple ways to ease the process of staff scheduling

Last Updated On July 10, 2020 / Written By Michelle Jaco

5 Einfache Moeglichkeiten, den Prozess der Personalplanung zu erleichtern

Bevor Sie eine App in Ihre Planungspraktiken implementieren, wuerde es einen langen Weg gehen, um diese wichtigsten Tipps zu beruecksichtigen, die einen langen Weg in die Erleichterung dieses Prozesses der Planung gehen wird, letztendlich eine effizientere Nutzung Ihrer Zeit.

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Unabhaengig von der Art des Geschaefts, Sie sind in, kann das Argument gemacht werden, dass die wuenschenswerteste Eigenschaft eines Managers ist effektives Zeitmanagement, einschliesslich Management selbst, sowie ihre Mitarbeiter. Die

Mitarbeiterplanung ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit jedes Managers, und aus diesem Grund fuerchtet jeder Manager den Druck, der auch mit der Aufgabe einhergeht. Der Empfang eines Arbeitsplans wird daran gemessen, wie gluecklich die Mitarbeiter mit ihren Zeitplaenen sind, wie sie ihren Beduerfnissen und Anforderungen gerecht werden und wie wenig Terminkonflikte (die eine Vielzahl von Faktoren beinhalten koennen) im Laufe der Arbeit entstehen.

Manager, die sich mit den Aufgaben der Mitarbeiterplanung beschaeftigen, muessen oft mit einer grossen Anzahl von individuellen Praeferenzen arbeiten. Dazu gehoeren die Terminplanung nach Verfuegbarkeit, Zeitabrufe und Stundenplaene, um einen effektiven Zeitplan zu erarbeiten, der ideal fuer alle im Restaurant funktioniert.

Einige Manager verbringen Tage und Wochen damit, die Zeitplaene ihrer Mitarbeiter herauszufinden, sie in eine visuelle Aufzeichnung zu entwickeln, diese Informationen an das gesamte Personal zu verteilen, dann ueberpruefen und abmelden, dass jeder tatsaechlich seinen bevorstehenden Arbeitsplan gesehen hat.

Im Laufe der Gestaltung eines effektiven Zeitplans, Manager laufen auf viele Probleme, die dann erfordern gebuehrende Aufmerksamkeit sowohl von Managern als auch Mitarbeitern. Ein effektives Planungssoftwareprogramm hilft der Organisation, diese Probleme zu loesen.

Manager koennen diese Ressourcen nutzen, um ihre woechentlichen/monatlichen Zeitplaene zu entwerfen. Diese Tools werden nicht nur Ihre Arbeitsprozesse vereinfachen, sondern auch die Mitarbeiterplanung wird effektiver sein.

Bevor Sie eine App in Ihre Planungspraktiken implementieren, wuerde es einen langen Weg gehen, einige Fakten zu beruecksichtigen. Hier sind einige Tipps zu beachten, die einen langen Weg gehen wird, um diesen Prozess der Planung zu erleichtern.

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Der erste Schritt zu einem effektiven Zeitplan besteht darin, die Namen und Rollen jedes Mitarbeiters aufzuschreiben, der derzeit in Ihrer Organisation beschaeftigt ist.

Um Ihnen alle notwendigen Informationen zur Verfuegung zu stellen, sollten Sie auch die bevorzugte Kontakttelefonnummer, relevante Faehigkeiten, Zertifizierungen usw. beachten, damit Sie die geeigneten Mitarbeiter fuer eine bestimmte Rolle und/oder Schicht eingrenzen koennen. Alle diese Informationen sollten in einer sicheren digitalen Datenbank gespeichert werden, auf die nur von der Verwaltung zugegriffen werden kann. Die besten Arten von Softwareanwendungen bieten diese Funktion.

In Ihren Notizen koennen Sie auch den Arbeitsstatus jedes Mitarbeiters oder Teilzeit- oder Vollzeitbeschaeftigung sowie Ueberstundenbeschraenkungen angeben, z. B. fuer Minderjaehrige.

All diese Informationen werden auch nuetzlich sein, wenn Sie eine Schicht aufgrund einer Abwesenheit oder Last-Minute-Notfall verfuegbar sind und den Ersatz kurzfristig anrufen muessen.

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Als Manager ist es Ihre Pflicht, Ihre Mitarbeiter gluecklich und zufrieden mit ihren Zeitplaenen zu halten, denn Glueck steigert die Moral der Belegschaft.

Um dies zu tun, koennen Sie Ihren Mitarbeitern die Moeglichkeit geben, ihre bevorzugten Schichten mit Ihnen zu kommunizieren. Dies wird dazu beitragen, eine kollaborative Umgebung in der Organisation zu foerdern und auch ein Gefuehl von Eigentum an Ihren Mitarbeitern zu generieren. Darueber hinaus koennen Sie, wenn Sie die Praeferenzen Ihrer Mitarbeiter kennen, einen Zeitplan erstellen, der fuer beide Beteiligten bequem ist. Dadurch werden auch verpasste Schichten oder verspaetete Revisionsanforderungen reduziert.

Sie koennen auch einen offenen Kalender mit verschiedenen Schichtzeiten veroeffentlichen, die entweder in Papierform in Ihrem Restaurant oder ueber Ihre Terminplanungsplattform aufgefuehrt sind, wo Mitarbeiter sich fuer die Tage und Zeiten anmelden koennen, die sie gerne arbeiten moechten. Eine Planersteller-Excel-Tabelle waere eine praktikable Option fuer das Papierformular.

Diese Methode ist interaktiv und Mitarbeiter koennen auch ihre bevorzugten Schichten auswaehlen. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie bei diesem Prozess sicherstellen muessen, dass Sie Ihre Autoritaet durchsetzen, indem Sie die endgueltigen Zeitplaene genehmigen. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern ausserdem mit, dass die Anmeldung fuer eine bevorzugte Schicht nicht bedeutet, dass sie in diesem Zeitfenster versprochen werden und dass alle endgueltigen Versionen zuerst das Management durchlaufen muessen.

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Sobald der Zeitplan fertig ist, muessen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter leicht auf den Zeitplan zugreifen und ihn ueberpruefen koennen. Wenn der Zeitplan nicht leicht sichtbar ist, koennen Ihre Mitarbeiter vergessen, ihn zu betrachten.

Darueber hinaus koennen Ihre Mitarbeiter die Kopien ihrer Zeitplaene verlieren oder verlegen. Wenn das passiert, sollten sie in der Lage sein, den kollektiven Zeitplan zu sehen, sonst werden sie oft spaet zur Arbeit erscheinen oder gar nicht erscheinen.

Es ist auch wichtig, die Worst-Case-Szenarien zu planen, da selbst die besten Plaene manchmal durchfallen. Wenn Sie einen Arbeitsplan entwerfen, sollten Sie immer in Notfaellen beruecksichtigen. Haben Sie immer einen Plan b, damit Sie nicht von der Wache erwischt werden, wenn einige Mitarbeiter aufgrund von Notfall oder Fahrlaessigkeit nicht auftauchen.

Die zuvor besprochene Verfuegbarkeitstabelle hilft Ihnen bei der Neuplanung, wenn ein Notfall eintritt.

Verwenden Sie die Liste, um sicherzustellen, dass Sie Mitarbeiter entsprechend ihrer Faehigkeiten und Erfahrung planen. Finden Sie immer eine geeignete Person fuer den gewuenschten Job, da es nicht ungewoehnlich ist, dass ein Mitarbeiter faelschlicherweise geplant wird.

Ein gutes Beispiel dafuer ist die Planung eines neuen Mitarbeiters fuer eine belegte Spitzenzeitschicht. Dies ist sogar ein grosser Grund zur Besorgnis, wenn Sie zu dieser Zeit unterbesetzt sind, was das Unternehmen stark verletzen und auch die Moral Ihrer Belegschaft verletzen kann.

Manager verwenden oft Planungssoftware, um den Planungsprozess richtig zu machen, und in der heutigen technologieorientierten Aera wird die Nutzung der verfuegbaren erweiterten Ressourcen sicherlich erhoehen Produktivitaet und sparen Sie Zeit und Geld.

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